pracownika (onboarding program)

Transkrypt

1 Opis procesu wdrożenia nowego pracownika (onboarding program) Stężyca, 5 listopada 2017r

2 HUMAN RESOURCES W JMP FLOWERS Misja: Budowanie przewagi na rynku zatrudnienia poprzez projektowanie i wdrażanie efektywnych rozwiązań HR Wizja: Bycie jednym z najchętniej wybieranych pracodawców na terenie województwa lubelskiego, a następnie województw przylegających, poprzez śledzenie światowych i krajowych trendów w branży HR i adoptowanie ich do JMP Flowers, wykorzystywanie nowoczesnych rozwiązań, technologii i narzędzi oraz stworzenie przyjaznego środowiska pracy będącego efektem współpracy pracowników, biznesu i HRBP. 2

3 OGÓLNY SCHEMAT WDROŻENIA Przyjęcie Pracownika do pracy Mailowa wymiana informacji Pierwszy dzień w pracy (wycieczka po firmie oraz przedstawienie kluczowym pracownikom oraz współpracownikom) Kolejne dni w pracy (realizacja planu wdrożenia zgodnie z harmonogramem oraz postępem pozyskiwania wiedzy i umiejętności sprawdzanych podczas systematycznych rozmów i sprawdzeń) Spotkanie z HR i kierownikiem po 3 miesiącach pracy Expose szefa oraz kolacja z Zarządem Pracowni rozpoczyna pracę na docelowym stanowisku Możliwość zwiedzania Spółki przez całą rodzinę zatrudnionego pracownika 3

4 OPIS PROCESU WDROŻENIA PRACOWNIKA 1/3 Wspólne uzgodnienie zapisów dotyczących zakresu obowiązków oraz celu na pierwsze 3 miesiące pracy Mailowe przekazanie dodatkowych informacji formalnych Pierwszy dzień w pracy: Zaznajomienie z misją i wizją firmy Zapoznanie z modelem kompetencji Wycieczka po całej firmie oraz przedstawienie kluczowym pracownikom firmy oraz bezpośrednim współpracownikom we wszystkich działach firmy Pokazanie i omówienie docelowego miejsca pracy Omówienie dokumentu zawierającego indywidualny plan wdrożenia Przekazanie materiałów w Starter pack Przekazanie poświadczeń do logowania w wewnętrznych systemach, karty dostępu oraz poczty Przekazanie i uzupełnienie dokumentów kadrowych Przekazanie imiennego listu od Prezesa dla nowego pracownika Przekazanie zestawu gadżetów firmowych Przekazanie narzędzi pracy, jakie są przypisane do tego stanowiska : telefon, komputer, wizytówki, samochód/rower 4

5 OPIS PROCESU WDROŻENIA PRACOWNIKA 2/3 Kolejne dni w pracy (w zależności od stanowiska): Plan wdrożenia trwa od 4 tygodni do 6 miesięcy i ma na celu osiągnięcie przez pracownika pełnej samodzielności w wykonywaniu obowiązków) Pracownik realizując plan wdrożenia (elementy dokumentu - slajdy 7-8) spędza określoną ilość czasu w zespołach i/lub ze specjalistami, z którymi będzie bezpośrednio współpracował, oraz od których przejmuje efekty pracy. Dodatkowo uczestniczy w pracy zespołów, do których efekt pracy ma być dostarczony. Np. Key Acount Menager rozpoczyna wdrożenie od pakowania kwiatów na produkcji by poznać możliwości produkcyjne. Następnie wdraża się w zespołach realizacji zamówień (zespół, który dostarcza mu efekt swojej pracy), na kolejnym etapie wdrażany jest na swoim docelowym stanowisku. Ostatni etap to wdrożenie w filiach JMP oraz wizytacja swoich docelowych klientów. 5

6 OPIS PROCESU WDROŻENIA PRACOWNIKA 3/3 Każdy plan wdrożenia uwzględnia także rozwojowe elementy, dopasowane indywidualne do pracownika, które zostały zbadane podczas procesu rekrutacji Np: Szkolenie z pakietu MS Office, Komunikacja NVC, Korespondencja handlowa oraz negocjacje, Szkolenia z obsługi narzędzi pomocnych w pracy, Standardy prowadzenia spotkań, Szkolenia produktowe, Szkolenia sprzedażowe, Szkolenia specjalistyczne, Kursy i szkolenia mające na celu podniesienie kwalifikacji i uprawnień, Inne w zależności od potrzeb zbadanych jak również zgłoszonych przez Pracownika Wdrożenia uwzględniają także standardowe dla wszystkich szkolenia BHP, Współpraca z kadrami i księgowością, Zasady planowania urlopów firmie, Zasady komunikacji i współpracy, Zasady dostępów w firmie, Miejsce i sposób zgłaszania trudności i awarii 6

7 ELEMENTY DOKUMENTU PLANU WDROŻENIA 1/2 Strona tytułowa zawierająca nazwę stanowiska oraz imię osoby wdrażanej Spis treści Zakres obowiązków pracownika Korzyści ze szkolenia Zasady i materiały podczas wdrożenia Zasady pracy w zespole/zespołach Lista pytań na koniec dnia Czego się nauczył dzisiaj? Co może wykonać po dzisiejszym dniu samodzielnie? Co było problemem? Co mu się podobało? Co chciałby powtórzyć? Czego nie rozumie? Co było trudne? Jakie problemy zauważył? Co było inaczej niż mówiłem? Z kim mu się dobrze pracowało? 7

8 ELEMENTY DOKUMENTU PLANU WDROŻENIA 2/2 Ulotka informacyjna Zasady planowania urlopów Zasady nabywania kwiatów w butiku Inne w zależności od stanowiska Harmonogram szkolenia Tytuł szkolenia i miejsce Osoba szkoląca Data i/lub czas szkolenia Tematy szkoleń Szczegóły dotyczące konkretnego tematu szkolenia, które jednocześnie są checklistą postępów Formy sprawdzenia danego obszaru szkolenia 8

9 SPOSOBY OCENY I SAMOOCENY PROCESU WDROŻENIA Pracownik dokonuje codziennej (lub co drugi dzień) samooceny postępów szkolenia przy osobie wdrażającej oraz osobie sprawdzającej, która nie uczestniczyła w szkoleniu. Minimum raz w tygodniu sprawdzenia dokonuje HR celem podtrzymania kontaktu i sprawdzenia postępów (wprowadzenie ewentualnych korekt do procesu). Wdrożenie kończy się spotkaniem z kierownikiem oraz Expose szefa i ustaleniem planu pracy na najbliższe tygodnie. Po 3 miesiącach pracy odbywa się spotkanie z HR, następnie z kierownikiem i ustalenie dalszych warunków współpracy i zadań. 9

10 OSOBY ZAANGAŻOWANE NA POSZCZEGÓLNYCH ETAPACH Human Resources Team Leader Specjaliści Członkowie Zarządu (w zależności od stanowiska) Bezpośredni współpracownicy Zespół osób wdrażających i sprawdzających 10

11 MATERIAŁY I ZASADY WYKORZYSTYWANE W TRAKCIE WDROŻENIA PRACOWNIKA dokument planu wdrożenia ankiety ewaluacyjne oraz oceniające standardowy pakiet pytań sprawdzenia po każdym etapie wdrożenia stały kontakt z HR (kontrola procesu onboardingu) indywidualne podejście do każdego stanowiska oraz pracownika zaangażowanie szerokiego grona TL i specjalistów kompleksowość wdrożenia 2 razy w roku kolacja z zarządem dla nowych pracowników, która ma na celu integrację oraz zbadanie zaangażowania oraz opinii nowych pracowników, dzięki czemu (stałej ewaluacji) ciągle optymalizujemy proces 11

12 BADANIE SKUTECZNOŚCI WDROŻENIA egzaminy i sprawdzenia na poszczególnych etapach wdrożenia rozmowy z pracownikiem wdrażanym oraz osobami wdrażającymi ustalanie postępów oraz bieżące dopasowanie czasu kolejnych etapów wdrożenia ankiety ewaluacyjne wypełniane przez pracownika po pierwszym dniu po pierwszym miesiącu po całkowitym wdrożeniu 12

13 PREZENTACJA WYNIKÓW WDROŻENIA Pracownik na bieżąco widzi postępy wdrożenia dzięki dokumentowi planu wdrożenia, który jest jednocześnie checklistą wdrożeniową. Narzędzie Excel pokazujące na bieżąco procent realizacji panu wdrożenia. Przekazanie zbiorczych informacji dotyczących jakości wdrożeń (uzyskanych w ankietach) osobom wdrażającym. 13

14 KORZYŚCI Z WDROŻENIA Dla kierownika W pełni produktywny pracownik w krótszym czasie Mniej pytań w trakcie pracy Możliwość elastycznego planowania pracy - wszyscy członkowie zespołu umieją wykonywać te same zadania i obowiązki Większa efektywność zespołu Mniejsza rotacja pracowników Dla wdrażanego pracownika Krótszy czas do osiągnięcia pełnej produktywności Mniej stresu w trakcie pracy Lepsza atmosfera w pracy 14

15