PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA AUDITY P-03/03/IV

Transkrypt

1 Strona 1 z 8 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Dyrektor Operacyjny Marcin Biskup Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel procedury 2 2. Przedmiot procedury 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 3 6. Opis procesu Wymagania kwalifikacyjne Auditora Wewnętrznego Planowanie auditu Przygotowanie auditu Wykonanie auditu Raport z auditu 7 7. Wykaz dokumentów związanych 8 8. Wykaz zapisów 8 9. Załączniki 8 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy ENGIE Services Sp. z o.o.

2 1. Cel procedury Strona 2 z 8 Celem procedury jest skuteczne i efektywne prowadzenie auditów wewnętrznych w organizacji, badających zgodność świadczonych usług z wymaganiami jakościowymi i środowiskowymi i BHP zawartymi w normach ISO 9001, ISO 14001, standardzie EAMS, PN-N dokumentacji ZSZ oraz obowiązujących aktach prawnych. 2. Przedmiot procedury Przedmiotem niniejszej procedury jest określenie: - wymagań kwalifikacyjnych w odniesieniu do auditorów wewnętrznych ZSZ, - trybu postępowania przy planowaniu auditów wewnętrznych, - trybu postępowania przy przygotowywaniu auditów wewnętrznych, - sposobu prowadzenia auditów wewnętrznych, - sposobu dokumentowania wyników przeprowadzonych auditów wewnętrznych. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza procedura obowiązuje w komórkach organizacyjnych ENGIE Services Sp. z o.o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej procedury. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania Terminologia i Skróty. Specyficzne terminy i skróty przywołane w niniejszej procedurze są zdefiniowane następująco: Audit systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełniania kryteriów auditu. Kryteria auditu zestaw polityk, procedur lub wymagań, stosowanych jako odniesienie. Dowód z auditu zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne dla kryteriów auditu i możliwe do zweryfikowania. Auditor osoba mająca kompetencje do przeprowadzania auditu. Program auditu zestaw auditów, jednego lub więcej, zaplanowanych w określonych ramach czasowych i mających określony cel. Plan auditu opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych z auditem. Ustalenia z auditu (raport) wyniki oceny zebranych dowodów z auditu w stosunku do kryteriów auditu. Niezgodność to niespełnienie wyspecyfikowanego wymagania.

3 Strona 3 z 8 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 5.1 Za bieżące stosowanie niniejszej procedury odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań. 5.2 Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami procedury określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny Powołanie auditorów wewnętrznych i auditorów drugiej strony posiadających kompetencje i uprawnienia do prowadzenia auditów, - Zapewnienie warunków organizacyjnych umożliwiających sprawne przeprowadzenie auditu - Sporządzenie rocznego Programu Auditów, - Wskazanie zespołu audytującego, dla poszczególnych auditów - Poinformowanie uczestników auditu o zaplanowanym audicie tj. miejsce, termin, zakres auditu - Przewodniczenie spotkaniom otwierającym i zamykającym w trakcie auditu wewnętrznego - Przestrzeganie uzasadnionych zakazów/ograniczeń - Opracowanie i złożenie Raportu z Auditu Wewnętrznego - Przygotowanie list pytań kontrolnych (jeśli wymagane) - Uczestnictwo w spotkaniu otwierającym - Realizacja zadań auditowych - Rzetelne dokumentowanie ustaleń z auditu - Udzielanie auditowanemu informacji dotyczących prowadzonego auditu - Udział w spotkaniu otwierającym oraz zamykającym (przedstawiciele poszczególnych komórek organizacyjnych) - Zapewnienie auditorom dostępu do urządzeń i dokumentacji - Zaplanowanie skali działań, środków i metod realizacji działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych Prezes Zarządu Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS i EMAS Auditor Wiodący Auditor Auditowany 6. Opis procesu 6.1 Wymagania kwalifikacyjne Auditora Wewnętrznego Auditorami wewnętrznymi Zintegrowanego Systemu Zarządzania mogą być wyłącznie osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje merytoryczne oraz uprawnienia do prowadzenia auditów wewnętrznych Wymagane kwalifikacje Auditora Wewnętrznego obejmują: - wykształcenie: minimum średnie; - staż pracy: minimum 2 lata w spółce lub 5 lat w branży,

4 Strona 4 z 8 - znajomość norm PN-EN ISO 9001, PN EN ISO 14001, PN-N 1800 potwierdzona zaświadczeniem Auditora Wewnętrznego Kandydatów na auditorów wewnętrznych będących pracownikami firmy powołuje Prezes Zarządu na podstawie Karty Powołania Auditora Wewnętrznego (F-03/19), spośród osób wytypowanych przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS i EMAS, Nowo powołani Auditorzy dopisywani są na Listę Auditorów Wewnętrznych (F-03/20) W uzasadnionych sytuacjach dopuszcza się wybór auditorów nie będących pracownikami ENGIE Services Sp. z o.o, jednak ich wiedza i doświadczenie w auditowaniu musi zapewniać poprawność prowadzonego auditu oraz zostały udokumentowane ich kwalifikacje i kompetencje do merytorycznego przeprowadzenia auditu. Dokumenty te przechowywane są przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS. Decyzję o powołaniu auditora nie będącego pracownikiem firmy podejmuje Prezes Zarządu na wniosek Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS, co jest potwierdzane zawartą umową lub zleceniem wykonania usługi Auditowej. Auditor nie będący pracownikiem firmy posiada analogiczne odpowiedzialności i uprawnienia jak auditor wewnętrzny W uzasadnionych przypadkach Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS po wcześniejszych konsultacjach z Prezesem Zarządu uprawniony jest do wykreślenia Auditora z Listy Auditorów Wewnętrznych, o czym informuje osobę zainteresowaną. Data wykreślenia odnotowywana jest w Liście Auditorów Wewnętrznych (F-03/20). 6.2 Planowanie auditu Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS każdego roku w porozumieniu z Kierownictwem firmy sporządza Program Auditów (F-03/21) uwzględniając: - kryteria auditu oraz jego zakres. - status i ważność procesów i auditowanych obszarów, - skalę oddziaływania na środowisko/bhp poszczególnych obszarów/lokalizacji, - zidentyfikowane w organizacji zagrożenia BHP, - liczbę wypadków przy pracy oraz zdarzeń potencjalnie wypadkowych, liczbę stwierdzonych chorób zawodowych, - wyniki wcześniejszych auditów wewnętrznych i zewnętrznych oraz wyników ewentualnych kontroli organów ochrony środowiska oraz warunków BHP Program Auditów (F-03/21) obejmuje wszystkie komórki organizacyjne mające wpływ na jakość i środowisko oraz wszystkie obszary ZSZ i uwzględnia przeprowadzenie auditu przynajmniej raz w roku w danym procesie, z zastrzeżeniem, że wszystkie obszary firmy muszą być poddane auditowi w ciągu 3 lat. Program auditów może uwzględniać również planowany w danym roku audit zewnętrzny prowadzony przez zewnętrzną jednostkę certyfikacyjną. Wymaganym jest, aby Program Auditów był zatwierdzany przez Prezesa Zarządu. Uwaga: - Ze względu na charakter organizacji, realizującej projekty obsługi technicznej na wskazanym przez Klienta terenie przyjmuje się, że obszar w rozumieniu ZSZ to jest

5 Strona 5 z 8 grupa projektów obsługiwanych przez jednego SM. - Auditor wiodący uwzględniając wymagania pkt losowo dobiera auditowany projekt w ramach obszaru zarządzanego przez danego SM Program auditu wskazuje dla poszczególnych auditów: zakres (obszar) auditowany cel auditu i kryteria auditu oraz auditora wiodącego, który przed planowanym auditem uprawniony jest do wskazania auditorów pomocniczych. Auditorzy pomocniczy wybierani są z listy auditorów wewnętrznych. Wymaga się, aby powołany zespół auditorów dla danego auditu gwarantował niezależność i obiektywność procesu auditu z punktu widzenia: podległości służbowej, obszaru auditowanego (auditor nie może auditować własnej pracy), relacji osobistych w auditowanym obszarze (konflikt lub kumoterstwo ), wiedzy i merytorycznego przygotowania do pracy auditorskiej w danym obszarze Informacje o planowanych auditach Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS przekazuje Kierownikom komórek organizacyjnych firmy poprzez umieszczenie skanu zatwierdzonego programu na e-engie Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS ma uprawnienia do wyznaczenia swojej osoby do pełnienia funkcji auditora Na wniosek auditora wiodącego do zespołu auditorskiego może zostać powołany tzw. doradca techniczny. Nie jest wymagane, aby powoływana osoba posiadała uprawnienia auditora wewnętrznego, a tym samym nie musi figurować na Liście Auditorów Wewnętrznych (F-03/20). Doradca techniczny nie posiada statusu auditora Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS uprawniony jest do zarządzenia i przeprowadzenia auditu wg określonego kryterium, obszaru podlegającego auditowaniu lub celowości auditu Audit obszaru może być przeprowadzony w formie: - auditu systemu jakości, - auditu systemu środowiskowego, - auditu systemu bezpieczeństwa i higieny pracy, - auditu obszaru systemu zarządzania, - auditu procesu lub wyrobu, - auditu wymagań prawnych i innych Audit prowadzony wedle kryterium celowości realizowany jest jako audit planowy lub celowy Audit planowy przeprowadzany jest w zaplanowanym terminie zgodnie z Programem Auditów (F-03/21) Audit pozaplanowy może być przeprowadzony w konsekwencji wystąpienia w przedsiębiorstwie zmian mających istotny wpływ na Zintegrowany System Zarządzania. Decyzję o przeprowadzeniu auditu pozaplanowego podejmuje Prezes Zarządu na wniosek Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS Audity pozaplanowe odnotowuje się w Programie Auditów (F-03/21), w kolejnej pozycji. Sposób postępowania jest analogiczny jak dla auditów planowych. 6.3 Przygotowanie auditu

6 Strona 6 z Auditor Wiodący w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds. ZSZ opracowuje Plan Auditu (F-03/22). Przygotowany plan, Auditor Wiodący przedkłada Pełnomocnikowi ds. ZSZ celem jego zatwierdzenia. Program auditu, o którym mowa w pkt stanowi jednocześnie rejestr Planów Auditu Oryginał Planu Auditu, po zatwierdzeniu przechowywany jest u Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS, który nie później niż jeden tydzień przed terminem auditu informuje auditowane komórki o planowanym audicie, przesyłając Plan Auditu na firmowe konta kierowników auditowanych obszarów/działów oraz zapisaniu skanu planu na e-engie W sytuacji powstania nadzwyczajnych okoliczności uniemożliwiających wykonanie auditu w planowanym terminie, kierownik komórki, w której miał się odbyć audit zwraca się do Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS o zmianę terminu auditu O nowym terminie auditu, Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS powiadamia Kierownika auditowanej komórki organizacyjnej, Auditor/Zespół auditorów w porozumieniu z Pełnomocnikiem ZSZ i EMAS przygotowuje się do auditu uwzględniając: - wymagania zawarte w dokumentach i normach systemowych, wymaganiach prawnych, w tym dotyczących standardu EMAS, - wyniki wcześniejszych auditów wewnętrznych i zewnętrznych, jak też uwag weryfikatora EMAS oraz innych zewnętrznych służb kontrolujących organizację, - środowiskowe znaczenie auditowanego obszaru, - liczbę wypadków przy pracy oraz zdarzeń potencjalnie wypadkowych, liczbę stwierdzonych chorób zawodowych, - zidentyfikowane w organizacji aspekty środowiskowe, - kryteria auditu oraz jego zakres W uzasadnionych przypadkach, na podstawie w/w analizy oraz wcześniej określonego zakresu auditu, auditor przygotowuje listę pytań kontrolnych służącą do przeprowadzenia i oceny auditu. 6.4 Wykonanie auditu Zespół auditorów pod przewodnictwem Auditora Wiodącego spotyka się z Kierownikiem oraz wyznaczonym personelem komórek auditowanych na zebraniu otwierającym celem omówienia planu auditu, w szczególności: - przedstawienia auditorów (jeśli dotyczy), - prezentacji i uzgodnienia dotyczącego czasu auditu, - prezentacji celu, zakresu i kryteriów auditu wyjaśnienie postępowania, - potwierdzenia daty i godziny spotkania zamykającego Zespół auditorów pod kierunkiem Auditora Wiodącego przeprowadza metodyczne badania funkcjonowania ZSZ w auditowanych komórkach organizacyjnych W czasie przeprowadzania auditu, auditorzy zobowiązani są do sporządzania bieżących zapisów i notatek. W przypadku stwierdzenia niezgodności rzeczywistych lub potencjalnych

7 Strona 7 z 8 wystawiają Protokół Niezgodności/Spostrzeżeń Auditowych (F-03/23). Dopuszcza się sytuację, że po stwierdzeniu niezgodności auditorzy omawiają niezgodność, zaś protokół niezgodności/spostrzeżeń dokumentowany jest po zakończeniu działań auditowych w komórkach organizacyjnych i dostarczany do Kierowników komórek wraz z Raportem z Auditu (F-03/24) Protokoły Niezgodności/Spostrzeżeń Auditowych numerowane są wg poniższego klucza: np. 01/03/N lub S /A lub AZ/2012 gdzie: numer kolejny niezgodności/spostrzeżenia numer auditu wg kolejności w Programie Auditów na dany rok, - N - Niezgodność, S- spostrzeżenie, - A - Niezgodność/Spostrzeżenie z Auditu Wewnętrznego/ AZ z auditu zewnętrznego, rok, w którym został sporządzony protokół Protokoły Niezgodności/Spostrzeżeń Auditowych rejestrowane są w Rejestrze Niezgodności, Działań Korygujących i Zapobiegawczych (F-03/25) Dla zapewnienia optymalnej realizacji celów auditu, Auditor Wiodący może w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds. ZSZ i EMAS oraz kierownikiem auditowanej komórki organizacyjnej dokonać zmiany w planie auditu Po zakończeniu działań auditowych zespół auditorów pod przewodnictwem Auditora Wiodącego przy udziale Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS, Kierowników auditowanych komórek organizacyjnych przeprowadza spotkanie zamykające audit, na którym omówiony jest wykonany audit, w szczególności: - przebieg auditu, - przedstawienie ogólnej oceny ZSZ w obszarze auditowanym, - przedstawienie spostrzeżeń i ewentualnych niezgodności, - ustalenia z kierownikami odpowiedzialnymi za auditowany obszar ewentualnych działań korygujących i /lub zapobiegawczych, - określenie terminu przekazania raportu z auditu. 6.5 Raport z auditu Raport z Auditu Wewnętrznego (F-03/24) sporządza Auditor Wiodący na podstawie notatek auditorów oraz ewentualnych Protokołów Niezgodności/Spostrzeżeń (F-03/23) Oryginał Raportu z Auditu Wewnętrznego otrzymuje Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który go weryfikuje i formalnie zatwierdza, a następnie przekazuje Prezesowi Zarządu Zweryfikowany i zatwierdzony raport zgodnie z dyspozycją Prezesa Zarządu dystrybuowany jest wewnątrz firmy tj. do Kierowników Komórek Organizacyjnych które uczestniczyły w danym audicie. Niezależnie jest on publikowany w formie skanu na e-engie Opracowany Raport z Auditu Wewnętrznego jest podstawą do przygotowania propozycji działań korekcyjnych, korygujących i/lub zapobiegawczych tzw. działań poauditowych Szczegółowe metody postępowania dotyczące realizacji działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych określa procedura P-03/05 - Działania Korygujące i Zapobiegawcze.

8 7. Wykaz dokumentów związanych - Procedura Działania Korygujące i Zapobiegawcze (P-03/05). 8. Wykaz zapisów Zapisy powstające wg niniejszej procedury: - Karta Powołania Auditora (F-03/19), - Lista Auditorów Wewnętrznych (F-03/20), - Program Auditów (F-03/21), - Plan Auditu (F-03/22), - Protokół Niezgodności/Spostrzeżeń (F-03/23), - Raport z Auditu Wewnętrznego (F-03/24), - Rejestr Niezgodności, Działań Korygujących i Zapobiegawczych (F-03/25). Strona 8 z 8 są sporządzane i nadzorowane zgodnie z procedurą P-03/01 - Nadzór nad Dokumentami i Zapisami. 9. Załączniki Brak 10. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Wydanie dokumentu Bożena Puss II/ III/ IV/ Do pkt dodano Uwag doprecyzowującą zasady planowania auditu (def. auditowanego obszaru) W pkt wprowadzono zmiany dotyczące powoływania zespołu auditorskiego Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss Bożena Puss