Kluczowe aspekty wdrażania narzędzi do zarządzania projektami

Transkrypt

1 Kluczowe aspekty wdrażania narzędzi do zarządzania projektami Narzędzia IT do zarządzania projektami są tylko tak dobre, jak ludzie z nich korzystający i sposób w jaki są wykorzystywane. Mając na uwadze powyższe zdanie można się zastanawiać, czego tak naprawdę potrzebujemy w naszym przedsiębiorstwie do tego, żeby projekty przez nas realizowane były efektywnie wspierane przez dedykowane do tego narzędzia. Zaglądając do Wikipedii znajdziemy listę ponad 140 systemów służących do wsparcia zarządzania projektami. Czego potrzebujemy i jakie są nasze wymagania, w głównej mierze będzie zależało od dojrzałości naszej organizacji w zakresie zarządzania projektami oraz kompleksowości prowadzonych działań. Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania projektami organizacja powinna spełnić pewne warunki brzegowe zapewniające sukces przedsięwzięcia. Podstawowym z nich jest wdrożenie i wykorzystywanie jednolitych procesów i standardów zarządzania projektami w firmie. Jest to istotne z punktu widzenia całego procesu wdrażania systemu, bez solidnych podstaw i właściwego poziomu dojrzałości organizacyjnej w zakresie zarządzania projektami nie uda nam się właściwie określić naszych potrzeb, co do wymagań i funkcjonalności narzędzia. Parafrazując słowa Bila Gates a jeśli posiadamy wydajny system, jego automatyzacja spotęguje korzyści, jeśli natomiast system jest niedoskonały automatyzacja spotęguje problemy. Drugim elementem, który powinien być spełniony jest zapewnienie szkoleń i dostarczenie wiedzy z zakresu zarządzania projektami i obowiązujących standardów dla wszystkich pracowników związanych z realizacją projektów. Wiedza uzyskana przez naszych pracowników umożliwi właściwą komunikację w obrębie środowiska projektowego, a co za tym idzie rozumienie podnoszonych kwestii w jednakowy sposób. Dopiero osiągnięcie odpowiedniego poziomu dojrzałości organizacji do zarządzania projektami oraz wiedzy i doświadczenia osób realizujących projekty umożliwi skuteczne dopasowanie narządzi do potrzeb i uzyskanie maksymalnych korzyści. Kolejnym aspektem który jest ważny z punktu widzenia doboru właściwego narzędzia jest skala działalności w obszarze projektów. Na rynku możemy znaleźć wiele rozwiązań od wielofunkcyjnych narządzi do zarządzania projektami, po proste i nieskomplikowane wspierające Kierownika Projektu w jego codziennej pracy. W zależności od tego jakiego typu projekty realizujemy, ile ich jest w portfelu i jak są złożone możemy sięgnąć po różnego typu rozwiązania. Jeżeli nasz portfel projektowy oparty jest na kilku stosunkowo prostych projektach, lub zależy nam na zabezpieczeniu i wsparciu dla pojedynczych elementów takich jak, harmonogram, budżet, czy rejestr ryzyk nie potrzebujemy do tego skomplikowanych rozwiązań. W gruncie rzeczy można w tym celu wykorzystać arkusz kalkulacyjny lub zrezygnować z jakiejkolwiek automatyzacji procesów. Na drugim końcu skali znajdują się przedsiębiorstwa 1

2 realizujące skomplikowane i złożone projekty. Niektóre branże przemysłowe, producenci oprogramowania, wdrożenia nowych produktów etc. wymagają kompleksowego podejścia i odpowiedniego wsparcia ze strony narzędzi projektowych. Złożoność projektów w tym obszarze wymusza na organizacji stosowanie wielofunkcyjnych rozwiązań umożliwiających wsparcie w efektywnym dostarczaniu produktów projektu. Patrząc na dostępne rozwiązania stosowane w narzędziach do zarządzania projektami początkowo możemy poczuć się zagubieni. Jednak kiedy przyjrzymy się problemowi bliżej okaże się, że każdy z dostawców oferuje własne podejście do rozwiązywania podobnych problemów zarządzania projektami. Różnice wynikają zazwyczaj z tego, które elementy funkcjonalności zostały wykorzystane i na jakiej platformie zbudowano narzędzie. Funkcjonalności wykorzystywane w różnych narzędziach można podzielić na kilka podstawowych obszarów. Kluczowe obszary funkcjonalności w narzędziach do zarządzania projektami Workflow Harmonogr amowanie zasobami dokumentacją ryzykiem Praca w grupie portfelem projektów Raporty i monitoring Harmonogramowanie jest to jedna z podstawowych funkcjonalności narzędzi do zarządzania projektami. Umożliwia zaplanowanie czynności w projekcie przypisanie do nich czasu i zasobów niezbędnych do realizacji. Większość z nich umożliwia wizualizację graficzną przygotowywanych harmonogramów w postaci wykresów Ganta, czy diagramów CPM (Critical Path Method) lub PERT (Program Evaluation and Review Technique). Bardziej zaawansowane funkcje pozwalają tworzyć zależności między zadaniami, kiedy jedno zależy od realizacji drugiego lub dwie różne czynności muszą zakończyć się w jednakowym czasie. 2

3 zasobami podstawowa funkcjonalność pozwala na alokację dostępnych i właściwych zasobów na projekt oraz przypisanie ich do poszczególnych czynności. Bardziej złożone rozwiązania pozwalają na zarządzanie zasobami w ramach całego portfela projektowego umożliwiając realokację posiadanych zasobów na projekty, przygotowywanie scenariuszy, rezerwację zasobów oraz ich optymalizację. ryzykiem dzięki tej funkcjonalności Kierownik Projektu może definiować, oceniać i zarządzać ryzykiem w projekcie. Istotą tego obszaru jest umożliwienie odpowiednio szybkiej reakcji na powstałe problemy w projekcie poprzez udostępnienie narządzi umożliwiających bieżące monitorowanie zdefiniowanych ryzyk. portfelem projektów zapewnia identyfikację, selekcję i zarządzanie grupą projektów optymalnie dopasowanych do celów organizacji oraz strategii. Poprzez moduły umożliwiające analizę posiadanych zasobów, dostarczane korzyści biznesowe, priorytetyzację dokonuje się wyboru projektów przynoszących największą wartość dla przedsiębiorstwa. Raportowanie i monitorowanie dostarcza informacji odnośnie stanu realizacji prac projektów. Monitorowanie może obejmować przekroczenia harmonogramu, przekroczenia budżetu, status ryzyk projektu. Informacje mogą być zagregowane dla wielu bądź przeznaczone dla jednego projektu, w zależności od użytkownika systemu i przeznaczenia informacji. Dodatkowe funkcje umożliwiają sporządzanie raportów ilościowych i statystycznych predefiniowanych w narzędziu lub udostępniają interfejsy do budowania własnych zestawień. Praca w grupie funkcjonalność ta umożliwia pracę zespołową w projekcie w ramach jednego systemu. Złożone projekty, w których zespół jest rozproszony w różnych lokalizacjach wymagają narzędzi umożliwiających zdalną pracę w projekcie. W oparciu o rozwiązania sieciowe narzędzia zapewniają dostęp i pracę nad dokumentacją dla całego zespołu projektowego. dokumentacją utrzymywanie repozytorium dokumentów oraz ich automatyczne wersjonowanie. Umożliwia także pracę na jednym dokumencie przez wielu członków zespołu projektowego. Workflow dzięki narzędziu workflow mamy możliwość zdefiniowania w systemie procesów zgodnie z którymi realizowane są projekty. Jest to szczególnie przydatne kiedy metodyka zarządzania projektami oparta jest na fazach i punktach decyzyjnych. Wykorzystanie tej funkcjonalności umożliwia pełną automatyzację procesu w ramach organizacji, co daje kontrolę nad procesem i zapewnia, że projekt realizowany jest zgodnie z przyjętymi standardami. Wdrażając narzędzie IT do zarządzania projektami to organizacja musi zdecydować, co jest dla niej najważniejsze biorąc również pod uwagę potrzeby, które mogą pojawić się w przyszłości. Powyższe funkcjonalności mogą być wskazówką do tego na co powinno się zwrócić uwagę. Oczywiście rozwiązania kompleksowe posiadające bardzo rozbudowane możliwości będą wymagać poniesienia dużych kosztów, zaangażowania zasobów organizacji oraz czasu na 3

4 wdrożenie. Przewagą prostych rozwiązań jest możliwość ich szybkiej implementacji oraz niski koszt. Kolejnym aspektem, któremu należy się przyjrzeć jest architektura systemu na której zbudowane jest narzędzie do zarządzania projektami. Możemy wyróżnić trzy podstawowe rodzaje platform wykorzystywanych do budowy rozwiązań. Instalacja oprogramowania na lokalnym serwerze oraz komputerze użytkownika Udostępnienie narzędzia w oparciu o rozwiązania Web SaaS (Software as a Service) oprogramowanie dostarczane poprzez sieć Internet bez konieczności instalacji i utrzymywania serwerów po stronie klienta Każdy z wymienionych modeli będzie posiadał swoje mocne i słabe strony. Większość prostych rozwiązań opartych jest na modelu, w którym aplikacja instalowana jest na komputerze użytkownika. Rozwiązanie takie jest bardziej złożone, gdyż każdy użytkownik musi posiadać kopie narzędzia lokalnie, natomiast funkcjonalności związane z pracą w zespole i współdzielenie informacji mogą być ograniczone. Zaletą rozwiązania jest to iż Kierownik Projektu może pracować z oprogramowaniem bez konieczności bycia on-line. W obecnych czasach większość firm oferujących oprogramowanie do zarządzania projektami dąży do modelu SaaS umożliwiającego zdalny dostęp do aplikacji poprzez sieć. Przewagą tego modelu nad innymi jest udostępnienie dedykowanego oprogramowania użytkownikowi bez konieczności angażowania zasobów IT w organizacji. Jedyne, co jest potrzebne do pracy to łącze internetowe i komputer. Rozwiązania takie mocno wspierają funkcjonalności związane z komunikacją i pracą w zespole. Z naszego doświadczenia wynika, że przedsiębiorstwa najczęściej wybierają dwa modele podejścia do wdrożenia narządzi zarządzania projektami. Pierwszy to narzędzia tworzone pod konkretne wymagania wewnętrznie od podstaw, często poprzedzone analizą i stwierdzeniem, że na rynku nie ma rozwiązania, które spełniłoby wszystkie potrzeby i wymagania. Drugie to szukanie od samego początku wielofunkcyjnych złożonych narzędzi posiadających rozwiązania, których na tym etapie dojrzałości organizacji nigdy nie wykorzystają. Oba te podejścia mogą doprowadzić do sytuacji, w której coś co miało przynieść optymalizację i wzrost efektywności realizacji projektów spowoduje frustrację i pogłębienie już istniejących problemów. Jednym z dobrych rozwiązań optymalnego podejścia do wdrożenia systemu zarządzania projektami może okazać się metoda ewolucyjna, a nie rewolucyjna. Na samym początku możemy dostarczyć organizacji rozwiązanie, które umożliwi wsparcie kluczowych elementów zarządzania projektem, zapewni sprawną komunikację jego statusu oraz pomoże w zarządzaniu portfelem projektowym. Rozwiązanie takie musi cechować uniwersalność, krótki czas wdrożenia oraz atrakcyjność kosztowa. Jednym z przykładów wdrożenia takiego rozwiązania jest narzędzie do zarządzania projektami FlexiProject stworzone przez firmę MMDP Business Consulting. 4

5 Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i pracy w różnych organizacjach i projektach powstało narzędzie umożliwiające szybką integrację z już istniejącym środowiskiem projektowym, bądź też implementację w środowisku dopiero tworzonym. FlexiProject to praktyczne narzędzie, którego głównym celem jest zapewnienie kierownictwu firmy regularnej i dostosowanej do jego potrzeb informacji o planowanych inicjatywach i realizowanych projektach. Narzędzie to zapewnia wsparcie w kluczowych dla realizacji projektu obszarach, standaryzuje proces, dostarcza jednolitą dokumentację, usprawnia planowanie w tym przygotowywanie harmonogramów i budżetów, umożliwia monitorowanie wykonania jednego lub wielu projektów. Szerzej o FlexiProject można dowiedzieć się odwiedzając stronę sekcję know-how zakładka Projektami. Doświadczenie pokazuje, że zaproponowany zakres wsparcia dostarczanego przez narzędzie FlexiProject dla projektu oraz portfela projektowego pokrywa ponad 80% czynności, które są niezbędne do tego, żeby projekty w organizacji były optymalnie zarządzane i kontrolowane. Dla firm, które nie posiadają żadnych zintegrowanych narzędzi zarządzania projektami rozwiązanie takie może być pierwszym krokiem do zbudowania wiedzy niezbędnej do wdrożenia bardziej zaawansowanych i skomplikowanych rozwiązań. Piotr Paturalski Doświadczony Starszy Konsultant, MDDP Business Consulting Specjalizuje się w obszarze zarządzania projektami oraz projektowaniu i optymalizacji procesów biznesowych. 5