URZĄD MIASTA KĘDZIERZYN KOŹLE KĘDZIERZYN KOŹLE UL.PIRAMOWICZA 32

Transkrypt

1 URZĄD MIASTA KĘDZIERZYN KOŹLE KĘDZIERZYN KOŹLE UL.PIRAMOWICZA 32 GŁÓWNY SPECJALISTA DS KONTROLI ZARZĄDCZEJ KĘDZIERZYN KOŹLE UL. PIRAMOWICZA 32 TEL. 077/ KZ Publiczne Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu Protokół kontroli przeprowadzonej w dniu 3 sierpnia 2012 r. w Publicznym Gimnazjum Nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu oraz w dniach 1-2 sierpnia 2012 w Miejskim Zarządzie Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu przez pracownika Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, głównego specjalistę ds. kontroli zarządczej Mariusza Wiśniewskiego, działającego na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle do przeprowadzenia kontroli nr KZ z dnia 25 lipca 2012 r. Określenie tematyki kontroli: Realizacja przez jednostkę Publiczne Gimnazjum nr 1 obowiązku wynikającego z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223) w zakresie prawidłowego przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji majątku jednostki. Ustalenia wstępne Metodyka przeprowadzenia kontroli Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia inwentaryzacji majątku jednostki oświatowej. Sprawdzono, czy jednostka posiada sformalizowane procedury inwentaryzacyjne oraz czy procedury te wypełniają postanowienia ustawy o rachunkowości i są dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce. Sprawdzono istnienie księgowej dokumentacji źródłowej potwierdzającej dokonanie określonych czynności inwentaryzacyjnych. Sprawdzono, czy poszczególne dokumenty inwentaryzacji zostały sporządzone w zgodzie z przyjętymi przepisami wewnętrznymi. Czynności kontrolne w jednostce prowadzono w oparciu o postanowienia Regulaminu instytucjonalnej kontroli następczej prowadzonej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta, wprowadzonego Zarządzeniem nr 702/KZ/2012 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 15 marca 2012 r. Charakterystyka jednostki kontrolowanej Publiczne Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu, zwane w dalszej części protokołu jednostką lub PG nr 1 jest jednostką budżetową, powołaną uchwałą nr VII/75/99 Rady Miejskiej Kędzierzyna-Koźla z dnia 11 marca 1999 r. PG nr 1 działa na podstawie: Statutu Publicznego Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu, zatwierdzonego uchwałą Rady Pedagogicznej nr 70/2006 z dnia 7 lutego 2006 r. Tekst jednolity ogłoszony po zmianach wprowadzonych uchwałą Rady Pedagogicznej nr 2/2011/2012 z dnia 31 sierpnia 2011 r.; obowiązujących przepisów, w tym z zakresu rachunkowości, finansów publicznych, systemu oświaty, Karty Nauczyciela, ustaw o samorządzie gminnym i pracownikach samorządowych. 1

2 Organem prowadzącym Publiczne Gimnazjum nr 1, jako jednostkę samorządu terytorialnego sektora finansów publicznych jest Gmina Kędzierzyn Koźle, a nadzór pedagogiczny sprawuje Opolski Kurator Oświaty. Dyrektorem Publicznego Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu jest Pani Anna Mainusz, powołana na to stanowisko Zarządzeniem Nr 425/OW/07 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 31 sierpnia 2007 r. na okres od 1 września 2007 r. do dnia 31 sierpnia 2012 r. Zgodnie z Zarządzeniem nr 426/OW/07 Prezydenta Miasta Kędzierzyna-Koźla z dnia 31 sierpnia 2007 r. w sprawie udzielenia Pani Annie Mainusz dyrektorowi jednostki budżetowej Publiczne Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu pełnomocnictwa do jednoosobowego składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Kędzierzyn-Koźle, dyrektor kontrolowanej placówki jest między innymi umocowany do: a) składania oświadczeń woli w imieniu Gminy z zakresu zarządzania mieniem Gminy objętym statutowymi zadaniami jednostki, b) zaciągania zobowiązań do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym na zasadach określonych w przepisach ustawy o finansach publicznych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. W Publicznym Gimnazjum nr 1 w dniu kontroli przedstawiono do wglądu obowiązujące przepisy wewnętrzne regulujące zasady i tryb prowadzenia inwentaryzacji majątku oraz podstawę działalności: a) Statut Publicznego Gimnazjum nr 1 im. Orląt Lwowskich w Kędzierzynie Koźlu, określający w szczególności jego nazwę, siedzibę i przedmiot działalności; b) Zasady prowadzenia gospodarki finansowej, przyjęte Zarządzeniem nr 4/2009/2010 Dyrektora Publicznego Gimnazjum nr 1 z dnia 15 października 2009 r.; w załącznikach do dokumentu zamieszczono: zał. nr 3 Instrukcja kasowa, zał. nr 4 Instrukcja gospodarki drukami ścisłego zarachowania, zał. nr 5 Instrukcja gospodarki środkami trwałymi, wyposażeniem, zał. nr 6 Instrukcja inwentaryzacji, zał. nr 7 Instrukcja kontroli i obiegu dowodów księgowych. Obsługę finansowo-księgową Publicznego Gimnazjum Nr 1 w Kędzierzynie - Koźlu prowadzi Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu (zwany dalej MZOiW), na mocy uchwały Nr XVII/212/11 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 28 grudnia 2011 roku w sprawie nadania statutu Miejskiemu Zarządowi Oświaty i Wychowania Kędzierzyn-Koźle. Zgodnie z 5 Statutu Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania przedmiotem jego działania jest obsługa finansowo-księgowa placówek oświatowych, w tym przedszkoli, szkół oraz żłobków oraz nadzór i kontrola zarządcza efektywności i celowości wydatkowania powierzonych środków. Zarząd realizuje zadania w porozumieniu z dyrektorami obsługiwanych szkół i placówek, dbając o przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych oraz efektywne gospodarowanie przydzielonymi środkami finansowymi ( 6 pkt 15 Statutu MZOiW). Zważyć należy, iż na czas trwania czynności kontrolnych pomiędzy MZOiW a PG nr 1 trwały sporne negocjacje, których celem ma być zawarcie stosownego porozumienia w sprawie ustalenia zakresu obowiązków dotyczących prowadzenia rachunkowości Publicznego Gimnazjum nr 1 powierzonych Miejskiemu Zarządowi Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu oraz powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu MZOiW, w zakresie określonym w przepisach ustawy o finansach publicznych. Obowiązki Dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu pełni od dnia 15 września 2011 r. Pani Katarzyna Dysarz, będąca osobą uprawnioną do kierowania Zarządem i reprezentowania go na zewnątrz. Obowiązki Głównego Księgowego z dniem 1 kwietnia 2006 r. powierzono Pani Iwonie Rupnik zatrudnionej na tym stanowisku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Charakterystyka stanu prawnego Celem inwentaryzacji jest weryfikacja wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów i pasywów. Jednostki samorządu terytorialnego obowiązane są do jej przeprowadzania według zasad 2

3 wynikających z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223). W artykule 26 i 27 cyt. ustawy określony został: obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego, sposób przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku, obowiązek dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ujawnionych różnic. Dla większości składników termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane (art. 26 ust. 3) jeżeli inwentaryzację rozpoczyna się 3 miesiące przed końcem roku obrotowego a kończy 15 dnia następnego roku. Przepis dopuszcza odstępstwa od tego terminu w przypadku: zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową; wymagane jest przeprowadzenie inwentaryzacji raz na 2 lata, środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą, znajdujących się na terenie strzeżonym; wymagane jest przeprowadzenie inwentaryzacji raz na 4 lata. W zależności od rodzaju składników majątku, zgodnie z ustawą stosuje się jeden z 3 rodzajów inwentaryzacji: spis z natury, uzupełniony wyceną spisanych składników majątku, porównaniem wartości z danymi z ksiąg rachunkowych, wyjaśnieniem i rozliczeniem różnic; uzyskanie potwierdzeń od kontrahentów prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych stanów, ich weryfikacja, wyjaśnienie i rozliczenie różnic; porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości inwentaryzowanych składników. Ustawa o rachunkowości ustala zasady przeprowadzenia inwentaryzacji, nie reguluje natomiast procedur związanych z jej przygotowaniem i przeprowadzeniem. Dlatego też w celu prawidłowego jej przeprowadzenia, stosownie do wymogów ustawy, niezbędnym jest ustalenie szczegółowych uregulowań w tym zakresie przez kierownika jednostki. W praktyce wymienione regulacje sprowadzają się do opracowania instrukcji inwentaryzacyjnej uwzględniającej zarówno wymogi przepisów ustawy jak i specyfikę danej jednostki, powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, wydania zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Ustalenia szczegółowe Instrukcja inwentaryzacyjna W ramach kontroli zbadane zostały zagadnienia związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozliczeniem inwentaryzacji. Kontrolowana jednostka Publiczne Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu przyjęła i wprowadziła w użycie instrukcję inwentaryzacyjną, regulującą zasady i procedury związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem inwentaryzacji oraz rozliczeniem stwierdzonych różnic, stanowiącą załącznik nr 6 do Zasad prowadzenia gospodarki finansowej Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu, przyjętych Zarządzeniem nr 4/2009/2010 Dyrektora Publicznego Gimnazjum nr 1 z dnia 15 października 2009 r. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji wskazane w tejże instrukcji są zgodne z ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223). Celem inwentaryzacji w myśl postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: - doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z informacji ekonomicznych, - rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, - dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, - przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej jednostki. W myśl zapisów 1 ust. 3 lit. c oraz 2 ust. 2 przedmiotowej instrukcji arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania, które powinny być ponumerowane i oznaczone w sposób uniemożliwiający ich zamianę. 3

4 2 ust. 13 nakazuje arkusze spisu z natury traktować jako dowody księgowe, w związku z czym muszą być wypełnione w sposób przewidziany dla dowodów księgowych. Niedopuszczalne jest, więc przerabianie cyfr lub treści, wymazywanie, wyskrobywanie itp. niedozwolone poprawki, jak również wypełnianie zwykłym ołówkiem. Niewłaściwe zapisy należy poprawiać przez przekreślenie liczby lub treści nieprawidłowej i umieszczanie obok zapisu poprawionego podpisu członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej wraz z datą. W ust. 14 postanowiono, iż bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy należy umieścić klauzulę o treści następującej:,,niniejszy arkusz zawiera pozycję od 1 do... Pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury należy przekreślić tzw. zetką. W 1 ust. 2 lit. d) instrukcji zdefiniowano pojęcie składowisko strzeżone. W trakcie kontroli ustalono, iż jednostka Publiczne Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu nie przyjęła do stosowania zmienionej instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej Zarządzeniem nr 6/2012 Dyrektora MZOiW w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 16 marca 2012 r. Czynności inwentaryzacyjne Ostatnia zakończona i udokumentowana inwentaryzacja metodą spisu z natury została przeprowadzona w 2001 roku, jako inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza, w związku z likwidacją jednostki: Publiczna Szkoła Podstawowa nr 2 w Kędzierzynie-Koźlu i przekazaniem całkowitego majątku jednostce - Publiczne Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu. Zarządzenie nr 2/2001, Dyrektora PSP nr 2 w sprawie przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych, środków trwałych w użytkowaniu, księgozbioru i materiałów wydano dnia 29 czerwca 2001 r. Termin rozpoczęcia spisu wyznaczono na dzień 1 lipca 2001 r. a zakończenia na 15 sierpnia 2001 r. Zgodnie z zarządzeniem, spis należało przeprowadzić wg stanu na dzień 15 sierpnia 2001 r. Ostateczny termin zakończenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji ustalono na dzień 31 sierpnia 2001 r. Z pisma znak: OKR otrzymanego w trakcie kontroli od dyrektora oraz pracowników Miejskiego Zarządu Oświaty w Kędzierzynie-Koźlu, a także z dokumentacji zastanej w Publicznym Gimnazjum nr 1 wynika, iż inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza w drodze spisu z natury przeprowadzona w 2001 r. jeszcze w Publicznej Szkole Podstawowej nr 2 była ostatnią w przeciągu 11 lat. Kolejna inwentaryzacja w drodze spisu z natury została rozpoczęta dopiero na podstawie zarządzenia nr 7/2011/2012 Dyrektora PG nr 1 z dnia 7 października 2011 r. W zarządzeniu tym dyrektor Publicznego Gimnazjum nr 1 nakazał przeprowadzenie spisu z natury środków trwałych oraz księgozbioru w terminie od 16 stycznia 2012 r. do 15 kwietnia 2012 r., oraz środków materialnych w okresie od 26 czerwca 2012 r. do 13 lipca 2012 r. Wyznaczono również zespół spisowy oraz określono nieprzekraczalny termin zakończenia i rozliczenia inwentaryzacji na dzień 13 lipca 2012 r. W myśl 2 zarządzenia inwentaryzację należy przeprowadzić wg stanu na dzień 16 stycznia 2012 r. Dokumentacja przedstawiona w trakcie kontroli, dotycząca przeprowadzonej w roku 2012 przez PG nr 1 inwentaryzacji zawiera: oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej z dnia 16 stycznia 2012 r., arkusze spisu z natury środków trwałych o numerach od 1 do 35, sprawozdanie z przebiegu spisu z dnia 29 czerwca 2012 r. pismo znak PG w sprawie przekazania arkuszy spisu z natury do rozliczenia przez Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 2 sierpnia 2012 r., protokół kontroli zbiorów bibliotecznych PG nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 13 kwietnia 2012 r. Na dzień trwania czynności kontrolnych nie przedstawiono dokumentacji świadczącej o faktycznym objęciu inwentaryzacją w 2012 roku wyposażenia jednostki (środków materialnych). Z dowodów zgromadzonych w sprawie wynika, że inwentaryzacja środków trwałych nie została prawidłowo zakończona do dnia zamknięcia czynności kontrolnych w jednostce, tj. 6 sierpnia 2012 r. W dniu 15 kwietnia 2012 r. (jak wynika z dat na arkuszach spisowych) zakończono spis z natury środków trwałych, nie dokonano natomiast wyceny arkuszy spisowych i nie porównano ilości i wartości 4

5 poszczególnych składników z ilością i wartością wynikającą z ewidencji księgowej a w konsekwencji nie ustalono różnic inwentaryzacyjnych. Pismem znak PG dyrektor Publicznego Gimnazjum nr 1 przekazał arkusze spisu z natury bez naniesionych cen jednostkowych, do rozliczenia przez Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 2 sierpnia 2012 r. W odpowiedzi pismem znak OKR z dnia 6 sierpnia 2012 r. dyrektor MZOiW przekazując stosowne druki do wykorzystania, zwróciła się jednocześnie do dyrektora PG nr 1 o uzupełnienie opracowanej dokumentacji inwentaryzacyjnej. Zaznaczyć należy, iż niewyjaśnienie i nierozliczenie stwierdzonych różnic przekreśla uprzednio wykonane czynności inwentaryzacyjne, nie został bowiem osiągnięty podstawowy cel dla jakich zostały one podjęte, tj.: nie doprowadzono do zgodności stanów rzeczywistych ze stanami ewidencyjnymi. Podsumowując, w ocenie kontrolującego - zważywszy iż okres pomiędzy ostatnią przeprowadzoną i udokumentowaną inwentaryzacją w formie spisu z natury w 2001 roku a podjętymi działaniami spisowymi w 2012 roku wynosi 11 lat - nie zostały zachowane ustawowo określone terminy przeprowadzenia inwentaryzacji i zauważyć należy, że stan ten może wypełniać znamiona czynu naruszenia dyscypliny finansów publicznych polegający na zaniechaniu przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji (art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych - Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114, z późn. zm.). Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka przeprowadza na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. środków trwałych. Proces inwentaryzacji obejmuje w tym przypadku: spis ich ilości z natury, wycenę tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2). Proces inwentaryzacji obejmuje zatem wszystkie jej etapy, w tym rozliczenie. W orzecznictwie Głównej Komisji Orzekającej i Naczelnego Sądu Administracyjnego jak i w doktrynie, zgodnie stwierdza się, iż wszelkie odstępstwa od warunków inwentaryzowania, wynikających z ustawy o rachunkowości, a więc zarówno niepodjęcie inwentaryzacji, jak i niepełne jej przeprowadzenie, czy też przeprowadzenie jej w taki sposób, że nie zostanie odzwierciedlony stan rzeczywisty wszystkich składników majątkowych danej jednostki, musi skutkować odpowiedzialnością sprawcy za czyn określony w art. 18 pkt 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Celem inwentaryzacji jest bowiem ustalenie stanu środków majątkowych jednostki sektora finansów publicznych i odzwierciedlenie go w księgach rachunkowych jednostki za ten rok obrotowy, na który przypadał termin inwentaryzacji. Zaniechanie oznacza zaś nie tylko brak jakiegokolwiek działania, ale także niewykonanie czegoś w ustawowo określonym terminie, niespełnienie warunków ustanowionych przez normy prawne (por. Mały Słownik Języka Polskiego pod red. S. Skorupki Warszawa 1969). O zaniechaniu można więc mówić już w chwili kiedy czynność należało wykonać, a nie została wykonana. Zważyć należy również, że w trakcie dokonywania spisu z natury nie przestrzegano zasad określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej przy wypełnianiu arkuszy spisowych. W trakcie kontroli stwierdzono m.in. dokonywanie poprawek na arkuszach spisowych bez wskazania daty naniesienia poprawki, powtarzający się brak symboli identyfikujących składniki majątku (np. ark. nr 6, 7), brak skasowania pozostałych wolnych pozycji w arkuszach, brak wskazania z imienia i nazwiska osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątku. Odpowiedzialność za wymienione nieprawidłowości ponosi przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, do obowiązków którego w myśl postanowień 1 ust. 3 instrukcji inwentaryzacyjnej należała organizacja i kontrola prac związanych z przygotowaniem i przebiegiem spisu z natury a także kontrola wypełnianych arkuszy przez zespoły spisowe. Kontrolą objęto również czynności inwentaryzacyjne prowadzone w formie: uzyskania potwierdzeń od kontrahentów prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych stanów, ich weryfikacji, wyjaśnienia i rozliczenia różnic, uzgadniania stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych, w okresie r. 5

6 Ustalono, iż inwentaryzację środków pieniężnych i pozostałych wartości kasowych w ostatnim dniu roku obrotowego oraz uzgadnianie stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych przeprowadzają upoważnieni pracownicy MZOiW, jako dysponent rachunków bankowych obsługiwanych placówek oświatowych. Pismem znak OKR z dnia 1 sierpnia 2012 r. dyrektor MZOiW przekazał na potrzeby prowadzonej kontroli dokumentację źródłową potwierdzającą wypełnienie w/w obowiązku inwentaryzacyjnego w zakresie środków pieniężnych na ostatni dzień roku obrachunkowego: protokół z inwentaryzacji kasy ZOiW w dniu 31 grudnia 2009 r., niedoboru / nadwyżki nie stwierdzono, stan gotówki zgodny z raportem kasowym, protokół z inwentaryzacji kasy ZOiW w dniu 31 grudnia 2010 r., niedoboru / nadwyżki nie stwierdzono, stan gotówki zgodny z raportem kasowym, protokół z inwentaryzacji kasy ZOiW w dniu 31 grudnia 2011 r., niedoboru / nadwyżki nie stwierdzono, stan gotówki zgodny z raportem kasowym, stan/saldo rachunków bankowych na dzień 31 grudnia 2009 r., z adnotacją głównej księgowej stany kont zgodne, stan/saldo rachunków bankowych na dzień 31 grudnia 2010 r., z adnotacją głównej księgowej stany kont zgodne, stan/saldo rachunków bankowych na dzień 31 grudnia 2011 r., z adnotacją głównej księgowej salda zgodne. Salda rachunków bankowych weryfikowane są również na bieżąco przy księgowaniu wyciągów bankowych, natomiast na koniec roku bank dodatkowo wysyła do MZOiW potwierdzenie sald środków pieniężnych na rachunkach. W tym zakresie, w ramach przyjętej próby, nieprawidłowości nie stwierdzono. W myśl postanowień 4 ust. 5 instrukcji inwentaryzacyjnej nie potwierdza się sald zerowych oraz należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych. Wg informacji uzyskanych od głównej księgowej MZOiW Pani Iwony Rupnik, ze względu na występujące w badanym okresie salda zerowe nie było konieczności inwentaryzacji sald należności w drodze pisemnego uzgodnienia z kontrahentami Publicznego Gimnazjum nr 1 stanów ewidencyjnych tych sald. Jak ustalono w trakcie kontroli, Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania (wcześniej Zarząd Oświaty i Wychowania) w Kędzierzynie-Koźlu praktykuje na koniec każdego roku obrachunkowego uzgadnianie stanu środków trwałych w użytkowaniu, księgozbioru oraz wartości niematerialnych i prawnych poprzez porównaniem danych ewidencyjnych z odpowiednią dokumentacją prowadzoną przez obsługiwane jednostki. W trakcie kontroli w Publicznym Gimnazjum nr 1 kontrolującemu przedstawiono następujące dokumenty w tym obszarze: Stan środków trwałych Placówka PG-1, z datą 31 styczeń 2009 r., Stan środków trwałych Placówka PG-1, z datą 15 styczeń 2010 r., Stan środków trwałych Placówka PG-1, z datą 25 styczeń 2011 r., Stan środków trwałych Placówka PG-1, z datą 2 styczeń 2012 r., wszystkie podpisane przez merytorycznego pracownika MZOiW sporządzającego zestawienie, głównego księgowego MZOiW oraz dyrektora jednostki PG nr 1. Opisana powyżej weryfikacja nie może być uznana w rozumieniu art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości za przeprowadzenie inwentaryzacji. Umożliwiała ona jedynie sprawdzenie poprawności dokonanych zapisów i ewentualną ich korektę oraz sprawdzenie aktualizacji dokonanych sald z tytułu likwidacji/przyjęć wykazanych w prowadzonej ewidencji. Fakt przeprowadzenia czynności kontrolnych odnotowano w Książce kontroli prowadzonej w Publicznym Gimnazjum nr 1 oraz w Miejskim Zarządzie Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu. Na tym protokół zakończono. Niniejszy protokół sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu przekazano: 1) Pani Annie Mainusz Dyrektorowi Publicznego Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu; 6

7 2) Pani Katarzynie Dysarz, Dyrektorowi Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie- Koźlu. Poinformowano Dyrektora Publicznego Gimnazjum nr 1 w Kędzierzynie-Koźlu oraz Dyrektora Miejskiego Zarządu Oświaty i Wychowania w Kędzierzynie-Koźlu o prawie zgłoszenia, w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu umotywowanych zastrzeżeń, co do ujętego w protokole opisu stanu faktycznego oraz złożenia wyjaśnień. Pouczono również o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego pisemnego wyjaśnienia. Na oryginale właściwe podpisy: Kędzierzyn Koźle, dnia 7 sierpnia 2012 r. Główny specjalista ds. kontroli zarządczej Mariusz Wiśniewski /-/... podpis osoby kontrolującej DYREKTOR GIMNAZJUM Kędzierzyn Koźle, dnia 8 sierpnia 2012 r. Anna Mainusz /-/... podpis Dyrektora PG nr 1 MIEJSKI ZARZĄD OŚWIATY I WYCHOWANIA DYREKTOR Kędzierzyn Koźle, dnia 7 sierpnia 2012 r. Katarzyna Dysarz /-/ podpis Dyrektora MZOiW 7