W ramach wyżywienia: Dzień pierwszy niedziela, przyjazd uczestników po godzinie 14.00

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru usługi zakwaterowania i wyżywienia na potrzeby realizacji projektu "Trzeci etap modernizacji zarzadzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ. 1. Niniejsze postępowanie zostało wszczęte zgodnie z Zasadą konkurencyjności zawartą w Narodowych Strategicznych Ramach Odniesienia , Warszawa r. Rozdział 3, Sekcja 3 ; poprzez przesłanie zapytania ofertowego oraz zaproszenia do złożenia oferty do 3 wybranych przez Zamawiającego Wykonawców oraz opublikowanie na stronie internetowej 2. Postępowanie dotyczy wyboru wykonawcy na świadczenie usługi zakwaterowania i wyżywienia na potrzeby realizacji projektu pt. "Trzeci etap modernizacji zarzadzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 1. Informacje wprowadzające 1. Niniejsze postępowanie zostało wszczęte poprzez przesłanie zapytania ofertowego oraz zaproszenia do złożenia oferty do wybranych przez Zamawiającego Wykonawców oraz opublikowane na stronie internetowej 2. Wszystkie szczegółowe informacje zawarte są w dokumencie Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru usługi zakwaterowania i wyżywienia na potrzeby realizacji projektu. 3. Dane Zamawiającego: Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych a) adres siedziby: Warszawa, ul. Kopernika 36/40 b) tel c) do korespondencji w w/w sprawie: projekt@it-opzz.org.pl d) adres strony internetowej: e) NIP: Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu miejsc noclegowych w hotelu w Śródmieściu Warszawy w pokojach jednoosobowych z łazienką wraz ze śniadaniem i kolacją. Miejsca noclegowe muszą być zapewnione w terminach 8 czterodniowych zjazdów w 2012 roku i 8 czterodniowych zjazdów w 2013 roku (1-2 zjazdy w miesiącu, noclegi: z niedzieli na poniedziałek, z poniedziałku na wtorek, z wtorku na środę, ze środy na czwartek, pokoje 1 osobowe), dla 64 osób w 2012 roku ( każdorazowo 4 noclegi dla 5-10 osób ) i dla 64 osób w 2013 ( każdorazowo 4 noclegi dla 5-10 osób ). 1

2 W ramach wyżywienia: Dzień pierwszy niedziela, przyjazd uczestników po godzinie kolacja od do standard: sałatki, dania mięsne, pieczywo, sery, wędlina, przekąski ciepłe i zimne, kawa ekspresowa, herbata różne smaki, soki, woda. Dzień drugi poniedziałek śniadanie od 7.45 do 8.45, standard: szwedzki stół potrawy na ciepło: jajecznica lub jajka na twardo, parówki, potrawy na zimno: płatki, wędliny, sałatki warzywne i owocowe, pieczywo, kawa ekspresowa, herbata, soki i woda, mleko zimne i ciepłe, kolacja od do standard: sałatki, dania mięsne, pieczywo, sery, wędlina, przekąski ciepłe i zimne, kawa ekspresowa, herbata różne smaki, soki, woda. Dzień trzeci wtorek śniadanie od 7.45 do 8.45, standard: szwedzki stół potrawy na ciepło: jajecznica lub jajka na twardo, parówki, potrawy na zimno: płatki, wędliny, sałatki warzywne i owocowe, pieczywo, kawa ekspresowa, herbata, soki i woda, mleko zimne i ciepłe, kolacja od do standard: sałatki, dania mięsne, pieczywo, sery, wędlina, przekąski ciepłe i zimne, kawa ekspresowa, herbata różne smaki, soki, woda. Dzień czwarty środa śniadanie od 7.45 do 8.45, standard: szwedzki stół potrawy na ciepło: jajecznica lub jajka na twardo, parówki, potrawy na zimno: płatki, wędliny, sałatki warzywne i owocowe, pieczywo, kawa ekspresowa, herbata, soki i woda, mleko zimne i ciepłe, kolacja od do standard: sałatki, dania mięsne, pieczywo, sery, wędlina, przekąski ciepłe i zimne, kawa ekspresowa, herbata różne smaki, soki, woda. Dzień piąty czwartek śniadanie od 7.45 do 8.45, standard: szwedzki stół potrawy na ciepło: jajecznica lub jajka na twardo, parówki, potrawy na zimno: płatki, wędliny, sałatki warzywne i owocowe, pieczywo, kawa ekspresowa, herbata, soki i woda, mleko zimne i ciepłe. Wykwaterowanie z hotelu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V, Dobre rządzenie, Działanie 5.5 Rozwój dialogu społecznego ; Poddziałanie Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego ; na podstawie zawartej z MPiPS umowy o dofinansowanie projektu UDA-POKL /11/00 z dnia r. 2

3 3. Preferowanym warunkiem udziału w postępowaniu jest lokalizacja Hotelu na terenie Gminy Warszawa Śródmieście. 4. Termin wykonania zamówienia Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, wspólnie z Zamawiającym uzgodni harmonogram zjazdów w miesiącach od sierpnia 2012r. do maja 2013 r. roku (1-2 zjazdy czterodniowe w miesiącu ( razem 16 zjazdów czterodniowych po 8 osób, razem 128 osób). 5. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami są: Maciej Dobrowolski w sprawach proceduralnych oraz w zakresie przedmiotu zamówienia, tel , projekt@it-opzz.org.pl od poniedziałku do piątku, w godz. od 10:00 do 14:00. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 6. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta składana przez Wykonawcę powinna być sporządzona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego. 2. Formularz ofertowy oraz pozostałe załączniki zostaną wypełnione przez Wykonawcę bez dokonywania w nich zmian. W przypadku, gdy jakakolwiek część powyższych dokumentów nie dotyczy Wykonawcy, wpisuje on nie dotyczy. 3. Oferta winna być sporządzona czytelnie, w języku polskim, najlepiej pismem komputerowym lub inną czytelną i trwałą techniką, oraz powinna być podpisana przez Wykonawcę lub uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy. Wszelkie dokumenty sporządzane przez Wykonawcę oraz oświadczenia stanowiące załączniki do oferty powinny być podpisane przez Wykonawcę lub uprawnionego przedstawiciela. 4. Zaleca się, by wszystkie strony oferty były spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający dekompletacji zawartości oferty, oraz powinny być ponumerowane. 5. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 6. Nie jest dopuszczone złożenie oferty wariantowej. 8. W przypadku, gdy Wykonawca dołączy jako załącznik do oferty kopię jakiegoś dokumentu kopia ta winna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez tego Wykonawcę lub upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. 9. Wymagane obligatoryjnie załączniki to: zaświadczenie o niezaleganiu z US i ZUS wydane w okresie ostatnich 3 miesięcy, oświadczenie o wysokości standardu hotelu. Inne wymagania dotyczące przygotowania oferty: 3

4 10. Zaleca się umieszczenie oferty w jednym zapieczętowanym opakowaniu lub w inny trwały sposób zabezpieczonym opakowaniu wewnętrznym oraz w jednym nieprzejrzystym, szczelnym, trwale zamkniętym i nienaruszonym opakowaniu zewnętrznym. 11. Na opakowaniu zewnętrznym powinny znajdować się następujące oznaczenia: a) nazwa i adres Zamawiającego: Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych, Warszawa, ul. Kopernika 36/40, b)nazwa i adres Wykonawcy, c) napis: Oferta na usługę zakwaterowania, wyżywienia - Projekt Trzeci etap modernizacji, zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ pokój Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 7. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 1. Termin składania ofert upływa dnia 14 czerwca do godz O dacie decyduje moment wpływu do biura projektu. 2. Oferty należy przesyłać na adres siedziby Zamawiającego: Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych ul. Kopernika 36/ Warszawa, z dopiskiem Trzeci etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ pokój 321 lub składać osobiście Biuro Projektu pok. 321, III p w siedzibie Zamawiającego. 3.Wybór najkorzystniejszej dla Zamawiającego oferty nastąpi najpóźniej do dnia r. 8. Opis sposobu obliczenia ceny 1. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. 2. Wykonawca może zaoferować tylko jedną cenę. 3. Cena nie ulegnie zmianie przez okres ważności oferty. 4. Do oceny ofert brana będzie cena brutto. 9. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający, będzie kierował się niżej podanym kryterium i jego wagą: 1. Kryterium cena, waga kryterium 70 %. Liczba punktów badanej oferty zostanie wyliczona według poniższego wzoru: Liczba punktów oferty ocenianej = (najniższa cena oferty /cena badanej oferty ) x70 pkt Cena = cena brutto za nocleg ze śniadaniem + cena brutto za kolację 70 pkt = 70% 2. Kryterium - standard hotelu, waga kryterium - 10% 10 pokoi jednoosobowych z łazienką 10 pkt. 10 pkt=10% 4

5 3. Kryterium - położenie hotelu, waga kryterium - 20% Położenie maksymalnie 3 km od siedziby Zamawiającego ( Warszawa, ul. Kopernika 36/40) 20 pkt. Liczba punktów oferty ocenianej=( najmniejsza odległość oferty/ odległość oferty ocenianej) x 20 pkt. 20 pkt=20% Maksymalna liczba punktów 100 = 100% Oferta, która uzyska największą łącznie liczbę najkorzystniejszą. punktów, zostanie uznana za 10. Po dokonaniu oceny ofert i wyłonieniu oferty najkorzystniejszej na podstawie kryteriów przyjętych w niniejszym zapytaniu ofertowym, Zamawiający zaprosi Wykonawcę do swojej siedziby w celu szczegółowego uzgodnienia wykonania przedmiotu zamówienia oraz podpisania umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT i prawidłowego wykonania usługi (pod warunkiem posiadania środków na koncie projektu). Faktury będą wystawiana po każdym zjeździe. 2. Adresem dla doręczenia Zamawiającemu faktury jest jego siedziba, z dopiskiem Projekt Trzeci etap modernizacji, zarzadzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ. 3. Zamawiający wykonywać będzie cykliczne pomiary zadowolenia klienta. Wyniki pomiaru będą podstawą oceny należytego wykonania zamówienia. 4. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia umownego. 5. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających zastrzeżonej na jego rzecz kary umownej. 6. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. dn., 2012 r. Załączniki 1. Formularz ofertowy 2. Zasada Konkurencyjności 5

6 Formularz ofertowy Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Usługa zakwaterowania i wyżywienia na potrzeby realizacji projektu pt. "Trzeci etap modernizacji zarzadzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V, Dobre rządzenie, Działanie 5.5 Rozwój dialogu społecznego ; Poddziałanie Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego ; na podstawie zawartej z MPiPS umowy o dofinansowanie projektu UDA-POKL /11/00 z dnia r. Dane Wykonawcy: Nazwa (firma)... Adres siedziby... Tel... Fax NIP... W odpowiedzi na zapytanie o cenę wykonania usługi zakwaterowania i wyżywienia Zobowiązuję się je wykonać w przeliczeniu na 1 osobę za łączną cenę: 1. Cena brutto za nocleg ze śniadaniem dla 1 osoby. słownie:.pln Cena brutto za kolację dla 1 osoby Słownie.PLN Łączna cena brutto Słownie.PLN 2. Standard Hotelu Liczba jednoosobowych pokoi z łazienką. ( słownie) 6

7 3. Odległość od siedziby Zamawiającego w km..( słownie) Oświadczam, że: 1) w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie niezbędne koszty związane z wykonaniem zamówienia, 2) podana w ofercie cena nie będzie podlegać zmianie i waloryzacji. dn., 2012 r. (czytelny podpis i pieczęć osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 7

8 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego 8

9 9

10 10

11 11