Procedura Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2001. Opracował Sprawdził Zatwierdził SPIS TREŚCI

Transkrypt

1 Opracował Sprawdził Zatwierdził Pełnomocnik ds. SZJ Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze Romuald Kierkiewicz ElŜbieta Bujakowska Barbara Jabłońska ElŜbieta Wytrykus-Zalewska Zbigniew Przybycień...-/-... data podpis...-/-... data podpis...-/-... data podpis EGZEMPLARZ UśYTKOWY Obowiązuje od: 15 grudzień 2005r....-/-... data podpis SPIS TREŚCI 1. Cel procedury Zakres stosowania Terminologia Kompetencje i odpowiedzialność Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Pełnomocnik ds. SZJ Auditor wiodący Auditor towarzyszący Kierownicy (kierujący) auditowanymi komórkami organizacyjnymi: Opis postępowania Zatwierdzanie auditorów Planowanie auditów Przygotowanie auditów Wykonanie auditów Spotkanie otwierające Audit Raport z auditu Spotkanie zamykające Działania poauditowe Lokalizacja zapisów Dokumenty nadrzędne Dokumenty związane Załączniki... 7 Rozdzielnik: Oryginał Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Egzemplarz oznaczony JC jednostka certyfikująca Egzemplarze uŝytkowe w wersji elektronicznej pracownicy korzystający z Intranetu w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze

2 Procedura Wewnętrzny audit jakości Treść Wewnętrzny audit jakości: 1. Cel procedury Celem niniejszej procedury jest zapewnienie planowego, systematycznego i niezaleŝnego badania zgodności i efektywności Systemu Zarządzania Jakością w zakresie spełnienia wymagań zawartych w normie PN-EN ISO 9001:2001, a takŝe zapewnienie, iŝ wyniki auditów są poddawane analizie i podejmowane są działania poauditowe doskonalące funkcjonowanie SZJ oraz zapewniające poziom jakości spełniający oczekiwania Klienta. 2. Zakres stosowania Niniejsza procedura ma zastosowanie we wszystkich komórkach organizacyjnych Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. 3. Terminologia Kierownicy (kierujący) komórką organizacyjną w zaleŝności od rodzaju komórki (dział, referat, jedno i wieloosobowe stanowisko pracy) jest to kierownik działu lub referatu albo koordynator wieloosobowego stanowiska pracy. Audit jakości - systematyczny, niezaleŝny i udokumentowany proces, mający określić, czy działania dotyczące jakości i ich wyniki odpowiadają przyjętym wcześniej ustaleniom oraz czy te ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów. Planowy audit jakości - audit przeprowadzany na podstawie opracowanego Planu wewnętrznych auditów jakości". Pozaplanowy audit jakości - audit przeprowadzany poza planem, w związku z: Ŝądaniem Klienta, niekorzystnymi zmianami procesu, istotnymi niezgodnościami procesu, istotnymi zmianami uregulowań prawnych, istotnymi zmianami organizacyjnymi. Pełny audit systemu jakości - audit przeprowadzony w celu oceny skuteczności funkcjonowania całego systemu jakości w odniesieniu do wszystkich obszarów, wymagań opisanych stosowną normą przedmiotową (np. PN- EN ISO 9001:2001).

3 4. Kompetencje i odpowiedzialność 4.1 Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego powołuje przeszkolone osoby na auditorów wewnętrznych w Urzędzie, zatwierdza Plan auditów wewnętrznych na dany rok, zatwierdza pozaplanowe audity jakości. 4.2 Pełnomocnik ds. SZJ dobiera auditorów do przeprowadzenia auditów w danym obszarze, z uwzględnieniem ich niezaleŝności od obszaru auditowanego, odpowiednich kwalifikacji i praktyki zawodowej, prowadzi bieŝące szkolenia auditorów, prowadzi, aktualizuje i zatwierdza Listę auditorów wewnętrznych" w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze, opracowuje do końca roku Plan wewnętrznych auditów jakości" na rok następny, zarządza auditami planowanymi i pozaplanowanymi, przygotowuje, planuje i nadzoruje ich realizację, informuje w trakcie narad związanych z przeglądem sytemu zarządzania jakością NajwyŜsze Kierownictwo Pierwszego Urzędu Skarbowego o wynikach auditów, odpowiada za terminowe przeprowadzenie auditów, archiwizuje zapisy jakości z przeprowadzonych auditów, udostępnia Raporty z wewnętrznych auditów jakości, kontroluje terminowość wdraŝania poauditowych działań korygujących. 4.3 Auditor wiodący przeprowadza audit wewnętrzny zgodnie z wymaganiami odpowiednich norm niniejszej procedury, szczegółowo planuje audit i przydziela obowiązki auditorom towarzyszącym, sporządza Listy pytań do wewnętrznego auditu jakości", reprezentuje zespół auditorów wobec kierownika komórki auditowanej, koordynuje pracę zespołu auditorów towarzyszących, opracowuje Raport z wewnętrznego auditu jakości, weryfikuje skuteczność przeprowadzonych poauditowych działań korygujących bądź zapobiegawczych w auditowanej komórce organizacyjnej. 4.4 Auditor towarzyszący bierze aktywny udział w audicie, zgodnie z posiadaną wiedzą teoretyczną, praktyczną i przydzielonymi zadaniami.

4 4.5 Kierownicy (kierujący) auditowanymi komórkami organizacyjnymi: umoŝliwiają sprawne przeprowadzenia auditu, w czasie trwania auditu udzielają informacji i przedkładają wymagane dokumenty auditorom, wdraŝają i sprawdzają skuteczność poauditowych działań korygujących bądź zapobiegawczych w zarządzanej komórce organizacyjnej Urzędu Pracownicy Pierwszego Urzędu Skarbowego odpowiadają za przestrzeganie załoŝeń niniejszej procedury. 5. Opis postępowania 5.1 Zatwierdzanie auditorów Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego powołuje przeszkolone osoby na auditorów wewnętrznych. Osoby te zostają wpisane na Listę auditorów wewnętrznych w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze" - formularz nr F-003/P/001/PJ, stanowiący załącznik nr l do niniejszej procedury. WyŜej wymienioną listę przechowuje Pełnomocnik ds. SZJ w swoim archiwum. 5.2 Planowanie auditów Plan wewnętrznych auditów jakości" na rok następny sporządza Pełnomocnik ds. SZJ, zgodnie z formularzem nr F-003/P/002/PJ stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej procedury i w terminie do końca grudnia kaŝdego roku przedkłada powyŝszy plan Naczelnikowi Pierwszego Urzędu Skarbowego do zatwierdzenia. Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego zatwierdza Plan wewnętrznych auditów jakości" bądź wnosi uwagi i przekazuje je Pełnomocnikowi ds. SZJ w celu naniesienia stosownych korekt. Zatwierdzony Plan wewnętrznych auditów jakości" na dany rok przechowywany jest w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ. Plan wewnętrznych auditów jakości" uwzględnia nadrzędną zasadę objęcia auditem wszystkich zidentyfikowanych procesów systemu zarządzania jakością zgodnie z PN-EN ISO 9001:2001. W ramach doskonalenia systemu zarządzania jakością mogą być przeprowadzane audity pozaplanowe. Audity pozaplanowe są rejestrowane w Planie wewnętrznych auditów jakości" na dany rok wg numeracji narastającej. 5.3 Przygotowanie auditów Na podstawie Planu wewnętrznych auditów jakości" na dany rok, Pełnomocnik ds. SZJ, na co najmniej tydzień przed planowanym terminem rozpoczęcia auditu - powiadamia Auditora wiodącego o terminie rozpoczęcia auditu i powołuje zespół auditorów zgodnie z formularzem

5 Zawiadomienie o audicie/powołanie zespołu auditującego" F-003/P/003/PJ, stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej procedury. W przypadku auditu pozaplanowego w/w zawiadomienie moŝe być doręczone w przeddzień rozpoczęcia auditu. Spośród powołanych auditorów wewnętrznych wpisanych na Listę auditorów wewnętrznych w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze Pełnomocnik ds. SZJ powołuje zespół auditujący, zgodnie z zasadą niezaleŝności auditora od komórki auditowanej przy uwzględnieniu doświadczenia zawodowego. Auditor wiodący jest odpowiedzialny za poinformowanie Kierowników auditowanych komórek organizacyjnych o terminie rozpoczęcia auditu i jego temacie oraz zakresie auditu. Dopuszcza się moŝliwość, aby zawiadomienie nastąpiło w formie dostarczenia Listy pytań do wewnętrznego auditu jakości", zgodnie z formularzem nr F-003/P/004/PJ, stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej procedury. Zespół auditorów gromadzi niezbędne dokumenty konieczne do prawidłowego przeprowadzenia auditu (dokumentacja, raporty z poprzednich auditów, harmonogramy przyjętych działań korygujących/zapobiegawczych, i inne). Zgromadzone dokumenty są analizowane i na ich podstawie tworzone jest przez Auditora wiodącego Lista pytań do wewnętrznego auditu jakości". Kopię listy pytań Auditor wiodący co najmniej na dwa dni przed planowanym auditem przekazuje Kierownikowi komórki auditowanej. Uwaga! W przypadku auditu pozaplanowego. Lista pytań moŝe otwierającym. być przekazana na spotkaniu 5.4 Wykonanie auditów Spotkanie otwierające W dniu rozpoczęcia wewnętrznego auditu jakości Auditor Wiodący wraz z zespołem auditującym przeprowadza spotkanie otwierające audit, na którym oficjalnie informuje Kierownika komórki auditowanej o celu, przedmiocie, zakresie i terminie auditu. Na spotkaniu otwierającym Auditor wiodący udziela stosownych wyjaśnień, co do przebiegu auditu Audit Na podstawie odpowiedzi Kierownika komórki auditowanej na pytania zawarte w Liście pytań do wewnętrznego auditu jakości", zbierane są dowody potwierdzające prawdziwość udzielonych odpowiedzi w postaci okazanych dokumentów i zapisów, a takŝe obserwacji poczynionych przez auditorów (np. zapisy z kontroli, raporty z auditu, protokoły niezgodności, komputerowe bazy danych, przegląd dokumentacji) Raport z auditu Wyniki przeprowadzonego auditu dokumentowane są w Raporcie z wewnętrznego auditu jakości".

6 Kompletny Raport z auditu zawiera: stronę tytułową- formularz nr F-003/P/005/PJ, stanowiący załącznik nr 5 do mniejszej procedury, listę pytań do wewnętrznego auditu jakości formularz F-003/P/004/PJ stanowiący załącznik nr 4 do niniejszej procedury, spostrzeŝenia, uwagi ogólne - formularz nr F-003/P/006/PJ, stanowiący załącznik nr 6 do niniejszej procedury, protokół niezgodności - jeŝeli wystąpiły (do kaŝdej niezgodności sporządzany jest osobny protokół) formularz nr F-003/P/007/PJ, stanowiący załącznik nr 7 do niniejszej procedury. W Raporcie z auditu, w Protokole niezgodności formularz F-003/P/007/PJ stanowiący załącznik nr 7, powinny zostać zapisane stwierdzone niezgodności z dowodami ich wystąpienia i przywołaniem uregulowania, wobec którego wystąpiła niezgodność. Auditorzy nie wpisują w Raporcie zaleceń dot. usunięcia niezgodności. Tworzenie nr Raportu: Nr Raportu: XX/RR/P (lub PP) gdzie: XX RR P PP - nr kolejny auditu zgodnie z Planem auditów - dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego - audit zaplanowany - audit pozaplanowy Spotkanie zamykające W dniu zakończenia auditu wewnętrznego Auditor wiodący wraz z zespołem auditującym przeprowadza spotkanie zamykające audit, na którym oficjalnie informuje Kierownika komórki auditowanej o wyniku auditu oraz przekazuje Kierownikowi kopię Protokołu niezgodności", jeŝeli był sporządzony. Odbiór protokołu jest kwitowany przez odbierającego. 5.5 Działania poauditowe Kierownik auditowanej komórki organizacyjnej, w której w trakcie auditu stwierdzono niezgodność, podejmuje w trybie natychmiastowym działania korygujące zgodnie z procedurą P-SZJ/004 Działania korygujące i zapobiegawcze. W stosunku do spostrzeŝeń auditowych, wyciąga stosowne wnioski, skutkujące usprawnieniem procesów i doskonaleniem SZJ w Urzędzie. 5.6 Lokalizacja zapisów Oryginał Lista auditorów wewnętrznych" znajduje się u Pełnomocnika ds. SZJ.

7 Oryginał Plan auditów wewnętrznych" znajduje się u Pełnomocnika ds. SZJ. Oryginał Zawiadomienie o audicie/powołanie zespołu auditującego" znajduje się u Pełnomocnika ds. SZJ. Oryginał Lista pytań do wewnętrznego auditu jakości" znajduje się u Pełnomocnika ds. SZJ. Oryginał Raport z wewnętrznego auditu jakości" wraz z załącznikami znajduje się u Pełnomocnika ds. SZJ. Kopia Protokołu niezgodności" znajduje się u Kierownika komórki auditowanej, u którego stwierdzono niezgodność. Uwaga! Wypełnione formularze - oryginały, przechowywane są w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ w okresie 3 lat od daty ich sporządzenia, nie krócej jednak niŝ rok od zakończenia działań korygujących lub zapobiegawczych będących ich następstwem. 6. Dokumenty nadrzędne Norma PN-EN ISO 9001:2001, pkt 8.2.2, Księga jakości Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. 7. Dokumenty związane Dokumenty Systemu Zarządzania Jakością w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze. 8. Załączniki Załącznik nr 1 F-003/P/001/PJ - Lista auditorów wewnętrznych w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze, Za łącznik nr 2 F-003/P/002/PJ - Plan wewnętrznych auditów jakości, Załącznik nr 3 F-003/P/003/PJ - Zawiadomienie o audicie/powołanie zespołu auditującego, Załącznik nr 4 F-003/P/004/PJ - Lista pytań do wewnętrznego auditu jakości, Załącznik nr 5 F-003/P/005/PJ - Raport z wewnętrznego auditu jakości nr..., Załącznik nr 6 F-003/P/006/PJ - SpostrzeŜenia, uwagi ogólne. Raport nr..., Załącznik nr 7 F-003/P/007/PJ - Protokół niezgodności, Załącznik nr 8 F-001/P/014/PJ - Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu systemowego w wersji elektronicznej na stronach Intranetu,

8 Załącznik nr 9 F-001/P/015/PJ - Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem systemowym w wersji elektronicznej na stronach Intranetu przez pracowników komórki organizacyjnej symbol...