SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 d Zaprszenia d składania fert z dn. 17 maja 2012 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ETAP 1 ANALIZY PRZYGOTOWAWCZE I ANALIZY PRZEDWDROŻENIOWE d 1 czerwca d 31 sierpnia 2012 I. Przeprwadzenie analizy przedwdrżeniwej, które zakłada wyknanie analizy stanu psiadania istniejących zasbów infrmatycznych Zamawiająceg raz wynikających z nich ptrzeb. Analizie pddane zstaną również prcesy bizneswe, jakie mają miejsce w firmie Bridge Agency, które staną się pdstawą d pracwania szczegółwej kncepcji Platfrmy Zdalnej Wymiany Danych Edukacyjnych. Zadanie t związane będzie ze stwrzeniem pisu wymaganych funkcjnalnści z uwzględnieniem ptrzeb współpracujących przedsiębirstw. Efektem przeprwadznej analizy przedwdrżeniwej będzie pracwanie szczegółweg Raprtu. D prawidłwej realizacji pisaneg zadania Zamawiający zamierza skrzystać z usług ekspertów zewnętrznych. II. Prace przygtwawcze, które bejmą weryfikację standardów wymiany danych z systemami infrmatycznymi partnerów bizneswych, w tym m.in. kreślenie zasad wymiany danych czy struktury budwy plików. ETAP 2 WYKONANIE OPROGRAMOWANIA d 1 września 2012 d 28 luteg 2013 W ramach etapu 2 będą realizwane następujące zadania: I. Wyknanie Platfrmy Zdalnej Wymiany Danych Edukacyjnych. Platfrma Zdalnej Wymiany Danych Edukacyjnych typu B2B będzie rzwiązaniem, dedykwanym d ptrzeb firmy Bridge Agency, wyknana zstanie przez wybraną zewnętrzną firmę infrmatyczną. Będzie pierała się systemwe rzwiązania w zakresie wymiany infrmacji, zmdyfikwane i dstswane d ptrzeb Zamawiająceg i jeg partnerów. Wewnętrzna knstrukcja systemu jest mdularna i będzie pdzielna ze względu na funkcjnalnści na pszczególne segmenty: 1. Mduł kursów: dstępnść kursów partnera biznesweg pis kursu pis raz czas trwania prmcji przedziały czaswe, w których jest realizwany kurs terminy rzpczęcia i zakńczenia kursu cenniki z pdziałem na tzw. reginalizacje cen baza dkumentów aplikacyjnych, które muszą zstać dłączne, wartści prwizji dla pszczególnych kursów z uwzględnieniem partnera biznesweg 2. Mduł autmatyczneg tłumaczenia ferty partnera biznesweg z języka angielskieg na języki plski, hiszpański, słwacki, ukraiński, a także ddatkwe języki becnie infrmacje zamieszczane na strnie, w tym te dtyczące bwiązującej ferty partnerów bizneswych uaktualniane są manualnie przez knsultantów. Ma t miejsce we wszystkich wersjach językwych. Stwrzny system zautmatyzuje tę czynnść. Strna 1 z 6

2 3. Mduł Student Dane studenta Załączne lub zgłszne d załączenia dkumenty Infrmacje aktywnściach i zdarzeniach pwiązanych z danym studentem Infrmacje dtyczące wizy, a szczególnści jej rdzaj raz daty przyznania Statusy aktywnści 4. Mduł Zapisu studenta/autmatyczny na wybrany kurs: Aplikacja na kurs Status studenta Spsób zapłaty Wymagane płaty Dknane wpłaty Inne infrmacje 5. Mduł autmatycznej generacji dkumentów na pdstawie danych Studenta i Kursu Twrzenie umwy, jeżeli taka pcja zstanie uwzględnina, Autmatyczne generwanie dkumentacji dla studenta Autmatyczne generwanie dkumentacji dla Partnera biznesweg Autmatyczne generwanie faktur dla partnerów bizneswych Autmatyczne generwanie faktur (rachunków dla studenta LOO Letters f Offers ) w wyniku działań realizwanych przez partnerów bizneswych (dtyczy klejnych płat za pszczególne semestry ) 6. Zarządzanie dkumentami Rle dtyczące uprawnień dstępu d dkumentów Wersjnwanie dkumentów 7. Wrkflw system autmatyczneg śledzenia dkumentów Rle sób uczestniczących w prcesie Partner bizneswy Bridge Agency Zamawiający Student Statusy dkumentów Status aplikacji Status tłumaczeń ferty Partnera biznesweg. 8. Mduł bazy wiedzy dtyczącej przechwywania krespndencji mailwej, bez kniecznści krzystania z dedykwanych klientów pcztwych w zakresie: Krespndencji wysłanej : Mżliwść dstępu n-line d całej histrycznej krespndencji pmiędzy Partnerami Bizneswymi a Bridge Agency Mżliwść dstępu n-line d całej histrycznej krespndencji pmiędzy Bridge Agency a studentem Krespndencji trzymanej : Strna 2 z 6

3 9. Kalendarz 10. Ntyfikacje Mżliwść dstępu n-line d całej histrycznej krespndencji pmiędzy Mżliwść dstępu nline d całej histrycznej krespndencji pmiędzy Bridge Agency a studentem Autmatyczne dłączanie d każdej frmy krespndencji załączników. Integracja kalendarza pmiędzy partnerami bizneswymi w szczególnści (z zachwaniem przyznanych uprawnień): Terminów badań lekarskich Terminów płat za kurs Aktywnści i Zdarzeń pwiązanych z rekrdem studenta Integracja infrmacji danych związanych z datą przeltu i numeru ltu Terminów związanych z datą rzpczęcia kursu Terminów związanych z uzyskaniem numeru pdatkweg (TFN Tax File Number) raz ABN (Australian Biznes Number) Planwanie terminów : 11. Prwizje Terminów związanych z datą płat za klejny semestr Terminów związanych z upłynięciem daty ważnści badań lekarskich (knicznych d przedłużenia wizy) Terminów związanych z upłynięciem ważnści wizy Spsób kmunikacji D kg Mailwe SMS Student Pracwnik Bridge Agency Partner bizneswy Należne prwizje wbec Bridge Agency Dknane wpłaty Ntyfikacje 12. Autmatyczne generwanie faktur, dtyczących : Prwizji d ferwanych kursów Pzstałych płat pbieranych za szklenia, ferwane zakwaterwanie, targi itd. 13. Generwanie raprtów i zestawień Raprt ilści studentów dla pszczególneg partnera biznesweg Raprty dtyczące studentów, a w tym kraju pchdzenia, najczęściej wybieraneg rdzaju kursu, długści jeg trwania Raprt dtyczący mass mailingu wysyłaneg d studentów i partnerów bizneswych. Strna 3 z 6

4 Infrmacje kursach Cała dstępna ferta kursów, będzie autmatycznie przesyłana d systemu Bridge Agency Zamawiająceg. Wszelkie zmiany w fercie Partnera Biznesweg będą autmatycznie dknywane również w systemie Bridge Agency. Pnadt dzięki Mdułwi Tłumaczenia ferta będzie wstępnie dstępna również w innych językach. Dzięki Systemwi Wrkflw zintegrwanemu z kalendarzem i systemem ntyfikacji, pracwnik Bridge Agency będzie pinfrmwany kniecznści dknania ewentualnej krekty autmatycznie przetłumacznych infrmacji fercie. Infrmacje te p dknaniu krekt trzymają dpwiedni status. Ddatkw użytkwnik sytemu p strnie Partnera Biznesweg samdzielnie będzie mógł zdefiniwać jakie dkumenty będą bligatryjne, pcjnalne itd., i ta infrmacja będzie dstępna w systemie Zamawiająceg. Infrmacja studencie System Bridge Agency, w chwili gdy zstanie utwrzny prfil studenta wraz z dpwiednim statutem (system psiada cztery statuty ptencjalny, ptencjalny z większą szansą sprzedaży, becny i były) autmatycznie przesyła wszystkie wymagane infrmacje d systemu Partnera Biznesweg. Pnadt system pinfrmuje (ntyfikacja mailwa) sbę wskazaną d bsługi studenckiej p strnie Partnera Biznesweg. System Partnera Biznesweg autmatycznie sprawdzi czy jest mżliwść realizacji zamówienia na kurs. Jeśli nie ma mżliwści realizacji zamówienia, system zaprpnuje najbliższy mżliwy termin lub kurs alternatywny. Z klei jeżeli będzie mżliwść zapisu na kurs, dpwiednie dkumenty (Letter f Offer raz Faktura Nett i Grss) zstaną autmatycznie wygenerwane. Dkumenty te, jak również wszelkie niezbędne infrmacje zstaną ddane d następujących mdułów w systemie Bridge Agency: mduł Studenta (prfil Klienta) zstanie uzupełnina infrmacja dtycząca dkumentacji, mduł Zapisu Studenta stwrzna zstanie infrmacja dnśnie trzymania statusu, wartści dpwiednich płat, terminów, etc mduł Prwizji zstanie wygenerwany dpwiedni rekrd dtyczący wartści prwizji należnej za przyznaną aplikację. mduł Faktury zstanie wygenerwana faktura z danymi partnera biznesweg. Pnadt na pdstawie przesłanych infrmacji zstaną autmatycznie wygenerwane dkumenty uwzględnine w prcesie współpracy z Partnerem bizneswym. Odpwiedni Wrkflw pmże dpwiedni mnitrwać ścieżkę prcesu zapisu. Dzięki niemu każda ze strn będzie mgła na bieżąc śledzić ten status. Wszystkie zmiany realizwane przez partnera biznesweg (w jeg wewnętrznym systemie), a dtyczące klientów reprezentwanych przez Bridge Agency (studentów rekrutwanych przez Bridge Agency), będą również implikwały zmiany na serwerze i systemie Bridge Agency. Autmatycznej aktualizacji będą pdlegały zmiany dtyczące danych teleadreswych, zmian kursu, dat rzpczęć, itd. Pdbnie będzie z wszelkimi dkumentami upladwanymi na systemy partnera biznesweg, ale dtyczącymi klienta, tj. paszprt, dkumenty Id etc. Strna 4 z 6

5 Pdbny charakter wymiany infrmacji, zarówn dla Bridge Agency jak i partnera biznesweg, będą miały wszelkieg rdzaju infrmacje ddatkwe zawarte w bydwu systemach, takie jak aktywnści i zadania pwiązane z klientem. Dla każdej ze strn natychmiastwy dstęp d tych infrmacji jest niezmiernie isttny z punktu widzenia sprawnej bsługi klienta, jak również jeg kmfrtu i bezpieczeństwa. Dla bydwu strn (Bridge Agency raz Partner Bizneswy) dstępne będą raprty (statystyki) mające na celu usprawnienie współpracy, zwiększenie zaangażwania w pszczególnych bszarach rynku, itp. II. III. Migracja danych z wcześniej używanych aplikacji. Jest t niezbędne zadanie gwarantujące zachwanie pdstawwych danych firmy Bridge Agency w nwych aplikacjach. Przygtwanie interfejsów API wymiany danych z partnerami bizneswymi Zamawiająceg. W ramach tej kategrii wydatków Wyknawca zajmie się przygtwaniem dedykwanych interfejsów wymiany danych według prjektu parteg na analizie przedwdrżeniwej. Interfejsy umżliwią autmatyczną kmunikację i wymianę danych, w tym przede wszystkim danych dtyczących kursów, studentów, danych finansw-księgwych, ferwanych usługach ddatkwych, słwem takich które swim bszarem bejmują cały zakres współpracy wniskdawcy raz partnerów bizneswych. Interfejsy będą parte na API dpwiednim interfejsie prgramwania aplikacji, dzięki czemu p zdefiniwaniu dpwiednieg kdu źródłweg mżliwy będzie autmatyczny przesył danych między systemami infrmatycznymi. Interfejsy mają zapewnić systemwi B2B dstarczanie danych z systemu użytkwaneg u partnera. Interfejsy te muszą zapewnić utrzymanie wyskiej dstępnści usług i bezpieczeństwa. Wymagać t będzie pracwania dpwiednich składników prgramwania takich jak np. wspólne bibliteki. Zadaniem API będzie dstarczenie dpwiednich struktur danych, ustalnych w prjekcie funkcjnalnym wraz z dpwiednimi prtkłami kmunikacyjnymi. ETAP 3 - d 1 marca 2013 d 31 maja 2013 W ramach etapu 3 nastąpi wdrżenie Platfrmy Zdalnej Wymiany Danych Edukacyjnych, c umżliwi pełną autmatyzację prcesów bizneswych zachdzących pmiędzy Zamawiającym a jeg partnerami bizneswymi. Prcedura wdrżenia Platfrmy wymagała będzie wyknania następujących zadań: I. Usługa charakterze technicznym plegająca na instalacji serwerów d istniejącej infrastruktury. II. Instalacja pszczególnych mdułów platfrmy infrmatycznej Systemu Zdalnej Wymiany Danych Edukacyjnych - Zdalna Platfrma Wymiany Danych Edukacyjnych będzie zbudwana w 13 mdułów, psiadających liczne funkcjnalnści, przyczyniające się d usprawnienia prcesów zachdzących pmiędzy partnerami. Wszystkie mduły stanwią integralną całść, a stwrzna aplikacja musi zstać zainstalwana i sknfigurwana na serwerach. III. Knfigurację sprzętu z systemem - Aby mżna był przechwywać, przetwarzać i archiwizwać dane na zakupinych serwerach niezbędne będzie ich sknfigurwanie na ptrzeby wyknaneg systemu klasy B2B. Strna 5 z 6

6 IV. Testwanie zainstalwaneg systemu Zamawiający zakłada wyknanie ceny wydajnści systemu B2B i wykrycie ewentualnych niedciągnięć w zakresie efektywnści prcesów. W tym celu planuje się przeprwadzenie następujących zadań: pracwanie prcedur testwych w parciu udstępniną przez Bridge Agency dkumentację przeprwadzenie intensywnych testów systemu zdalnej wymiany danych edukacyjnych przeprwadzenie symulacji rzeczywistych prcesów pd bciążeniem V. Wprwadzenie kniecznych pprawek p wyknanych testach w knsekwencji trzymanych wyników testów zainstalwaneg systemu przewiduje się wprwadzanie wskazanych mdyfikacji systemu. VI. Odbiór techniczny wyknanych prac. W ramach teg etapu przeprwadzne również zstaną szklenia pracwników przeprwadzenie specjalistyczneg szklenia pracwników dtycząceg m.in. bsługi systemu. Czas trwania pełneg szklenia t 96 h. Strna 6 z 6