e-usługi? Procesy? A może procesy dla e-usług? Agata Filipowska, Wioletta Sokołowska

Transkrypt

1 e-usługi? Procesy? A może procesy dla e-usług? Agata Filipowska, Wioletta Sokołowska

2 Plan prezentacji Omówienie doświadczeń związanych z potrzebą optymalizacji realizowanych procesów. Przedstawienie zakresu prac w projekcie: planowana optymalizacja procesów od ich mapowania, przez modelowanie i optymalizację. Prezentacja dotychczasowych wyników modelowania procesów. Wnioski z przeprowadzonych prac. 2

3 Wczoraj Zjawiska: 40% JST potwierdza, że osiągnięcie sprawności JST i innowacyjności pracowników JST jest możliwe dzięki wdrożeniu e-usług. e-urząd jest szybszy, tańszy oraz zwiększa się wydajność pracowników [MAiC 2012]. Jednym z regionów o największym % urzędów posiadających tylko papierowy obieg dokumentów jest WKP (64%), w WW wynosi 40% [MAiC 2012]. Problemy: Brak lub znikoma liczba e-usług dla klientów zewnętrznych, w tym dostępnych przez epuap: niedostosowanie wewn. procesów JST do świadczenia e-usług, w tym brak kontroli zarządczej procesów pozwalającej m.in. na ocenę efektywności kosztowej korzystania z ESP i e-usług. Brak opisu oraz niedostosowanie procesów do świadczenia e-usług i działania e-urzędu 3

4 Cel główny projektu,,e-um Wzrost elektronizacji usług i wymiany korespondencji elektronicznej przez Partnerów projektu [ ] Dlaczego? Zwiększenie efektywności działania urzędu Zmiana sposobu zarządzania obiegiem dokumentacji Wdrożenie e-usług 4

5 Jaki jest związek e-usługi z procesem? Proces biznesowy to zbiór aktywności prowadzących do zdefiniowania produktów / usług podmiotu, tworzących z punktu widzenia klienta wartość dodaną. Każdy proces biznesowy dotyczy tylko jednego podmiotu, może jednak współdziałać z procesami innych organizacji. e-usługa usługa świadczona drogą elektroniczną przez sieć telekomunikacyjną, a w tym sieć komputerową, np. Internet, z wykorzystaniem technologii informacyjnej, której świadczenie jest zautomatyzowane i która wymaga niewielkiego udziału człowieka [Wikipedia]. 5

6 Jak zrealizować ten cel? Zamodelować procesy Określić ich wskaźniki efektywności (kontrola zarządcza) Zasymulować wykonanie pewnej liczby procesów Przeanalizować wyniki Poprawić procesy (wersje TO-BE) 6

7 Analiza organizacji Jak to wygląda w teorii? Proces AS-IS Analiza i projektowanie procesu Modele procesu (EPC, BPMN) Komunikacja, symulacja, ABC, Wskazówki dla poprawy procesu Proces TO-BE Ewaluacja procesu Metryki Wykonanie i monitorowanie Implementacja Proces wykonywalny BPEL Typy danych, warunki, mapowanie danych, obsługa wyjątków Integracja, testowanie, 7

8 Ale to już było Projekt EAP, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski Mapy procesów bazy danych 8 urzędów wojewódzkich 8 urzędów marszałkowskich 14 urzędów miast Modele referencyjne procesów urząd wojewódzki urząd marszałkowski urząd miejski Źródło: stories/konf_prez/sesja1_szczepan_figiel.pdf 8

9 Ale to już było Źródło: 9

10 A do czego dążymy w e-um? Zbudowanie mapy procesów urzędu (zadania własne) Wewnętrznych Pomiędzy jednostkami administracji (A2A) Pomiędzy Urzędem a obywatelami (A2C) Pomiędzy Urzędem a organizacjami (G2O) 10

11 Zadanie nr 3 Zadanie 3: Mapowanie i optymalizacja referencyjnych procesów samorządowych Cel zadania: Wzrost wymiany korespondencji elektronicznej wysyłanej przez Urzędy JST Wzrost liczby e-usług publicznych świadczonych przez JST za pomocą epuap lub platformy regionalnej Czas realizacji:

12

13 Mapowanie krok po kroku 1. Zebranie dokumentacji, np.: Opis procedury na BIP Regulacje prawne 2. Przygotowanie I wersji modelu AS-IS 3. Konsultacje modelu z właścicielem procesu 4. Przygotowanie modelu do symulacji: Zgromadzenie informacji nt. czasów/kosztów/ liczby osób zaangażowanych w wykonanie kolejnych kroków (czynności) w procesie Wyznaczenie wskaźników efektywności procesu 5. Przeprowadzenie symulacji 6. Opracowanie i konsultacje modelu w wersji TO-BE

14 Klucz do dobrego mapowania? Konsultacje z właścicielami procesów!

15 Dotychczasowe wnioski Widoczne luki w procedurach, regulaminach Problemy z aktualnością informacji publikowanej na BIP Mój proces versus opracowany model Trudności z oszacowaniem czasów/kosztów wykonania czynności Zauważalna potrzeba zmian Wyraźna chęć usprawnienia obecnych procesów i wdrożenia e-usług

16 Jutro: rezultaty Dokumentacja procesu Ulepszanie procesów Ocena zgodności procesów z przepisami Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie wiedzą Analiza kosztów wykonania procesów Tworzenie architektury korporacyjnej Ocena oprogramowania / Wybór oprogramowania Zarządzanie dokumentami Zarządzanie przepływem pracy (w tym systemy workflow) 16

17 Podsumowując Procesy są postawą e-usług, a efektywne procesy są podstawą efektywnych e-usług Modelowanie procesów jest zadaniem złożonym, ale warto! Informacja o liczbie i charakterze procesów pozwala m.in. na: wybór odpowiedniego oprogramowania je wspierającego zwiększenie efektywności zadowolenie interesariuszy i urzędników wdrożenie e-usług 17

18 Źródło finansowania projektu Projekt,,e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich Województw Wielkopolskiego i Kujawsko-Pomorskiego finansowany jest ze źródeł Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach konkursu 2/POKL/5.2.1/2013. Realizacja projektu odbywa się w okresie od do roku. Numer projektu: POKL /14. 18