WDROŻENIE MODELOWANIA PROCESÓW ORAZ WSPARCIE

Transkrypt

1 OFERTA WDROŻENIE MODELOWANIA PROCESÓW ORAZ WSPARCIE W TWORZENIU MODELU AS-IS /Jest to przykład (wzór) oferty treść jest wypełniana na podstawie nie zobowiązujących rozmów i spotkań z Klientem, pracownikami oraz naszej wiedzy i doświadczenia z tego typu wdrożeń. Jest to prawdziwa oferta ze zrealizowanego projektu, tylko usunięta jest nazwa firmy, jednak oczywiście możemy przedstawić referencje/ PROMOCJA: Laptop z oprogramowaniem MS Visio 2013 dla Kierownika projektu Wersja 1.3 Autor: Grzegorz Pośpieszczyk Warszawa, Strona 1 z 7

2 Spis treści 1. REFERENCJA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO SYTUACJA OBECNA PROPONOWANE ROZWIĄZANIA ZAKRES NINIEJSZEJ OFERTY HARMONOGRAM I KOSZTORYS PRAC... 6 CZAS I TERMIN REALIZACJI... 6 KOSZT REALIZACJI PROJEKTU NETTO... 6 KOSZTY ETAPÓW WAŻNOŚĆ OFERTY... 7 Strona 2 z 7

3 1. Referencja do zapytania ofertowego /W rozdziale tym opisujemy w jaki sposób weszliśmy w posiadanie informacji o problemach i potrzebach Klienta. Spotkania, korespondencja mailowa, rozmowa telefoniczna, itp. Poniżej przykład treści./ Niniejsza Oferta została przygotowana w odpowiedzi na potrzeby, które pani. oraz pan. sformułowali w czasie spotkań w dniach. w siedzibie firmy. Wszelkie pytania i uwagi dotyczące niniejszej oferty proszę kierować do: Grzegorz Pośpieszczyk, tel ; grzegorz.pospieszczyk@akademiaasap.pl 2. Sytuacja obecna /Poniżej krótko opis sytuacji obecnej w firmie tylko fakty istotne z punktu widzenia Project Management zakresu prac. Poniżej przykład treści./ Firma prowadzi szereg inicjatyw, w tym projekty strategiczne i rozwojowe. Jedną z nich jest inicjatywa, której celem jest optymalizacja procesów biznesowych, czyli m.in.: Identyfikacja czynności nadmiarowych, gdzie proces jest realizowany nieefektywnie przez zbyt dużą liczbę osób, albo różnie w różnych lokalizacjach firmy. Wyspecjalizowanie komórek organizacyjnych/ról uczestniczących w procesie do wykonywania precyzyjnie Grup Czynności przewidzianych w procedurach. Integracja między poszczególnymi procesami i komórkami organizacyjnymi tak aby zwiększyć skuteczność realizacji głównie procesów operacyjnych. Dostosowanie procesów wspierających (m.in. administracyjnych, HR-owych) do wspomagania procesów głównych firmy (procesów operacyjnych). W dłuższej perspektywie Firma zamierza utworzyć mapę aplikacji IT, mapę stanowisk pracy (job mapping) oraz ujednolicić procedury operacyjne. W związku z tym, Firma zamierza powierzyć zespołom ekspertów w firmie przygotowanie opisu procesów w głównym obszarze działalności (od Sales do Cash wraz z procesami wspierającymi). Prace rozpoczną się od opisania procesów w taki sposób w jaki są one obecnie realizowane (AS-IS) aby w kolejnych etapach przygotować opis procesów docelowych oraz zakres zmian jakie należy wprowadzić. Eksperci wytypowani do opisania procesów (około 28 osób) stanowią zespół projektowy, którym zarządza Kierownik Projektu po stronie Klienta. Projekt został już zdefiniowany za pomocą Karty Projektu. Jednym z celów projektu jest zdobycie wiedzy przez ekspertów w jaki sposób modelować procesy i jak tworzyć modele AS-IS oraz TO-BE. Z tego powodu Firma zamierza przeszkolić zespół z zakresu modelowania oraz zapewnić im narzędzia i wsparcie do wykonania powierzonego zadania. Strona 3 z 7

4 3. Proponowane rozwiązania /W jaki sposób Projekt będzie realizowany./ Akademia ASAP wielokrotnie realizowała prace związane z modelowaniem procesów. Poniżej znajduje się opis jak wg naszych najlepszych doświadczeń powinny wyglądać prace w ramach tego projektu z uwzględnieniem informacji jakie zostały nam przedstawione podczas spotkania. Poniższy opis uwzględnia cały kontekst projektu, natomiast kolejny rozdział opisuje zakres prac objętych niniejszą ofertą. Wg naszego zrozumienia sytuacji i planów Firmy dotyczących tego projektu, to firma rozpoczyna tzw. Studium Wykonalności, którego celem dalekosiężnym jest zoptymalizowanie procesów biznesowych. Na podstawie otrzymanych informacji wiemy, że została przygotowana Karta Projektu definiująca cel i zakres tego projektu. Na poniższym schemacie pokazano cały proces przygotowania Studium Wykonalności. Wg naszej oceny Firma wykonała krok nr 1 tzn. Definicję celu biznesowego, której produktem powinna być Definicja lub Karta Projektu. Zakładamy ponadto, że wymienione w pierwszej zielonej części diagramu produkty zostały przygotowane w ramach Karty Projektu. Kolejnym krokiem jest przygotowanie Modelu biznesowego, pokazanego jako niebieski obszar na poniższym schemacie. Do najważniejszych elementów prac w tym obszarze należy przygotowanie modelu procesu gospodarczego, na który składa się opis procesów AS-IS oraz TO-BE. Jak widać na schemacie model procesu gospodarczego jest podstawą do przygotowania Listy zmian organizacyjnych oraz Zakresu Wsparcia przez systemy. Z naszych doświadczeń wynika, że aby poprawnie wprowadzić zmiany w procesach biznesowych to oprócz ich zamodelowania konieczne jest utworzenie i uzgodnienie listy zmian organizacyjnych oraz dobre zaplanowanie zmian systemowych wspierających procesy. To często wiąże się także z zatrudnieniem dostawców dostarczających nowe lub zmodyfikowane rozwiązania IT. Szczegóły pokazuje poniższy schemat. Ostatnim etapem Studium Wykonalności jest zaplanowanie projektu wdrożenia tych zmian. Definicja celu biznesowego Model biznesowy Wybór Dostawców Model systemowy Plan Projektu Cel biznesowy projektu Zakres zmian Opis obecnych problemów Lista osób oddelegowanych Spodziewane korzyści Model procesu gospodarczego Uzgodnienia prawne rach. i podatk. Analiza ryzyka biznesowego Wymagania wobec innych procesów Lista zmian organizacyjnych Wycena zmian biznesowych Model obiektów biznesowych Wymagania biznesowe tech. i form. Odp. na pytania dostawców Oferta (sposób czas i koszt real. zmian) Analiza ofert i rekomendacji Decyzja o wyborze dostawcy Zakres wsparcia Przez systemy Model architektury Wycena braków Infrastr. Logiczny model danych Model komunikacji miedzysystem. Struktura organizacyjna Harmonogram I kosztorys prac Procedury zarządzania jakością i ryzykiem Analiza zwrotu z inwestycji Strona 4 z 7

5 Opisany powyżej proces przygotowania Studium Wykonalności pokazuje kontekst w jakim znajdują się prace objęte niniejszą ofertą. Na powyższym schemacie otoczono czerwoną obwódką obszar, który znajduje się w zakresie niniejszej oferty opisany w kolejnym rozdziale. Poniżej zaprezentowana została RoadMapa wdrożenia rozwiązań, o których mowa powyżej wraz z szacunkowymi terminami. Etap 1 Zdefiniowanie projektu Analiza AS-IS Etap 2 (Q4-2014) Etap 3 (Q1-2015) Analiza TO-BE Lista zmian organizacyjnych Etap 6 Wdrożenie zmian organizacyjnych oraz systemowych Utworzenie/zmiana procedur i instrukcji Powołanie nowych ról Szkolenie dla uzytkowników Etap 5 Wybór dostawcy/dostawców Utworzenie planu projektu wraz z kosztorysem Decyzja Zarządu Etap 4 (Q2-2015) Zakres wsparcia przez systemy (model komunikacji, architektura) Mapa systemów IT Wstępna wycena zmian Strona 5 z 7

6 4. Zakres niniejszej oferty /Jakie prace i zadania obejmuje ten konkretny projekt. Proszę pamiętać ten dokument to tylko wizualizacja konkretnego przykładu każdy Projekt, każde wdrożenie jest inne i wymaga dopasowania oferty do potrzeb. W tym przypadku Klient posiadał własny duży ZESPÓŁ, który wydelegował do opisu rocesów, oni potrzebowali tylko ukierunkowania i wsparcia.w tym przypadku prace były prowadzone z wykorzystaniem systemu ADONIS, ale oprogramowanie do modelowania zawsze ma drugorzędną rolę w projekcie./ Akademia ASAP proponuje wykonanie prac opisanych poniżej będących wycinkiem prac opisanych w poprzednim rozdziale: 01. Przygotowanie szkolenia 02. Przeprowadzenie szkolenia metodycznego 03. Przeprowadzenie szkolenia technicznego z ADONISa 04. Wsparcie zarządcze dla Kierownika Projektu 05. Wsparcie merytoryczne dla zespołu Opracowanie szczegółowego programu Przygotowanie materiałów szkoleniowych Przygotowanie ankiet przedszkoleniowej Zebranie wyników ankiety przedszkoleniowej Dzień 1: Kick-off projektu Sposoby prowadzenia warsztatów analitycznych Zasady komunikacji Przykład modelowania w programie ADONIS Dzień 2: Omówienie i weryfikacja Karty Projektu Utworzenie modelu kontekstowego Szczegółowe zaplanowanie zadań w zespołach projektowych (Definicje Zadań) Wykonanie pierwszych modeli AS-IS w zespołach projektowych Szkolenie dla wybranej grupy osób z zaawansowanego użycia programu Wsparcie techniczne podczas szkolenia na podstawie pierwszych doświadczeń liderów zespołów Weryfikacja postępu prac na podstawie Definicji Zadań Weryfikacja Planu całego projektu Analiza ryzyk i możliwości ich mitygacji Sugerowanie działań Kierownikowi Projektu Weryfikacja powstających modeli analitycznych pod kątem metodycznym Sugerowanie rozwiazań merytorycznych Sugerowanie zakresu zmian do procesów pod kątem przyszłego tworzenia modeli TO-BE 5. Harmonogram i kosztorys prac /Poniżej oczywiście przykład jak terminowo i kosztowo może wyglądać Projekt DLA każdej firmy te koszty zawsze trochę się różnią, ale możemy mówić o podanym poniżej rzędzie wielkości. UWAGA: Poniższe koszty obejmują Nowy Laptop HP wraz z licencją na MS Visio 2013!!/ Czas i termin realizacji Czas realizacji: Termin rozpoczęcia: Termin zakończenia: Koszt realizacji projektu netto zł 58 dni roboczych, przy czym 50 dni roboczych zarezerwowane na prace analityczne prowadzone przez 28 pracowników Klienta ten czas wynika z obciążenia innymi zadaniami operacyjnymi. Powyższe koszty obejmują Nowy Laptop HP, z gwarancją dwuletnią wraz z licencją na MS Visio Strona 6 z 7

7 Koszty etapów 6. Ważność oferty Oferta ważna jest do.. W przypadku decyzji podjętej po terminy realizacji projektu ulegną zmianie. Strona 7 z 7