ZAPYTANIE OFERTOWE: Nr: WES/05/02/2011

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE: Nr: WES/05/02/2011 Wrocław r Dotyczy: wynajmu sal szkoleniowych (kod CPV 551) oraz usług cateringowych dla uczestników szkoleo (kod CPV 553) na potrzeby realizacji projektu: Wsparcie Ekonomii Społecznej w subregionie wrocławskim oraz wałbrzyskim, nr umowy: UDA-POKL /10-00 w okresie od do r w oparciu o zasadę konkurencyjności. 1. ZAMAWIAJĄCY NAZWA I ADRES: Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp.z.o.o ul. Legnicka 55c/2, Wrocław Tel. 071/ , fax. 071/ Adres strony internetowej zamawiającego: biuro@europea.pl Adres strony internetowej projektu biuro@ekonomiaspoleczna.com 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE 2.1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówieo publicznych Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty W postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują, poza wyjątkami przewidzianymi w treści niniejszego zapytania, osobiście, faksem lub drogą elektroniczną Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim Zamawiający dopuszcza składanie ofert cząstkowych. 3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przedmiotem zamówienia jest udostępnienie sali szkoleniowej oraz zapewnienie cateringu w postaci przerwy obiadowej oraz przerw kawowych dla uczestników szkoleo w ramach projektu Wsparcie Ekonomii Społecznej w subregionie wrocławskim oraz wałbrzyskim w okresie od r. do r. Wspólny słownik zamówieo CPV: usługi hotelarskie w zakresie spotkao i konferencji usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

2 3.1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie najmu sali szkoleniowej/sali konferencyjnowykładowej kod CPV Wyżywienie dla uczestników szkolenia kod CPV 553/ W ramach niniejszego zamówienia Oferent zapewni Zamawiającemu jako organizatorowi szkoleo pełne zaplecze usług hotelarskich, restauracyjnych i konferencyjno-wykładowych Zamawiający ustala, że w trakcie realizacji zamówienia należy uwzględnid następujące zagadnienia: 1) Sala znajduje się we Wrocławiu. Dopuszczalna lokalizacja wynosi do 15 km w odległości od centrum miasta. 2) W ramach projektu planowane jest wynajęcie Sali na 24 dni szkoleniowe w okresie od 30 czerwca 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. W ramach 24 dni szkoleniowych Zamawiający zakłada zlecenie Oferentowi świadczenia dodatkowych usług: - catering obiadowy w łącznej liczbie do 240 posiłków - catering kawowy w łącznej liczbie do 240 serwisów kawowych 3) Daty wynajmu Sali zostaną wskazane przez Zamawiającego zgodnie ze wstępnym harmonogramem realizacji szkoleo: I edycja : czerwiec lipiec 2011 r. (6 dni szkoleniowych) II edycja: styczeo luty 2012 r. (6 dni szkoleniowych) III edycja: maj-czerwiec 2012 r. (6 dni szkoleniowych) IV edycja: październik listopad 2012 r. (6 dni szkoleniowych) Zamawiający zastrzega, że wskazane zamówienie dotyczy maksymalnej ilości dni szkoleniowych w ramach szkolenia podmiotów ES. W przypadku zebrania grupy docelowej w innej lokalizacji (poza Wrocławiem), zamawiający zastrzega, że nie wszystkie edycje muszą się odbyd we wskazanym wymiarze (maksymalnym wymiarze) Zamawiający będzie zlecał wynajem Sali na realizację usługi: Szkolenia wynajem Sali dla średnio 10 osób oraz 1 trenera, z zapewnieniem przerwy obiadowej oraz dwóch przerw kawowych Wszystkie szkolenia trwad będą 8 godzin zegarowych, jednak ze względu na koniecznośd przygotowania Sali, Zamawiający zastrzega sobie koniecznośd dostępu do Sali na godzinę przed i po szkoleniu. Zajęcia odbywad się będą w godzinach 9:00-17: Zamawiający zastrzega sobie możliwośd zmiany terminu wynajęcia Sali Zamawiający w trakcie realizacji zamówienia będzie potwierdzał drogą elektroniczną, telefoniczną lub pisemną następujące informacje:

3 1) Wynajem Sali szkoleniowej 7 dni przed datą szkolenia (nie dotyczy pierwszego terminu szkolenia) 2) Liczbę uczestników 1 dzieo przed datą szkolenia 3) Liczbę posiłków przed rozpoczęciem szkolenia w danym dniu 4) Liczbę posiłków mięsnych i wegetariaoskich w danym dniu 3.9. Sala powinna byd nie mniejsza niż 20 m 2, przystosowana do kształcenia oraz byd wyposażona w klimatyzację, rzutnik, jedna ze ścian powinna umożliwid projekcję obrazu, dostęp do Internetu W Sali, powinna znajdowad się odpowiednia liczba stołów, krzeseł z możliwością swobodnego poruszania się przez uczestników projektu. Sala nie może znajdowad się w podpiwniczeniu Wielkośd Sali powinna pozwalad na umieszczenie roll-up a dostarczonego przez Zamawiającego Oferent zobowiązany jest wyrazid zgodę na oznakowanie sali szkoleniowej dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami zgodnymi z wymogami POKL Przerwy cateringowe powinny byd zapewnione w miejscu szkolenia, bez konieczności wychodzenia poza budynek, w którym realizowane jest szkolenie Oferent powinien dysponowad parkingiem dla uczestników szkolenia W ciągu dnia szkoleniowego podane zostaną dwie przerwy kawowe obejmujące kawę, herbatę, soki, wodę i ciastka Przerwa obiadowa na każdy dzieo szkolenia powinna uwzględniad 1 ciepły posiłek składający się z dwóch gorących dao, napoju wliczonego w cenę posiłku dla każdego z uczestników szkolenia. Oferent powinien zapewnid menu wegetariaoskie- jeśli Zamawiający potwierdzi taką koniecznośd Zamawiający jest związany umową o dofinansowanie projektu z Dolnośląskim Wojewódzkim Urzędem Pracy. Z uwagi na finansowanie projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu paostwa i możliwe opóźnienia w wypłacie kolejnych transz dotacji, zamawiający zastrzega, że minimalny termin płatności wynosi 30 dni. O takiej sytuacji Zamawiający będzie każdorazowo informował Oferenta W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą brad udział hotele posiadające minimum 3 gwiazdki. 4. Warunki wymagane od wykonawców. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegad się wykonawcy, którzy: 4.1. Akceptują treśd zapytania ofertowego, bez zastrzeżeo złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania O udzielenie zamówienia mogą ubiegad się wykonawcy, którzy złożą kompletną ofertę, sporządzoną zgodnie z wymaganiami zawartymi w niniejszym zapytaniu 4.3. O wykonanie usługi mogą ubiegad się wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki: Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami umożliwiającymi wykonanie zamówienia.

4 4.4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia. 5. Termin wykonania zamówienia Planowany termin wynajmu sal oraz zapewnienie cateringu mieści się w okresie od czerwca 2011 r. do grudnia 2012 r., zgodnie z wstępnym harmonogramem podanym przez Zamawiającego. 6. Miejsce realizacji zamówienia Miejsce realizacji zamówienia to Miasto Wrocław w odległości 15 km od centrum Wrocławia. 7. Sposób porozumiewania się Wykonawców z Zamawiającym. Wykonawca może zwrócid się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego; tel p. Agata Janicka Koordynator ds. administracyjnych, mail: a.janicka@europea.pl 8. Sposób przygotowania oferty; miejsce i termin ich składania: 8.1. Ofertę należy złożyd w terminie do dnia do godz Decyduje data/godzina wpływu na wskazany adres. Oferent powinien sporządzid ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania z wypełnieniem każdego wymaganego pola Oferta powinna byd dostarczona za pośrednictwem: poczty, kuriera lub dostarczona osobiście w zamkniętej kopercie z dopiskiem Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr: WES/05/02/2011 na adres: Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o., ul. Legnicka 55 C/ Wrocław Oferta powinna zawierad cenę brutto i netto za każdy dzieo szkolenia oraz cateringu dla 1 osoby, oraz cenę łączną za całe zamówienie, z wyszczególnieniem ceny łącznej za sale szkoleniowe oraz za catering Każda strona oferty i załączników zawierająca jakąkolwiek treśd musi zostad parafowana Oferta musi byd podpisana przez osobę do tego uprawnioną. Podpis musi byd czytelny lub opatrzony pieczęciami imiennymi Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądad od wykonawców wyjaśnieo dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty, a także będzie miał prawo wezwad do uzupełnienia wymaganych dokumentów, jeśli nie zostaną one złożone lub będą zawierad błędy. W szczególności zamawiający będzie miał prawo żądad wyjaśnieo od wykonawców, których oferty będą zawierad rażąco niska cenę Komisyjne otwarcie ofert nastąpi w dniu r o godz we Wrocławiu (54-203), Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o., ul Legnicka 55C/ Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia Komisyjne posiedzenie rozstrzygające o wyborze Wykonawcy odbędzie się w dniu r o godz. 10:00 w Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o., ul. Legnicka 55C/2, Wrocław.

5 9. Sposób dokonania wyboru oferty przez Zamawiającego. W przedmiotowym zapytaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę kompleksowośd złożonej oferty, uwzględniającej zagwarantowanie Sali szkoleniowej oraz wyżywienia. Zamawiający zastosuje następujące kryteria: Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: A. Cena 80% B. Dostępnośd sal 20% Sposób oceny ofert: Ocena = A+B gdzie: A = ( najniższa zaproponowana cena/cena badanej oferty)* 80 B = (liczba dni proponowanych przez Oferenta/maksymalna liczba dni wykazana pośród złożonych ofert)*20 Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów w oparciu o ustalone powyżej kryteria i podpisze umowę z wybranym wykonawcą na realizację zamówienia. Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, zamawiający może wybrad ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL sztywno skalkulowane kwoty na realizację zamówienia (poszczególne części: sale, catering). W związku z kompleksową realizacją usługi Zamawiający zastrzega sobie prawo indywidualnych negocjacji z każdym Oferentem lub odstąpid od podpisania umowy. 10. Zleceniodawca po wyborze najkorzystniejszej oferty ustali szczegóły zamówienia ze Zleceniobiorcą. 11. Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL /10, Priorytet VII Promocja integracji społecznej Działanie 7.2. Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej. 12. Załączniki Wzór formularza ofertowego. Potwierdzenie odbioru osobistego: Data: Formularz oferty Pieczęd i podpis:.

6 ..., dnia r. (pieczątka oferenta, nazwa) (miejscowośd) Dla Centrum Wspierania Biznesu Europea sp. zo. o. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia r. nr. Nazwa oferenta. Adres.. REGON. NIP.. tel Oświadczamy, że posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2. Oświadczamy, że dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami umożliwiającymi realizację zamówienia. 3. Oświadczamy, że posiadamy parking dla gości. 4. Oświadczamy, że nasz obiekt jest w standardzie.. gwiazdek. 5. Oświadczamy, że oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następującą cenę: Nazwa usługi Sala szkoleniowa dla minimum 10 osób + trener Catering: w tym przerwa obiadowa oraz 2 przerwy kawowe Ilośd: -dla Sali liczba dni szkoleniowych -catering ilośd posiłków(catering) Cena jednostkowa netto Cena jednostkowa brutto Cena łączna netto Cena łączna brutto 6. Oświadczamy, że oferujemy następującą liczbę usługi wynajmu Sali (dni). 7. Oświadczamy, że realizacja usługi będzie prowadzona zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym. 8. Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony Oferenta:

7 Imię i nazwisko: Numer telefonu: Adres (pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta)