URZĄD MIASTA KĘDZIERZYN KOŹLE KĘDZIERZYN-KOŹLE UL.PIRAMOWICZA 32

Transkrypt

1 URZĄD MIASTA KĘDZIERZYN KOŹLE KĘDZIERZYN-KOŹLE UL.PIRAMOWICZA 32 KZ Zespół Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu Protokół kontroli przeprowadzonej w dniu 15 czerwca 2012 r. w Zespole Szkół Miejskich Nr 4 w Kędzierzynie- Koźlu oraz w dniach czerwca 2012 r. w Miejskim Zarządzie Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu przez pracownika Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, głównego specjalistę ds. kontroli zarządczej Mariusza Wiśniewskiego, działającego na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle do przeprowadzenia kontroli nr KZ z dnia 11 czerwca 2012 r. Określenie tematyki kontroli: Prawidłowość dokonywania wydatków i gromadzenia dochodów budżetowych jednostki. Ustalenia wstępne GŁÓWNY SPECJALISTA DS KONTROLI ZARZĄDCZEJ KĘDZIERZYN KOŹLE UL. PIRAMOWICZA 32 TEL. 077/ Metodyka przeprowadzenia kontroli Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej. Ustalono poszczególne rodzaje wydatków i dochodów budżetowych, na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych zweryfikowano prawidłowość ich ujęcia w stosownych sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-28S. Sprawdzono również księgową dokumentację źródłową potwierdzającą dokonanie określonych wydatków i stanowiących podstawę wpływów z dochodów (rachunki, kwitariusze przychodowe, umowy, noty księgowe, itp.) oraz porównano je z powiązanymi wyciągami bankowymi. Sprawdzono, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora szkoły, w zgodzie z przyjętymi przepisami wewnętrznym. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada sformalizowane procedury kontroli wewnętrznej oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce. Wybór próby z populacji podlegającej ocenie elementów poddanych badaniom kontrolnym polegał na doborze przypadkowym (wg Glosariusza terminów dotyczących kontroli i audytu w administracji publicznej, NIK lipiec 2005 r. to niestatystyczna technika doboru próby w której kontroler/audytor wybiera elementy populacji w sposób przypadkowy, tj. bez stosowania osądu kontrolera/audytora oraz bez stosowania metod statystycznych). Okres objęty kontrolą ustalono: w obszarze dochodów i wydatków od 1 stycznia 2012 r. do 31 maja 2012 r. włącznie. 1

2 Czynności kontrolne w jednostce prowadzono w oparciu o postanowienia Regulaminu instytucjonalnej kontroli następczej prowadzonej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta, wprowadzonego Zarządzeniem nr 702/KZ/2012 Prezydenta Miasta Kędzierzyn- Koźle z dnia 15 marca 2012 r. Zespół Szkół Miejskich nr 4 (ZSM nr 4) w Kędzierzynie-Koźlu, zwany w dalszej części protokołu jednostką kontrolowaną lub Zespołem jest jednostką budżetową Gminy Kędzierzyn- Koźle w rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, powołaną uchwałą nr LI/691/06 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 28 września 2006 r. Zespół działa na podstawie: obowiązujących przepisów, w tym z zakresu rachunkowości, finansów publicznych, systemu oświaty, Karty Nauczyciela, ustaw o samorządzie gminnym i pracownikach samorządowych, Statutu Zespołu Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu, którego treść jednolitą zatwierdzono uchwałą nr 27/2011 Rady Pedagogicznej z dnia 10 października 2011 r. W skład Zespołu wchodzą: Publiczna Szkoła Podstawowa nr 16 oraz Publiczne Gimnazjum nr 9. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest roczny plan finansowy, którego projekt zgodnie z zapisami Statutu Zespołu Szkół Miejskich nr 4 ( 5 ust.3 ) został zaopiniowany odpowiednio przez Radę Pedagogiczną. Organem prowadzącym jednostkę samorządu terytorialnego sektora finansów publicznych jest Gmina Kędzierzyn Koźle, a nadzór pedagogiczny sprawuje Opolski Kurator Oświaty. Dyrektorem Zespołu Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu jest Pan Mieczysław Dąbrowski powołany na to stanowisko z dniem 1 września 2011 r., Zarządzeniem Nr 263/Ok/2011 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 17 czerwca 2011 r., na okres od 1 września 2011 r. do dnia 31sierpnia 2016 r. Zgodnie z Zarządzeniem nr 344/OW/07 Prezydenta Miasta Kędzierzyna-Koźla z dnia 5 lipca 2007 r. w sprawie udzielenia Panu Mieczysławowi Dąbrowskiemu dyrektorowi jednostki budżetowej Zespół Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu pełnomocnictwa do jednoosobowego składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Kędzierzyn-Koźle, dyrektor kontrolowanej placówki jest między innymi umocowany do: a) składania oświadczeń woli w imieniu Gminy z zakresu zarządzania mieniem Gminy objętym statutowymi zadaniami jednostki, b) zaciągania zobowiązań do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym na zasadach określonych w przepisach ustawy o finansach publicznych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. W trakcie kontroli przedstawiono do wglądu obowiązujące przepisy wewnętrzne oraz dokumenty regulujące zasady funkcjonowania Zespołu w zakresie przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej oraz w przedmiotowych obszarach poddanych kontroli: a) Statut ZSM Nr 4 w Kędzierzynie Koźlu, określający w szczególności jego nazwę, siedzibę i przedmiot działalności, b) Zasady prowadzenia gospodarki finansowej, przyjęte Zarządzeniem nr 1/2009/10 Dyrektora ZSM nr 4 z dnia 10 września 2009 r.; w załącznikach do dokumentu zamieszczono: zał. nr 3 Instrukcja kasowa, zał. nr 4 Instrukcja gospodarki drukami ścisłego zarachowania, zał. nr 5 Instrukcja gospodarki środkami trwałymi, wyposażeniem, zał. nr 6 Instrukcja inwentaryzacji, zał. nr 7 Instrukcja kontroli i obiegu dowodów księgowych, c) Regulamin kontroli wewnętrznej, obowiązujący od dnia 1 czerwca 2012 r., d) Procedura gospodarowania budżetowymi środkami pieniężnymi, obowiązująca od dnia 1 września 2011 r., 2

3 e) Regulamin kontroli zarządczej, wprowadzony Zarządzeniem nr 9/2010/11 Dyrektora ZSM nr 4 z dnia 16 grudnia 2010 r., f) Upoważnienie wydane przez Dyrektora ZSM nr 4 osobie zatrudnionej na stanowisku sekretarki szkoły do kontroli pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów dotyczących wydatkowania środków budżetowych, obowiązujące od 1 listopada 2009 r. do odwołania g) Regulamin udzielania zamówień publicznych w ZSM nr 4, wprowadzony z dniem 1 kwietnia 2011 r., h) Plan finansowy na rok budżetowy Obsługę finansowo-księgową Zespołu Szkół Miejskich Nr 4 w Kędzierzynie - Koźlu prowadzi Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu (MZOiW), na mocy uchwały Nr XVII/212/11 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 28 grudnia 2011 roku w sprawie nadania statutu Miejskiemu Zarządowi Oświaty i Wychowania Kędzierzyn-Koźle. Zgodnie z 5 Statutu Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania przedmiotem jego działania jest obsługa finansowoksięgowa placówek oświatowych, w tym przedszkoli, szkół oraz żłobków oraz nadzór i kontrola zarządcza efektywności i celowości wydatkowania powierzonych środków. Zarząd realizuje zadania w porozumieniu z dyrektorami obsługiwanych szkół i placówek, dbając o przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych oraz efektywne gospodarowanie przydzielonymi środkami finansowymi ( 6 pkt 15 Statutu MZOiW). Obowiązki Dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu pełni od dnia 15 września 2011 r. Pani Katarzyna Dysarz, będąca osobą uprawnioną do kierowania Zarządem i reprezentowania go na zewnątrz. Obowiązki Głównego Księgowego z dniem 1 kwietnia 2006 r. powierzono Pani Iwonie Rupnik zatrudnionej na tym stanowisku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Ustalenia szczegółowe W myśl przepisów art. 69 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w jednostce odpowiedzialny jest jej kierownik. Kontrola zarządcza w placówce realizowana jest w formie samokontroli prawidłowości wykonania własnej pracy oraz w formie kontroli funkcjonalnej sprawowanej z urzędu w ramach obowiązku nadzoru przez dyrektora. Zgodnie z 16 i 17 przyjętej w jednostce Instrukcji kontroli i obiegu dowodów księgowych (zał. nr 7 do Zasad prowadzenia gospodarki finansowej ZOiW) do kontroli dowodów księgowych w zakresie merytorycznym uprawniony jest dyrektor jednostki budżetowej. 18 pkt 2 wskazuje natomiast wyznaczonych pracowników ZOiW jako instytucję kontroli formalno-rachunkowej. Zgodnie z zapisem 18 pkt 4 zatwierdzenie do wypłaty dokonywane jest przez dyrektora jednostki jako dysponenta środków określonych w planie finansowym jednostki oraz zgodnie z zapisem 18 pkt 6 przez dyrektora ZOiW jako dysponenta rachunku bankowego. W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego dochody z wynajmu: W ramach kontroli prowadzonej gospodarki finansowej jednostki przeprowadzono czynności sprawdzające w obszarze gromadzonych dochodów budżetowych jednostki z tytułu wynajmowania pomieszczeń administrowanych przez ZSM Nr 4 w okresie od 1 stycznia 2012 r. do 31 maja 2012 r. włącznie. Sprawdzono obszar rozliczeń oraz egzekwowania należności z tego tytułu. Dowodami, na których oparto wnioski kontrolne w badanym obszarze były noty księgowe wystawiane przez ZSM Nr 4, wydruki kartoteki kontowej konta 221 w rozbiciu na kontrahentów, wydruki kartoteki kontowej konta 130 w zakresie dochodów budżetowych, sprawozdanie Rb-27S za okres od początku roku do dnia 31 maja 2012 r., przedmiotowe umowy najmu. W kontrolowanym okresie w jednostce obowiązywały n/w umowy najmu: umowa najmu 6/2012 zawarta w dniu 17 maja 2012 r. na okres od dnia 18 maja 2012 r. do dnia 18 maja 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a PPHU ANDAFIL Anna Szczęsna, Buk, przedmiot najmu: pomieszczenie użytkowe o ogólnej powierzchni 60 m 2 ; czynsz 3

4 najmu ustalono w wysokości 20,00 zł za godzinę. Wynajmujący udostępnia najemcy pomieszczenie na prowadzenie działalności marketingowej. W umowie przewidziano poniesienie przez najemcę opłat na podstawie noty księgowej w ciągu 7 dni od daty wystawienia noty, na konto którego dysponentem jest MZOiW; umowa najmu 6/2011 zawarta w dniu 1 października 2011 r. na okres od dnia 1 października 2011 r. do dnia 30 czerwca 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a AS VENDING sp. z o.o., Żory, przedmiot najmu: 0,8 m 2 powierzchni użytkowej budynku; czynsz najmu ustalono w wysokości 89,00 zł za miesiąc. Wynajmujący udostępnia najemcy powierzchnię celem zainstalowania automatu do sprzedaży zimnych napojów i przekąsek. W umowie przewidziano poniesienie przez najemcę opłat na podstawie noty księgowej wystawionej do 15 dnia każdego miesiąca za miesiąc bieżący, na konto którego dysponentem jest MZOiW; umowa najmu 4/2012 zawarta w dniu 19 kwietnia 2012 r. na okres od dnia 19 kwietnia 2012 r. do dnia 19 kwietnia 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a Panią Aleksandrą Baraniak*, zam. Kędzierzyn-Koźle, przedmiot najmu: pomieszczenie użytkowe o ogólnej powierzchni 640 m 2 ; czynsz najmu ustalono w wysokości 50,00 zł za godzinę. Wynajmujący udostępnia najemcy pomieszczenie wg harmonogramu na prowadzenie działalności sportowej. W umowie przewidziano poniesienie przez najemcę opłat do dnia 26 kwietnia 2012 r., w sekretariacie szkoły; umowa najmu 7/2011 zawarta w dniu 2 listopada 2010 r. na okres od dnia 2 listopada 2010 r. do dnia 30 marca 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a Panem Robertem Czopek*, zam. Kędzierzyn-Koźle, przedmiot najmu: pomieszczenie użytkowe o ogólnej powierzchni 640 m 2 ; czynsz najmu ustalono w wysokości 50,00 zł za godzinę. Wynajmujący udostępnia najemcy pomieszczenie wg harmonogramu na prowadzenie działalności sportowej. W umowie przewidziano uregulowanie przez najemcę należności do dnia 10 następnego miesiąca, po miesiącu korzystania z lokalu, w sekretariacie szkoły; umowa najmu 5/2012 zawarta w dniu 20 kwietnia 2012 r. na okres od dnia 23 kwietnia 2012 r. do dnia 23 kwietnia 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a Enner s.c., Tychy, przedmiot najmu: pomieszczenie użytkowe o ogólnej powierzchni 60 m 2 ; czynsz najmu ustalono w wysokości 20,00 zł za godzinę. Wynajmujący udostępnia najemcy pomieszczenie na prowadzenie działalności marketingowej. W umowie przewidziano poniesienie przez najemcę opłat na podstawie noty księgowej w ciągu 7 dni od daty wynajmu, na konto którego dysponentem jest MZOiW; umowa najmu 9/2011 zawarta w dniu 25 listopada 2011 r. na okres od dnia 25 listopada 2011 r. do dnia 29 lutego 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a Jokey Plastik Blachownia sp. z o.o., przedmiot najmu: pomieszczenie użytkowe o ogólnej powierzchni 640 m 2 ; czynsz najmu ustalono w wysokości 50,00 zł za godzinę. Wynajmujący udostępnia najemcy pomieszczenie wg harmonogramu na prowadzenie działalności sportowej. W umowie przewidziano uregulowanie przez najemcę należności na podstawie wystawionej noty księgowej, w ciągu 14 dni od daty doręczenia noty, na konto którego dysponentem jest MZOiW; umowa najmu 8/2011 zawarta w dniu 14 listopada 2011 r. na okres od dnia 14 listopada 2011 r. do dnia 31 stycznia 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a PHU RAMS, Kędzierzyn-Koźle; przedmiot najmu: pomieszczenie użytkowe o ogólnej powierzchni 640 m 2 ; czynsz najmu ustalono w wysokości 50,00 zł za godzinę. Wynajmujący udostępnia najemcy pomieszczenie wg harmonogramu na prowadzenie działalności sportowej. W umowie przewidziano uregulowanie przez najemcę należności do dnia 10 następnego miesiąca, po miesiącu korzystania z lokalu, w sekretariacie szkoły; umowa najmu 3/2012 zawarta w dniu 17 kwietnia 2012 r. na okres od dnia 17 kwietnia 2012 r. do dnia 17 kwietnia 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a Panem Robertem Szmandrą*, zam. Kędzierzyn-Koźle; przedmiot najmu: pomieszczenie użytkowe o ogólnej powierzchni 640 m 2 ; czynsz najmu ustalono w wysokości 50,00 zł za godzinę. Wynajmujący udostępnia najemcy pomieszczenie wg harmonogramu na prowadzenie działalności sportowej. W umowie przewidziano uregulowanie przez najemcę należności do dnia 24 kwietnia 2012 r., w sekretariacie szkoły; 4

5 umowa najmu 2/2012 zawarta w dniu 4 kwietnia 2012 r. na okres od dnia 4 kwietnia 2012 r. do dnia 17 kwietnia 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a Panią Sabiną Klyta*, zam. Ujazd; przedmiot najmu: pomieszczenie użytkowe o ogólnej powierzchni 640 m 2. Wynajmujący udostępnia nieodpłatnie najemcy pomieszczenie wg harmonogramu na prowadzenie działalności sportowej. umowa zawarta w dniu 25 maja 2012 r. na okres od dnia 26 maja 2012 r. do dnia 27 maja 2012 r., pomiędzy Zespołem Szkół Miejskich nr 4 a Samorządem Mieszkańców Osiedla Sławięcice ; przedmiot najmu: teren działki nr 272/1 zlokalizowanej przy ulicy Sławięcickiej 96. Wynajmujący udostępnia nieodpłatnie najemcy teren na organizację Festynu Majowego. Ustalenia: w następstwie czynności kontrolnych Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle wystosował polecenie służbowe do dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu celem opracowania projektu Zarządzenia w sprawie ustalenia zasad wynajmu oraz wysokości minimalnych stawek czynszu najmu sal, pomieszczeń oraz powierzchni w budynkach posadowionych na nieruchomościach stanowiących własność Gminy Kędzierzyn-Koźle, będących w trwałym zarządzie lub posiadaniu jednostek oświatowych, określając termin realizacji polecenia do dnia 23 lipca 2012 r., w przypadku umów na nieodpłatne udostępnienie najemcy pomieszczenia użytkowego bądź terenu, umowy te w istocie są umowami użyczenia, uregulowanymi w art ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.). Do postanowień istotnych przedmiotowo umowy użyczenia zalicza się: o oddanie rzeczy do używania na czas oznaczony albo nieoznaczony, o nieodpłatność. W kwestii nieustalenia należności z tytułu najmu, wskazać należy, iż wybierając formę zagospodarowania składników majątkowych, kierownik jednostki kontrolowanej winien mieć na uwadze, że obowiązują go nadrzędne zasady gospodarowania mieniem publicznym wynikające z przepisów ustawy o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz z późn. zm.), mówiące o tym, że gospodarka finansowa jednostki sektora finansów publicznych powinna być prowadzona w sposób efektywny i oszczędny, przy wyborze tej formy powinien brać zatem pod uwagę przysporzenie jednostce jak największych dochodów (czynsz najmu lub dzierżawy) przy jak najmniejszych kosztach. W kontrolowanym przypadku placówka jest samorządową jednostką budżetową, należy zatem mieć na uwadze, że dochody uzyskane w związku z najmem lub dzierżawą składników majątkowych będą podlegały odprowadzeniu do budżetu gminy ponieważ stanowią dochód budżetu jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy z 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 80, poz.526 z późn zm.). W świetle powyższego, przyjęte przez dyrektora ZSM nr 4 nieformalne uregulowania dotyczące stosowania preferencyjnych zasad wynajmu pomieszczeń (nieodpłatnie) w oparciu o kryterium zatrudnienia w jednostce kontrolowanej, nie znajduje swojego uzasadnienia i jako takie w ocenie kontrolującego powinno być zaniechane, w przypadku umowy zawartej pomiędzy ZSM nr 4 a AS VENDING s.c., gdzie w treści umowy termin płatności ustalono w ciągu 14 dni od daty doręczenia noty księgowej, stwierdzono iż co najmniej należność czynszowa za styczeń 2012 r. uregulowana była nieterminowo - z kilkunastodniowym opóźnieniem w stosunku do terminu określonego w umowie; odsetek za zwłokę nie naliczono, w przypadku umowy zawartej pomiędzy ZSM nr 4 a Panem Robertem Czopek * stwierdzono, iż należności czynszowe za styczeń, luty 2012 r. uregulowane zostały z kilkudniowym opóźnieniem w stosunku do terminu określonego w umowie (w szczególności za miesiące: styczeń 2012 r. 4 dni po terminie, luty 2012 r. 5 dni po terminie); odsetek za zwłokę nie naliczono; w przypadku płatności za marzec 2012 r. stwierdzono, iż omyłkowo została ona zaksięgowana na rachunku ZFŚS, po stwierdzeniu nieprawidłowości opłaconą należność czynszową przeksięgowano na rachunek właściwy z dniem 8 maja 2012 r., 5

6 w przypadku umowy zawartej pomiędzy ZSM nr 4 a Enner s.c., stwierdzono, iż należność czynszowa uregulowana została 8 dni po terminie określonym w umowie, w stosunku do płatności nieuregulowanej w terminie kontrahentowi naliczono odsetki w wysokości 0,10 zł które zapłacono w dniu 17 maja 2012 r., w przypadku umowy zawartej pomiędzy ZSM nr 4 a PHU RAMS stwierdzono, iż należność czynszowa za miesiąc styczeń 2012 r. uregulowana została 4 dni po terminie określonym w umowie, odsetek za zwłokę nie naliczono, w zakresie dochodów budżetowych realizowanych przez ZSM nr 4 ustalono na podstawie miesięcznych sprawozdań z wykonania planu dochodów budżetowych jst Rb-27S, iż do dnia kontroli nie zwiększono planu dochodów budżetowych w ramach 0750 oraz Dochody wykazywane w miesięcznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki za m-c maj 2012 r. przekraczały wysokość planu w ramach rozdz o kwotę 1 116,0 zł oraz ,10 zł. Na dzień sporządzenia sprawozdania (31 maja 2012 r.) plan dochodów w ramach podziałki klasyfikacyjnej 0750 określony był na poziomie 2 584,00 zł., a ,00 zł. w związku z art. 43 ust. 2 pkt. 3 oraz art. 37 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.) jednostka korzystająca z nieruchomości przekazanej w trwały zarząd ma obowiązek zawiadomienia organu powierzającego mienie i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat, oraz ma obowiązek uzyskania zgody organu powierzającego mienie w trwały zarząd, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony, jednak na okres nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd. Zgoda jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Kontrolującemu nie przedstawiono stosownej dokumentacji, potwierdzającej fakt wypełnienia w/w obowiązku w stosunku do umów obowiązujących w roku Przepisy ustawy o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz z późn. zm.) zobowiązują jednostkę do naliczania i ewidencjonowania odsetek od nieterminowych płatności nie później niż na koniec każdego kwartału (art. 40 ust. 2 pkt 3). Ponadto szkoła funkcjonująca w formie jednostki budżetowej zobligowana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad szczególnych wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Na mocy przepisu 8 ust. 5 rozporządzenia odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Kwestię odsetek za opóźnienie reguluje art. 481 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.), zgodnie z którym jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Powyższe zostało omówione z Dyrektorem ZSM nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu w trakcie trwania czynności kontrolnych przyjęte do wiadomości oraz zastosowania. W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego - wydatki: Z uzyskanych w trakcie kontroli informacji od Dyrektora jednostki ustalono, iż wszelkie decyzje związane z wykonaniem dyspozycji pieniężnych zmierzają do stosowania obrotu bezgotówkowego, występowanie obrotu gotówkowego zostało ograniczone do niezbędnego minimum i dotyczy tylko 6

7 finansowania drobnych zakupów i usług, które nie mogą zostać zrealizowane w formie obrotu bezgotówkowego. W ramach kontroli wydatków Zespołu Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie Koźlu sprawdzono, czy dokonane wydatki budżetowe pozostają w zgodzie z zasadami legalności i celowości ich ponoszenia. W tym celu przejrzano rejestr wydatków placówki prowadzony w kontrolowanej jednostce w formie ewidencji dokumentów otrzymywanych od dostawców towarów i usług na rzecz kontrolowanej jednostki organizacyjnej Gminy. W rejestrze wydatków ujmowane są w ujęciu chronologicznym faktury i rachunki otrzymywane przez kontrolowaną jednostkę, z podziałem na poszczególne paragrafy wydatków budżetowych. Oryginały faktur i rachunków dokumentujących wydatki jednostki przekazywane są następnie do MZOiW, prowadzącego obsługę finansowoksięgową szkoły. W trakcie kontroli ustalono, iż od osoby dysponującej gotówką oraz środkami rzeczowymi, zatrudnionej na stanowisku sekretarki szkoły została pobrana i złożona do akt osobowych deklaracja o odpowiedzialności materialnej. Osoba ta posiada również upoważnienie Dyrektora ZSM nr 4 do kontroli pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów dotyczących wydatkowania środków budżetowych. Kontroli poddano dowody źródłowe dokumentujące wydatki zrealizowane przez Zespół Szkół Miejskich nr 4 w okresie od 1 stycznia do 31 maja 2012 r. Populację objętą oceną stanowiło 2,00 % planowanych wydatków jednostki na dzień 31 maja 2012 roku. Za zbiór wydatków objęty badaniem przyjęto dokumenty/zapisy z datą księgowania od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia 31 maja 2012 r. włącznie będące fakturami lub dokumentami równoważnymi fakturom i stanowiące podstawę płatności oraz odpowiadające tym dokumentom zapisy księgowe. Doboru próby dowodów/zapisów księgowych dokonano w sposób niestatystyczny w ramach paragrafów: Kwota skontrolowanych wydatków /zł/ Rozdz , , , , , , ,34 Rozdz , , ,85 Rozdz ,35 Razem ,01 Na podstawie dokonanej kontroli dowodów księgowych w ramach przyjętej próby badawczej sprawdzono prawidłowość prowadzonej dokumentacji pod względem rachunkowym, formalnym i merytorycznym. Powyższe dokumenty skontrolowano pod kątem kompletności, rzetelności i prawidłowości ujęcia dowodów w ewidencji księgowej. Sprawdzono sposób opisu, ewidencjonowania, dekretowania i księgowania dokonanych wydatków. Uwagę zwracano także na zgodność podpisów, umieszczanych na dokumentach księgowych i dokumentujących sprawdzenie tych dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym z wzorami podpisów osób upoważnionych wg Karty Wzorów Podpisów do kontroli faktur i rachunków. W powyższym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono. 7

8 Podczas kontroli prowadzonej w Miejskim Zarządzie Oświaty i Wychowania pod kątem przestrzegania i realizacji procedur kontroli finansowej sprawdzono, czy księgowe dowody źródłowe dokumentujące dokonane wydatki budżetowe potwierdzają funkcjonowanie procedur kontroli wewnętrznej, z zastosowaniem kryterium legalności (prawo do dokonywania wydatku), rzetelności (ujmowanie w ewidencji wszystkich zdarzeń, ujmowanie w sprawozdaniach danych wynikających z ewidencji księgowej) i celowości (odpowiednio do potrzeb, zgodnie z przyjętymi założeniami planem), a także kryterium gospodarności (umiejętność gospodarowania majątkiem i środkami publicznymi, prawidłowość zarządzania majątkiem). W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych, w ramach przyjętej próby nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie dysponowania środkami finansowymi oraz bieżącej kontroli wydatków, ponadto ustalono, że: dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu w oryginalnej postaci, w podziale na okresy miesięczne, dowody księgowe objęte zakresem kontroli są opisywane w sposób prawidłowy, a ich zatwierdzenia do wypłaty dokonuje osoba do tego uprawniona, dokumenty rachunkowe są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem, księgi rachunkowe prowadzone są systemem komputerowym na programie księgowym Księgowość Optivum wersja VULCAN, księgowanie jest ciągłe chronologicznie wg daty i numerów. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane są co miesiąc narastająco od początku roku, dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S (na dzień 31 maja 2012 r.) z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej są zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną wydatków w rozbiciu na poszczególne podziałki klasyfikacji budżetowej. Fakt przeprowadzenia czynności kontrolnych odnotowano w Książkach kontroli prowadzonych w Miejskim Zarządzie Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu oraz w Zespole Szkół Miejskich nr 4. Na tym protokół zakończono. Niniejszy protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu przekazano: 1) Panu Mieczysławowi Dąbrowskiemu, Dyrektorowi Zespołu Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu; 2) Pani Katarzynie Dysarz, Dyrektorowi Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu. Poinformowano Dyrektora Zespołu Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu oraz Dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu o prawie zgłoszenia, w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu umotywowanych zastrzeżeń, co do ujętego w protokole opisu stanu faktycznego oraz złożenia wyjaśnień. Pouczono również o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego pisemnego wyjaśnienia. Główny specjalista ds. kontroli zarządczej Kędzierzyn Koźle, dnia 26 czerwca 2012 r. Mariusz Wiśniewski /-/... podpis osoby kontrolującej 8

9 DYREKTOR ZESPOŁU Kędzierzyn Koźle, dnia 26 czerwca 2012 r. Mieczysław Dąbrowski /-/... podpis Dyrektora ZSM nr 4 DYREKTOR Kędzierzyn Koźle, dnia 25 czerwca 2012 r. Katarzyna Dysarz /-/ podpis Dyrektora MZOiW *- wyłączenia jawności danych osobowych na podstawie art. 8 ust.5, w związku z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.). Wyłączeń dokonał główny specjalista ds. kontroli zarządczej Mariusz Wiśniewski. 9