ZARZĄDZENIE Nr Or BURMISTRZA KOLONOWSKIEGO. z dnia 14 sierpnia 2017 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr Or BURMISTRZA KOLONOWSKIEGO z dnia 14 sierpnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej zasad rachunkowości opłat z tytulu czynszu Na podstawie art. 33 ust 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminny (Dz.U z 2016 r. poz. 446 z późniejszymi zmianami), art. 4 i art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U z 2016 r. poz.1047 z późn. zmianami) oraz na podstawie 14,15,16 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.), zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się Instrukcję zasad rachunkowości opłat z tytułu czynszu w Urzędzie Miasta i Gminy Kolonowskie, stanowiącą załącznik do zarządzenia. 2. Zobowiązuje się pracowników właściwych merytorycznie oraz pracowników referatu finansowego z tytułu powierzonych obowiązków budżetowych do zapoznania się z instrukcją i przestrzegania zawartych w niej postanowień. 3. Traci moc zarządzenie Nr Or z dnia 24 maja 2017 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej zasad rachunkowości opłat z tytułu czynszu. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. Burmistrz Kolonowskiego Norbert Koston Id: 4F66FB4E-69A4-422E-BE48-496A698025C9. Podpisany Strona 1

2 Rozdział I Przepisy ogólne Załącznik do zarządzenia Nr Or Burmistrza Kolonowskiego z dnia 14 sierpnia 2017 r. Załącznik Nr Instrukcja określa tryb postępowania w zakresie ewidencji i kontroli przyjmowania opłat z tytułu czynszu oraz innych opłat z tym związanych. Ewidencja obejmuje prowadzenie ewidencji księgowej należnych i pobranych opłat (przypisy, odpisy, wpłaty, zwroty) oraz kontrolę terminowej realizacji i likwidacji nadpłat. 2. Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących, a w szczególności na podstawie: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U z 2016 r. poz z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U z 2016 r. poz z późn. zm.); 3) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2017 r. poz. 459); 4) ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U z 2016 r. poz. 599 z późn. zm.); 5) uchwały Nr VI/36/15 Rady Miejskiej w Kolonowskiem z dnia 18 maja 2015 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz wskazania organów do tego uprawnionych; 6) uchwały Nr XVI/121/16 Rady Miejskiej Kolonowskiego z dnia 30 maja 2016 r. zmieniająca uchwałę w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz wskazania organów do tego uprawnionych. Rozdział II Dokumentowanie przypisów i odpisów 1. Do udokumentowania przypisów i odpisów służą: 1) umowy najmu czynszu lokali, z których wynika zobowiązanie; 2 2) dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, należnych od najemców (m.in. wpłaty odsetek za zwłokę od zaległości, kosztów postępowania sądowego), 3) dokumenty (porozumienia) o umorzeniu bądź rozłożeniu na raty należności z tytułu czynszu. 2. Sumy przypisów i odpisów z ewidencji księgowej uzgadnia się z sumami przypisów i odpisów naliczonych przez komórkę wymiaru. 3. Naliczeń księgowania przypisów i odpisów należnych, a nie wpłaconych odsetek od zaległości z tytułu czynszu dokonuje się w okresach kwartalnych. Id: 4F66FB4E-69A4-422E-BE48-496A698025C9. Podpisany Strona 1

3 4. Przypis należności z tytułu czynszu dokonywany jest w okresie miesięcznym. Należności w sprawozdaniach wykazywane są w sposób narastający. 5. Z dokonanej wpłaty w pierwszej kolejności pokrywa się należności z tytułu odsetek, kosztów sądowych, a pozostałą kwotę zalicza się na czynsz. 6. Opłaty pocztowe, prowizje bankowe oraz opłaty komornicze potrącone z wpłat pobranych na rzecz Gminy Kolonowskie z tytułu czynszu, obciążają bieżące wydatki budżetu. 3 Zapisy księgowe na kartach kontowych dokonywane są równocześnie z zapisami w dzienniku obrotów. Dzienniki obrotów służą do chronologicznej ewidencji wszystkich obrotów księgowych na kartach kontowych. Służą one ponadto do kontroli i uzgadniania obrotów zaksięgowanych na kontach, a także do podziału obrotów według rodzajów należności. Dzienniki obrotów zakłada się zgodnie z nazwą lub symbolem odpowiadającym należności, dla której jest prowadzony Zapisy księgowe prowadzone są systemem komputerowym, zgodnie z dokumentacją programu dopuszczonego do stosowania. 2. Urząd Miasta i Gminy w Kolonowskiem prowadzi ewidencję opłat z tytułu czynszu przy użyciu komputera w następujących systemach: czynsze i KSZOB. 5 Do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania z tytułu czynszu służy: 1) potwierdzenie o stwierdzeniu śmierci osoby, z którą zawarta została umowa najmu (tylko w przypadku, gdy lokal zajmowany przez tę osobę zostaje zdany do urzędu); 2) rozwiązanie umowy najmu z innych przyczyn. Rozdział III Dokumentowanie wpłat gotówkowych i bezgotówkowych 1. Wpłaty gotówkowe przyjmuje i wypłat gotówkowych dokonuje kasjer w kasie Pokwitowanie przyjęcia do kasy urzędu gotówki od najemców jest wystawiane w trzech egzemplarzach na kwitariusz K Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający, natomiast jedna kopia przeznaczona jest dla księgowości, a druga pozostaje w grzbiecie kwitariusza. 4. Pokwitowanie sporządzone wadliwie unieważnia się przez wpis anulowano z datą i podpisem. 7 W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez najemcę wydanego mu pokwitowania nie wystawia się jego duplikatu. Na wniosek najemcy wydaje się zaświadczenie o dokonaniu wpłaty. W zaświadczeniu podane są następujące dane: numer pokwitowania, imię i nazwisko Id: 4F66FB4E-69A4-422E-BE48-496A698025C9. Podpisany Strona 2

4 oraz miejsce zamieszkania lub adres siedziby najemcy, tytuł wpłaty, suma wpłaty cyframi i słownie, okres którego dotyczy wpłata, data wpłaty 8 1. Kasjer bieżąco wpisuje wystawione dowody K-103 do raportu kasowego i ustala dzienną sumę wpłat. 2. Po zakończeniu dziennych czynności kasowych kasjer sporządza raport kasowy w dwóch egzemplarzach. 3. Kasjer sporządza Bankowy dowód wpłaty jako dowód wpłaty gotówki z kasy. 4. Raport kasowy wraz z załączonymi do niego dowodami wpłat podlega w dniu następnym sprawdzeniu przez pracownika do tego wyznaczonego, a następnie jest on przekazywany do księgowości z tytułu czynszu. Pracownik referatu finansowego dokonuje sprawdzianu ujętych wpłat w raporcie kasowym z zapisami na rachunku bankowym. Jeżeli wystąpi różnica między zapisami raportu kasowego i wyciągu bankowego, zastępca skarbnika przeprowadza postępowanie wyjaśniające. W przypadku stwierdzenia niedoboru kasowego, kasjer winien niezwłocznie pokryć go z własnych środków Otrzymane wyciągi bankowe w formie elektronicznej, które zawierają dane zapewniające identyfikację wpłaty są poddane kontroli, a następnie zaksięgowane. Objęte wyciągiem wpływy są poddane kontroli, czy dotyczą one właściwego rachunku bankowego oraz czy saldo końcowe podane w wyciągu jest właściwe. Po dokonaniu tych czynności osoba sprawdzająca zamieszcza na wyciągu swój podpis. 2. Jeżeli bank ujął w wyciągu dowód wpłaty innego rachunku bankowego lub określono niejasno tytuł wpłaty, księguje się daną kwotę jako wpływy do wyjaśnienia i następnego dnia, po zaksięgowaniu wpłaty, przelewa się ją na właściwy rachunek bankowy. 1. Księgowanie wpłat następuje na podstawie: 10 1) kopii dowodów wpłat załączonych do raportu kasowego, 2) wyciągu bankowego i dowodów załączonych do niego. 2. Za datę dokonania wpłaty zobowiązania przyjmuje się datę umieszczoną na dowodach wpłat. Rozdział IV Ewidencja księgowa opłat z tytułu czynszu 11 Ewidencja księgowa opłat z tytułu czynszu jest integralną częścią ewidencji Urzędu Miasta i Gminy Kolonowskie, i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej. 12 Ewidencję i rozliczenia kontrahentami z tytułu czynszu prowadzi się na : 1) kontach syntetycznych księgi głównej, Id: 4F66FB4E-69A4-422E-BE48-496A698025C9. Podpisany Strona 3

5 2) kontach analitycznych. Rozdział V Dochodzenie zaległości z tytułu czynszu. Rozdział VI Pracownik merytoryczny obowiązany jest do kontroli terminowości wpłat opłat z tytułu czynszu. 2. Pracownik merytoryczny sporządza wezwanie do zapłaty. Podstawą wystawienia wezwania do zapłaty jest nieuiszczenie opłaty czynszowej za poprzednie dwa miesiące. Po bezskutecznej windykacji ( tj. braku wpłat na wezwanie do zapłaty) sporządzany jest wykaz osób zalegających z płatnościami w celu skierowania sprawy na drogę sądową. 3. Mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, a w szczególności ponoszenie kosztów przesyłek pocztowych upomnienia nie wystawia się, gdy zaległość nie przekracza 4-krotności kosztów upomnienia. 4. Koszty postępowania sądowego ponoszone są przez najemców lokali, po ich zasądzeniu przez sąd. Nadpłaty i zwroty Rozdział VII Zwrot nadpłaty następuje na wniosek najemcy. 2. Przed przygotowaniem zwrotu nadpłaty pracownik referatu finansowego zobowiązany jest: 1) przeanalizować dokumenty źródłowe, w których określona jest prawidłowa kwota należności do zapłaty; 2) sprawdzić, czy najemca nie posiada zaległości z tytułu innych składników wynikających z zawartej umowy, np. odsetek, kosztów postępowania sądowego. 3. Zwrot nadpłaty następuje: 1) na wskazany rachunek bankowy najemcy; 2) w gotówce w kasie Urzędu Miasta i Gminy w Kolonowskiem. Udzielanie ulg w należnościach pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym Do umarzania oraz rozłożenia należności z tytułu opłat czynszowych stosuje się zasady określone w uchwale Nr VI/136/15 z dnia 18 maja 2015 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty Id: 4F66FB4E-69A4-422E-BE48-496A698025C9. Podpisany Strona 4

6 należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz wskazania organów do tego uprawnionych i w uchwale Nr XVI/121/16 z dnia 30 maja 2016 r., zmieniająca tę uchwałę 2. Ulgi udzielane są na wniosek strony. 3. Pracownik merytoryczny zobowiązany jest do wnikliwego rozpatrzenia podania, przygotowania niezbędnych dokumentów do udzielenia bądź nieudzielenia ulgi. 4. Komplet dokumentów, o których mowa w ust. 3 pracownik przekazuje Burmistrzowi Kolonowskiego bądź Skarbnikowi Gminy. 5. Tryb udzielenia ulgi określa uchwała, o której mowa w ust 1. Id: 4F66FB4E-69A4-422E-BE48-496A698025C9. Podpisany Strona 5