INSTRUKCJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA INSTRUKCJA KWALIFIKACJI DOSTAWCÓW IS-10/03/III

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Dyrektor Operacyjny Marcin Biskup Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 7 Data: r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel instrukcji 2 2. Przedmiot instrukcji 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu Postanowienia ogólne Identyfikacja potencjalnych dostawców Kwalifikacja dostawców Informacje dotyczące bieżącej współpracy z dostawcą Okresowa ocena dostawców 5 7. Dokumenty związane 6 8. Historia zmian 7 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: 1 Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy Engie Services Sp. z o.o.

2 1. Cel instrukcji Strona 2 z 7 Celem instrukcji jest uregulowanie procesu postępowania przy dokonywaniu oceny, kwalifikacji i ponownej oceny dostawców towarów, materiałów i usług gwarantującej dobór dostawców zdolnych do spełniania określonych wymagań jakościowych i środowiskowych i bhp. 2. Przedmiot instrukcji Instrukcja określa tryb postępowania przy: - Identyfikacji potencjalnych dostawców towarów, materiałów i usług - Ocenie, kwalifikacji dostawców, - Ocenie okresowej kwalifikowanych dostawców. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza instrukcja obowiązuje w komórkach organizacyjnych Engie Services Sp. z o.o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej instrukcji. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia Za bieżące stosowanie niniejszej instrukcji odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami instrukcji określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny 1. - Formalne zatwierdzenie grup zakupowych oraz odpowiadających im kryteriom oceny i kwalifikacji 2. - Identyfikacja potencjalnych dostawców, - Merytoryczna ocena i kwalifikacja dostawców, - Zgłaszanie dostawcy celem zakwalifikowania - Zgłaszanie zmian do rejestru oraz wniosków o wykreślenie w przypadku zmiany statusu dostawcy na skutek ujawnionych nieprawidłowości 3. - Weryfikacja zasadności wniosku o wpisanie/wykreślenie, zmianę statusu dostawcy - Decyzja dotycząca kwalifikacji dostawców - Formalna ocena złożonych wniosków oraz rejestracja dostawcy w Rejestrze Dostawców Kwalifikowanych - Dokonywanie wpisów o niezgodności Prezes Zarządu Pracownicy realizujący zakupy w danym Dziale, pod nadzorem Kierownika Działu. Kierownik Działu. Projekt Manager, w zakresie prowadzonych projektów Kierownik Działu

3 - Bieżący nadzór nad ww. rejestrem - Okresowa ocena dostawców, - Prowadzenie zapisów z kwalifikacji i oceny okresowej dostawców (uprawnienia, zezwolenia, atesty, dopuszczenia, inne ), Strona 3 z 7 Project Manager, któremu powierzono obowiązki 6. Opis procesu 6.1 Postanowienia ogólne Niniejsza instrukcja nie obejmuje dostawców: - energii elektrycznej, ze względu na brak alternatywnych źródeł ich pozyskania, - mediów tj. wody przemysłowej oraz energii cieplnej, które dostarcza lokalny dystrybutor, ze względu na terytorialne umiejscowienie zakładu Engie Services Sp. z o.o. alternatywne dostawy są niemożliwe, - będących organami administracji państwowej (np. Urząd Dozoru Technicznego, GUM), - będących jednostkami specjalistycznymi tj. Straż Pożarna. Sanepid, Oddziały ratownictwa, itp.) - dla usunięcia awarii i ich skutków oraz zabezpieczenia terenów. 6.2 Identyfikacja potencjalnych dostawców Pracownicy realizujący zakupy w firmie (zgodnie z zakresem prowadzonym zakupów przez dany Dział) dokonują identyfikacji potencjalnych dostawców w oparciu o: - potrzeby firmy tj. zapotrzebowania na nowe materiały, towary i usługi lub zapotrzebowanie to wynika z utraty lub rezygnacji z dotychczasowego dostawcy/wykonawcy, - bieżące rozeznanie rynku dostawców, - informacje marketingowe tj. nadesłane oferty handlowe, reklamowe, multimedialne, materiały targowe lub katalogowe i inne. 6.3 Kwalifikacja dostawców Rodzaj i zakres nadzoru nad dostawcą i zakupywanym wyrobem zależy od wpływu zakupywanego wyrobu/usługi na wynik realizowanych w Engie Services Sp. z o.o. procesów kluczowych lub wyrobu, W celu zapewnienia, że zakupiony wyrób/usługa spełnia wyspecyfikowane wymagania dotyczące zakupu przyjęto poniższe metody postępowania: - Podstawowa ocena dostawców wykonywana w odniesieniu do dostawców towarów, materiałów, usług, które nie wypływają bezpośrednio na jakość wyrobu lub skuteczność procesów głównych - nie są ujęci w załączniku nr 1 do niniejszej Instrukcji. - Pełna Kwalifikacja dostawców sformalizowane działanie w odniesieniu do dostawców towarów, materiałów i usług, które wypływają bezpośrednio na jakość wyrobu lub skuteczność procesów głównych - zdefiniowane w załączniku nr 1 do niniejszej Instrukcji Podstawowa ocena dostawcy wykonywana jest doraźnie (każdorazowo przed zakupem) i wykonywana jest przez pracowników właściwych działów w oparciu o następujące kryteria:

4 Strona 4 z 7 - Zdolność do dostarczenia materiału/towaru/usługi spełniającego wyspecyfikowane wymagania jakościowe, - Cenę oraz warunki płatności, - Atrakcyjność oferty dostawcy, Zapisami potwierdzającymi dokonania oceny i wyboru dostawcy są oferty pozyskane w procesie zakupu oraz Zamówienie przekazane do dostawcy Pełna kwalifikacja dostawców jest sformalizowanym działaniem, którego celem jest określenie, ocena i udokumentowanie zdolności dostawcy do dostarczenia wyrobu/usługi spełniającego/cej wyspecyfikowane wymagania oraz dopisanie dostawcy do Rejestru Dostawców (F-10/04) Rejestr Dostawców (F-10/04) prowadzony jest w formie zapisu elektronicznego w arkuszu Excel, umieszczonego na stacjach roboczych SM Kwalifikacji dostawców dokonują pracownicy realizujący zakupy i obejmują one weryfikację dostawcy pod kątem zdolności do realizacji dostawy na akceptowalnych warunkach. Kryteria oceny dostawców wyspecyfikowano w Załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji: Kryteria Oceny i Kwalifikacji Dostawców i podlegają one zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu Pracownik odpowiedzialny za kwalifikacje dostawcy uzyskuje informację dotyczącą posiadania przez dostawcę wymaganych uprawnień, zezwoleń (jeśli dotyczy). Pozytywna weryfikacja pozwala na dalszą kwalifikację dostawcy Ocena i jej wyniki odnotowywane są w Rejestrze Dostawców (F-10/04). Wszystkie dokumenty dotyczące kwalifikacji dostawców przechowywane są w segregatorze Dostawcy Kwalifikowani lub w wersji elektronicznej w poszczególnych działach realizujących zakupy Wyróżnia się trzy grupy dostawców: - Dostawcy Kwalifikowani jeśli średnia ocen wynosi: Dostawcy Niezgodni - jeśli średnia ocen wynosi: < 3 - Dostawcy Niezgodni - Warunkowo Kwalifikowany na podstawie indywidualnej decyzji PM zezwalającej na odstępstwo Przyjmuje się następującą zasadę do oceny punktowej: 5 - spełnia wymaganie (-5) - nie spełnia wymagania przyjętego jako bezwzględne, 1 - kryterium spełnione w bardzo niewielkim stopniu 2 - kryterium spełnione w niewielkim stopniu 3 - kryterium spełnione w stopniu dostatecznym 4 - kryterium spełnione w stopniu dobrym 5 - kryterium spełnione całkowicie Po pozytywnej ocenie dostawcy, a przed dopisaniem do Rejestru Dostawców (F-10/04), pracownik prowadzący kwalifikację zobowiązany jest do pozyskania wszelkich wymaganych uprawnień i zezwoleń, które wynikają z obowiązujących przepisów prawa oraz innych dokumentów, które wynikają z przyjętych kryteriów oceny. Dokumenty te przechowywane są w teczce DOSTAWCY wraz z pozostałymi dokumentami dotyczącymi danego dostawcy.

5 Strona 5 z Po zakończeniu oceny dostawcy należy drogą elektroniczną zgłosić wniosek o wpis do Rejestru Dostawców Kwalifikowanych do PM Z uwagi na wcześniej prowadzoną kwalifikację wpisanie dostawcy do Rejestru Dostawców pozwala na zakup towarów, materiałów, zlecanie usług bez konieczności dodatkowej, skrupulatnej oceny Bieżący nadzór nad Rejestrem Dostawców prowadzi wyznaczony PM a w szczególności polegający na: - Okresowej ocenie dostawców, - Prowadzeniu zapisów z kwalifikacji i oceny okresowej dostawców (uprawnienia, zezwolenia, atesty, dopuszczenia, inne ). 6.4 Informacje dotyczące bieżącej współpracy z dostawcą Bezwzględnie wymaga się, aby osoby dokonujące oceny dostaw lub mający bezpośredni kontakt z dostawcą lub towarem zgłaszały do PM-ów do odnotowania w Rejestrze Dostawców (F-10/04) wszelkie niezgodności związane z dostawami wraz z opisem rodzaju niezgodności, w szczególności dotyczących: - jakości towaru, materiału, wykonanych usług; - wpływu działalności dostawcy na poziom bezpieczeństwa i higieny pracy, wymagania ochrony środowiska, wizerunek Engie Services Sp. z o.o., - terminowości dostaw; - kompletności dokumentów dostarczonych z towarem, - zgodności z zamówieniem (ceny, ilości itp.), - reklamacji do dostawców Niezależnie od wpisu do rejestru, każda negatywna uwaga musi mieć odzwierciedlenie w dokumentacji papierowej w teczce dostawcy np. w formie protokołu reklamacyjnego, notatki służbowej, zdjęć itp Informacje te stanowią dane wejściowe do okresowej oceny dostawcy. 6.5 Okresowa ocena dostawców Okresowej ocenie podlegają dostawcy ujęci w Rejestrze Dostawców (F-10/04) Ocena dostawców wykonywana jest corocznie przez odpowiedzialnego za Rejestr PM poprzez pozyskanie informacji od pracowników poszczególnych działów realizujących zakupy. Zapisy z okresowej oceny dostawców sporządzane są w Rejestrze Dostawców, indywidualnie dla danego dostawcy Ustala się następujące kryteria okresowej oceny dostawców: - Przegląd aktualności uprawnień i zezwoleń wymaganych dla danego dostawcy (np. data ważności, zakres), - Dotychczasowa współpraca z dostawcą na podstawie przeglądu i oceny niezgodności dostaw (wg pkt ) odnotowanych w odniesieniu do danego dostawcy w Rejestrze Dostawców, Przyjmuje się, że dostawca automatycznie przechodzi pozytywnie okresową ocenę dostawców jeśli dostawca:

6 Strona 6 z 7 - posiada ważne uprawnienia lub zezwolenia odnoszące się do zakresu dostaw realizowanych na rzecz Engie Services Sp. z o.o. - w trakcie ocenianego okresu nie stwierdzono żadnej negatywnej uwagi dotyczącej współpracy z dostawcą tzn. dostawca w ciągu roku potwierdził poprzez dotychczasową współpracę że jest dostawcą rzetelnym, W odniesieniu do dostawców, względem których, w trakcie współpracy, w badanym okresie stwierdzono niezgodności dotyczące dostaw lub wykonanych usług, o których mowa w pkt osoba dokonująca okresowej oceny zobowiązana jest: - Dokonać szczegółowej analizy rodzaju i wagi niezgodności w dostawach, ich wpływu na zgodność wyrobu, procesy biznesowe Engie Services Sp. z o.o., koszty niezgodności w dostawach, wyniki procesów reklamacyjnych do dostawcy, skalę działań, charakter dostawcy np. monopol, dostawca z grupy kapitałowej itp. - Do kontaktu z pracownikami bezpośrednio współpracującymi z dostawcą w poszczególnych działach, w celu zebrania opinii dotyczącej jakości dostaw realizowanych u danego dostawcy W zależności od ilości krytycznych uwag oraz przeprowadzonej analizy osoby oceniające podejmują działania zmierzające do zapewnienia prawidłowej formy współpracy. Działania te polegają między innymi na: - powiadomieniu dostawcy o złej jakości dostaw oraz zaproponowaniu działań na rzecz poprawy, - prowadzeniu działań zmierzających do zerwania umowy (na podstawie stosownych klauzul zawartych w umowie jeśli dotyczy) - w przypadku braku poprawy jakości dostaw, - zmiany statusu dostawcy w Rejestrze Dostawców (F-10/04) Oceny negatywnych wpisów w Rejestrze Dostawców względem konkretnego dostawcy należy dokonywać również każdorazowo w związku z Procesem Reklamacyjnym Prowadzonym względem dostawcy Decyzję o wykreśleniu dostawcy z Rejestru Dostawców podejmuje się również w sytuacji utraty zdolności dostawcy do realizacji zamówień Istotne dokumenty pozyskane w procesie oceny i kwalifikacji dostawców podlegają archiwizacji zgodnie z wymaganiami instrukcji IS-03/02 Przygotowywanie, Archiwizowanie i Brakowanie Dokumentacji. Dokumenty te przechowywane są w teczce DOSTAWCY wraz z pozostałymi dokumentami dotyczącymi danego dostawcy. 7. Dokumenty związane - Procedura: Nadzór nad Dokumentami i Zapisami (P-03/02), - Instrukcja: Przygotowywanie, Archiwizowanie i Brakowanie Dokumentacji (IS-03/02) - Rejestr Dostawców (F-10/04),

7 8. Historia zmian Strona 7 z 7 Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Nowy dokument Bożena Puss II/ III/ Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss