ZARZĄDZENIE NR 131/2014 WÓJTA GMINY WERBKOWICE. z dnia 10 października 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 131/2014 WÓJTA GMINY WERBKOWICE z dnia 10 października 2014 r. w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości oraz ogólnej procedury zarządzania projektami współfinansowanymi ze środków europejskich Na podstawie: ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U.z 2013 r. poz.330 ze zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U z 2013 roku, poz.885 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 289), ustalam co następuje: Wprowadza się zasady rachunkowości w Urzędzie Gminy Werbkowice dla następujących operacji: 1. 1) "Budowa siłowni zewnętrznej - miejsca rekreacji i sportu w miejscowości Werbkowice - zgodnie z Załącznikiem Nr 1, 2) "Stworzenie miejsca rekreacji w miejscowości Strzyżowiec gm. Werbkowice" - zgodnie z Załącznikiem Nr 2, 2. Wprowadza się zasady księgowe dla operacji finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej wymienionych w 1 zgodnie z załącznikami. Przyjmuje się zasady funkcjonowania kont obowiązujące w Urzędzie Gminy Werbkowice wprowadzone Zarządzeniem Nr 3/2011 z dnia 05 stycznia 2011 roku, z późniejszymi zmianami. 3. Dla wyodrębnienia w księgach rachunkowych operacji wymienionych w 1 wprowadza się następujące kody inwestycji: 1) "Budowa siłowni zewnętrznej - miejsca rekreacji i sportu w miejscowości Werbkowice - kod inwestycji in 09, 1) "Stworzenie miejsca rekreacji w miejscowości Strzyżowiec gm. Werbkowice" - kod inwestycji in 16, Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Wójt Lech Bojko

2 Załącznik nr 1 Do Zarządzenia nr 131/2014 Wójta Gminy Werbkowice z dnia 10 października 2014 r. Zasady rachunkowości dla operacji Budowa siłowni zewnętrznej - miejsca rekreacji i sportu w miejscowości Werbkowice I. ZASADY OGÓLNE: 1.Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej operacji Budowa siłowni zewnętrznej - miejsca rekreacji i sportu w miejscowości Werbkowice. 2. Urząd Gminy Werbkowice oraz Budżet Gminy (ORGAN) posiadają wspólny rachunek bankowy o numerze w BS Werbkowice. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bankowych upoważnione są osoby zgodnie z kartami wzorów podpisów. 3. Beneficjentem realizującym operację z zakresu małych projektów w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata jest Gmina Werbkowice, realizatorem Urząd Gminy Werbkowice. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w programie finansowo księgowym autorstwa spółki VENDIS w Lublinie. Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. Analityka do konta 011 prowadzona jest w oprogramowaniu Środki trwałe autorstwa firmy Ami-Soft s.c. Prowadzenie rachunkowości w systemie finansowo-księgowym VENDIS umożliwia wydruki niezbędne dla sprawdzenia poniesionych wydatków związanych z realizacją projektu. - zestawienia obrotów i sald, - wydruk dokumentów księgowych. W planie finansowym jednostki budżetowej (UG) wydatki na realizację Projektu ujęte są w dziale Wydatki realizowane są z rachunku bankowego Urzędu Gminy o numerze Ewidencja księgowa operacji prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danej operacji stosuje się czwartą cyfrę 7 i 9. - Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu pomocy ujmowane są w księgach Budżetu Gminy (Organu) oraz Urzędu Gminy (Jednostki) z czwartą cyfrą paragrafu dochodowego 7. Wpływ dokonywany jest na w/w rachunek bankowy. - Wydatki ujmuje się w rozbiciu na: wydatki ze środków pomocowych z czwartą cyfrą paragrafu klasyfikacji budżetowej 7, wydatki ze środków własnych z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej 9.

3 6. Rachunkowość budżetu (Organu) i rachunkowość urzędu gminy (jednostki) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, koszty, rozrachunki między kontrahentami. II. OBIEG, OPIS i KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1.Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu bankowego, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest potwierdzenie dokonania operacji oraz wyciąg bankowy. 3. Na dowodach księgowych (fakturach) znajdują się elementy opisu wymienione w umowie o dofinansowanie, proporcja udziału środków pomocowych i środków własnych - klasyfikacja budżetowa, zatwierdzenie do wypłaty, pozycja księgowa, dekret. 4. Dowody księgowe (faktury) dotyczące zatwierdzenia i akceptacji operacji współfinansowanej ze środków pomocowych podpisane są przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy lub osobę przez skarbnika upoważnioną. 5. Pod względem merytorycznym faktury podpisują pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za realizację danej operacji zgodnie z zakresem czynności, którzy poświadczają faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdzają czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo finansowym oraz pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych. Pod względem formalnym i rachunkowym podpisywane są przez skarbnika lub osobę przez skarbnika upoważnioną. Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu czy dowód został technicznie prawidłowo sporządzony, zawiera wymagane elementy prawidłowego dowodu, a dane liczbowe wolne są od błędów arytmetycznych. Błędy w obcych i własnych dowodach księgowych koryguje się poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu, zawierającego korektę błędu, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Przelewy za Faktury i rachunki dokonywane są z rachunku bankowego w BS Werbkowice. 6. Pracownik na stanowisku inspektora ds. koordynowania projektów unijnych i rozwoju gminy przygotowuje wniosek o płatność w sposób poprawny, terminowy i rzetelny oraz przesyła je do Instytucji Zarządzającej. Beneficjent składa Wniosek o płatność w formie i w oparciu o wzór określony przez Instytucję Zarządzającą. III.EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW I OPERACJI FINANSOWYCH 1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków pomocowych w Organie Gminy korzysta się z bilansowych kont syntetycznych:

4 133 - rachunek budżetu w BS Werbkowice - rachunek bankowy jako rachunek wspólny budżetu i jednostki, 901/W dochody budżetu własne 902/W wydatki własne budżetu Ewidencja księgowa: Płatności za faktury i rachunki operacji Budowa siłowni zewnętrznej - miejsca rekreacji i sportu w miejscowości Werbkowice dokonuje się w Banku Spółdzielczym w Werbkowicach. 2.System finansowo-ksiegowy umożliwia sporządzanie wydruków: zestawienie obrotów i sald, zestawienie dokumentów dotyczących realizowanej operacji. 3. Typowe zapisy operacji księgowych - realizacji inwestycji (w Organie). L.p. Treść Wn Ma 1. Wpływ dotacji na rachunek bankowy /W (klasyfikacja budżetowa) 2. Księgowanie zrealizowanych wydatków dotyczących operacji 902/W (klasyfikacja budżetowa) 133 Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków pomocowych w Urzędzie Gminy, tj. w jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: Inwestycje (środki trwałe w budowie) Dla wyodrębnienia w księgach rachunkowych operacji Budowa siłowni zewnętrznej - miejsca rekreacji i sportu w miejscowości Werbkowice wprowadza się kod inwestycji o numerze in Środki trwałe środki trwałe przejęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się po koszcie wytworzenia (zdefiniowanego w art.28 ust.3 ustawy o rachunkowości), to jest w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, poniesionych od momentu podjęcia inwestycji aż do przejęcia środka do używania w stanie kompletnym. 130/1W - Rachunek bieżący jednostki - dochody 130/2W - Rachunek bieżący jednostki - wydatki Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 225/J - Rozrachunki z budżetami

5 229/J - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne 231/W - Rozrachunki z pracownikami przychody z tytułu dochodów budżetowych 800/IN - Fundusz jednostki-środki inwestycyjne 810/I - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje Typowe zapisy operacji księgowych - realizacja inwestycji (w jednostce) L.p. Treść Wn Ma 1. Faktura wykonawcy inwestycji Koszty operacji wyodrębnia się w ewidencji analitycznej do konta 080 poprzez oznaczenie kodem in Wydatki dotyczące operacji - wydatków kwalifikowanych i wydatków finansowanych ze środków własnych Równolegle do wydatków majątkowych zaksięgowanie środków na inwestycje /I 3. Przeksięgowanie zakończonego zadania 800/IN inwestycyjnego na środek trwały na podstawie wystawionego dowodu OT /2W 800/IN IV. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU 1.Referat Finansowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe. 2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędu Gminy. 3.Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Werbkowice: tj: faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące realizowanej operacji przechowywane są w Referacie Finansowym. 4. Po zakończeniu realizacji operacji przez Gminę i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą, dowody księgowe operacji oraz wszelką dokumentację związaną z operacją,

6 jej rozliczeniem zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. 5. Dokumentacja dotycząca realizacji operacji przez Gminę przechowywana będzie w archiwum zakładowym przez okres 7 lat, zgodnie z umową o dofinansowanie operacji.

7 Załącznik nr 2 Do Zarządzenia nr 131/2014 Wójta Gminy Werbkowice z dnia 10 października 2014 r. Zasady rachunkowości dla operacji Stworzenie miejsca rekreacji w miejscowości Strzyżowiec gm. Werbkowice I. ZASADY OGÓLNE: 1.Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej operacji Stworzenie miejsca rekreacji w miejscowości Strzyżowiec gm. Werbkowice. 2. Urząd Gminy Werbkowice oraz Budżet Gminy (ORGAN) posiadają wspólny rachunek bankowy o numerze w BS Werbkowice. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bankowych upoważnione są osoby zgodnie z kartami wzorów podpisów. 3. Beneficjentem realizującym operacje w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju w zakresie operacji odpowiadających warunkom przyznania pomocy w ramach działania Odnowa i Rozwój Wsi objętego PROW na lata jest Gmina Werbkowice, realizatorem Urząd Gminy Werbkowice. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w programie finansowo księgowym autorstwa spółki VENDIS w Lublinie. Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. Analityka do konta 011 prowadzona jest w oprogramowaniu Środki trwałe autorstwa firmy Ami-Soft s.c. Prowadzenie rachunkowości w systemie finansowo-księgowym VENDIS umożliwia wydruki niezbędne dla sprawdzenia poniesionych wydatków związanych z realizacją projektu. - zestawienia obrotów i sald, - wydruk dokumentów księgowych. W planie finansowym jednostki budżetowej (UG) wydatki na realizację Projektu ujęte są w dziale Wydatki realizowane są z rachunku bankowego Urzędu Gminy o numerze Ewidencja księgowa operacji prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danej operacji stosuje się czwartą cyfrę 7 i 9. - Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu pomocy ujmowane są w księgach Budżetu Gminy (Organu) oraz Urzędu Gminy (Jednostki) z czwartą cyfrą paragrafu dochodowego 7. Wpływ dokonywany jest na w/w rachunek bankowy.

8 - Wydatki ujmuje się w rozbiciu na: wydatki ze środków pomocowych z czwartą cyfrą paragrafu klasyfikacji budżetowej 7, wydatki ze środków własnych z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej Rachunkowość budżetu (Organu) i rachunkowość urzędu gminy (jednostki) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, koszty, rozrachunki między kontrahentami. II. OBIEG, OPIS i KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1.Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu bankowego, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest potwierdzenie dokonania operacji oraz wyciąg bankowy. 3. Na dowodach księgowych (fakturach) znajdują się elementy opisu wymienione w umowie o dofinansowanie, proporcja udziału środków pomocowych i środków własnych - klasyfikacja budżetowa, zatwierdzenie do wypłaty, pozycja księgowa, dekret. 4. Dowody księgowe (faktury) dotyczące zatwierdzenia i akceptacji operacji współfinansowanej ze środków pomocowych podpisane są przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy lub osobę przez skarbnika upoważnioną. 5. Pod względem merytorycznym faktury podpisują pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za realizację danej operacji zgodnie z zakresem czynności, którzy poświadczają faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdzają czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo finansowym oraz pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych. Pod względem formalnym i rachunkowym podpisywane są przez skarbnika lub osobę przez skarbnika upoważnioną. Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu czy dowód został technicznie prawidłowo sporządzony, zawiera wymagane elementy prawidłowego dowodu, a dane liczbowe wolne są od błędów arytmetycznych. Błędy w obcych i własnych dowodach księgowych koryguje się poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu, zawierającego korektę błędu, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Przelewy za Faktury i rachunki dokonywane są z rachunku bankowego w BS Werbkowice. 6. Pracownik na stanowisku inspektora ds. koordynowania projektów unijnych i rozwoju gminy przygotowuje wniosek o płatność w sposób poprawny, terminowy i rzetelny oraz przesyła je do Instytucji Zarządzającej. Beneficjent składa Wniosek o płatność w formie i w oparciu o wzór określony przez Instytucję Zarządzającą.

9 III.EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW I OPERACJI FINANSOWYCH 1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków pomocowych w Organie Gminy korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: rachunek budżetu w BS Werbkowice - rachunek bankowy jako rachunek wspólny budżetu i jednostki, 901/W dochody budżetu własne 902/W wydatki własne budżetu Ewidencja księgowa: Płatności za faktury i rachunki operacji Stworzenie miejsca rekreacji w miejscowości Strzyżowiec gm. Werbkowice dokonuje się w Banku Spółdzielczym w Werbkowicach. 2.System finansowo-ksiegowy umożliwia sporządzanie wydruków: zestawienie obrotów i sald, zestawienie dokumentów dotyczących realizowanej operacji. 3. Typowe zapisy operacji księgowych - realizacji inwestycji (w Organie). L.p. Treść Wn Ma 1. Wpływ dotacji na rachunek bankowy /W (klasyfikacja budżetowa) 2. Księgowanie zrealizowanych wydatków dotyczących operacji 902/W (klasyfikacja budżetowa) 133 Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków pomocowych w Urzędzie Gminy, tj. w jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: Inwestycje (środki trwałe w budowie) Dla wyodrębnienia w księgach rachunkowych operacji Stworzenie miejsca rekreacji w miejscowości Strzyżowiec gm. Werbkowice wprowadza się kod inwestycji o numerze in Środki trwałe środki trwałe przejęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się po koszcie wytworzenia (zdefiniowanego w art.28 ust.3 ustawy o rachunkowości), to jest w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, poniesionych od momentu podjęcia inwestycji aż do przejęcia środka do używania w stanie kompletnym. 130/1W - Rachunek bieżący jednostki - dochody 130/2W - Rachunek bieżący jednostki - wydatki

10 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 225/J - Rozrachunki z budżetami 229/J - Rozrachunki z tytułów publicznoprawnych 231/W - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Przychody z tytułu dochodów budżetowych 800/IN - Fundusz jednostki-środki inwestycyjne 810/I - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje Typowe zapisy operacji księgowych - realizacja inwestycji (w jednostce) L.p. Treść Wn Ma 1. Faktura wykonawcy inwestycji Koszty operacji wyodrębnia się w ewidencji analitycznej do konta 080 poprzez oznaczenie kodem in Wydatki dotyczące operacji - wydatków kwalifikowanych i wydatków finansowanych ze środków własnych Równolegle do wydatków majątkowych zaksięgowanie środków na inwestycje /I 3. Przeksięgowanie zakończonego zadania 800/IN inwestycyjnego na środek trwały na podstawie wystawionego dowodu OT /2W 800/IN IV. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU 1.Referat Finansowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe. 2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędu Gminy. 3.Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Werbkowice: tj: faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące realizowanej operacji przechowywane są w Referacie Finansowym.

11 4. Po zakończeniu realizacji operacji przez Gminę i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą, dowody księgowe operacji oraz wszelką dokumentację związaną z operacją, jej rozliczeniem zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy Werbkowice. 5. Dokumentacja dotycząca realizacji operacji przez Gminę przechowywana będzie w archiwum zakładowym przez okres 7 lat, zgodnie z umową o dofinansowanie operacji.