Partner projektu F5 Konsulting Sp. z o.o. ul. Składowa 5, Poznań T: F:

Transkrypt

1 Plan Kmunikacji na temat prjektu samceny <nazwa Urzędu> <miast>, <miesiąc> 2010 Partner prjektu F5 Knsulting Sp. z.. ul. Składwa 5, Pznań T: F:

2 SPIS TREŚCI: WPROWADZENIE Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Zaintereswane strny Ptrzeby infrmacyjne Dstawca infrmacji Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu Metdy kmunikacji Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny

3 WPROWADZENIE Celem niniejszeg dkumentu jest kreślenie planu kmunikacji dla prjektu wdrżenia metdy CAF w <Urząd>. W szczególnści w dkumencie kreślne zstaną: cel prjektu wdrżenia metdy CAF, strny zaintereswane prjektem raz ich ptrzeby kmunikacyjne, spsób, frma i częsttliwść infrmacji na temat realizwaneg prjektu przekazywanej pszczególnym grupm dbirców, spsób mbilizacji pracwników na rzecz zaangażwania w prces samceny. 1. Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Pwszechny Mdel Oceny CAF (ang. Cmmn Assesment Framewrk) jest narzędziem przeznacznym dla jednstek administracji publicznej, mającym na celu pprawę zarządzania. Mdel skupia się przeprwadzeniu samceny, identyfikacji bszarów dsknalenia raz wprwadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Metda samceny prpnwana w ramach CAF piera się na załżeniu, iż siągnięcie pżądanych rezultatów działań urzędu zależy d jakści przywództwa, wpływająceg na plitykę i strategię rganizacji, zarządzanie zasbami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasby i prcesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF rganizacje wyrażające chęć wdrżenia systematyczneg prcesu dsknalenia swich działań uzyskują prste, przystswane d specyfiki sektra administracji publicznej, narzędzie samceny. Samcena parta mdel CAF dstarcza infrmacji będących pdstawą d dsknalenia funkcjnwania urzędu, pprzez: identyfikację mcnych strn, identyfikację bszarów d dsknalenia, pracwanie i wdrżenie zbiru dbrych praktyk, mżliwść prównania wyników z innymi jednstkami administracji publicznej z terenu Plski raz innych państw człnkwskich Unii Eurpejskiej (benchmarking), przygtwanie urzędu d aplikwania nagrdy jakści. 3

4 2. Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Uwaga gólna: plan kmunikacji pwinien pisywać zarówn kmunikację pmiędzy bezpśrednimi uczestnikami prjektu wdrżenia metdy CAF w Urzędzie (w szczególnści: Kierwnictw Urzędu, Krdynatr CAF, człnkwie grup samceny, człnkwie zespłów wdrażających prjekty usprawnień), jak również pmiędzy uczestnikami prjektu a jeg tczeniem (pzstali pracwnicy Urzędu, spłeczeństw, itp.). W przypadku pisywania spsbu kmunikacji (ptrzeby infrmacyjne, częsttliwść kmunikwania się, metdy kmunikacji) pmiędzy uczestnikami prjektu uwzględnić należy działania realizwane w ramach klejnych etapów wdrażania CAF (w tym np. sprawzdania, itp.) Zaintereswane strny Rzdział pwinien zawierać infrmacje wszystkich strnach zaintereswanych prjektem. Pniżej przedstawin przykładwą listę zaintereswanych strn w prjekcie wdrżenia CAF w Urzędzie: Kierwnictw Urzędu, Człnkwie Grupy Samceny, Pełnmcnik ds. Jakści lub sba pełniąca zbliżną funkcję, kmórka dpwiedzialna za audyt wewnętrzny, pracwnicy Urzędu, klienci (bywatele), Partnerstw: Ministerstw Spraw Wewnętrznych i Administracji raz F5 Knsulting Sp. z.. (nadzrujące wdrażanie prjektu we wszystkich 80 urzędach) Ptrzeby infrmacyjne Wymagania dtyczące zakresu przekazywanych infrmacji dla każdej z wymieninych pwyżej grup dbirców infrmacji mgą się niec różnić. Należy rzpcząć d zaspkjenia najszerszych wymagań w zakresie ptrzeb infrmacyjnych (np. ptrzeb Kierwnictwa Urzędu, człnków Grupy Samceny, pracwników Urzędu), a następnie uwzględniać mniejsze wymgi (np. klientów Urzędu). Następnie należy zdecydwać, w jaki spsób wymagane infrmacje na temat pszczególnych prac zrealizwanych w prjekcie będą dstarczane (inaczej będzie wyglądać kmunikacja pmiędzy człnkami grupy samceny, a inaczej kmunikacja zespłu prjektweg, pracująceg pd kierwnictwem Krdynatra CAF, ze wszystkimi pracwnikami urzędu). Przykładw dla celów infrmwania prjekcie klientów Urzędu (bywateli) mżna załżyć zamieszczenie infrmacji nt. sameg faktu wdrażania w Urzędzie metdy CAF raz krzyści z teg płynących dla spłeczeństwa, jak również wyników z realizacji 4

5 prjektu (p jeg zakńczeniu) na strnie internetwej Urzędu lub/raz na tablicy głszeń w Urzędzie. W przypadku pracwników Urzędu mżna załżyć przekazywanie krótkiej infrmacji nt. pdejmwanych w prjekcie działań (np. streszczenie sprawzdania z wyników samceny). W przypadku Kierwnictwa Urzędu przekazywanie infrmacji w frmie pełnej (kmpletne sprawzdanie z wyników samceny) Dstawca infrmacji Zaleca się, aby dstawcą infrmacji nt. prjektu wdrżenia CAF był Krdynatr CAF (Kierwnik Prjektu). W przypadku, gdyby źródłem przekazywanej infrmacji miały być inne sby, należy się upewnić, iż infrmacja ta jest dkładna, sprządzna zgdnie z wymgami kreślnymi w Planie Kmunikacji (np. przy uwzględnieniu wymgów w zakresie ptrzeb infrmacyjnych pszczególnych grup dbirców), jest właściwie sfrmatwana, itp. Należy być pewnym, że dstawcy infrmacji przestrzegają ustalnych terminów raz zachwują ustalną zawartść kmunikatów nt. pszczególnych faz prjektu Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu Dla kreślenia częsttliwści przekazywania infrmacji nt. prjektu zastswać mżna tabelę następującym frmacie: Odbirca infrmacji Cel infrmacji Wymagania (zakres raz frma infrmacji) Częsttliwść/terminy przekazywania infrmacji 2.5. Metdy kmunikacji W tym rzdziale należy wyszczególnić narzędzia, przy użyciu których przekazywane będą infrmacje nt. pstępów w realizacji prjektu. W miarę mżliwści należy kreślić, która infrmacja (np. wyniki samceny, infrmacja planach usprawnień) będzie przekazywana w jakiej frmie. Tam, gdzie t mżliwe, wart uzgdnić szabln infrmacji (np. w przypadku sprawzdań składanych Kierwnictwu: pis działań zrealizwanych, pis działań planwanych d realizacji wraz z zakładanymi terminami, ptencjalne trudnści we wdrażaniu CAF w klejnych krkach, itp.). Pniższe przykłady są tylk wybranymi katalg metd kmunikacji pwinien zstać dstswany d ptrzeb raz mżliwści daneg Urzędu. 5

6 Sprawzdania Należy ustalić, jakie sprawzdania będą wytwarzane. Mżna załżyć sprawzdania cmiesięczne dla Kierwnictwa Urzędu z pstępów w realizacji prjektu (uwzględniające działania zrealizwane, pis działań planwanych d realizacji wraz z zakładanymi terminami, ptencjalne trudnści we wdrażaniu CAF w klejnych krkach, itp.) raz sprawzdania szczególne np. sprawzdanie z wyników samceny. Mżna załżyć przekazywanie streszczenia ze sprawzdań (w zakresie zatwierdznym przez Kierwnictw Urzędu) wszystkim pracwnikm Urzędu. Strna WWW raz Intranet Strna WWW mże być bardz użyteczna dla prezentacji gólnej infrmacji wdrażaniu przez Urząd metdy CAF (infrmacja kierwana d spłeczeństwa). Aktualizacja strny WWW jest stsunkw łatwa i umżliwia swbdne przeglądanie zaintereswanym grupm daneg kmunikatu. W przypadku dyspnwania przez Urząd narzędziem, jakim jest Intranet, wart rzważyć zamieszczanie w nim bądź rzsyłanie za jeg pśrednictwem infrmacji nt. pstępów w realizacji prjektu Biuletyny Biuletyn (rzsyłany np. za pśrednictwem Intranetu) jest dbrą metdą aktualizacji danych dtyczących prjektu. Niemniej jednak, jeśli już się rzpcznie wydawanie biuletynu, wywła t czekiwanie dbirców na regularne wydawanie klejnych numerów. Należy być przeknanym, że będzie mżna zapewnić wydawanie biuletynu przez cały prjekt. Prezentacje W niektórych Urzędach pracwnicy nie mają mżliwści dstępu d strny WWW bądź Intranetu. Należy więc zaplanwać dla nich regularne prezentacje nt. prjektu. Jest t czaschłnne zajęcie, dlateg też zaleca się przedstawienie prezentacji w kluczwych punktach prjektu niezależnie d innych, stswanych metd kmunikacji (np. prezentacja nt. wyników samceny itp.). Sptkania bezpśrednie Ta metda kmunikacji mże znaleźć zastswanie w przypadku pracwników zaangażwanych w prces samceny (np. sptkania z udziałem knsultanta widąceg udzielająceg wyjaśnień i pmcy w ramach pracy; w zakresie uzgadniania wyników samceny raz pszukiwania knsensusu 1-dniwe warsztaty). 6

7 3. Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny W rzdziale tym należy wskazać spsby i narzędzia, przy pmcy których Kierwnictw Urzędu będzie nakłaniać swich pracwników d zaangażwania w prces samceny. W szczególnści rzpatrzyć należy mżliwe spsby mtywacji pracwników, którzy będą bezpśredni angażwani w prces samceny, tj. będą człnkami grupy/grup samceny. Wśród prpnwanych narzędzi mtywacji pracwników mżna wyróżnić zachęty finanswe, ficjalną pchwałę ze strny Kierwnictwa (w frmie dyplmu bądź infrmacji przekazanej d gółu pracwników Urzędu), zaangażwanie pracwników birących udział w prcesie samceny również w prces prjektwania i wdrażania planów usprawnień (c daje pracwnikm pczucie realneg wpływu na kształtwanie rganizacji), itp. Ddatkw, wart rzważyć mżliwe spsby mtywwania gółu pracwników na rzecz wspierania prcesu samceny (w zakresie np. wspierania zbierania dwdów przez człnków grupy samceny bądź nawet sameg twrzenia pzytywneg klimatu wkół realizwaneg prjektu wdrżenia CAF). 7