SYSTEM EKSPLOATACJI SIECI PRZESYŁOWEJ

Transkrypt

1 OPERATOR GAZOCIĄGÓW PRZESYŁOWYCH SYSTEM EKSPLOATACJI SIECI PRZESYŁOWEJ PROCEDURA Wydanie I Obowiązuje od dnia roku Niniejsza procedura jest własnością GAZ SYSTEM S.A. Kopiowanie całości lub fragmentu niniejszego dokumentu bez zgody Dyrektora Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A. jest zabronione.

2 Rozdzielnik procedury Dyrektor Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A. Koordynator ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej GAZ SYSTEM S.A. egzemplarz archiwalny Dyrektor Oddziału w Gdańsku Dyrektor Oddziału w Poznaniu Dyrektor Oddziału w Rembelszczyźnie Dyrektor Oddziału w Świerklanach Dyrektor Oddziału w Tarnowie Dyrektor Oddziału we Wrocławiu Wydanie I listopad 2012 Strona 2 / Stron 17

3 Tabela zmian Lp. Zmiana dotyczy strona / punkt przed zmianą Treść po zmianie Data wprowadzenia zmiany Uwagi Wydanie I listopad 2012 Strona 3 / Stron 17

4 Spis treści Lp. Tytuł rozdziału strona 1 Cel procedury 5 2 Przedmiot i zakres procedury 5 3 Definicje 5 4 Odpowiedzialność i uprawnienia 5 5 Opis postępowania Wymagania ogólne Planowanie audytów wewnętrznych SESP Audyty specjalne SESP Kwalifikowanie i wyznaczanie osób do prowadzenia audytów wewnętrznych SESP Przeprowadzanie audytu Działania poaudytowe 8 6 Informacje dodatkowe 9 7 Dokumenty związane i powołane 9 8 Załączniki 9 Wydanie I listopad 2012 Strona 4 / Stron 17

5 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie i wprowadzenie we wszystkich Oddziałach oraz Centrali Spółki GAZ-SYSTEM S.A. jednolitych zasad postępowania podczas planowania, prowadzenia i dokumentowania audytów wewnętrznych w zakresie funkcjonowania Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej (SESP). 2. Przedmiot i zakres procedury Przedmiotem procedury jest planowanie, realizacja i raportowanie audytów wewnętrznych dotyczących funkcjonowania Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej, obiegu procedur i instrukcji wchodzących w skład dokumentacji oraz podział uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności osób zaangażowanych w proces audytowania wewnętrznego. Zakresem procedury objęte są wszystkie procedury oraz instrukcje wchodzące w skład SESP. 3. Definicje W niniejszej procedurze stosuje się następujące określenia i zwroty: Audyt przeprowadzany przez pracowników GAZ-SYSTEM S.A. w ramach funkcjonowania Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej planowany specjalny Działanie korekcyjne Działanie korygujące Działanie zapobiegawcze Instrukcja Koordynator ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej Niezgodność audyt wynikający z rocznego planu audytów wewnętrznych SESP audyt pozaplanowy, wynikający z potrzeby zbadania przyczyn niezgodności, problemów związanych z realizacją poszczególnych czynności eksploatacyjnych lub innych nieprzewidzianych okoliczności mających wpływ na funkcjonowanie Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej. Działania mające na celu usunięcie stwierdzonej niezgodności działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej szczegółowy opis prowadzenia czynności eksploatacyjnych stanowisko utworzone w Oddziałach i Centrali Spółki GAZ-SYSTEM S.A. w celu nadzoru nad funkcjonowaniem Sytemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej w Oddziałach i całej Spółce. niespełnienie wymagania Procedura systemowa ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu dotyczącego funkcjonowania systemu eksploatacji sieci przesyłowej Procedura eksploatacyjna 4. Odpowiedzialność i uprawnienia ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu dotyczącego czynności eksploatacyjnych Odpowiedzialność za nadzór nad przestrzeganiem postanowień niniejszej procedury ponosi Dyrektor Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A. Dyrektorzy, kadra kierownicza oraz pracownicy Oddziałów, zależnie od zakresu swoich uprawnień, odpowiedzialni są za postępowanie zgodne z postanowieniami niniejszej procedury. Wydanie I listopad 2012 Strona 5 / Stron 17

6 5. Opis postępowania 5.1. Wymagania ogólne a) Audyty wewnętrzne SESP prowadzi się w celu zbadania i oceny czy System Eksploatacji Sieci Przesyłowej funkcjonuje właściwie Audytowaniu wewnętrznemu SESP podlega: stosowanie dokumentacji SESP, sposób prowadzenia prac eksploatacyjnych, dokumentowanie działań prowadzonych zgodnie z procedurami i instrukcjami SESP, postępowanie w przypadku stwierdzenia niezgodności, Audyty wewnętrzne SESP prowadzi się dwustopniowo: a) I-stopień: audyt wewnętrzny prowadzony przez wyznaczonych audytorów Oddziału na terenie Oddziału, b) II-stopień: audyt wewnętrzny prowadzony przez wyznaczonych audytorów Centrali GAZ SYSTEM S.A. na terenie Oddziałów Planowanie audytów wewnętrznych SESP Audyty wewnętrzne planuje się na okres 1 roku i spisuje na formularzu Program audytów wewnętrznych na rok... (załącznik nr Z.-01 do niniejszej procedury). a) za opracowanie i realizację rocznego programu audytów wewnętrznych w Oddziale (I-stopnia) oraz za określenie zakresów poszczególnych audytów odpowiedzialny jest Koordynator ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej w danym Oddziale. b) za opracowanie i realizację rocznego programu audytów wewnętrznych w GAZ SYSTEM S.A. (II-stopnia) oraz za określenie zakresów poszczególnych audytów odpowiedzialny jest Koordynator ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej w Centrali Spółki GAZ SYSTEM S.A Zatwierdzanie programu audytów wewnętrznych: a) Dyrektor Oddziału zatwierdza program audytów wewnętrznych SESP (I-stopnia) dla danego Oddziału i jest odpowiedzialny za nadzór nad jego realizacją, b) Dyrektor Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A. zatwierdza program audytów wewnętrznych SESP (II-stopnia) dla całej Spółki GAZ SYSTEM S.A. i jest odpowiedzialny za nadzór nad jego realizacją Roczny program audytów wewnętrznych powinien być opracowany i zatwierdzony do 31 grudnia roku poprzedzającego W celu zapewnienia kompleksowego nadzorowania Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej, roczny program audytów wewnętrznych musi obejmować wszystkie komórki organizacyjne zajmujące się systemem oraz wszystkie elementy tego systemu Wszelkie odstępstwa od rocznego programu audytów wewnętrznych muszą być zatwierdzone odpowiednio przez Dyrektora Pionu Eksploatacji GAZ-SYSTEM S.A. lub Dyrektora Oddziału zatwierdzającego ten program Audyty specjalne SESP Inicjowanie audytów specjalnych Każda osoba działająca w ramach Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej, która stwierdziła potrzebę przeprowadzenia audytu specjalnego może o taki audyt wnioskować Osoba wnioskująca o przeprowadzenie audytu specjalnego zobowiązana jest do szczegółowego określenia jego przyczyny i zakresu. Wydanie I listopad 2012 Strona 6 / Stron 17

7 Decyzję o przeprowadzeniu audytu specjalnego SESP podejmuje: a) Dyrektor Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A. dla audytów specjalnych II- stopnia, b) Dyrektor Oddziału dla audytów specjalnych I stopnia Termin, zakres oraz audytorów do przeprowadzenia audytów specjalnych zatwierdza: c) Dyrektor Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A. dla audytów specjalnych II- stopnia, a) Dyrektor Oddziału dla audytów specjalnych I-stopnia Kwalifikowanie i wyznaczanie osób do prowadzenia audytów wewnętrznych SESP Podstawą do wpisania danej osoby do rejestru audytorów uprawnionych do dokonywania audytów wewnętrznych SESP jest spełnienie przez nią następujących kryteriów: a) ukończenie szkolenia w zakresie planowania, prowadzenia i raportowania audytów wewnętrznych, prowadzonego przez firmę zajmującą się certyfikacją personelu, b) odbycie szkolenia (wewnętrznego) w zakresie dokumentacji Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej, c) wytypowanie (powołanie) osoby do prowadzenia audytów wewnętrznych SESP odpowiednio przez: Dyrektora Oddziału - dla audytów I-stopnia, Dyrektora Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A.- dla audytów II-stopnia Koordynator ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej sporządza i aktualizuje wykaz osób upoważnionych do audytowania wewnętrznego SESP ( Rejestr audytorów wewnętrznych SESP Centrala GAZ SYSTEM S.A./Oddział, załącznik nr Z.-08 do niniejszej procedury). Wykaz zatwierdzany jest odpowiednio przez: Dyrektora Oddziału - dla audytów I-stopnia. Dyrektora Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A.- dla audytów II-stopnia Przy wyznaczaniu audytorów do prowadzenia poszczególnych audytów wewnętrznych SESP należy zapewnić obiektywizm wyników audytu poprzez właściwy dobór tych osób (osoba dokonująca audytu nie może być związana merytorycznie i organizacyjnie z komórką, którą audytuje) Audytorów, a spośród nich audytora wiodącego do przeprowadzenia konkretnego audytu wewnętrznego wyznacza: Dyrektor danego Oddziału dla audytów I-stopnia, Dyrektor Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A.- dla audytów II-stopnia, 5.5. Przeprowadzanie audytu W ramach przygotowywania audytu wewnętrznego; audytor wiodący jest odpowiedzialny za: a) przygotowanie planu audytu wewnętrznego zgodnego z zakresem danego audytu. Plan audytu tworzy się na formularzu Plan audytu wewnętrznego nr... (załącznik nr Z.-02 do niniejszej procedury), b) przygotowanie listy pytań kontrolnych, na które należy uzyskać odpowiedzi w trakcie audytu. Listę sporządza się na formularzu Lista pytań kontrolnych do audytu wewnętrznego nr... (załącznik nr Z.-03), c) przekazanie planu audytu oraz listy pytań kontrolnych Koordynatorowi ds. SESP co najmniej na 10 dni roboczych przed wyznaczonym terminem audytu. Koordynator ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej jest odpowiedzialny za: a) przygotowanie zawiadomienia o audicie. Służy do tego formularz Zawiadomienie o audycie wewnętrznym Nr... (załącznik nr Z.-04 do niniejszej procedury), Wydanie I listopad 2012 Strona 7 / Stron 17

8 b) przekazanie kierownikowi audytowanej komórki organizacyjnej zawiadomienia o audycie wraz z planem audytu oraz listą pytań kontrolnych co najmniej na 7 dni roboczych przed wyznaczonym terminem audytu Podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego SESP audytorzy powinni przede wszystkim zwracać uwagę na: a) dostępność i znajomość właściwej dokumentacji SESP, b) zgodność prowadzonych działań z wymaganiami zawartymi w procedurach i instrukcjach SESP, c) poprawność zapisów, które powinny potwierdzać przestrzeganie wymagań zawartych w odnośnych dokumentach systemu; Każdą stwierdzoną niezgodność audytor wiodący opisuje w Karcie niezgodności, której wzór stanowi załącznik nr Z.-07 do niniejszej procedury. Ewentualne uwagi mogą być zapisane na formularzu Spostrzeżenia. Wzór formularza spostrzeżeń stanowi załącznik nr Z.-06 do niniejszej procedury W ciągu 7 dni roboczych od daty zakończenia audytu, audytor wiodący jest zobowiązany sporządzić i przekazać raport z audytu odpowiednio: - Dyrektorowi Pionu Eksploatacji, Dyrektorowi Oddziału do wiadomości, - kierownikowi audytowanej komórki organizacyjnej - w celu podjęcia ewentualnych działań korekcyjnych, korygujących/zapobiegawczych, - Koordynatorowi ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej - a/a, a w przypadku audytu specjalnego także osobie, która wnioskowała o jego przeprowadzenie. Wzór formularza Raport z audytu wewnętrznego SESP nr... stanowi załącznik nr Z.-05 do niniejszej procedury Działania poaudytowe W celu usunięcia (o ile jest to możliwe) stwierdzonych niezgodności, kierownik audytowanej komórki organizacyjnej powinien podjąć odpowiednie działania korekcyjne W celu usunięcia przyczyny wystąpienia stwierdzonych niezgodności, kierownik audytowanej komórki organizacyjnej powinien zaplanować i uruchomić odpowiednie działania korygujące a w przypadku stwierdzenia możliwości wystąpienia niezgodności działania zapobiegawcze W planowaniu tych działań może brać udział osoba, która przeprowadziła audyt O przeprowadzonych działaniach kierownik komórki organizacyjnej powinien zawiadomić Dyrektora Oddziału i Koordynatora ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej Oddziału - dla audytów I stopnia, Dyrektora Pionu Eksploatacji GAZ-SYSTEM S.A. dla audytów II stopnia Jeżeli Dyrektor Oddziału/ Dyrektor Pionu Eksploatacji GAZ-SYSTEM S.A. nie zdecyduje inaczej, realizacja i skuteczność podjętych działań są oceniane podczas kolejnego audytu wewnętrznego SESP Wyniki audytów wewnętrznych SESP stanowią materiał źródłowy do opracowania rocznego sprawozdania z funkcjonowania Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej, które sporządzane jest przez: Koordynatora ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej Centrali Spółki GAZ SYSTEM S.A. i przedkładane Dyrektorowi Pionu Eksploatacji, Koordynatora ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej Oddziału i przedkładane Dyrektorowi Oddziału. Wydanie I listopad 2012 Strona 8 / Stron 17

9 Sprawozdanie roczne powinno być sporządzone i przekazane Dyrektorowi Oddziału/ Dyrektorowi Pionu Eksploatacji GAZ-SYSTEM S.A. w terminie do 31 stycznia roku następnego. 6. Informacje dodatkowe 6.1. Wszelkie zmiany do niniejszej procedury mogą być wprowadzane wyłącznie zgodnie z zasadami opisanymi w procedurze P ,,Procedury i instrukcje - forma oraz zawartość. 7. Dokumenty związane i powołane 7.1. Procedury i instrukcje P Procedury i instrukcje forma oraz zawartość. 8. Załączniki Nr Z.-01 Program audytów wewnętrznych SESP na rok... Nr Z.-02 Plan audytu wewnętrznego SESP nr... Nr Z.-03 Lista pytań kontrolnych do audytu wewnętrznego SESP nr... Nr Z.-04 Zawiadomienie o audycie wewnętrznym SESP nr... Nr Z.-05 Raport z audytu wewnętrznego SESP nr... Nr Z.-06 Spostrzeżenia z audytu wewnętrznego SESP nr... Nr Z.-07 Karta niezgodności Nr Z.-08,,Rejestr audytorów wewnętrznych SESP w Centrali GAZ SYSTEM S.A./Oddziale..*. Wydanie I listopad 2012 Strona 9 / Stron 17

10 Załącznik Nr Z.-01 PROGRAM AUDYTÓW WEWNĘTRZNYCH SESP NA ROK... Lp. Oddział/ Działy/procesy MIESIĄCE I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Opracował: Koordynator ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej Centrali GAZ SYSTEM S.A./Oddziału * Zatwierdził: Dyrektor Pionu Eksploatacji/ Dyrektor Oddziału * Data/podpis Data/podpis *) niepotrzebne skreślić Wydanie I listopad 2012 Strona 10 / Stron 17

11 Załącznik Nr Z.-02 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO SESP nr Cel i zakres audytu: Odnośne dokumenty (kryteria audytu): procedura(y)... instrukcja(e)... inne Osoby bezpośrednio odpowiedzialne za dziedziny związane z celami i zakresem audytu: Data, miejsce wykonania audytu i przewidywany czas jego trwania: Komórki organizacyjne objęte audytem: Ramowy harmonogram audytu: godz rozpoczęcie audytu (spotkanie otwierające, omówienie zakresu audytu i dokumentów odniesienia do jego przeprowadzenia), godz przeprowadzenie audytu w obrębie działania kom. org. godz przerwa, godz opis stwierdzonych niezgodności, godz spotkanie zamykające (podsumowanie i ocena wyników zebranych podczas audytu, wskazanie sposobów usunięcia stwierdzonych niezgodności) Opracował audytor wiodący..., dn podpis Wydanie I listopad 2012 Strona 11 / Stron 17

12 Załącznik Nr Z.-03 LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH do audytu wewnętrznego SESP nr Cel i zakres audytu: L.p. Pytanie Realizacja/dowody/uwagi Opracował audytor wiodący..., dn podpis Wydanie I listopad 2012 Strona 12 / Stron 17

13 Załącznik Nr Z.-04 ZAWIADOMIENIE o audycie wewnętrznym SESP nr... Zawiadamiam Kierownika komórki organizacyjnej......, że w dniu... odbędzie się audyt wewnętrzny SESP. Cel audytu:... Zakres audytu: Wyznaczone osoby do dokonania audytu: Proszę dodatkowo o obecność: Dyrektor Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A./ Dyrektor Oddziału*) *) niepotrzebne skreślić..., dn (podpis) Rozdzielnik - Kierownik komórki organizacyjnej poddanej audytowaniu, - Audytorzy - Koordynator ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej Centrali GAZ SYSTEM S.A./Oddziału* a/a. Wydanie I listopad 2012 Strona 13 / Stron 17

14 Załącznik Nr Z.-05 RAPORT Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO SESP nr Nazwa komórki organizacyjnej poddanej audytowaniu: Kierownik komórki organizacyjnej poddanej audytowaniu: Rodzaj audytu: [ ] planowany [ ] specjalny 4. Osoby dokonujące audytu: 1)... - audytor wiodący 2)... - audytor 3)... - obserwator 5. Cel audytu: Zakres audytu: Podsumowanie audytu: Załączniki do raportu: 1) "Lista pytań kontrolnych do audytu wewnętrznego nr..." (il. stron):... 2) "Spostrzeżenia z audytu wewnętrznego nr... " (il. stron):... 3) "Karta niezgodności" (il. kart):... Data:... *) niepotrzebne skreślić Podpis audytora wiodącego... Rozdzielnik raportu z audytu. - Dyrektor Pionu Eksploatacji/Dyrektor Oddziału * - Kierownik komórki organizacyjnej poddanej audytowaniu, - Koordynator ds. Systemu Eksploatacji Sieci Przesyłowej Centrali GAZ SYSTEM S.A./ Oddziału* a/a. Wydanie I listopad 2012 Strona 14 / Stron 17

15 Załącznik Nr Z.-06 SPOSTRZEŻENIA z audytu wewnętrznego SESP nr... W dniu... odbył się audyt wewnętrzny nr Zakres: Spostrzeżenia: Opracował audytor wiodący..., dn (podpis) Wydanie I listopad 2012 Strona 15 / Stron 17

16 Załącznik Nr Z.-07 KARTA NIEZGODNOŚCI nr... do audytu wewnętrznego SESP nr OPIS NIEZGODNOŚCI: (podać istotę rozbieżności pomiędzy wymaganiami a stwierdzonym stanem faktycznym) WYMAGANIA: (podać odnośnik w normie, WT, procedurze, instrukcji) DOWÓD: (podać stwierdzony stan faktyczny, np. miejsce, dokument, informacja słowna przez kogo udzielona, spostrzeżenia) DATA STWIERDZENIA NIEZGODNOŚCI:... Podpis przedstawiciela obszaru audytowanego: Podpis audytora wiodącego: 5. PROPONOWANE DZIAŁANIA KOREKCYJNE (usuwające niezgodność) Termin usunięcia niezgodności: PROPONOWANE DZIAŁANIA KORYGUJĄCE (uniemożliwiające ponowne wystąpienie niezgodności PROPONOWANE DZIAŁANIA ZAPOBIEGAWCZE (w przypadku niezgodności potencjalnie możliwej) Termin realizacji działań korygujących/zapobiegawczych UWAGI Wydanie I listopad 2012 Strona 16 / Stron 17

17 Załącznik Nr Z.-08 REJESTR AUDYTORÓW WEWNĘTRZNYCH SESP Centrali GAZ SYSTEM S.A./Oddziału* L.p. Imię i nazwisko /jednostka organizacyjna Data wpisania do rejestru Data wykreślenia z rejestru Uwagi *) niepotrzebne skreślić Zatwierdził: Dyrektor Pionu Eksploatacji GAZ SYSTEM S.A./Dyrektor Oddziału *... (podpis, pieczęć) Wydanie I listopad 2012 Strona 17 / Stron 17