Usługi hotelarskie i restauracyjne kod CPC 64 numer CPV ,

Transkrypt

1 Związek Miast Polskich Ul. Robocza Poznań Poznań, Zapytanie ofertowe nr 12/2013 Przedmiot zapytania dotyczy usługi hotelarsko restauracyjnej w ramach realizacji komponentu pn. Warsztaty zarządzania strategicznego w ramach projektu EFS POKL 5.2 pn. Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach) Podstawa - postępowanie jest prowadzone zgodnie z wymogami stawianymi podmiotom korzystającym ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych, ale zobowiązane stosować zasadę konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach , zatwierdzonych przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu i obowiązującymi od (Część Wytycznych, Podsekcja 1 Zasada konkurencyjności; oraz Sekcja 4 Zasada efektywnego zarządzania finansami). Niniejsza oferta jest skierowana do wytypowanych wykonawców. Niniejsza oferta jest skierowana do wytypowanych wykonawców prowadzących usługi hotelarsko-gastronomiczne w centrum Warszawy. Niniejsze zapytanie ofertowe jest publikowane również na stronie internetowej Zamawiającego ( i w zakładce zamówienia publiczne. Oznaczenie (do określenia przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r). Usługi hotelarskie i restauracyjne kod CPC 64 numer CPV , Przedmiotem zapytania ofertowego jest zapewnienie usług hotelarsko restauracyjnych w następującym zakresie: I. Opis przedmiotu zapytania ofertowego. Związek Miast Polskich w związku z organizowanymi warsztatami zarządzania strategicznego dla przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego w ramach realizacji ww. projektu zainteresowany jest usługami hotelowo-gastronomicznymi w Warszawie w maju Szczegółowe daty są podane poniżej. Cykl szkoleniowy składa się z 7 odrębnych warsztatów, każdy dla ok osób w obiekcie hotelowym posiadającym odpowiednią 1

2 ilość dostępnych pokoi, salę konferencyjno-warsztatową, z zapewnieniem usług restauracyjnych wg. poniżej przedstawionych wymagań i terminów: 1. Cykl warsztatów nr 1: Warsztaty planowane są na miesiąc maj 2013 roku - cykl 7 warsztatów (łącznie dla 186 osób w grupach po osób) w niżej wymienionych terminach oraz przy wymaganej liczbie uczestników (tj. uczestników): Lp. Termin planowanych warsztatów w ramach konferencji objętej projektem maja 2013 roku od wtorku do środy, w godz. od 13:00 pierwszego dnia (obiad) do 14:00 drugiego dnia (obiad) maja 2013 roku od środy do czwartku, w godz. od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia maja 2013 roku od czwartku do piątku, w godz. od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia maja 2013 roku od poniedziałku do wtorku, w godz. 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia maja 2013 roku od wtorku do środy, w godz. od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia maja 2013 roku od środy do czwartku, w godz. od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia maja 2013 roku od czwartku do piątku, w godz. od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia Wymagana liczba pokoi jednoosobowych lub do jednoosobowego wykorzystania 28 pokoi 24 pokoje 30 pokoi W ramach usługi w tym terminie wymagane jest zapewnienie: a) w/w liczby pokoi jednoosobowych, lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania; b) zapewnienie usługi gastronomicznej obejmującej 2 obiady i kolację dla uczestników w ramach każdego z warsztatów; c) wyżywienie dla uczestników projektu śniadanie (w ramach usługi hotelowej), 2 obiady dwudaniowe z daniami mięsnymi, napojami (woda/kawa/herbata) i deserem, kolacja zasiadana przy wspólnym stole, na ciepło (danie mięsne) z przystawką, deserem i napojami zimnymi oraz ciepłymi (kawa/herbata), 2 przerwy kawowe obejmujące kawę/herbatę, zimne napoje i 3 rodzaje kruchych ciasteczek. Prosimy także o przedstawienie jako załącznika do ofert przykładowego menu za kwoty, które Państwo przyjmiecie do obliczeń dla celów przygotowania oferty w części dot. usług gastronomicznych. d) Każdy z 7 warsztatów rozpoczynać się będzie obiadem (godz 13.00) i będzie trwać do kolacji ok. godz 19:00, a drugiego dnia od godz 9:00 do obiadu (godz 14:00). e) zapewnienie 1 sali konferencyjno-warsztatowej dla w/w liczby osób, z rzutnikiem multimedialnym, w ustawieniu przy oddzielnych stolikach po 4 osoby. f) parking dla min 12 samochodów, którymi przyjadą uczestnicy i organizatorzy. g) bezpłatny szybki internet w pokojach hotelowych i na sali konferencyjnowarsztatowej. W przypadku sali konferencyjnej sieć internetowa (kablowa lub Wi-Fi) musi pozwolić na swobodną równoczesną komunikację komputerów typu laptop z internetem, ponieważ będzie to konieczne do pracy warsztatowej. Szybkość łącza na Sali konf-warsztatowej musi wynosić co najmniej 4 Mb/s. Może to być łącze bezprzewodowe lub przygotowane łącze przewodowe. 2

3 Oferta została skierowana do wybranej grupy hoteli w centrum Warszawy, o odpowiednim akceptowalnym standardzie jakościowym i wyposażeniu, zlokalizowanych nie dalej niż 5 km w linii prostej od ścisłego centrum Warszawy (rozumianego jako Dworzec Centralny PKP) dostępnych komunikacją miejską (nie więcej niż jedna przesiadka) i położonych na lewy brzegu Wisły dla zapewnienia dogodnej komunikacji dla uczestników. II. Wytyczne dla uczestnika zapytania ofertowego. Oferta powinna zawierać informacje: 1. oświadczenie o dostępności w/w liczby pokoi hotelowych i jednej sali konferencyjnowarsztatowej w wymaganych terminach 2. o cenie świadczonych usług w Państwa hotelu: a) usługa hotelarska ceny jednostkowe za pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do jednoosobowego wykorzystania. b) usługa udostępnienia sali warsztatowo-konferencyjnej z rzutnikiem multimedialnym na potrzeby przeprowadzenia w ww. 7 warsztatów cena za 1 warsztat. 3. o dostępności usług dodatkowych wymaganych, w tym: c) parking dla min 12 samochodów, którymi przyjadą uczestnicy i organizatorzy. d) dostępność bezpłatnego szybkiego szerokopasmowego internetu w pokojach hotelowych i na sali konferencyjno-warsztatowej (muszą być min 4 MB) 4. oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (zał 2) III. Zasady współpracy, które będą zwarte umowie. 1. Wszystkie usługi będą realizowane na podstawie umowy pisemnej. 2. Za usługi gastronomiczne i wynajem sali płaci organizator warsztatów Związek Miast Polskich. Przewiduje się możliwość przedpłaty do 50% wartości zamówionej usługi gastronomicznej i Sali - mając na względzie pełną dyspozycyjność wykonawcy dla realizacji zamówienia. Łączna cena tej usługi będzie stanowiła cenę umowy. 3. Płatność za usługi hotelowe będzie realizowana indywidualnie przez poszczególnych uczestników na miejscu lub poprzez przedpłatę lub na podstawie zamówienia na warunkach określonych przez hotel. Hotel dokonuje wstępnej rezerwacji, a uczestnicy będą zawiadomieni przez zamawiającego, że muszą dokonać potwierdzenia rezerwacji pokoi bezpośrednio w kontakcie z recepcją hotelu na zasadach jakie określi hotel. Powyższa cena jaką zaoferuje w przetargu hotel będzie obowiązywała uczestników (wszyscy są przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego), z tym, że uczestnicy mają prawo - dokonując indywidualnego potwierdzenia i przedpłaty wybrać, na polecenie służbowe swoich przełożonych, nocleg w pokojach dwuosobowych i hotel składając niniejszą ofertę wyraża na to zgodę. 4. Zamawiający rezerwuje sobie możliwość anulacji całości zamówienia na konkretną sesję warsztatową (lub sesje) lub zmianę jej/ich terminu (w miarę możliwości hotelu), ale nie później niż na 20 dni przed rozpoczęciem danego warsztatu (nr od 1 do 7). 5. Zamawiający rezerwuje sobie prawo do zmiany wielkości zamówienia na konkretny warsztat (do 25% liczby osób) na 3 dni przed realizacją usługi gastronomicznej. 3

4 IV. Wybór Wykonawcy. 1. Przesłane przez Państwa informację będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty spełniającej wyżej opisane warunki oraz proponowane ceny z tyt. świadczonych usług. 100 pkt - maksymalna ilość punktów przyznanych danej ofercie za część A i B i C przy czym: Część (A) max 40 pkt - cena noclegu (podstawa wyliczenia dla jednej osoby za 1 dobę: nocleg + śniadanie) cena najniższa liczba punktów oferty ocenianej = x 40pkt cena oferty ocenianej Część (B) max 50 pkt - cena wyżywienia (podstawa wyliczenia dla jednej osoby na 1 warsztat) cena najniższa liczba punktów oferty ocenianej = x 50pkt cena oferty ocenianej Część (C) max 10 pkt - cena wynajmu Sali konferencyjno-warsztatowej z dostępnością szerokopasmowego internetu min 2 MB (podstawa wyliczenia wynajem na 1 warsztat) cena najniższa liczba punktów oferty ocenianej = x 10pkt cena oferty ocenianej 4. Oferta przedstawiająca najkorzystniejsze warunki cenowe oraz spełniająca wszystkie wymagane warunki opisane w zapytaniu ofertowym (dotyczące dyspozycyjności w zakresie terminów świadczenia usług) zostanie uznana za najkorzystniejszą, według przyjętych wyżej wskaźników oceny ofert. 5. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania przyczyny. V. Termin i miejsce złożenia oferty na realizację ww. usług. Oferta powinna odpowiadać w pełni na zapytanie ofertowe, powinna określać Wykonawcę oraz wskazywać osobę do kontaktu zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Pisemne oferty prosimy przesyłać w ciągu 10 dni roboczych - do 8 kwietnia 2013 do godz. 16:00 na adres Biura ZMP (kopia oferty może być przesłana faksem i ten fakt będzie liczony jako spełnienie warunku dotrzymania terminu). Wszystkich dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego udziela: Sylwia Kluczyńska tel. 61/ ; ew. Alicja Grenda 61/ , lub w formie elektronicznej na adres: sylwiak@zmp.poznan.pl Z poważaniem Tomasz Potkański, Kierownik Projektu 4

5 Załącznik do zapytania ofertowego Nazwa oferenta/pieczęć FORMULARZ OFERTY Data: Związek Miast Polskich Ul. Robocza Poznań Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia na wykonanie usług hotelarsko restauracyjnych w ramach realizacji komponentu pn. Warsztaty zarządzania strategicznego w ramach realizacji projektu EFS POKL 5.2 pn. Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach) oferujemy wykonanie zamówienia - zgodnie z wymogami opisanymi w zapytaniu na następujących warunkach: Dane składającego ofertę 2.1. Pełna nazwa 2.2. Forma prawna 2.3. nr NIP nr REGON dokładny adres: miejscowość.... ul województwo tel faks e mail: nazwa banku i numer rachunku nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania 1. Potwierdzamy dostępność w/w liczby pokoi hotelowych i jednej sali konferencyjnowarsztatowej w wymaganych standardzie i terminach w ramach cyklu 7 warsztatów. 2. Cena usługi (do wyboru najkorzystniejszej oferty) cena brutto: Część (A) cena noclegu (podstawa wyliczenia dla jednej osoby: nocleg + śniadanie) - zł Część (B) cena wyżywienia (podstawa wyliczenia dla jednej osoby na 1 warsztat) -. zł Część (C) cena wynajmu Sali konferencyjno-warsztatowej (podstawa wyliczenia wynajem na 1 warsztat). zł 5

6 3. Łączna cena oferty dla ZMP biorąc pod uwagę cenę wyżywienia (cz.b) i wynajmu Sali konferencyjno-warsztatowej (cz.c), przy założeniu, że usługa będzie dotyczyć 186 osób: Cena netto zł Wysokości podatku VAT w %., a wartość podatku VAT zł Cena brutto zł Słownie:. Osobą (osobami) do kontaktów z Zamawiającym odpowiedzialną za wykonanie zobowiązań umowy jest / są: tel. kontaktowy, faks:... zakres odpowiedzialności tel. kontaktowy, faks:... zakres odpowiedzialności... Oświadczenie dotyczące postanowień zapytania ofertowego. 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania, nie wnosimy żadnych zastrzeżeń oraz uzyskaliśmy niezbędne informacje do przygotowania oferty. 2. Oferowany przez nas zakres świadczenia spełnia warunki / wymagania opisane w zapytaniu. 3. Zobowiązujemy się do zapewnienia w zakresie dyspozycyjności - usług opisanych w zapytaniu w terminie ustalonym przez Zamawiającego oraz w sposób zgodny z warunkami / wymaganiami organizacyjnymi określonymi w niniejszym zapytaniu, w tym szczególnie dostępu do szerokopasmowego internetu dla komputerów na Sali konferencyjnej przez łącze o wysokiej szybkości (min 4 MB). Na potwierdzenie spełnienia wymagań do oferty załączam ewentualne dodatkowe informacje dotyczące przedmiotowego zapytania: Imię i nazwisko / podpis osoby (osób) uprawnionych do reprezentowania Oferenta 6

7 Nazwa oferenta/pieczęć OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH POMIĘDZY PODMIOTEM SKŁĄDAJĄCYM OFERTĘ A ZAMAWIAJĄCYM - ZWIĄZKIEM MIAST POLSKICH W POZNANIU, UL. ROBOCZA 42 Niniejszym, zgodnie z wymogiem obowiązującym w Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego ds. kwalifikowalności wydatków w POKL z dnia , oświadczam, nie istnieją powiązania kapitałowe między naszą firmą a Zamawiającym, tj. Związkiem Miast Polskich z siedzibą w Poznaniu ul. Robocza 46A (kod pocztowy ), NIP , ani nie mają miejsca moje powiązania osobowe z osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (tj. Tomaszem Potkanskim, Alicją Grendą, Sylwią Kluczyńska, Joanną Ludwiczak), w szczególności polegające na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki osobowej lub cywilnej b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, stosunku powinowactwa lub pokrewieństwa w linii prostej, powinowactwa lub pokrewieństwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli Data: Podpis osoby mającej uprawnienia do reprezentowania wykonawcy [członka zarządu, kierownika jednostki, itp.] 7