PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA STEROWANIE OPERACYJNE ZWIĄZANE Z ASPEKTAMI ŚRODOWISKOWYMI P-03/08/II

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Dyrektor Operacyjny Marcin Biskup Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 9 Data: r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel procedury 2 2. Przedmiot procedury 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 3 6. Opis procesu Identyfikacja aspektów środowiskowych Ocena zgodności Ocena i kwalifikacja aspektów środowiskowych Ustalanie sterowania operacyjnego znaczącymi aspektami środowiskowymi Gotowość i reagowanie na awarie środowiskowe Przegląd i aktualizacja sterowania operacyjnego oraz metod reagowania na awarie środowiskowe 8 7. Wykaz dokumentów i zapisów związanych 8 8. Załączniki 9 9. Historia zmian 9 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: 1 Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy Engie Services Sp. z o. o.

2 Strona 2 z 9 1. Cel procedury Celem niniejszej procedury jest ustanowienie jednorodnego sposobu identyfikowania aspektów środowiskowych związanych z działalnością Engie Services Sp. z o.o. oraz ich nadzorowania ze szczególnym uwzględnieniem zidentyfikowanych znaczących aspektów środowiskowych zarządzanych poprzez Sterowanie Operacyjne. 2. Przedmiot procedury Przedmiotem procedury jest ustalenie sposobu: - identyfikacji aspektów środowiskowych związanych z realizacją procesów w Engie Services Sp. z o.o. - oceny zidentyfikowanych aspektów środowiskowych, - wyznaczania aspektów środowiskowych, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko tzw. znaczących aspektów środowiskowych, - dokumentowania informacji dotyczących aspektów środowiskowych oraz bieżącej aktualizacji tych informacji, - sterowania operacyjnego znaczącymi aspektami środowiskowymi w odniesieniu do Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania Engie Services Sp. z o.o., celów, zadań i programów środowiskowych. 3. akres obowiązywania Niniejsza procedura obowiązuje w komórkach organizacyjnych Engie Services Sp. z o. o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej procedury. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Specyficzne terminy i skróty przywołane w niniejszej procedurze są zdefiniowane następująco: Aspekt środowiskowy (AŚ) element działań organizacji lub jej usług, który może wzajemnie oddziaływać ze środowiskiem. Znaczący aspekt środowiskowy aspekt środowiskowy, który ma lub może mieć znaczący wpływ na środowisko. Aspekt nieznaczący - aspekt środowiskowy, który nie ma i nie może istotnego wpływu na środowisko Wpływ na środowisko każda zmiana w środowisku, zarówno niekorzystna, jak i korzystna, która w całości lub częściowo jest spowodowana aspektami środowiskowymi organizacji. Efekty działalności środowiskowej możliwe do zmierzenia wyniki zarządzania przez organizację swoimi aspektami środowiskowymi. Wyniki mogą być mierzone w odniesieniu do Polityki Środowiskowej, celów środowiskowych, zadań środowiskowych oraz innych wymagań dotyczących efektów działalności środowiskowej. Sterowanie operacyjne zaplanowane i udokumentowane operacje (działania) związane ze zidentyfikowanymi znaczącymi aspektami środowiskowymi, które są realizowane w celu

3 Strona 3 z 9 nadzorowania (aspekty znaczące I Kategorii) i/lub zmniejszenia niekorzystnego wpływu na środowisko, spełniając wymagania Polityki Środowiskowej oraz realizując cele, zadania i programy środowiskowe. Storna zainteresowana osoba lub grupa związana z efektami działalności środowiskowej organizacji albo na którą mają wpływ efekty tej działalności. Wskaźnik efektywności środowiskowej (def. emas) - oznacza szczególny wskaźnik pozwalający na określenie efektów działalności środowiskowej organizacji; 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 5.1 Za bieżące stosowanie niniejszej procedury odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań. 5.2 Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami procedury określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny 1. - Identyfikacja i ocena aspektów środowiskowych Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS wraz z Dyrektorem Operacyjnym Określenie sposobu przeciwdziałania niekorzystnym wpływom wynikającym z aspektów środowiskowych oraz wdrożenie działań niezbędnych do realizacji pozytywnych aspektów środowiskowych. - Sporządzenie dokumentacji sterowania operacyjnego. - Akceptacja wyznaczonych znaczących aspektów środowiskowych. - Okresowa weryfikacja zidentyfikowanych aspektów oraz ustalonych w dokumentach sterowania operacyjnego metod zarządzania wyznaczonymi znaczącymi aspektami środowiskowymi. Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Prezes Zarządu Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS wraz z Dyrektorem Operacyjnym 6. Opis procesu 6.1 Identyfikacja aspektów środowiskowych Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS w porozumieniu z Dyrektorem Operacyjnym dokonuje identyfikacji aspektów środowiskowych w poszczególnych obszarach działalności spółki w oparciu o doświadczenia nabyte w trakcie realizacji procesu, dobrą praktykę, wymagania prawne, środowiskowe oraz inne wynikające z realizacji procesu Ze względu na charakter przedsiębiorstwa aspekty identyfikowane są zarówno w odniesieniu do działalności administracyjno-biurowej spółki, jak też działań realizowanych w trakcie świadczonych usług na obiektach terenowych Klientów np. obiekty przemysłowe, medyczne, biurowo-usługowe Identyfikując aspekty środowiskowe, bierze się pod uwagę ustalone warunki pracy, rzeczywiste i potencjalne sytuacje awaryjne, planowane lub modyfikowane działania dotyczące wyrobów lub świadczonych usług oraz częstotliwość ich wystąpienia.

4 Strona 4 z Analiza i ocena aspektów środowiskowych powinna odnosić się do aspektów bezpośrednich, pośrednich, awaryjnych, historycznych i przyszłych Bezpośrednie aspekty środowiskowe które są związane z działalnością i usługami organizacji nad którymi sprawuje ona bezpośrednią kontrolę zarządczą tj.: - emisje do powietrza, - uwolnienia do wody, - zapobieganie powstawaniu, recykling, ponowne użycie, transport i usuwanie odpadów stałych i innych, w szczególności odpadów niebezpiecznych, - korzystanie z gruntów i ich zanieczyszczenie - wykorzystanie surowców i zasobów naturalnych, w tym energii, - oddziaływanie na pracowników pracujących dla lub w imieniu organizacji tzw. problemy lokalne (hałas, wibracje, odory, pył efekt wizualny itp.) - zagadnienia związane z transportem Pośrednie aspekty środowiskowe które mogą wynikać z relacji organizacji ze stronami trzecimi, pozostającymi poza kontrolą zarządczą organizacji lub na które organizacja ma niewielki wpływ i obejmują one m.in.: - wpływ dostawców i podwykonawców oraz ich praktyki środowiskowe, - zagadnienia dotyczące posiadanych i stosowanych maszyn, urządzeń itp., Awaryjne aspekty środowiskowe takie, które nie są elementem normalnej pracy zakładu, ale mogące wystąpić w sytuacjach awaryjnych i obejmują one m.in.: ryzyko wypadków środowiskowych i wpływów wynikających lub mogących wynikać ze skutków wydarzeń, wypadków i potencjalnych sytuacji awaryjnych Aspekty historyczne odnoszące się ewentualnych zanieczyszczeń, które są związane ze stanem zastanym przez spółkę np. zanieczyszczenie gleby, Aspekty przyszłe dotyczące przewidywanych lub planowanych przedsięwzięć mogących powodować oddziaływanie na środowisko Ocena oddziaływania środowiskowego dostawców/podwykonawców prowadzona jest na podstawie pozyskanych w procesie kwalifikacji dostawców uprawnień, pozwoleń i decyzji środowiskowych zgodnie z wymaganiami instrukcji IS-10/03 Kwalifikacja Dostawców i Realizacja Zakupów Zidentyfikowane aspekty środowiskowe, w podziale na poszczególne obszary działalności są ewidencjonowane i oceniane są w Tabeli Identyfikacji i Oceny Aspektów Środowiskowych (F-03/43). 6.2 Ocena zgodności Po wyznaczeniu i wstępnej weryfikacji Aspektów Środowiskowych Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS zobowiązany jest do dokonania szczegółowej oceny zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi oraz innymi wymaganiami do których organizacja się zobowiązała. Ocena zgodności powinna być prowadzona w szczególności w odniesieniu do wymagań zawartych w: - ustawodawstwie krajowym,

5 Strona 5 z 9 - prawie lokalnym, - decyzjach i pozwoleniach środowiskowych, - protokołach pokontrolnych np. WIOŚ, PIOŚ, - umowach z Klientami lub dostawcami (jeśli dotyczy) Wykonanie oceny zgodności wraz ze wskazaniem statusu (zgodny lub niezgodny) dokumentowane jest w Tabeli Oceny Zgodności (F-03/44) Niezależnie od przeprowadzonej oceny zgodności, o której mowa w pkt Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS w porozumieniu z Dyrektorem Operacyjnym dokonuje oceny zgodności zawartych umów z Klientami. Wykonanie oceny zgodności wraz ze wskazaniem statusu (zgodny lub niezgodny) dokumentowane jest w Tabeli Oceny Umów - Klienci (F-03/45) Wykonana ocena zgodności jest jednym z elementów oceny zidentyfikowanych aspektów środowiskowych w organizacji. W przypadku, gdy w związku z danym aspektem środowiskowym ocena zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i innymi wskazuje niezgodność, niezależnie od wyników punktowej oceny danego aspektu jest on oceniany jako Aspekt Znaczący I Kategorii zgodnie z przyjętą metodologią oceny aspektów środowiskowych Wykonana ocena zgodności stanowi podstawę do sporządzenia Wykazu Monitorowania i Pomiarów Kluczowych Parametrów Środowiskowych Związanych z Działalnością Engie Services Sp. z o.o. (F-03/47). 6.3 Ocena i kwalifikacja aspektów środowiskowych Dokumentację dotyczącą wyznaczania i oceny aspektów środowiskowych stanowi: - Metodologia Oceny i Kwalifikacji Aspektów Środowiskowych (wg załącznika nr 1) - Tabela Identyfikacji i Oceny Aspektów Środowiskowych (F-03/43), - Tabela Oceny Zgodności (F-03/44), - Tabela Oceny Umów Klienci (F-03/45), - Rejestr Znaczących Aspektów Środowiskowych (F-03/46) Ocena i kwalifikacja aspektów środowiskowych dokonywana jest przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS wraz z Dyrektorem Operacyjnym Ocena i kwalifikacja ryzyka związanego z aspektami środowiskowymi wykonywana jest w oparciu o metodę szacowania ryzyka Risk Score na podstawie załącznika nr 1 do niniejszej procedury Metodologia Oceny i Kwalifikacji Aspektów Środowiskowych, która obejmuje następujące kryteria: - skalę działalności, w której występuje aspekt środowiskowy, - częstotliwość (prawdopodobieństwo) wystąpienia aspektu, - możliwość wykrycia zagrożenia, - odwracalność aspektu lub wpływu w środowisku; - możliwość wyrządzenia szkód w środowisku (stopień wypływu danego aspektu na środowisko), - wrażliwość środowiska lokalnego, regionalnego lub globalnego,

6 Strona 6 z 9 - znaczenie dla zainteresowanych stron i pracowników organizacji. - istnienie stosownych przepisów w dziedzinie środowiska i ich wymagań oraz zgodność z obowiązującymi organizację wymaganiami prawnymi dotyczącymi SPOŚ (zgodny/niezgodny) W przypadku, gdy w związku z danym aspektem środowiskowym ocena zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i innymi wskazuje na niezgodność, niezależnie od wyników punktowej oceny danego aspektu jest on oceniany jako Aspekt Znaczący Oceniając znaczenie wpływów na środowisko powstałych z działalności organizacji należy uwzględnić nie tylko normalne warunki działalności, ale także warunki istniejące podczas rozruchu i zakończenia eksploatacji oraz warunki nadzwyczajne, które można w rozsądny sposób przewidzieć. Uwzględnia sie działalność prowadzona w przeszłości, aktualną i planowaną Zidentyfikowane aspekty środowiskowe poddawane są ocenie, która dokumentowana jest w Tabeli Identyfikacji i Oceny Aspektów Środowiskowych (F-03/43), Na podstawie wyznaczonych i ocenionych Aspektów Środowiskowych sporządzany jest rejestr Znaczących Aspektów Środowiskowych (F-03/46), który zawiera wykaz znaczących aspektów środowiskowych oraz wykaz potencjalnych zdarzeń awaryjnych i awarii środowiskowych. Rejestr ten podlega zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu i stanowi podstawę do: - Opracowania polityki Środowiskowej i EMAS, która podlega zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu, - formułowania celów, zadań i programów środowiskowych, dokumentowanych w ramach Tabeli Celów ZSZ i EMAS (F-03/36) w odniesieniu do aspektów I Kategorii. Formułowane w Programie cele muszą być mierzalne i spójne z Polityką ZSZ. - opracowania dokumentów sterowania operacyjnego, - zaplanowania i organizacji regularnych ćwiczeń związanych z reagowaniem na potencjalne zdarzenia awaryjne i awarie środowiskowe Rejestr aspektów środowiskowych (znaczących i nieznaczących) oraz kryteria oceny aspektów są publicznie dostępne dla wszystkich stron zainteresowanych w siedzibie firmy. Ponadto wykaz znaczących aspektów środowiskowych oraz kryteria oceny aspektów prezentowane są w Deklaracji Środowiskowej, która po zatwierdzeniu przez Weryfikatora EMAS jest publikowana na stronie internetowej spółki Wyznaczone Znaczące Aspekty Środowiskowe stanowi podstawię do formułowania Polityki Środowiskowej oraz celów, zadań i programów środowiskowych. Formułowane w Programie cele muszą być mierzalne i spójne z Polityką ZSZ. 6.4 Ustalanie sterowania operacyjnego znaczącymi aspektami środowiskowymi Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS po zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu wyznaczonych Znaczących Aspektów Środowiskowych przystępuje do określenia sterowania operacyjnego znaczącymi aspektami środowiskowymi. Sterowanie to może odbywać się na podstawie

7 Strona 7 z 9 funkcjonujących w firmie dokumentów (np. instrukcji P.poż dla obiektu, dla aspektu pożar) lub na podstawie opracowanych dokumentów systemowych tj. instrukcji, procedur, Kart Sterowania Operacyjnego (F-03/48) Karta Sterowania Operacyjnego musi określać sposób postępowania z danym aspektem środowiskowym i/lub odwoływać się do innych dokumentów, które określają sposób postępowania np. instrukcje, wytyczne, procedury, przepisy prawa, ustalone zasady dobrej praktyki oraz, jeżeli to niezbędne, powinna określać sposób pomiaru i/lub monitorowania aspektu wraz ze wskazaniem charakterystyk, jakie należy dotrzymać, w tym wartości krytycznych sterowania operacyjnego Dokumenty sterowania operacyjnego po zaakceptowaniu przez Prezesa Zarządu przekazywane są do poszczególnych komórek organizacyjnych, niezależnie od faktu czy dany aspekt bezpośrednio ich dotyczy Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS zobowiązany jest do zaznajomienia pracowników ze znaczącymi aspektami środowiskowymi firmy. Z wyznaczonymi znaczącymi aspektami środowiskowymi zapoznawane są również inne osoby pracujące dla lub w imieniu Engie Services Sp. z o.o., których praca może wpływać na znaczące aspekty środowiskowe lub znajdują się oni w obszarze występowania ww. aspektów Dokumentacja z oceny i sterowania operacyjnego wyznaczonymi w organizacji aspektami środowiskowymi przechowywana jest u Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS zgodnie z wymaganiami określonymi w procedurze P-03/01 Nadzór nad Dokumentami i Zapisami. 6.5 Gotowość i reagowanie na awarie środowiskowe Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS uwzględniając wyznaczone znaczące zagrożenia awaryjne środowiskowe i bhp opracowuje: - dokumenty reagowania na zdarzenia awaryjne tzw. dokumenty reagowania, - scenariusze ćwiczeń, w których określane są zasady organizacji, prowadzenia i dokumentowania prowadzonych w zakładzie ćwiczeń, będących elementem gotowości i reagowania na awarie środowiskowe Opracowane dokumenty, po zaakceptowaniu przez Prezesa Zarządu przekazywane są do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych, celem zapoznania pracowników z zasadami postępowania Wymaga się, aby w odniesieniu do zdefiniowanych zdarzeń awaryjnych i awarii środowiskowych Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS podjął decyzję dotyczącą konieczności zorganizowania i przeprowadzenia ćwiczeń praktycznych. Przebieg i wyniki prowadzonych ćwiczeń wymaga sporządzenia formalnego raportu, który stanowi podstawę do podejmowanie ewentualnych działań korygujących lub zapobiegawczych W przypadku wystąpienia zdarzenia awaryjnego lub awarii środowiskowej PM/Kierownik danej komórki organizacyjnej zobowiązany jest powiadomić Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS, który sporządza Protokół ze Zdarzenia Awaryjnego lub Awarii Środowiskowej (F-03/49), w którym określa przyczynę, rodzaj i charakter awarii, podjęte działania oraz ocenę ich skuteczności. Protokół ze zdarzenia awaryjnego przechowywany jest u Pełnomocnika ds.

8 ZSZ i EMAS. Strona 8 z W przypadku negatywnej oceny podjętych działań lub braku uregulowań dotyczących metod reagowania na zaistniałą awarię, Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS podejmuje działania korygujące i/lub zapobiegawcze w odniesieniu do ustanowionych metod reagowania na zdarzenia awaryjne i awarie środowiskowe. Szczegółowy sposób realizacji działań korygujących i zapobiegawczych określa procedura P-03/05 - Działania Korygujące i Zapobiegawcze. 6.6 Przegląd i aktualizacja sterowania operacyjnego oraz metod reagowania na awarie środowiskowe Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS zobowiązany jest do okresowej (jednak, nie rzadziej niż raz do roku) weryfikacji wyznaczonych w zakładzie aspektów środowiskowych, znaczących, awaryjnych zdarzeń środowiskowych, dokumentów sterowania operacyjnego oraz dokumentów reagowania na awarie, W przypadku: - znaczących zmian danego aspektu środowiskowego, - braku możliwości realizacji sterowania operacyjnego wyznaczonym aspektem, - pojawieniem się aspektu nie ujętego w wykazie Aspektów Środowiskowych, - zmiany wymagań prawnych lub innych, - zmiany metod działania, - zmiany skali działalności (zwiększenia jak i zmniejszenia), - sygnałów od stron zainteresowanych (społeczność lokalna, instytucje nadzorujące, Klienci), Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS podejmuje działania zmierzające do wprowadzenia odpowiednich zmian zgodnie z uregulowaniami zawartymi w pkt niniejszej procedury Niezależnie od bieżącej oceny przestrzeganie zasad sterowania operacyjnego jest weryfikowane w trakcie prowadzonych auditów wewnętrznych zgodnie z procedurą P-03/02 Audity Wewnętrzne Efekty działalności środowiskowej, wynikające ze sterowania operacyjnego znaczącymi aspektami środowiskowymi stanowią daną wejściową do Przeglądu Zarządzania realizowanego corocznie - zgodnie z procedurą P-03/03 Przegląd Zarządzania. 7. Wykaz dokumentów i zapisów związanych - Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania, - Procedury ZSZ, - Tabela Celów ZSZ i EMAS (F-03/26), - Tabela Identyfikacji i Oceny Aspektów Środowiskowych (F-03/43), - Tabela Oceny Zgodności (F-03/44), - Tabela Oceny Umów - Klienci (F-03/45),

9 Strona 9 z 9 - Rejestr Znaczących Aspektów Środowiskowych (F-03/46), - Wykaz Monitorowania i Pomiarów Kluczowych Parametrów Środowiskowych Związanych z Działalnością Engie Services Sp. z o.o. (F-03/47), - Karta Sterowania Operacyjnego (F-03/48), - Protokół ze Zdarzenia Awaryjnego lub Awarii Środowiskowej (F-03/49). 8. Załączniki - Załącznik nr 1 Metodologia Oceny Aspektów Środowiskowych 9. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Nowy dokument Bożena Puss II/ Zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss