SPRAWOZDANIE Z KONTROLI DORANEJ PRZEDSIBIORSTWA PASTWOWEGO pod nazw: PRZEDSIBIORSTWO PASTWOWEJ KOMUNIKACJI SAMOCHODOWEJ W Zakopanem

Transkrypt

1 SP.III.MK SPRAWOZDANIE Z KONTROLI DORANEJ PRZEDSIBIORSTWA PASTWOWEGO pod nazw: PRZEDSIBIORSTWO PASTWOWEJ KOMUNIKACJI SAMOCHODOWEJ W Zakopanem przeprowadzonej: przez zespół pracowników Wydziału Skarbu Pastwa i Przekształce Własnociowych Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie w osobach: o Katarzyna Nowak inspektor wojewódzki Oddziału Kontroli i Analiz, o Agnieszka wierczyska starszy operator urzdze przygotowania danych Oddziału Kontroli i Analiz. na podstawie upowa nie Wojewody Małopolskiego: nr 15/2004 z dnia 26 stycznia 2004 roku, nr 16/2004 z dnia 26 stycznia 2004 roku, nr 17/2004 z dnia 26 stycznia 2004 roku w dniach 30 stycznia 6 lutego 2004 roku. Jednostka kontrolowana to przedsibiorstwo pastwowe wystpujce pod nazw: Przedsibiorstwo Pastwowej Komunikacji Samochodowej z siedzib w Zakopanem przy ul. Nowotarskiej 24. Nr identyfikacyjny przedsibiorstwa: REGON Przedmiot działalnoci przedsibiorstwa: Zgodnie z odpisem z Krajowego Rejestru Sdowego z dnia 25 lipca 2003 roku w Dziale 3 Rubryka 1 /załcznik nr 1/ wpisano: 1. Transport pasa erski miejski, 2. Transport pasa erski midzymiastowy drogowy, 3. Pozostały pasa erski transport rozkładowy, 4. Pozostały pasa erski transport ldowy, 5. Towarowy transport drogowy pojazdami specjalistycznymi, 6. Towarowy transport drogowy pojazdami uniwersalnymi, 7. Pozostała działalno wspomagajca transport drogowy, 8. Obsługa i naprawa pojazdów mechanicznych, 9. Pomoc drogowa oraz pozostała działalno usługowa zwizana z pojazdami mechanicznymi, 10. Sprzeda hurtowa czci i akcesoriów do pojazdów mechanicznych,

2 11. Sprzeda detaliczna czci i akcesoriów do pojazdów mechanicznych, 12. Pozostała sprzeda hurtowa wyspecjalizowana, 13. Pozostała sprzeda hurtowa nie wyspecjalizowana, 14. Działalno biur podró y, 15. Działalno agencji podró y, 16. Działalno biur turystycznych, 17. Pozostała miejsca krótkotrwałego zakwaterowania, gdzie indziej nie sklasyfikowane. Organy Przedsibiorstwa: Zarzdca Komisaryczny - Pan Jan Gołbek Funkcj organu zało ycielskiego Przedsibiorstwa sprawuje Wojewoda Małopolski. Zagadnieniem objtym zakresem przedmiotowej kontroli jest Gospodarka paliwami, w tym w szczególnoci: 1. Odpowiedzialno za gospodark paliwami w Przedsibiorstwie, 2. Procedura wyłaniania kontrahentów, 3. Dokumentacja ksigowa zakupu, sprzeda y i zu ycia paliwa, 4. Wewntrzne uregulowania norm zu ycia paliwa. Kontrolujcy upowa nieni zostali do kontroli wszystkich zagadnie wynikajcych z przebiegu kontroli. Okres objty kontrol: od 1 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku. Osob upowa nion do udzielania informacji oraz niezbdnych dokumentów z zakresu kontrolowanych zagadnie był Pan Jan Gołbek Zarzdca Komisaryczny Przedsibiorstwa PPKS w Zakopanem. Ad 1. Z przedło onego odpisu z Krajowego Rejestru Sdowego według stanu na dzie 25 lipca 2003 roku organem uprawnionym do reprezentacji podmiotu był Pan Jan Gołbek Zarzdca Komisaryczny Przedsibiorstwa PPKS w Zakopanem. Przedło ono pismo z dnia 28 padziernika 2003 roku do Urzdu Skarbowego w Zakopanem, z którego wynika, i prowadzenie ksig rachunkowych Przedsibiorstwa PPKS w Zakopanem powierzono Panu [TEKST WYŁCZONY Z JAWNOCI] i Doradcy Podatkowemu. Równoczenie z zaprezentowanego schematu organizacyjnego wynika, i gospodark paliwami zajmuje si bezporednio Dział Logistyki. Z wyjanie Zarzdcy Komisarycznego wynika, e do momentu wprowadzenia nowej struktury organizacyjnej, tj. do dnia 6 lutego 2003 roku gospodarka materiałami pdnymi podlegała Działowi Technicznemu, którego kierownikiem jest [TEKST WYŁCZONY Z JAWNOCI] ii. 2

3 Przedło one do kontroli zakresy czynnoci zawieraj midzy innymi nastpujce obowizki słu bowe: Kierownik Działu Logistyki Pan [TEKST WYŁCZONY Z JAWNOCI] iii 1. Gospodarka materiałami pdnymi, a w szczególnoci: a) prowadzenie kartotek magazynu materiałów pdnych, b) rejestracja rozchodów i przychodów materiałów pdnych, c) kontrola dokumentacji przychodowej i weryfikacja dokumentacji rozchodowej, d) przeliczanie kg materiałów na litry 2. Nadzór nad magazynami materiałów pdnych i kontrole bie cego stanu materiałów pdnych, 3. Kontrola pracy obsługi dystrybutorów, 4. Sporzdzanie zamówie na materiały pdne, 5. Wystawianie dowodów przyjcia PZ na materiały pdne, 6. Organizowanie dostaw materiałów pdnych, a w szczególnoci przez: a) dyspozycj cysterny, b) wystawianie upowa nie odbioru, 7. Odbiór ilociowy i jakociowy autocysterny, 8. Sporzdzanie protokołów przyjcia autocysterny, 9. Sporzdzanie kontroli rozlicze materiałów pdnych, 10. Dostarczanie dokumentacji rozliczenia materiałów pdnych do działu ksigowoci oraz komórki rozlicze paliwa, 11. Sporzdzanie kart pracy dla pracowników magazynu materiałów pdnych. Magazynier Magazynu 01 CPN Pan [TEKST WYŁCZONY Z JAWNOCI] iv oraz Pan [TEKST WYŁCZONY Z JAWNOCI] v 1. Prawidłowe i rzetelne roztankowywanie dostarczonego oleju napdowego i autocysterny zgodnie z obowizujcymi przepisami, 2. Sprawdzenie ilociowe i jakociowe przyjmowanego oleju napdowego /pobranie próbki oraz wystawienie protokołu przyjcia/. Ponadto z umowy o wspólnej odpowiedzialnoci materialnej z dnia 28 lutego 2003 roku zawartej pomidzy Przedsibiorstwem Pastwowej Komunikacji Samochodowej w Zakopanem a pracownikami: [TEKST WYŁCZONY Z JAWNOCI] vi wynika, i : cyt.: 1 pracodawca powierza łcznie pracownikom mienie znajdujce si w magazynach: 01 - /magazyn materiałów pdnych/, 04 - /magazyn techniczny/, 06 - /magazyn ogumienia/ wyszczególnione w spisie inwentaryzacyjnym sporzdzonym dla magazynów 01, 04, 06 na dzie r. stanowicym załcznik do umowy, jak równie mienie które zostanie powierzone w czasie trwania umowy przez pracodawc, z obowizkiem wyliczenia si z tego mienia 2 Pracownicy podejmuj si łcznie pieczy nad powierzonym mieniem, okrelonym w 1 z obowizkiem wyliczenia si z tego mienia i przyjmuj wspóln odpowiedzialno 3

4 materialn za szkod spowodowan powstaniem niedoboru w powierzonym im łcznie mieniu Pracodawcy koniec cyt. W przedstawionej dokumentacji brak zakresów czynnoci Magazynierów - [TEKST WYŁCZONY Z JAWNOCI] vii Powołane wy ej dokumenty stanowi załcznik nr 2 do niniejszego protokołu. Ad 2. Na dzie kontroli Przedsibiorstwo nie posiadało wewntrznego dokumentu regulujcego procedur wyłaniania kontrahentów. Jak wynika z wyjanie Zarzdcy Komisarycznego przedstawionych w pimie z dnia 3 lutego 2004 roku w 2003 roku Przedsibiorstwo dokonywało zakupu paliwa głównie (naprzemiennie) u dwóch dostawców, to jest: P.U.H. LEMARK Sp. z o.o. oraz GALON Sp. z o.o. Podstawowym kryterium wyboru firm dostarczajcych paliwo był termin płatnoci wynoszcy dni od daty poszczególnej dostawy, cena oraz jako dostarczanego paliwa. Rozpoznanie rynku paliwowego prowadzone jest na bie co przez dział logistyki. Powy sze firmy dostarczały paliwo z terminem płatnoci co najmniej 25 dni, a w przypadku przekroczenia w/w terminu nie dokonywały naliczenia odsetek za zwłok. rednia cena dostarczanego paliwa oscylowała w granicach 2,00 zł. za 1 litr paliwa z tym, e cena ta uwarunkowana była cen paliwa w ORLEN-ie. Ka dorazowo cena za poszczególne dostawy była ni sza od ceny ORLEN-u około 0,03 zł. za 1 litr. Ka da dostawa zaopatrzona była w certyfikat jakoci i zgodnoci dostawy z obowizujcymi normami. Zarówno firma LEMARK, jak i firma GALON dostarczały paliwo transportem własnym (cysternami firmowymi) i Przedsibiorstwo PKS nie ponosiło z tego tytułu dodatkowych kosztów. Przedsibiorstwo nie jest zwizane umowami stałymi z w/w dostawcami. Czstotliwo dostaw w zale noci od przewidywanego zapotrzebowania paliwowego w poszczególnych miesicach Przedsibiorstwo zamawiało paliwo 2 3 razy w miesicu, rednio co 10 dni. W miesicach o zmniejszonej iloci przewozów (marzec, kwiecie, padziernik) dostawy paliwa odbywały si dwa razy w miesicu rednio co 15 dni. Dodatkowo z przedstawionych do kontroli dokumentów wynika, i Przedsibiorstwo Pastwowej Komunikacji Samochodowej w Zakopanem w dniu 10 stycznia 2004 roku zamieciło w Biuletynie Zamówie Publicznych ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na dostaw oleju napdowego w iloci około ,00 litrów. Otwarcie ofert nastpiło dnia 25 lutego 2004 roku w siedzibie Przedsibiorstwa. Powołane wy ej dokumenty stanowi załcznik nr 3 do niniejszego protokołu. Ad 3. Z przedstawionych do kontroli dokumentów wynika, i Przedsibiorstwo Pastwowej Komunikacji Samochodowej w Zakopanym w 2003 roku dokonywało zakupu tylko oleju napdowego (letniego lub zimowego). 4

5 Zestawienie zu ycia paliwa /oleju napdowego/ w poszczególnych miesicach 2003 roku w porównaniu do analogicznego okresu 2002 roku według rozliczenia kart drogowych taboru osobowego i gospodarczego w litrach Miesic 2002 rok 2003 rok Ró nica Stycze Luty Marzec Kwiecie Maj Czerwiec Lipiec Sierpie Wrzesie Padziernik Listopad Grudzie Razem Przychody i rozchody oleju napdowego w 2003 roku w poszczególnych miesicach w litrach Miesic B.O. miesica Przychód Rozchód B.Z. miesica Stycze Luty Marzec Kwiecie Maj Czerwiec Lipiec Sierpie Wrzesie Padziernik Listopad Grudzie Razem Bilans otwarcia l. Przychody l. Rozchody l. w tym na zewntrz l. Bilans zamknicia l. Zarzdca Komisaryczny wyjanił, i wystpujce ró nice pomidzy powy szymi zestawieniami wynikaj z nastpujcych przyczyn: Zestawienie przychody rozchody oleju napdowego w 2003 roku obejmuj ilo paliwa rzeczywicie wydanego do poszczególnych autobusów (tankowania), 5

6 Zestawienie zu ycia paliwa w poszczególnych miesicach według kart drogowych, sporzdzane jest w oparciu o rozliczenia pracy kierowców i autobusów według kilometra u i faktycznego zu ycia paliwa w poszczególnych pojazdach, Ró nica pomidzy zestawieniami dotyczy w całym 2003 roku 2748 litrów paliwa. Stacja benzynowa w 2003 roku wydała 2748 litrów paliwa wicej ni wynika to z rozliczenia zu ycia paliwa według kart drogowych. Wystpowanie tej ró nicy spowodowane jest zwikszonym zu yciem paliwa przez autobusy w okresie zimowym (ogrzewanie bewasto, wydłu eniem pracy silnika w godzinach rannych na jałowym biegu z 10 minut w zale noci od temperatury do minut), pobieranym oleju napdowego na potrzeby stacji obsługi (ropa do mycia czci i podzespołów) oraz dokonanymi na rzecz szpitala pogotowia ratunkowego darowizn paliwa w lipcu, sierpniu, wrzeniu i padzierniku 2003 roku w łcznej iloci 2188 litrów paliwa. Przedstawiona dokumentacja ksigowa oraz zamówienia na zakup paliwa wykazuj, i w 2003 roku dokonywało zakupu paliwa u czterech dostawców tj.: P.H.U Lemark Sp. z o.o. Bramki na łczn kwot ,56 zł., w tym do uregulowania pozostało ,49 zł. Orlen-Morena Sp z o.o. Gdask na łczn kwot ,97 zł., Galon Sp. z o.o. witochłowice na kwot ,33 zł., w tym do zapłaty ,53 zł. Real-Mak Sp. z o.o. Kraków na kwot ,80 zł. /do zapłaty/. Wszystkie przedstawione do kontroli zamówienia zakupu tj. od dnia 13 lutego 2003 roku (z wyjtkiem dwóch) podpisywane były przez Zarzdc Komisarycznego. Powołane wy ej dokumenty stanowi załcznik nr 4 do niniejszego protokołu. Ad 4 W dniu 20 marca 2003 roku Zarzdca Komisaryczny wydał Zarzdzenie Wewntrzne w sprawie wprowadzenia norm paliwa na poszczególne grupy pojazdów oraz zasad jego rozliczania. Ponadto z uwagi na wystpujce przepały paliwa na poszczególnych autobusach w dniu 14 sierpnia 2003 roku Zarzdca Komisaryczny wydał Zarzdzenie w sprawie przeprowadzenia normowania zu ycia paliwa w autobusach w wyniku czego dokonano zmiany norm dla grupy autobusów typu AUTOSAN H-9. Rozliczenia zu ycia paliwa przez poszczególne autobusy odbywaj si w cyklach miesicznych. Rozlicze dokonuje komisja, która sporzdza tzw. protokół przepałowy. Do kryteriów rozliczeniowych zalicza si: - norm zu ycia paliwa dla poszczególnego pojazdu, - odczyt tachografu, - karta drogowa uwzgldniajca ilo kilometrów przejechanych w danym miesicu, - ilo pobranego przez dany pojazd paliwa w danym miesicu. Ponadto w okresie zimowym dodatkowo uwzgldnia si norm na ogrzewanie pojazdu. Komisja uznaje tzw. przepał w wysokoci wskazanej w protokole, majc na uwadze tras, nat enie ruchu w danym miesicu, wypełnienie pojazdu pasa erami. Wykazan nadwy k przepałow kierowca jest obci any. 6

7 Powołane wy ej dokumenty stanowi załcznik nr 5 do niniejszego protokołu. Na tym sprawozdanie zakoczono. Zespół kontrolujcy: 1. (-) Agnieszka Kazalska 2. (-) Katarzyna Nowak 3. (-) Agnieszka wierczyska 7

8 Wykaz załczników: 1. Odpis z Krajowego Rejestru Sdowego, 2. Plik dokumentów zawierajcy zarzdzenie w sprawie struktury organizacyjnej PPKS w Zakopanem, zakresy czynnoci oraz umowa o wspólnej odpowiedzialnoci materialnej; 3. Plik dokumentów zawierajcy wyjanienia dot. kontroli, dowody zakupu paliw, dokumentacja przetargowa; 4. Plik dokumentów zawierajcy zestawienia dot. obrotu paliwami, zamówienia, rejestr zakupu VAT paliwa, wydruk transakcji rozliczonych i nierozliczonych kontrahentów dostarczajcych paliwa; 5. Plik dokumentów dot. wewntrznych uregulowa norm zu ycia paliwa. i ii iii iv v 8

9 vi A. Zakres wyłczenia: Imiona i nazwiska pracowników przedsibiorstwa, vii 9