SO-III Łódź, 9 lipca 2014 r. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, 9 lipca 2014 r. Pan Sławomir Chojnowski Wójt Gminy Kleszczów Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 50 ust. 2 oraz art. 52 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) zespół kontrolerów w składzie: Krystyna Godala starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Marta Daszkiewicz-Daniszewska starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności przez Wójta Gminy Kleszczów. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 15 maja 2014 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności zawartych w cytowanej na wstępie ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 31 marca 2014 r. Kontroli poddane zostały następujące zagadnienia: przyjmowanie zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego, prowadzenie dokumentacji ewidencji ul. Piotrkowska 103, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 ludności w formie zbiorów meldunkowych, terminowość przekazywania informacji o zmianach osobowo-adresowych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego i organu gminy właściwego ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały oraz udostępnianie danych z gminnego zbioru meldunkowego. Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, iż w większości przypadków zagadnienia objęte kontrolą były wykonywane zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W zakresie przyjmowania zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego skontrolowano losowo wybrane druki meldunkowe. W toku wykonywania czynności kontrolnych ustalono, że istnieje prawdopodobieństwo, iż w piśmie z dnia 23 kwietnia 2014 r., stanowiącym informację udzieloną na podstawie przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej, kierownik jednostki kontrolowanej wskazał niewłaściwą, tj. niezgodną z rzeczywistą ilość zdarzeń. Z uwagi na brak usystematyzowania sposobu gromadzenia dokumentacji pracownik zajmujący się ewidencją ludności nie był w stanie podać właściwej liczby zdarzeń w dniu kontroli. W związku z powyższym pismem z dnia 19 maja 2014 r. kierownik komórki do spraw kontroli przekazał prośbę kontrolujących o złożenie dodatkowych wyjaśnień w tym przedmiocie w terminie do dnia 26 maja 2014 r. W odpowiedzi z dnia 3 czerwca 2014 r. podano odmienne ilości następujących zdarzeń: wymeldowanie z pobytu stałego: podano 2 zdarzenia, poprzednio 125 zdarzeń; wymeldowanie z pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące: podano 1 zdarzenie, poprzednio 13. Z uwagi jednak na fakt, iż w toku czynności kontrolnych kontrolujące odnalazły 5 formularzy Zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego, przyjęto, iż informacja z dnia 3 czerwca 2014 r. również nie znajduje odzwierciedlenia w stanie faktycznym. Skutkiem powyższych okoliczności było odstąpienie od sprawdzenia tej ilości formularzy, która została wskazana jako próba w programie kontroli i zbadanie faktycznie ujawnionej liczby zdarzeń, t.j.: 6 formularzy Zgłoszenie wymeldowania miejsca z pobytu stałego; 1 formularz Zgłoszenie wymeldowanie z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. W kontrolowanej jednostce co do zasady stosowano aktualne formularze zgłoszeń meldunkowych określone w załącznikach do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji

3 3 wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475). W jednym przypadku zastosowano formularz niezgodny ze wzorem określonym w obowiązującym rozporządzeniu, co spowodowało naruszenie przepisu 2 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475), zgodnie z którym dokonując zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące osoba wypełnia i podpisuje formularz, którego wzór określony został w załączniku nr 2 do niniejszego rozporządzenia. Z wyjaśnień pracownika zajmującego się ewidencją ludności wynika, iż przyjęcie w jednym przypadku nieaktualnego formularza uzasadnione było dobrem klienta. Przyczyną powstania ww. nieprawidłowości był brak wystarczającej staranności w wykonywanych czynnościach, a osobą odpowiedzialną pracownik wykonujący zadania Formularze były wypełniane zgodnie z brzmieniem poszczególnych rubryk i co do zasady zawierały wszystkie dane określone w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W dwóch przypadkach stwierdzono brak podpisu osoby zgłaszającej, co powoduje, iż naruszony został przepis 2 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia. Zdaniem pracownika zajmującego się ewidencją ludności brak podpisu wynikał z przeoczenia. Przyczyną powstania ww. nieprawidłowości był brak wystarczającej staranności w wykonywanych czynnościach, a osobą odpowiedzialną pracownik wykonujący zadania Zgłoszenia pobytu stałego, Zgłoszenia pobytu stałego z jednoczesnym wymeldowaniem i Zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące w części przypadków zawierały potwierdzenie faktu pobytu, jednak dokonane przez osobę co do której nie zostało ustalone, czy dysponuje tytułem prawnym do lokalu. Pracownik zajmujący się ewidencją ludności wyjaśnił, że tytuły prawne do lokalu są mu okazywane. Ponadto stwierdzono, iż w trzech przypadkach osoba dokonująca zameldowania na pobyt stały bez jednoczesnego wymeldowania z miejsca poprzedniego pobytu stałego nie przedstawiła zaświadczenia o wymeldowaniu z miejsca poprzedniego pobytu stałego, co powoduje, iż naruszony został przepis art. 11 ust. 1 powołanej wyżej ustawy oraz 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. Z wyjaśnień pracownika zajmującego się ewidencją ludności wynika, iż w jego przekonaniu zgłoszenie

4 4 zameldowania obejmowało jednoczesne wymeldowanie z poprzedniego miejsca pobytu stałego, zaś brak wpisu stanowi niedopełnienie formalności. Powyższa nieprawidłowość była zatem wynikiem niewystarczającej znajomości przepisów prawa, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik wykonujący zadania Prowadzony w systemie teleinformatycznym zbiór danych stałych mieszkańców nie budzi zastrzeżeń, a sprawdzone rekordy osobowe mieszkańców gminy w większości przypadków zawierały wszystkie wymagane ustawą dane osobowo-adresowe oraz dane wynikające z aktów stanu cywilnego. Aktualizacja gminnego zbioru meldunkowego odbywa się na bieżąco w systemie komputerowym na podstawie zgłoszeń zameldowania lub wymeldowania, decyzji administracyjnych, odpisów aktów stanu cywilnego i zmian w tych aktach, zmian numerów dowodu osobistego oraz innych zdarzeń powodujących obowiązek ewidencyjny. Jednakże w jednym z kontrolowanych przypadków stwierdzono, że nie wprowadzono do systemu informacji o pobycie czasowym stałego mieszkańca gminy Kleszczów w innej miejscowości. Powyższe poskutkowało powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu przepisu art. 44c ust. 1, zgodnie z którym organy prowadzące ewidencję ludności obowiązane są do niezwłocznej aktualizacji każdej zmiany danych zawartych w zbiorach meldunkowych oraz 22 pkt 7 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r., zgodnie z którym organ gminy aktualizuje dane w gminnym zbiorze meldunkowym na podstawie zawiadomienia o zameldowaniu przez organ gminy właściwy ze względu na nowe miejsce pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące co jednocześnie jest warunkiem aktualizacji wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Przyczyną powstania ww. nieprawidłowości był brak wystarczającej staranności w wykonywanych czynnościach, a osobą odpowiedzialną pracownik wykonujący zadania Zawiadomienie organu gminy właściwego ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały o zameldowaniu osoby na pobyt czasowy było wysyłane niezwłocznie po dokonaniu czynności za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Administracji, a zatem dochowywany był termin określony w 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r., poz. 1480).

5 5 Z wyjaśnień pracownika zajmującego się ewidencją ludności wynika, że w okresie do 15 grudnia 2013 r. nie dochowywano dwudniowego terminu przekazywania zmian danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego, bowiem aktualizacja wysyłana była na nośniku informatycznym raz w tygodniu. Skutkuje to naruszeniem przepisu 3 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych. Niemniej jednak od dnia 15 grudnia 2013 r. aktualizacja wojewódzkiego zbioru meldunkowego odbywa się za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Administracji (PIA) średnio dwa razy w tygodniu, w związku z czym można przyjąć, iż ww. termin co do zasady jest dochowywany. Weryfikacja dokumentacji dotyczącej dwudziestu dwóch wniosków o udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych wykazała, że w każdym przypadku dane były udostępniane na pisemny wniosek, złożony na formularzu zgodnym z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnianie danych z ewidencji ludności, zbiorów PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 105, poz. 667 z późn. zm.). We wszystkich sprawach podmioty wnioskujące wykazywały, że uzyskanie danych jest niezbędne do realizacji ich zadań ustawowych, zaś zakres udostępnionych danych był zgodny z zakresem danych żądanych przez podmioty wnioskujące. W większości przypadków stwierdzono natomiast, iż odpowiedzi na wnioski udzielane były przez pracownika odręcznie na oryginale wniosku, w miejscu przeznaczonym dla wnioskodawcy (rubryka III wniosku). W aktach pozostawała kserokopia wniosku. Praktykę tę stosowano do końca sierpnia 2013 r., natomiast od września 2013 r. odpowiedzi na wnioski udzielano w formie wydruku komputerowego, wygenerowanego z systemu informatycznego, pozostawiając w aktach oryginał wniosku oraz wydruk komputerowy udzielonej odpowiedzi. Z wyjaśnień pracownika wynika, iż stosowany do końca sierpnia 2013 r. sposób procedowania z wnioskami o udostępnienie danych osobowych stanowił kontynuację sposobu procedowania przyjętego przez osobę poprzednio wykonującą zadania z zakresu ewidencji ludności i trwał do momentu wprowadzenia nowego systemu informatycznego, który umożliwił wygenerowanie wydruku z żądanymi danymi. Należało zatem stwierdzić, że stosowanie do końca sierpnia 2013 r. opisanej wyżej praktyki wynikało z niewystarczającej znajomości przepisów prawa i skutkowało powstaniem nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisu 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw

6 6 Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 maja 2010 r. Osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania Z wyjaśnień tego pracownika wynika również, iż udostępniając dane z ewidencji ludności, sygnuje odpowiedź własnym podpisem, imienną pieczęcią służbową oraz pieczęcią urzędu, działając na podstawie posiadanego upoważnienia z dnia 2 sierpnia 2010 r. do przetwarzania danych osobowych. Pracownik nie posiada natomiast odrębnego upoważnienia Wójta Gminy Kleszczów, wydanego na podstawie art. 44i ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Udostępnianie danych w oparciu o ww. upoważnienie należało uznać za nieprawidłowe. Szczegółowa regulacja zasad udostępniania danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych uregulowana została przepisami rozdziału 8b powołanej wyżej ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Przepisy tego rozdziału mają charakter przepisów szczególnych (lex specialis) względem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) w odniesieniu do zasad przetwarzania ( w tym udostępniania) danych ze zbiorów meldunkowych. Wobec powyższego należało przyjąć, że pracownik udzielający odpowiedzi na wnioski działał bez stosownego upoważnienia Wójta Gminy Kleszczów, co skutkuje powstaniem nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisu art. 44i ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, zgodnie z którym dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia organ gminy. Powyższa nieprawidłowość była zatem wynikiem niewystarczającej znajomości przepisów prawa, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest organ gminy. W jednym przypadku (SOG ) osoba udzielająca odpowiedzi na wniosek - (Pani Joanna Guc Kierownik Referatu Spraw Ogólnych i Gospodarczych) posiadała upoważnienie do udostępniania, w imieniu Wójta Gminy Kleszczów, danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Mimo, iż w udzielonej odpowiedzi osoba posłużyła się własną pieczęcią służbową, zamiast pieczęcią z upoważnienia Wójta, to jednak nie narusza to przepisów ustawy merytorycznej. W sprawie nr SOG stwierdzono, że w udzielonej odpowiedzi nie została wskazana osoba udostępniająca dane, jak również nie oznaczono organu. Z wyjaśnień pracownika wynika, iż zaistniała sytuacja powstała na skutek niedopatrzenia.

7 7 Spowodowało to powstanie nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisu art. 44i ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Powyższa nieprawidłowość jest wynikiem braku należytej staranności podczas wykonywania czynności, a osobą odpowiedzialną jest pracownik wykonujący zadania Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, działalność organu gminy w kontrolowanym zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Wójta do objęcia nadzorem pracowników wykonujących zadania z zakresu ewidencji ludności i zobligowania ich do przestrzegania przepisów ustawy o ewidencji ludności dowodach osobistych w zakresie udostępniania danych oraz dołożenia należytej staranności podczas przyjmowania zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego, a także bezwzględnego przestrzegania terminowości w przekazywaniu danych aktualizujących do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Ponadto należy zobowiązać pracowników wykonujących zadania z zakresu ewidencji ludności do uporządkowania dokumentacji związanej z prowadzeniem ewidencji ludności i wdrożenia przejrzystej metody jej gromadzenia. Jednocześnie proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Wojewody Łódzkiego Monika Skonieczna Zastępca Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi