UNIWERSYTECKI SYSTEM OBSŁUGI STUDIÓW NA WYDZIALE I NA UCZELNI

Transkrypt

1 UNIWERSYTECKI SYSTEM OBSŁUGI STUDIÓW NA WYDZIALE I NA UCZELNI Janina Mincer-Daszkiewicz Wydział Matematyki, Infrmatyki i Mechaniki Prdziekan ds. infrmatyzacji i rganizacji DZIEKANAT - SEKCJA STUDENCKA Sprawy gólne Wszystkie kierunki studiów Studia dzienne, wieczrwe, pdyplmwe Studia jednczesne Studia międzywydziałwe Wprwadzanie danych sbwych studentów (część danych jest wciągana elektrnicznie z bazy prgramu IRK - Internetwa Rejestracja Kandydatów) Nadawanie numerów indeksów (mżna częściw zautmatyzwać). Dcelw indeksy będą przydzielane w gólnuniwersyteckim Biurze Spraw Studenckich Definiwanie prgramów studiów słwniki wypełnia się wcześniej, częściw centralnie w ramach uczelni, częściw już na wydziale, ale zgdnie z centralnymi ustaleniami prgram studiów w USOS t różne ścieżki studiwania na kierunku (kreśla się klejnść etapów) raz wymagania prgramwe na każdym etapie definiwanie wymagań prgramwych nie jest łatwe, ale rbi się t

2 rzadk prgram mże być prwadzny na kilku kierunkach (studia jednczesne) i przez różne jednstki (studia międzywydziałwe) definiwanie wymagań prgramwych nie jest knieczne, umżliwia jednak późniejsze autmatyczne rzliczanie studenta Wpisywanie studentów na prgramy, ze wskazaniem etapu realizwaneg w danym cyklu rzliczeniwym Zapisywanie studentów na przedmity i d grup zajęciwych (w zasadzie dtyczy tylk studentów I rku, starsi studenci sami rejestrują się na przedmity i d grup) Generwanie dla studentów knt uprawniających d krzystania z Internetweg mdułu USOS - USOSweb Autmatyczne (w większści przypadków) definwanie płat za studia: lub lat studenci studiów wieczrwych i pdyplmwych - czesne studenci studiów dziennych - płaty za pwtarzanie przedmitów Drukwanie list studentów zalegających z płatami, dsetki d nieterminwych wpłat są naliczane autmatycznie Drukwanie zaświadczeń, dkumentów i raprtów: Zaświadczenie byciu studentem (także w wersji d WKU) Zaświadczenie d banku Karta cen, karta ITS, plan zajęć, lista studentów w grupie (jeśli knieczne) itp. Drukwanie prtkłów egzaminacyjnych (jeśli knieczne) Wpisywanie cen z prtkłów (jeśli knieczne) Autmatyczne rzliczanie studenta z wymagań etapwych prgramu studiów. System sam prpnuje: zaliczenie (zapisuje studenta na klejny etap), zaliczenie warunkwe (zapisuje studenta warunkw na klejny etap), niezaliczenie (zapisuje studenta pnwnie na ten sam etap) Drukwanie kart egzaminacyjnych (trafiają d kartteki studenta) Skreślanie studentów z prgramu, drukwanie decyzji skreśleniu (dpuszczalne uzasadnienia skreślenia zgrupwane w słwniku, zatwierdzne przez prawnika) Wpisywanie ferty przedmitwej na przyszły semestr/rk akademicki (przedmit, edycja przedmitu, atrybuty przedmitu i jeg edycji, punkty, bsada, plan zajęć) Wpisywanie danych zatwierdznych tematach prac dyplmwych, egzaminach dyplmwych (składy kmisji), cenach z pracy i egzaminu. Drukwanie prtkłu egzaminu dyplmweg, zaświadczenia ukńczeniu studiów

3 Sprawy scjalne Stypendia Akademiki Stypendia naukwe Przyjmwanie pdań stypendium, wpisywanie danych dchdzie w rdzinie, wpisywanie numerów knt bankwych (jeśli stypendium będzie wysyłane na knt) Wyliczanie wyskści stypendium - system udstępnia wiele różnych algrytmów stypendialnych. Stypendia wylicza się pdając glbalną kwtę funduszu, liczbę chętnych i dchód w rdzinie, różne parametry prgwe. Zazwyczaj wyknuje się kilka iteracji w celu ustalenia ptymalneg pdziału Drukwanie zestawienia planwanych wydatków stypendialnych, drukwanie list stypendialnych - d zatwierdzenia Infrmacje przyznanych stypendiach są pbierane w kwesturze bezpśredni z systemu, nie ma ptrzeby przekazywania danych w pstaci elektrnicznej Drukwanie zaświadczeń pbieranych stypendiach, listy niewypłacnych stypendiów Przyjmwanie pdań akademik (część dziekanatwa systemu będzie wdrżna wkrótce, część gólnuczelniana już działa) Definiwanie rankingu na ptrzeby stypendiów naukwych, wyliczanie wyskści stypendiów w parciu średnią, wyskść funduszu, wartści parametrów prgwych. Zazwyczaj wyknuje się kilka iteracji w celu ustalenia ptymalneg pdziału

4 PRODZIEKAN DS. STUDENCKICH Rzpatrywanie pdań studentów Indywidualne decyzje Knfrntwanie infrmacji z pdań studenckich z danymi przechwywanymi w systemie Pdejmwanie indywidualnych decyzji nt. zmiany wymagań (definiwanie ITS), przepisania zaliczeń przedmitów z innych uczelni, zwlnień z płat, przesunięcia terminu wniesienia płaty lub rzłżenia jej na raty, zmiany rejestracji na przedmity, przedłużenia terminu rzliczenia etapu. Wszystkie zmiany są wprwadzane d systemu Definiwanie zmian w gólnych wymaganiach etapwych prgramów studiów

5 SEKCJA FINANSOWA - KASA Stypendia Czesne za studia wieczrwe Opłaty za pwtarzanie Współpraca z bankiem Drukwanie wypełninych blankietów przelewów (na prśbę studenta), przyjmwanie w kasie płat za czesne i pwtarzanie, wprwadzanie płat d systemu i rzliczanie ich z należnściami Wciąganie plików bankwych z dstarcznymi elektrnicznie przez bank infrmacjami wpłatach. Każdy student psługuje się unikatwym numerem knta, dzięki czemu mżna jednznacznie rzpznać wpłacająceg. Plik z infrmacjami wpłatach jest wczytywany d systemu i wpłaty są rzliczane autmatycznie z należnściami Twrzenie elektrnicznych raprtów kaswych z infrmacjami wpłatach (raprty są wczytywane d prgramu finansw-księgweg) Drukwanie umów i rachunków dla pracwników - są ne autmatycznie wypełniane danymi sbwymi

6 DZIEKANAT - SPRAWY PRACOWNICZE Zatrudnienia pracwników Stpnie i tytuły naukwe Urlpy Współpraca z webmasterem Dktranci Wprwadzanie danych sbwych pracwników, infrmacji etatach, stanwiskach, stpniach i tytułach naukwych, pełninych funkcjach, udziale w kmisjach (część danych jest wciągana elektrnicznie z uczelnianej bazy kadrwej) Generwanie dla pracwników knt uprawniających d krzystania z Internetweg mdułu USOS - USOSweb Drukwanie list pracwników wg stanwiska, wg zatrudnienia, w różnych grupach zawdwych Wprwadzanie danych urlpach, autmatyczne wyliczanie pzstałych d wykrzystania dni urlpu, drukwanie list Wprwadzanie danych na ptrzeby strn WWW: nr pkju, nr telefnu, gdziny knsultacji, zaintereswania naukwe Generwanie dla wydziałweg webmastera plików w XML z danymi pracwniczymi, danymi strukturze rganizacyjnej wydziału i przyprządkwaniu pracwników d jednstek (instytuty, zakłady, działy administracji wydziałwej). Pliki te, zapatrzne w dpwiednie pliki pmcnicze definiujące szatę graficzną, są umieszczane w wydziałwym prtalu i dstarczają pełną infrmację strukturze rganizacyjnej wydziału, a także strny dmwe pracwników. Studium dktranckie i przewdy dktrskie: dkumentwanie przebiegu studiów dktranckich raz przewdu dktrskieg (w tym psiedzeń kmisji ds. przewdu)

7 PRODZIEKAN DS. PRACOWNICZYCH Pensum dydaktyczne Kntrla etatów Kntrla urlpów Ocena zajęć dydaktycznych Kntrla realizacji pensum dydaktyczneg. Wyskść pensum nauczyciela akademickieg wynika z jeg stanwiska, przy czym w indywidualnych przypadkach pensum mże być pdniesine lub bniżne (np. z tytułu wieku, urlpu naukweg, pełninych funkcji). W dniesieniu d każdych prwadznych przez nauczyciela zajęć mżna kreślić jednstkę, na rzecz której należy pliczyć wypracwane gdziny, wagę, prcentwy pdział gdzin zajęć pmiędzy współprwadzących je pracwników. Przeglądanie raprtów ułatwiających kntrlę stanu pracwników zatrudninych na pszczególnych stanwiskach, pracwników pdlegających cenie kreswej, stanu wykrzystania urlpów. Analiza wyników wypełnianych przez studentów ankiet na temat zajęć (wyniki są uwzględniane w cenie kreswej pracwnika)

8 STUDENT Przeglądanie ferty dydaktycznej Rejestracja na zajęcia Elektrniczny indeks Opłaty za studia Wypełnianie ankiet Dstęp pprzez USOSweb - internetwy mduł systemu USOS, wymagana autryzacja Internetwa rejestracja na przedmity (I etap) i d grup zajęciwych (II etap). W USOSweb jest dstępny kmpletny katalg przedmitów z ich pisem, prwadzącymi i gólnymi planami zajęć. Student wskazuje przedmity, które chce zaliczać, listy rejestracyjne zatwierdza prdziekan ds. studenckich. Studenci przyjęci na przedmit wskazują w Internecie swje preferencje względem grup zajęciwych przedmitu. System zapisuje studentów d grup autmatycznie, starając się uwzględniać preferencje i unikać knfliktów. Wyniki zapisów są dstępne w pstaci gtweg d wydrukwania indywidualneg planu zajęć Rejestruje się w rejestracji gólnuczelnianej na: zajęcia z języków bcych, egzaminy z języków bcych, zajęcia wychwania fizyczneg. Jest t tzw. rejestracja bezpśrednia d grup (na zasadzie "kt pierwszy, ten lepszy"), żetnwa (student rejestruje się za żetny lub dpłatnie, żetny reprezentują przysługujące studentwi bezpłatnie gdziny zajęć) W USOSweb student widzi infrmacje stanie swich zbwiązań wbec uczelni, mże wydrukwać wypełniny przelew (dane sbwe i wyskść wpłaty), wyliczyć dsetki za zwłkę na dwlny dzień. P wpłynięciu pieniędzy na knt zbaczy wynik rzliczenia Student znajduje w USOSweb strny dmwe pracwników prwadzących zajęcia z infrmacjami knsultacjach. Kmunikuje się z klegami z tych samych zajęć raz z prwadzącymi zajęcia używając zdefiniwanych w systemie grupwych adresów pczty elektrnicznej. Sprawdza w USOSweb ceny/punktację zadań z klkwiów, a także kńcwe ceny z przedmitu Wypełnia ankiety z ceną zajęć, w których uczestniczył. System dba t, żeby

9 student miał praw d wypełnienia tylk takich ankiet raz żeby dbył się t z zachwaniem pełnej annimwści Znajduje w USOSweb infrmacje etapwych wymaganiach prgramów studiów, a także infrmacje stanie realizacji wymagań swich prgramów studiów. Widzi decyzje rzliczeniu każdeg etapu prgramu Drukuje dstępny w USOSweb, częściw wypełniny frmularz pdania akademik Plany na przyszłść: wszystkie pdania student składa drgą elektrniczną, są ne autmatycznie archiwizwane w systemie NAUCZYCIEL AKADEMICKI Elektrniczne prtkły Listy grup Kntakt ze studentami Wyniki ankiet Dstęp pprzez USOSweb - internetwy mduł systemu USOS, wymagana autryzacja W trakcie rejestracji na bieżąc mżna bserwwać statystyki dtyczące zapisów. Przedmity mał ppularne nie zstaną uruchmine. P zakńczeniu rejestracji na przedmity i zapisów d grup mżna wydrukwać listy studentów. Na bieżąc jest dstępny prywatny plan zajęć, plany zajęć innych pracwników raz plany gólne. Mżna skrzystać z dstępneg w USOSweb, wbudwaneg w strny internetwe mini-arkusza kalkulacyjneg d wprwadzania wyników zadań dmwych, sprawdzianów, klkwiów. D wpisywania wyników mże upważnić asystentów prwadzących ćwiczenia. Zdefiniwane frmuły autmatycznie wyliczają na

10 pdstawie zgrmadznych wyników cenę kńcwą z przedmitu. Wszystkie dane mgą być na bieżąc udstępniane studentm. Kńcwe ceny mżna autmatycznie przenieść d prtkłu kńcweg z przedmitu (prtkły definiuje sekcja studencka dziekanatu). Sekcja studencka wydrukuje gtwy prtkół i przedłży d pdpisu. Mżna nie krzystać z arkusza wbudwaneg w USOSweb, lecz używać standardwych narzędzi (np. Excel). Wyliczne w zewnętrznym arkuszu ceny kńcwe mżna przenieść d prtkłu w USOSweb za pmcą pliku tekstweg. Sekcja studencka wydrukuje gtwy prtkół z cenami i przedłży d pdpisu. Znajduje w USOSweb strny dmwe studentów, ich adresy elektrniczne. Kmunikuje się ze studentami uczestniczącymi w jeg zajęciach używając zdefiniwanych w systemie grupwych adresów pczty elektrnicznej. Ma dstęp d zbirczych statystyk pdsumwujących wyniki ankiet studenckich z ceną prwadznych przez nieg zajęć JEDNOSTKI CENTRALNE UCZELNI Zespół wdrżeniwy: definiwanie słwników, definiwanie uprawnień w dstępie d systemu raz knt dstępwych d systemu USOS Biur Spraw Studenckich: nadawanie numerów indeksów, wydawanie dyplmów, stypendia (rzdział limitów, rzliczenie miesięczne i rczne jednstek, zapmgi z rezerwy rektrskiej, stypendia cudzziemców), akademiki (wprwadzanie infrmacji akademikach i dstępnych miejscach, rzdzielanie miejsc pmiędzy wydziały), kntrla nad gólnuczelnianym katalgiem przedmitów. Kwestura: stypendia (kntrla przyznanych świadczeń, przelewy, sprawzdanie S- 11) Kadry: kntrla danych pracwniczych Pełnmcnik Rektra ds. rganizacji nauczania języków bcych: centralna internetwa rejestracja wszystkich studentów uczelni na zajęcia z języków bcych i egzaminy kńcwe z języków (wszystkie pzimy), drukwanie prtkłów egzaminacyjnych, wpisywanie cen z języków bcych (ceny te stają się autmatycznie widczne w jednstkach prwadzących karttekę studenta, pjawią się na drukwanych dla studentów kartach egzaminacyjnych), bsługa płatnści za zajęcia i egzaminy płatne. Studium wychwania fizyczneg: centralna internetwa rejestracja wszystkich studentów uczelni na zajęcia z wychwania fizyczneg, drukwanie prtkłów egzaminacyjnych, wpisywanie zaliczeń z zajęć wychwania fizyczneg (zaliczenia te stają się autmatycznie widczne w jednstkach prwadzących karttekę studenta, pjawią się na drukwanych dla studenta kartach egzaminacyjnych).

11 Biur Spraw Zagranicznych: kntrla nad angielskjęzyczną wersją katalgu przedmitów i prgramów studiów w USOSweb (w szczególnści katalgiem z infrmacją dla studentów prgramu Scrates zajęciach dbywających się w językach bcych), suplementem d dyplmu, punktacją przedmitów w systemie ECTS. Dziękuję Panu Rbertwi Kamińskiemu za wyknanie zdjęć