9001:2009. Nr procedury P VI-01. Planowanie i przeprowadzanie auditów wewnętrznych SZJ. Urząd Miasta SZCZECIN. Wydanie 6

Transkrypt

1 Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Planowanie i przeprowadzanie auditów wewnętrznych SZJ PN-EN ISO 9001:2009 Nr procedury P VI-01 Wydanie CEL Celem niniejszej procedury jest określenie zasad planowania i przeprowadzania auditów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Szczecin ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin TERMINOLOGIA 3.1. AUDIT JAKOŚCI (wg PN EN ISO 9000:2006) Systematyczny, niezależny i udokumentowany proces zdobycia dowodu i jego obiektywnej oceny w celu określenia zakresu w jakim kryteria auditu są spełnione PLAN (PROGRAM) AUDITU (wg PN EN ISO 9000:2006) Zestaw jednego lub więcej auditów zaplanowanych w określonym schemacie czasowym i prowadzonych w określonym celu AUDITOR (wg PN EN ISO 9000:2006) Osoba mająca kompetencje do przeprowadzania auditu ZESPÓŁ AUDITUJĄCY (wg PN EN ISO 9000:2006) Jeden lub więcej auditorów przeprowadzający audit 3.5. NIEZGODNOŚĆ (wg PN EN ISO 9000:2006) Niespełnienie wymagania 3.6. DZIAŁANIE KORYGUJĄCE (wg PN EN ISO 9000:2006) Działanie podjęte w celu wyeliminowania przyczyn wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji 3.7. DZIAŁANIE ZAPOBIEGAWCZE (wg PN EN ISO 9000:2006) Działanie podjęte w celu wyeliminowania przyczyn potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnie niepożądanej sytuacji 3.8. KN i DK Karta Niezgodności i Działań Korygujących 3.9. SZJ - System Zarządzania Jakością OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Iwona Łabaziewicz Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Strona 1 / 5

2 4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy planowaniu i przeprowadzaniu auditów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością Wymaganie normy PN EN ISO 9001:2009 Pełnomocnik ds. SZJ Na koniec roku kalendarzowego opracowuje Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok..., w którym określa: - wydziały i biura auditowane w danym roku - zakres auditu - nazwisko i imię osoby odpowiedzialnej za obszar auditowany - planowany termin przeprowadzenia auditu 2. Przekazuje Plan auditów Prezydentowi Miasta / Sekretarzowi do zatwierdzenia Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta Zatwierdza Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok Zatwierdzony plan przekazuje Pełnomocnikowi ds. SZJ. Pełnomocnik ds. SZJ 1. Informuje Dyrektorów wydziałów i Kierowników biur pocztą elektroniczną o planowanych auditach, przesyłając im za pośrednictwem poczty elektronicznej Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok Przynajmniej 2 tygodnie przed planowanymi auditami wewnętrznymi powołuje auditorów wewnętrznych i przesyła powołania za pośrednictwem poczty elektronicznej. 3. W przypadku wystąpienia zmian w planie auditów uzgadnia je z Prezydentem Miasta lub Sekretarzem Miasta, wprowadza do planu zmiany i uzyskuje ich akceptację Strona 2 / 5

3 Kierownik zespołu auditującego Auditor 1. Przygotowuje się do auditu wewnętrznego w wyznaczonym wydziale/biurze zapoznając się z odpowiednimi dokumentami. 2. Ustala dokładnie z Dyrektorem wydziału lub Kierownikiem biura, w którym ma przeprowadzić audit, dzień i godzinę rozpoczęcia i przeprowadzenia auditu. 3. Przeprowadza audit w wyznaczonym wydziale lub biurze. 4. Sporządza Protokół z auditu wewnętrznego SZJ Podpisuje protokół i w przypadku stwierdzonych niezgodności uzyskuje na nim podpis osoby odpowiedzialnej za obszar auditowany. 6. Przekazuje podpisany protokół Pełnomocnikowi ds. SZJ, a kopię w formie elektronicznej przesyła osobie odpowiedzialnej za obszar auditowany Pełnomocnik ds. SZJ Analizuje stwierdzone niezgodności w poszczególnych wydziałach i biurach 2. Uruchamia działania korygujące i zapobiegawcze zgodnie z procedurą nr P-VI-02 i P-VI Przechowuje i archiwizuje Protokoły z auditów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością Strona 3 / 5

4 4.1. Pełnomocnik ds. SZJ Na koniec roku kalendarzowego opracowuje Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok..., (zał. nr 1 / P-VI-01) w którym określa: wydziały i biura, które mają być auditowane w danym roku kalendarzowym, zakres auditu tzn. jakie obszary wymagań normy PN EN ISO 9001:2009 będą auditowane w danym wydziale lub biurze, nazwisko i imię osoby odpowiedzialnej za obszar auditowany, planowany termin przeprowadzenia auditu termin może być określony poprzez podanie miesiąca w którym planuje się przeprowadzenie auditu, nazwiska auditorów Przekazuje Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok... Prezydentowi w celu jego zatwierdzenia Prezydent Miasta, Sekretarz Miasta Po otrzymaniu od Pełnomocnika ds. SZJ Planu auditu wewnętrznego SZJ na rok... zapoznaje się z nim i zatwierdza go. W przypadku uwag konsultuje się z Pełnomocnikiem ds. SZJ, który wprowadza ewentualne poprawki Zatwierdzony plan auditów przekazuje Pełnomocnikowi ds. SZJ Pełnomocnik ds. SZJ Informuje Dyrektorów wydziałów i Kierowników biur za pośrednictwem poczty elektronicznej o planowanych auditach przesyłając im w załączeniu zatwierdzony Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok Nie później niż 2 tygodnie przed planowanym terminem auditu powołuje wg planu auditów wewnętrznych Kierowników zespołów auditujących i auditorów wewnętrznych wysyłając im drogą elektroniczną Powołanie auditora (zał. nr 2/ P-VI-01) W przypadku gdy od czasu zatwierdzenia planu auditów nastąpiły zmiany, uzgadnia je z Prezydentem, Sekretarzem lub wyznaczoną osobą, a następnie nanosi je na plan i uzyskuje ich akceptację Kierownik zespołu auditującego, Auditor Przygotowuje się do auditu wewnętrznego w wyznaczonym wydziale lub biurze zapoznając się z dokumentami opisującymi system jakości w auditowanym obszarze. Auditorzy zobowiązani są do zapoznania się między innymi z takimi dokumentami jak: - Polityka Jakości Urzędu Miasta Szczecin - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin - procedury i instrukcje SZJ - zapisy jakości Ustala z Dyrektorem wydziału lub Kierownikiem biura, w którym ma przeprowadzić audit, dzień i godzinę rozpoczęcia i przeprowadzenia auditu Przeprowadza audit w wyznaczonym wydziale lub biurze, który polega na: - przeprowadzeniu z osobą auditowaną rozmowy wstępnej przedstawiającej cel oraz zakres auditu, Strona 4 / 5

5 - zbadaniu informacji z auditowanego obszaru dotyczących funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością w tym obszarze, - zbadaniu dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością - obserwacji działań i warunków w dziedzinie, której dotyczy audit, - sprawdzeniu protokołów z poprzednich auditów, skarg i wniosków interesantów oraz jakości podjętych działań korygujących i zapobiegawczych eliminujących niezgodności. Auditorzy są zobowiązani do zapewnienia podczas całego auditu właściwej, przyjaznej atmosfery współpracy z auditowanym Po przeprowadzeniu auditu wewnętrznego omawia jego wyniki z Dyrektorem wydziału lub Kierownikiem biura auditowanego i sporządza Protokół z auditu wewnętrznego SZJ zwany dalej Protokołem (zał. nr 3 / P-VI-01) Podpisuje protokół i w przypadku stwierdzonych niezgodności uzyskuje na nim podpis osoby odpowiedzialnej za obszar auditowany Przekazuje oryginał podpisanego Protokołu Pełnomocnikowi ds. SZJ w formie dokumentu, a kopię przesyła w formie elektronicznej Dyrektorowi auditowanego wydziału lub Kierownikowi biura Pełnomocnik ds. SZJ Analizuje stwierdzone niezgodności w poszczególnych wydziałach/biurach Uruchamia działania korygujące i zapobiegawcze zgodnie z procedurą nr P-VI-02 i P-VI Przechowuje i archiwizuje Protokoły z auditów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością w celu sporządzania sprawozdania przed uruchomieniem przeglądu Systemu Zarządzania Jakością wykonywanego przez Prezydenta Miasta i przygotowania planu auditów na następny rok WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury Nr P-I-04 Nadzór nad zapisami jakości Nr P-VI-02 Działania korygujące Nr P-VI-05 Działania zapobiegawcze Inne dokumenty: norma PN EN ISO 9001:2009, Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin, dokumenty obowiązujące w wydziałach i biurach Załączniki: Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok... - zał. nr 1/P-VI Powołanie auditora - zał. nr 2/P -VI Protokół z auditu wewnętrznego SZJ - zał. nr 3/P-VI-01 Ochrona treści procedur Procedury są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 5 / 5