INSTRUKCJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA INSTRUKCJA ZLECANIA PRAC PROJEKTOWYCH DO PODWYKONAWCY IS-09/01/III

Transkrypt

1 Strona 1 z 6 Data: r Opracował: Zweryfikował: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Dyrektor Operacyjny Marcin Biskup Prezes Zarządu Jan Woźniak Daty i Podpisy: Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel instrukcji 2 2. Przedmiot instrukcji 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu Postanowienia ogólne Planowanie projektowania i rozwoju Dane wejściowe i wyjściowe do projektowania Zlecenie procesu projektowania Przegląd i weryfikacja projektowania Walidacja projektu Nadzorowanie zmian w projekcie Sterowanie Operacyjne w zakresie ochrony środowiska/bhp 5 7. Dokumenty związane 6 8. Załączniki 6 9. Historia zmian 6 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Kopia nadzorowana nr: 1 Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Engie Services Sp. z o.o. UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu Engie Services Sp. z o.o.

2 1. Cel instrukcji Strona 2 z 6 Celem niniejszej procedury jest jednoznaczne określenie zasad zlecania i nadzoru nad procesem projektowania realizowanego przy współudziale podwykonawcy (biur projektowych). 2. Przedmiot instrukcji Niniejsza procedura określa: - Zasady planowania projektowania i rozwoju, - Zasady pozyskiwania i opracowania danych wejściowych i wyjściowych, - Zasady przeglądu i weryfikacji projektowania i rozwoju, - Zasady walidacji projektu, - Nadzorowanie zmian w projekcie 3. Zakres obowiązywania Niniejsza instrukcja obowiązuje w komórkach organizacyjnych Engie Services Sp. z o.o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej instrukcji. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia Za bieżące stosowanie niniejszej instrukcji odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami instrukcji określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny Opis procesu - Opracowanie danych wejściowych i wyjściowych do projektowania, - Bieżąca współpraca z Projektantem i prowadzenie ewentualnych uzgodnień technicznych - Weryfikacja, odbiór projektu i wystawienie Protokołu Zdawczo-Odbiorczego Prac Projektowych - Nadzór nad walidacją projektu, po wykonaniu i uruchomieniu Instalacji/urządzenia 6.1 Postanowienia ogólne Osoba wyznaczona do nadzoru nad realizacją projektu (zwyczajowo SM) Proces projektowania prowadzony jest przez firmę obcą w formie procesu zleconego na zewnątrz organizacji. Odpowiedzialność przed Klientem wynikająca z realizowanego procesu spoczywa na Engie Services Sp. z o.o.

3 Strona 3 z Zlecenie procesu projektowania na zewnątrz organizacji musi uwzględniać następujące zasady: - Podwykonawca podlega ocenie i kwalifikacji dostawców na zasadach określonych w Instrukcji Kwalifikacji Dostawców i Realizacji Zakupów (IS-10/03), - Proces projektowania zlecany jest podwykonawcy na podstawie ramowej umowy (F-10/05) określającej warunki współpracy, w tym odpowiedzialność podwykonawcy za realizowane prace projektowe lub na podstawie indywidualnych zleceń jednostkowych, które określają warunki współpracy oraz zakres zlecanych prac, Każdorazowo przed wysłaniem Zamówienia/Zlecenia jednorazowego do Projektanta osoba zlecająca proces projektowania z ramienia firmy Engie Services Sp. z o.o. zobowiązana jest do weryfikacji czy posiadane uprawnienia podwykonawcy są aktualne, a tym samym gwarantują przejęcie przez projektanta pełnej odpowiedzialności za powierzone działania. 6.2 Planowanie projektowania i rozwoju Ze względu na specyfikę działalności firmy (każdy projekt jest indywidualną realizacją) proces projektowania został zaplanowany zapisami niniejszej instrukcji i zawsze realizowany jest wg następującego schematu: - Spotkanie wstępne Klienta i przedstawiciela Engie Services Sp. z o.o. celem określenia wymagań i możliwości realizacji projektu, - Wybór projektanta prac projektowych oraz uzgodnienia techniczne przedstawiciela Engie i Projektanta celem opracowania danych wejściowych i wyjściowych dotyczących projektu, - Formalna weryfikacja przez Klienta propozycji realizacji projektu instalacji/urządzenia, - Formalne zlecenie prac projektowych, - Przegląd i formalna weryfikacja otrzymanego od Projektanta opracowanego projektu oraz dopuszczenie projektu do realizacji, - Realizacja Instalacji/urządzenia wg dopuszczonego projektu, - Weryfikacja zgodności wykonania Instalacji/urządzenia z wymaganiami zawartymi w projekcie, - Walidacja projektu poprzez testy Instalacji/urządzenia określone na etapie projektowania, - Formalne dopuszczenie instalacji/urządzenia do użytkowania. 6.3 Dane wejściowe i wyjściowe do projektowania Dane wejściowe i wyjściowe do projektowania muszą być sporządzone w formie udokumentowanej i powinny obejmować następujące zakresy informacji: - Osobę odpowiedzialną z ramienia firmy Engie Services Sp. z o.o. za nadzorowanie procesu projektowania, - Wymagania techniczne, eksploatacyjne projektowanej instalacji/urządzenia określane przez osobę zlecającą z ramienia Engie Services Sp. z o.o., - Specyficzne wymagania Klienta dotyczące projektowanej Instalacji/urządzenia,

4 Strona 4 z 6 - Wymagania techniczne Instalacji/urządzenia określone przez projektanta, w tym możliwości/warunki ograniczenia negatywnego oddziaływania projektowanej instalacji na środowisko, - Warunki techniczne Instalacji/urządzenia, w tym parametry krytyczne, np. gabaryt, wymagania bezpieczeństwa, ograniczenia prawne i techniczno-organizacyjne, - Zakres projektu, który musi być opracowany wraz z określeniem jego formy. Uwaga: Dopuszcza się specyfikację ww. wymagań w formie pośredniej tj. poprzez przywołanie przedmiotowych norm technicznych, wymagań prawnych itp Wypracowane dane wejściowe i wyjściowe do projektowania wymagają formalnej akceptacji stron procesu projektowania (Klient, Engie, Projektant). 6.4 Zlecenie procesu projektowania Wymaga się, aby prace projektowe były zlecane formalnie, w trybie procesu realizacji zakupu usług na podstawie umowy lub zlecenia. Wymaga się aby każdorazowo elementem Zlecenia/Umowy były wypracowane przez strony dane wejściowe i wyjściowe o których mowa w pkt niniejszej instrukcji. 6.5 Przegląd i weryfikacja projektowania Przegląd i weryfikacja projektu dokonywana jest na etapie: - Bieżących prac projektowych realizowane przez Projektanta w trakcie prowadzonych prac, wg wewnętrznego planu przeglądu projektu ustalonego w biurze projektowym, - Weryfikacji opracowanego projektu w tzw. wersji roboczej przed wydrukiem ostatecznym wykonuje przedstawiciel biura projektowego. - Odbioru gotowego projektu przez przedstawiciela firmy Engie Services Sp. z o.o Przedstawiciel Engie Services Sp. z o.o. dokonując odbioru prac projektowych zobowiązany jest do zweryfikowania czy projekt odpowiada wymaganiom określonym i zatwierdzonym na etapie Zamówienia oraz czy spełnia wymagania formalne. Pomocnicza lista kontrolna weryfikacji projektu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji Potwierdzeniem dokonania oceny zgodności projektu i jego przyjęcia przez Engie Services Sp. z o.o. jest Protokół-Zdawczo Odbiorczy parafowany przez Strony Podpisany Protokół jest podstawą rozliczenia finansowego z projektantem wykonującym prace projektowe Wymaganym jest aby po odebraniu projektu, jeden egzemplarz (kopia) wraz z nośnikiem elektronicznym np. CD/DVD oraz kopią protokołu zdawczo-odbiorczego podlega archiwizacji zgodnie z instrukcją IS-03/01 Przygotowanie, Archiwizowanie, i Brakowanie Dokumentacji. 6.6 Walidacja projektu Ze względu na charakter projektu (indywidualny dla każdej realizacji, wg wymagań klienta) walidacja projektu nie jest możliwa do wykonania przed dostarczeniem (uruchomieniem)

5 Strona 5 z 6 instalacji/urządzenia u klienta. Walidacja realizowana jest zgodnie z ustaleniami zawartymi w opisie technicznym w pkt. Warunki Techniczne Odbioru i obejmuje co najmniej walidację: - Warunków technicznych Instalacji/urządzenia, w tym parametry krytyczne, np. gabaryt, wymagania bezpieczeństwa, ograniczenia prawne i techniczno-organizacyjne, - Wydajność, sprawność Instalacji/urządzenia tj. uzyskanie parametrów funkcjonalnych Dokumentem potwierdzającym wykonanie walidacji jest dokumentacja odbiorowa, która zawiera wykaz prób i testów wraz z wynikami i ich oceną. 6.7 Nadzorowanie zmian w projekcie Proces projektowania Instalacji/urządzenia wykonywanych przez Engie Services Sp. z o.o. regulowany jest przepisami prawa Zakres możliwych do wprowadzenia zmian określa opis techniczny projektu W przypadku, gdy dla dokonania zmian w projekcie: - wymagany jest udział projektanta - proces dokonywania zmian jest analogiczny jak w przypadku uruchamiania nowego zamówienia projektowego lub pisemna zgodna projektanta, - kiedy nie jest wymagany udział projektanta zmianę wprowadza osoba odpowiedzialna za realizację z ramienia Engie w porozumieniu z Klientem przy uwzględnieniu wymagań procedury P-03/01 Nadzór nad Dokumentami i Zapisami tj. nanoszone zmiany muszą być czytelne, opatrzone podpisem osoby wprowadzającej i datą wprowadzenia zmiany. 6.8 Sterowanie Operacyjne w zakresie ochrony środowiska/bhp W ramach sterowania operacyjnego aspektami środowiskowymi należy optymalizować wpływ projektowanych instalacji/urządzeń na środowisko naturalne i bezpieczeństwo użytkowania poprzez stosowanie poniższych zasad: - Przy projektowaniu i wytwarzaniu produktu, bez uszczerbku dla jego walorów użytkowych i bezpieczeństwa użytkownika, należy: ograniczać zużycie substancji i energii niezbędnych do wytworzenia wyrobu; ograniczać wykorzystywanie substancji i rozwiązań technicznych mogących negatywnie oddziaływać na środowisko w okresie wytwarzania i użytkowania produktu oraz po jego zużyciu; wykorzystywać substancje i rozwiązania techniczne pozwalające na naprawę produktu, demontaż produktu w celu oddzielenia zużytych elementów wymagających użycie części produktu w innym produkcie lub ich wykorzystanie do innych celów użytkowych po zużyciu produktu W ramach zapewnienia bezpieczeństwa użytkowania wyrobu oraz zgodności z obowiązującymi wymaganiami prawnymi, w procesie projektowania należy uwzględnić wymagania odpowiednich dyrektyw związanych z bezpieczeństwem wyrobu np. Dyrektywa Maszynowa, Dyrektywa Ciśnieniowa itp.

6 7. Dokumenty związane - Procedura: Nadzór nad Dokumentami i Zapisami (P-03/01), - Instrukcja: Kwalifikacja Dostawców i Realizacja Zakupów (IS-10/03), Strona 6 z 6 - Instrukcja: Przygotowanie, Archiwizowanie i Brakowanie Dokumentacji (IS-03/01), - Ramowa Umowa z Podwykonawcą Usług Projektowych (F-10/05), 8. Załączniki - Załącznik nr 1: Pomocnicza lista kontrolna weryfikacji projektu 9. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Nowy dokument Bożena Puss II/ III/ Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss