PROCEDURA NR 8.1 TYTUŁ: WEWNĘTRZNY AUDIT JAKOŚCI

Transkrypt

1 ROCEDURA NR 8.1 TYTUŁ: ENĘTRZNY AUDIT JAKOŚCI Imię i nazwisko Stanowisko Data odpis Opracował: Mieczysław iziurny ełnomocnik ds.systemu Zarządzania Jakością r. Zatwierdził: itold Kowalski ójt Gminy r. Obowiązuje od: r. Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy rzemyśl. rawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody ełnomocnika rojekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 rocedura nr 8.1 Numer edycji: 1 Strona: 2 Tytuł: ENETRZNY AUDIT JAKOŚCI Stron: 7 KARTA ZMIAN Lp. prowadzono Anulowano Data zmiany prowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania odpis 1 ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością

3 rocedura nr 8.1 Numer edycji: 1 Strona: 3 Tytuł: ENETRZNY AUDIT JAKOŚCI Stron: 7 SIS TREŚCI 1. CEL ROCEDURY 2. ZAKRES STOSOANIA 3. ODOIEDZIALNOŚĆ I URANIENIA 4. TERMINOLOGIA 5. OIS OSTĘOANIA 5.1. ostanowienia ogólne 5.2. lanowanie auditów i zarządzanie nimi 5.3. Technika przeprowadzania i dokumentowania auditów 6. ZAŁĄCZNIKI I ZAISY

4 rocedura nr 8.1 Numer edycji: 1 Strona: 4 Tytuł: ENETRZNY AUDIT JAKOŚCI Stron: 7 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy przeprowadzaniu i dokumentowaniu auditów wewnętrznych systemu zarządzania jakością które mają na celu utrzymanie i rozwój systemu zarządzania jakością wdrożonego w Gminie rzemyśl. 2. Zakres zastosowania Niniejsza procedura obowiązuje pracowników wymienionych w rozdzielniku oraz pracowników podległych im komórek organizacyjnych jak również zespół auditorów. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia Lp. 1 Osoba odpowiedzialna ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Zadanie Ustala plany, zakresy i tematy auditów, Ustala terminy auditów pozaplanowych, rowadzi nadzór nad tworzeniem zespołów auditorów, rowadzi nadzór nad terminowym przeprowadzaniem auditów, rowadzi ocenę stopnia wdrożenia działań korygujących, Informuje dyrektora i kierowników działów w sprawach bieżących związanych z danym auditem, Omawia wyniki auditów na naradach jakościowych, rowadzi i przechowuje dokumentację związaną z auditem 2 Auditor wiodący lanuje audit i sporządza listę pytań (gdy zachodzi taka potrzeba), Reprezentuje grupy auditorów wobec kierownictwa, Koordynuje pracę zespołu auditorów, rzedstawia "Raport z auditu," Dokonuje oceny realizacji działań korygujących 4. Terminologia Audit systemu zarządzania jakością - systematyczne i niezależne badanie, mające określić czy działania dotyczące jakości i ich wyniki odpowiadają zaplanowanym ustaleniom, czy ustalenia te są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie założonych celów. lanowy audit procesu - audit przeprowadzany na podstawie opracowanego planu auditów. ozaplanowy audit procesu - audit przeprowadzany poza planem, wynikający z doraźnych potrzeb np. reklamacje, zmiany organizacyjne, itp. Audit procedury - audit jakości obejmujący swym zakresem obszar obowiązywania danej procedury. Niezgodność drobna niezgodność, która wg oceny i wiedzy praktycznej nie doprowadzi zapewne do niesprawności funkcjonowania systemu lub poważnych zakłóceń w procesach (może to być np. błąd w treści lub formie dokumentacji, pojedyncze zaniedbanie itp.). Niezgodność istotna niezgodność, która może doprowadzić w przewidywanym czasie do niesprawności funkcjonowania systemu lub do zakłóceń w procesach, zwłaszcza gdy się powtarza. Niezgodność poważna zasadniczy brak spełnienia określonych ustaleń powodujący niezgodność systemu lub prowadzący do tej niezgodności w krótkim czasie, względnie kilka drobnych powtarzających się niezgodności w

5 rocedura nr 8.1 Numer edycji: 1 Strona: 5 Tytuł: ENETRZNY AUDIT JAKOŚCI Stron: 7 tym samym obszarze, prowadzących do skutków jw., wymagających natychmiastowego podjęcia działań korygujących. 5. Sposób postępowania 5.1. ostanowienia ogólne a) Audit wewnętrzny systemu zarządzania jakością przeprowadza się w celu stwierdzenia czy czynności mające wpływ na jakość i osiągane w ich wyniku rezultaty odpowiadają planowanym ustaleniom, czy ustalenia te są realizowane bieżąco i efektywnie oraz czy w pełni zabezpieczają cele jakościowe. b) Audit wewnętrzny systemu przeprowadza się w odniesieniu do działalności, procedury, procesu. c) ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością odpowiada za: dobór i zapewnienie szkolenia auditorów, ustalenie planu, zakresów i tematów auditów, ustalanie terminów auditów pozaplanowych, nadzór nad tworzeniem zespołów auditorów, nadzór nad terminowym przeprowadzaniem auditów, ocenę stopnia wdrożenia działań korygujących, informowanie dyrektora i kierowników działów w sprawach bieżących związanych z danym auditem, omawianie wyników auditów na naradach jakościowych, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z auditem d) ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością powołuje auditorów wiodących (propozycje zatwierdza ójt) i mianuje składy poszczególnych zespołów auditorów. e) Zaakceptowany zespół ma obowiązek wykonania auditu. d) Auditor wiodący ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszystkie fazy auditu. Do jego obowiązków należy m.in.: planowanie auditu i sporządzanie listy pytań (gdy zachodzi taka potrzeba), reprezentowanie grupy auditorów wobec kierownictwa, koordynacja pracy zespołu auditorów, przedstawienie "Raportu z auditu," ocena realizacji działań korygujących. f) Auditor wiodący posiada niezbędne uprawnienia nadane przez ójta do podejmowania ostatecznych decyzji dotyczących wykonania auditu. g) Audity wewnętrzne jakości przeprowadzane są przez osoby (auditorów), które nie są bezpośrednio odpowiedzialne za obszar poddawany auditowi lanowanie auditów i zarządzanie nimi Audity planowe a) ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością opracowuje roczny lan wewnętrznych auditów na rok formularzu F1. b) Zakłada się przeprowadzenie jednego auditu systemu rocznie w wyznaczonych na planie auditów komórkach organizacyjnych Gminy, a audity procedury, procesu planuje się w zależności od potrzeb. c) ybrany przez ełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością z lanu wewnętrznych auditów na rok... auditor wiodący, uzgadnia z ełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością dokładny termin wewnętrznego auditu i co najmniej na 7 dni przed jego rozpoczęciem zawiadamia zainteresowanych, Zawiadomienie o audicie wewnętrznym Nr, formularz F2.

6 rocedura nr 8.1 Numer edycji: 1 Strona: 6 Tytuł: ENETRZNY AUDIT JAKOŚCI Stron: 7 d) ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością akceptuje na formularzu F2 skład osobowy zespołu auditorów zaproponowany przez auditora wiodącego Audity pozaplanowe a) Decyzję o pozaplanowych auditach systemu zarządzania jakością podejmuje ójt po propozycji złożonej przez ełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. b) Działania korygujące wynikające z auditów pozaplanowych przeprowadza się w taki sam sposób jak wynikające z auditów planowych według ustaleń procedury 8.2 Działania korygujące Dokumenty niezbędne do przeprowadzenia auditu ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przed rozpoczęciem auditu jest zobowiązany dostarczyć zespołowi auditorów dokumentację niezbędną do przeprowadzenia auditu w danym obszarze (np. Księgę Jakości, komplet procedur, niezbędne instrukcje, formularze związane z auditem, raporty z poprzednich auditów, sprawozdanie z działań korygujących) Technika przeprowadzania i dokumentowanie auditów Spotkanie otwierające a) spotkaniu otwierającym uczestniczą: zespół auditorów, kierownicy badanych działów/obszarów oraz pracownicy, którzy towarzyszą auditorom w trakcie przeprowadzania auditu. b) Auditor wiodący przedstawia zespół auditorów, podaje cel oraz plan auditu rzeprowadzenie auditu jakości a) czasie auditu sprawdza się, czy działania korygujące z poprzedniego auditu zostały w pełni zrealizowane i odnotowuje się to w "Raporcie z auditu wewnętrznego Nr..., formularz F2. b) omoc przy przeprowadzaniu auditu może stanowić lista pytań ustalona przez auditora wiodącego wspólnie z ełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością, ale auditorom pozostawia się zawsze prawo stawiania dodatkowych pytań dla poszukiwania obiektywnych dowodów funkcjonowania systemu, procedury, czy przebiegu procesu. c) oparciu o pytania, np. z listy pytań, badana jest sytuacja, aż do uzyskania obiektywnego obrazu działania auditowanego obszaru, zbiera się dowody, bada się dokumenty, przeprowadza się obserwacje działań i warunków w zakresie, którego dotyczy audit. d) racownicy auditowanego obszaru zobowiązani są udzielać auditorom możliwie najpełniejszych i zgodnych z prawdą informacji oraz umożliwić wgląd do całej dokumentacji związanej z działalnością auditowanego obszaru. e) szystkie obserwacje auditorów i uzyskane przez nich informacje, świadczące o niezgodnościach w systemie, procedurze, procesie są notowane w "rotokole niezgodności Nr...", formularz F3 i traktowane są jako poufne Raport z wewnętrznego auditu jakości a) "Raport z auditu wewnętrznego Nr..." na formularz F2 w oparciu o zapisy z formularza F3 sporządza auditor wiodący i w terminie do 7 dni przekazuje ełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością. b) Raport zawiera: kolejny numer raportu (numer auditu), wyszczególnie ilości stwierdzonych niezgodności w rozbiciu na niezgodności drobne, istotne i poważne c) rotokoły niezgodności Nr... przekazywane są kierownikom auditowanych obszarów w celu dokonania analizy i przeprowadzenia działań korygujących. o dokonaniu analizy i wprowadzeniu działań korygujących przekazują je ełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością.

7 rocedura nr 8.1 Numer edycji: 1 Strona: 7 Tytuł: ENETRZNY AUDIT JAKOŚCI Stron: rzechowywanie dokumentów a) Za ewidencję i przechowywanie dokumentów związanych z auditami wewnętrznymi jest odpowiedzialny ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. b) Dokumentacja przechowywana jest przez okres 3 lat, a następnie archiwizowana. 6. Załączniki i zapisy - F1 lan wewnętrznych auditów na rok - F2 Zawiadomienie o audicie wewnętrznym Nr - F3 rotokół niezgodności Nr

8 Formularz F1 do 8.1 LAN ENĘTRZNYCH AUDITÓ JAKOŚCI NA ROK 2013, Mie siąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII lan. yk. Auditowane procesy Auditor Nr raportu Opracował ełnomocnik ds. SZJ Zatwierdził

9 Formularz F2 do 8.1 ZAIADOMIENIE O AUDICIE ENĘTRZNYM Nr... LAN AUDITU rzedmiot i zakres auditu: DATA AUDITU GODZINA MIEJSCE AUDITORZY AUDITOANI (Y) Do wiadomości: Uwagi: Data: Auditor wiodący:... Akceptacja ełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością... RAORT Z AUDITU Niezgodność drobna Niezgodność istotna Niezgodność poważna ę UAGI AUDITORA Załączniki: Deklarowana data usunięcia niezgodności: Data: Auditor: (podpis)

10 Formularz F3 do 8.1 ROTOKÓŁ NIEZGODNOŚCI Nr... NINIEJSZY ZAIS STANOI DOÓD DOKONANIA ANALIZY I RZEROADZENIA DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH (ZAOBIEGACZYCH) STOSUNKU DO RZECZYISTYCH I OTENCJALNYCH NIEZGODNOŚCI. I. DANE DOTYCZĄCE NIEZGODNOŚCI Niezgodność: stwierdzona podczas auditu planowego/pozaplanowego* zgłoszona indywidualnie Nazwa jednostki organizacyjnej i symbol w której nastąpiła niezgodność: Data auditu / zgłoszenia * Auditor wiodący/osoba zgłaszająca* Dotyczy: procesu systemu jakości procedury reklamacji II. NIEZGODNOŚĆ Krótki opis niezgodności: Dowody: Ocena niezgodności: drobna istotna poważna Deklarowana data usunięcia niezgodności: odpis auditora/osoby zgłaszającej* odpis kierownika jednostki org: III. DZIAŁANIA KORYGUJĄCE/ZAOBIEGACZE* Określenie przyczyny niezgodności: Opis podjętych lub planowanych działań korygujących i/lub zapobiegawczych: Termin wprowadzenia: odpis kierownika jednostki org:/lub ełnomocnika * Ocena działań korygujących/zapobiegawczych*: spełniają wymagania nie spełniają wymagania Data: odpis ełnomocnik ds. SZJ: IV. OTIERDZENIE DROŻENIA DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH/ZAOBIEGACZYCH* Niniejszym oświadczam, że: ymienione w cz. III działania zostały wykonane Skuteczność działań została sprawdzona i nie ma potrzeby przeprowadzenia powtórnych działań wyniku sprawdzenia przeprowadzonych działań występuje potrzeba opracowania nowych działań korygujących /zapobiegawczych* Data podpis kierownika jednostki org:/lub ełnomocnika ds. SZJ* * niepotrzebne skreślić