ZARZĄDZENIE Nr 331/2017 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia 20 lipca 2017 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 331/2017 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia 20 lipca 2017 r. w sprawie: realizacji zadania w ramach PROGRAMU WIELOLETNIEGO SENIOR+ NA LATA Edycja 2017 Moduł II Zapewnienie funkcjonowania Dziennego Domu Senior+. Na podstawie art. 10 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.) art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz.1047), art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r., poz. 446 z późn.zm.), art. 8 ust 1. pkt 2 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego z dnia 13 listopada 2003 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 198 z późn. zm.) oraz porozumienia o realizację zadania w ramach PROGRAMU WIELOLETNIEGO SENIOR+ NA LATA Edycja 2017 Moduł II Zapewnienie funkcjonowania Dziennego Domu Senior+ zawartego w dniu roku pomiędzy Wojewodą Świętokrzyskim a Gminą Starachowice, zarządzam co następuje: l. Na podstawie umowy o realizację zadania zleconego w ramach PROGRAMU WIELOLETNIEGO SENIOR+ NA LATA Edycja 2017, zawartej z Wojewodą Świętokrzyskim. Termin realizacji zadania ustala się na okres od 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2017 r. Zadanie realizuje Zespół ds Polityki Senioralnej Urzędu Miejskiego w Starachowicach. 2 3 Przychody od środków ulokowanych na rachunku bankowym zadania pn.,,dom Senior-WIGOR w Starachowicach (odsetki) nie stanowią dochodu Gminy i podlegają zwrotowi Dokumentacja księgowa zadania potwierdza poniesione wydatki, stanowi podstawę sporządzenia sprawozdań częściowych i końcowego oraz jest głównym elementem poddawanym kontroli. Dowody księgowe dokumentują przedmiot operacji, który musi pozostawać w zgodności z zatwierdzonym budżetem zadania publicznego. 2. Każda operacja i każdy wydatek muszą być potwierdzone dowodami źródłowymi: fakturami, rachunkami, wyciągami bankowymi, poleceniami księgowania itd. 3. Podstawą zewidencjonowania zdarzenia gospodarczego są dowody księgowe oryginały, które na odwrocie muszą zostać prawidłowo opisane Składniki opisu dowodu ze wskazaniem osób odpowiedzialnych: a) wpływ faktur, rachunków wraz z wymaganą dokumentacją (np. protokołami zdawczo odbiorczymi) - potwierdza upoważniony pracownik Zespołu ds Polityki Senioralnej, b) informacja o tytule, numerze i dacie podpisania umowy dotacji - upoważniony pracownik Zespołu ds Polityki Senioralnej, c) informacja o rodzaju wydatku z zaznaczeniem z jakich środków (dotacji czy też wkładu własnego w ujęciu procentowym) wydatek został dokonany :upoważnieni pracownicy z Zespołu ds. Polityki Senioralnej,

2 d) informacja o numerze zadania budżetowego, wyodrębnionym kodzie zadania publicznego oraz zaklasyfikowanie wydatku według podziałki klasyfikacji budżetowej celem zatwierdzenia do wypłaty - upoważniony pracownik Zespołu ds Polityki Senioralnej, e) sprawdzanie pod względem merytorycznym w zakresie gospodarności, legalności i celowości w zakresie wydatków Piotr Ambroszczyk koordynator Zespołu ds. Polityki Senioralnej i koordynator projektu, f) odniesienie do ustawy Prawo zamówień publicznych Koordynator projektu, upoważniony pracownik Zespołu ds Polityki Senioralnej, g) klasyfikacja wydatku strukturalnego - upoważniony pracownik Zespołu ds Polityki Senioralnej, h) sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym upoważniony pracownik Referatu Księgowości, i) dekretacja dokumentu Kierownik Referatu Księgowości, j) nadanie numeru ewidencji księgowej upoważniony pracownik Referatu Księgowości. 2. Prawidłowo opisane i sprawdzone faktury, rachunki przekazuje się do zatwierdzenia wydania dyspozycji do wypłaty przez Prezydenta Miasta. 3. Skarbnik Miasta, podpisując dokumenty finansowe obok Prezydenta przyjmuje do wykonania wydaną dyspozycję o zapłacie. W przypadku nieobecności Skarbnika Miasta upoważniony do podpisania dokumentów podpisuje upoważniony pracownik obok podpisu Prezydenta. 4. Za sporządzanie dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego odpowiada: sporządzanie częściowych sprawozdań oraz sprawozdania końcowego, zgodnie z terminami określonymi w umowie dotacji Koordynator projektu. 5. Dokumenty finansowe oraz pozostałe dokumenty i opracowania merytoryczne dotyczące zadania publicznego przechowywane będą w odrębnych segregatorach przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego po zakończeniu realizacji zadania w sposób zapewniający ich dostępność, poufność i bezpieczeństwo w tym: a) ewidencja księgowa, w zakresie: wydatków (dowody księgowe) w Referacie Księgowości za archiwizację odpowiedzialny wyznaczony pracownik Referatu Księgowości ; dochodów w jednostce budżetowej Urząd Miejski i Organie Gminy (dowody księgowe) za archiwizację odpowiedzialny Specjalista ds. sprawozdawczości budżetowej w Zespole ds Planowania, b) dokumenty merytoryczne związane np. z zakupami, zatrudnieniem w ramach dotacji itp.,dokumentacja przetargowa, ofertowa za archiwizację odpowiedzialni wyznaczeni pracownicy Zespołu ds Polityki Senioralnej, c) pozostałe dokumenty i opracowania merytoryczne dotyczące zadania publicznego (Oferta realizacji zadania publicznego, sprawozdania końcowe, sprawozdania częściowe, korespondencja, protokoły z kontroli) za archiwizację odpowiedzialny Koordynator projektu. 6. Za informowanie Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej o miejscu archiwizacji w/w dokumentów odpowiedzialny jest Koordynator, a po zakończeniu realizacji projektu pracownik Urzędu Miejskiego odpowiedzialny za prowadzenie archiwum zakładowego. 7. Potwierdzenie poniesienia wydatku finansowanego z otrzymanej dotacji celowej w obrocie bezgotówkowym następuje wyłącznie przez wyciągi bankowe. 8. W Urzędzie Miejskim w Starachowicach prowadzi się wyodrębnioną ewidencję księgową w zakresie realizacji zadania w ramach PROGRAMU WIELOLETNIEGO SENIOR+ NA LATA Edycja 2017 Moduł II Zapewnienie funkcjonowania Dziennego Domu Senior+ w systemie księgowym Urzędu. 9. Ewidencję księgową zadania publicznego realizuje się zgodnie z wykazem i zasadami

3 funkcjonowania kont przyjętymi w Urzędzie w zakresie koniecznym do prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej oraz sporządzania sprawozdań budżetowych, wprowadzając wyodrębniony kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z zadaniem publicznym tj. skrót zadania WIG oraz cyfra 22 - będąca numerem kolejnego projektu realizowanego w Gminie. 10. W celu wyodrębnienia środków własnych Gminy Starachowice wprowadza się w kodzie zadania (,,WIG 22 ) dodatkowy wyróżnik,,s. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni numer wyróżnik stosowany przy ewidencji analitycznej księgowanego dokumentu dotyczącego zadania w ramach PROGRAMU WIELOLETNIEGO SENIOR+ NA LATA Edycja 2017 Moduł II Zapewnienie funkcjonowania Dziennego Domu Senior+. 7 Imienny wykaz osób uczestniczących w realizacji zadania zawiera Załącznik do niniejszego Zarządzenia 8 Wykonanie zarządzenia powierza się: Koordynatorowi Zespołu ds. Polityki Senioralnej, Skarbnikowi Miasta - Głównemu Księgowemu Budżetu, oraz pracownikom merytorycznym wg załącznika do zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 9 Prezydent Miasta Starachowice Marek Materek

4 Załącznik do Zarządzenia Nr 331/2017 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia 20 lipca 2017 roku. Imienny wykaz osób uczestniczących w realizacji zadania publicznego w ramach PROGRAMU WIELOLETNIEGO SENIOR+ NA LATA Edycja 2017 Moduł II Zapewnienie funkcjonowania Dziennego Domu Senior+. lp Obowiązki służbowe przy realizacji zadania publicznego 1. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi dotacji celowej ; Dokonywanie wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; Imię i Nazwisko Stanowisko Wzór podpisu Halina Piwnik lub w zastępstwie upoważniony pracownik Skarbnik Miasta Kierownik Referatu Podatków i Opłat Kierownik Referatu Księgowości 2. Nadzór nad wykorzystaniem środków zgodnie z przeznaczeniem określonym w ofercie realizacji zadania publicznego i porozumieniu oraz realizacja zadania zgodnie z obowiązującymi procedurami; Sprawdzanie, podpisywanie i akceptacja sprawozdań z realizacji Nadzór nad archiwizacją dokumentów; Prowadzenie monitoringu i ewaluacji zadania publicznego; Piotr Ambroszczyk Koordynator Projektu 4. Opisywanie dokumentów pod względem finansowym odpowiednio do zakresu merytorycznego (klasyfikacja budżetowa, zadanie budżetowe, kod zadania publicznego, wydatek strukturalny); Informacja o tytule, numerze i dacie podpisania porozumienia; Odniesienie do ustawy prawo zamówień publicznych; 5. Przygotowywanie sprawozdań z wykorzystania dotacji; 6. Dekretacja dokumentów księgowych wydatków, Kontrola i nadzór nad ewidencją księgową wydatków; Nadzór nad realizacją wydatków; Wioletta Grosicka Piotr Ambroszczyk Wioletta Grosicka Bożena Drygulska Zespół ds Polityki Senioralnej Zespół ds Polityki Senioralnej Kierownik Referatu Księgowości

5 8 Prowadzenie ewidencji księgowej dochodów ze środków dotacji celowej w Organie Gminy i jednostce budżetowej Urząd Miejski; 9 Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno rachunkowym; Dokonywanie płatności w systemie bankowości elektronicznej; 10 Zaangażowanie wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego; 11 Nadawanie numerów ewidencji księgowej; Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych; Anna Jagiełło Alicja Kaca Zespół ds Planowania Referat Księgowości Barbara Krzemińska Zespół ds Planowania Aneta Piasecka Referat Księgowości (w zakresie wydatków bieżących) 12 Ewidencjowanie w planie dochodów środków przeznaczonych na realizację zadania ; Ewidencjonowanie w planie wydatków środków na realizację zadania; Edyta Kiepas Zespół ds Planowania Prezydent Miasta Starachowice Marek Materek