Instrukcja inwentaryzacyjna. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 2/08 Starosty Rawickiego z dnia 03 stycznia 2008r. Instrukcja inwentaryzacyjna Postanowienia ogólne 1 Podstawowym celem instrukcji inwentaryzacyjnej jest ustalenie zasad, trybu i metod przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów Starostwa Powiatowego w Rawiczu. 2 Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: - jednostce oznacza to Starostwo Powiatowe w Rawiczu, -kierowniku jednostki oznacza to Starostę Rawickiego, -księgowym oznacza to Głównego Księgowego. Pojęcie, cel i zakres inwentaryzacji 3 1. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki. 2. Celem inwentaryzacji jest: 1) ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów dla prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego, 2) rozliczenie pracowników, którym powierzono określone składniki majątkowe, 3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki, 4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki. 3. Przedmiotem inwentaryzacji są: 1) rzeczowe aktywa trwałe: a) środki trwałe, b) pozostałe środki trwałe (wyposażenie), c) środki trwałe w budowie, 2) wartości niematerialne i prawne, 3) długoterminowe aktywa finansowe, 4) aktywa obrotowe: a) zapasy, b) należności krótkoterminowe, c) środki pieniężne, 5) zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe. Rodzaje inwentaryzacji 4 1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej lub inwentaryzacji doraźnej. 2. Inwentaryzację okresową przeprowadza się w terminach i z częstotliwością określoną w tabeli stanowiącej załącznik Nr 7 do niniejszej Instrukcji opracowanej na podstawie ustawy o rachunkowości. 3. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniającej jej przeprowadzenie, tj. zaistnienia zdarzeń losowych, np. pożar, powódź, kradzież, zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej.

2 Sposoby (metody) inwentaryzacji 5 1. Inwentaryzację przeprowadza się w drodze: 1) spisu z natury, 2) uzyskania od kontrahentów i banków pisemnych potwierdzeń prawidłowości wykazanych sald (uzgodnienie sald), 3) porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku. 2. Wybór danej metody do rodzaju składnika majątku określa załącznik Nr 7 do niniejszej Instrukcji. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury 6 1. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na: 1) ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zważenie, zmierzenie oraz ujęciu ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury, 2) wycenie spisanych ilości, 3) porównaniu wartości spisu z danymi z ksiąg rachunkowych 4) ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania oraz postawieniu wniosków co do sposobu ich rozliczenia, 5) ujęciu różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczeniu w księgach rachunkowych. 2. Terminy przeprowadzania spisu z natury oraz rodzaj składników objętych tym spisem są określone w załączniku Nr 7 do niniejszej Instrukcji Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania umożliwiającego identyfikację oraz przydatności. Należy dokonać likwidacji środków zniszczonych, nieprzydatnych itp. 2. Likwidacji środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych w używaniu dokonuje komisja likwidacyjna powołana przez kierownika jednostki. 3. W przypadku likwidacji środków trwałych niezbędne jest uzyskanie na to zgody Zarządu Powiatu Rawickiego. 4. Komisja likwidacyjna sporządza protokół, w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji. Protokół ten powinien zawierać: nazwę środka, numer inwentarzowy, ilość, cenę i wartość, podpisy komisji i osób materialnie odpowiedzialnych, oraz powinien zostać zatwierdzony przez kierownika jednostki. 5. Protokół likwidacji komisja niezwłocznie przekazuje do Wydziału Organizacyjno- Prawnego celem wystawienia dokumentu LT i ujęcia w księgach inwentarzowych bądź księgach środków trwałych. Następnie Wydział Organizacyjno-Prawny przekazuje komplet dokumentów, tj. protokół i LT, do Wydziału Finansów celem naniesienia zmian w ewidencji księgowej W celu właściwego przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych kierownik jednostki powołuje zarządzeniem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, członków komisji inwentaryzacyjnej w liczbie od 2 do 3 osób oraz trzyosobowe zespoły spisowe. 2. W skład danej komisji i zespołów spisowych nie może wchodzić kierownik jednostki, główny księgowy, osoby, które ponoszą materialną odpowiedzialność za spisywane składniki majątku oraz osoby prowadzące ewidencję majątku. 3. Do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

3 1) ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury, 2) dokonanie podziału terenu jednostki na pola spisowe, 3) organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji, dopilnowanie ich wykonania w określonym terminie, 4) przeszkolenie osób biorących udział w spisie z natury, 5) gospodarowanie arkuszami spisu z natury, 6) kontrolowanie przebiegu spisów z natury i prawidłowości wypełnienia arkuszy spisowych, 7) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, zebranie odpowiednich wyjaśnień i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, 8) przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych, 9) przygotowanie dokumentacji przebiegu inwentaryzacji. 4. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z wymienionych w pkt.3 czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz przewodniczącym zespołów spisowych; nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. 5. Do obowiązków zespołów spisowych należy: 1) zapoznanie się z obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną oraz udział w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym, 2) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym, 3) właściwe zabezpieczenie kontrolowanych pomieszczeń i obiektów na czas spisu, 4) przeprowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych, 5) terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych oraz wszelkich informacji o stwierdzonych w toku czynności spisowych nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia lub zagarnięcia Spis powinien być dokonany na specjalnie do tego celu przeznaczonych arkuszach spisu z natury. 2. Arkusze spisu z natury powinny być kolejno ponumerowane, poczynając od numeru pierwszego w ramach każdej inwentaryzacji. 3. Poszczególne rubryki arkusza należy wypełniać zgodnie z przeznaczeniem i należy je wypełniać w sposób staranny, czytelny w sposób trwały, np. długopisem, piórem. 4. Błędy w zapisach można poprawiać przez skreślenie błędnego zapisu w taki sposób, aby pierwotny zapis pozostał czytelny oraz wpisanie obok zapisu poprawnego. Poprawiony zapis musi być podpisany przez członka zespołu spisowego oraz osobę materialnie odpowiedzialną. 5. Arkusze spisu z natury od momentu ich ponumerowania traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i wydaje się je za pokwitowaniem przewodniczącym zespołów spisowych. 6. Przewodniczący zespołów spisowych zobowiązani są rozliczyć się z ilości pobranych arkuszy spisowych, załączając do rozliczenia również arkusze anulowane, uszkodzone. 7. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu: 1) środków trwałych, 2) pozostałych środków trwałych w używaniu, 3) zapasów. 8. Spisu pozostałych środków trwałych podlegających tylko ilościowej ewidencji, dokonuje się poprzez stwierdzenie zgodności lub niezgodności stanu faktycznego ze spisem inwentarzowym. 9. Do dokonania spisu z natury środków pieniężnych używa się specjalnego protokołu, który stanowi załącznik Nr 8 do niniejszej Instrukcji. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje Wydział Finansów, natomiast kopię osoba materialnie odpowiedzialna.

4 10. Nie należy spisywać na jednym arkuszu składników majątku powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. Jeżeli nie można uniknąć ruchu składników majątku, zespół spisowy zawiadamia o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania. 11. Po zakończeniu spisu z natury i dokonaniu ostatniego zapisu na arkuszu zespół spisowy powinien zamieścić adnotację o następującej treści: Arkusz zawiera pozycje od...do Prawidłowo wypełnione arkusze spisu podpisują członkowie zespołów spisowych, osoby materialnie odpowiedzialne oraz inne osoby uczestniczące w spisie. 13. Zespół spisowy sporządza zestawienie arkuszy spisowych i składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury (wzór Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji). 10 Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby użytkującej składniki objęte spisem lub osoby materialnie odpowiedzialnej za spisywane składniki, w przypadku powierzenia takiej odpowiedzialności lub osoby przez nią upoważnionej Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je do Wydziału Finansów w celu dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. 2. Po otrzymaniu arkuszy Wydział Finansów dokonuje wyceny spisanych składników majątku oraz porównania ilości i wartości poszczególnych składników ustalonych w toku spisu z natury z ilością i wartością tych składników wynikającą z ewidencji księgowej. 3. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych (wzór Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji) wraz z rozliczeniem końcowym (wzór Załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji. 4. Wyniki wyceny i rozliczenia spisu z natury w formie zestawień różnic inwentaryzacyjnych przekazywane są przez Wydział Finansów przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 5. W celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przeprowadza postępowanie weryfikacyjne, w trakcie którego komisja ma prawo żądać od osoby materialnie odpowiedzialnej złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. 6. Rezultatem zakończonego postępowania weryfikacyjnego powinien być protokół, w którym komisja inwentaryzacyjna przedstawia umotywowane wnioski, co do sposobu rozliczania niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych (wzór-załącznik Nr 4 do niniejszej instrukcji). 7. Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki w formie decyzji (wzór-załącznik nr 5 do niniejszej Instrukcji), na podstawie której następuje rozliczenie różnic w księgach rachunkowych. 8. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. 9. Radca prawny opiniuje wnioski komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoborów za zawinione (gdy następuje obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej), po ewentualnej kompensacie niedoboru z nadwyżkami, przygotowuje dokumenty spraw spornych do sądu, a w przypadku niedoborów wskazujących na nadużycia do organów ścigania.

5 10. Niedobory mogą być kompensowane z nadwyżkami, jeżeli spełnione są równocześnie trzy warunki: 1) dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej, 2) dotyczą podobnych składników majątku, 3) zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury. Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald Uzgodnienia sald dokonuje Wydział Finansów w zakresie i w terminach wymienionych w załączniku Nr 7 do niniejszej Instrukcji. 2. Uzgodnienia sald dokonuje się pisemnie przy wykorzystaniu jednej z niżej wymienionych form: 1) formularzy dostępnych w punktach sprzedaży, 2) formularzy opracowanych przez jednostkę, 3) wydruków komputerowych. 3. W przypadku nie uzyskania potwierdzenia salda ustala się je w drodze weryfikacji zapisów i porównania danych ksiąg z dokumentami. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald Aktywa i pasywa, które nie mogą być zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub uzgodnienia salda podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald (wzór protokółu stanowi Załącznik Nr 6 do niniejszej Instrukcji). 2. Drogą weryfikacji sald inwentaryzuje się aktywa i pasywa wymienione wraz z terminami przeprowadzenia w załączniku Nr 7 do niniejszej Instrukcji. 3. Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald jest stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione. 4. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald dokonuje Wydział Finansów we współpracy z właściwymi służbami jednostki np. radcą prawnym w zakresie należności spornych. 5. Ujawnione w toku weryfikacji sald ewentualne różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić oraz rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.