W SPRAWIE GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ W ZESPOLE EKONOMICZNO ADMINISTRACYJNYM SZKÓŁ I PRZEDSZKOLA W GRĘBOCICACH

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do Zarządzenia 1/2011 Dyrektora ZEASiP w Grębocicach I N S T R U K C J A W SPRAWIE GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ W ZESPOLE EKONOMICZNO ADMINISTRACYJNYM SZKÓŁ I PRZEDSZKOLA W GRĘBOCICACH Grębocice r.

2 Podstawy prawne Podstawą unormowań ujętych w niniejszej instrukcji stanowi: 1. Ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz ze zmianami) I N S T R U K C J A w sprawie gospodarki magazynowej Wstęp Gospodarka materiałowa obejmuje obrót materiałami i towarami. Wyceny przychodów materiałów i towarów dokonuje się według: - ceny zakupu - ceny nabycia 1. Przez magazyn rozumie się jedno lub kilka miejsc składowania materiałów zlokalizowane w pomieszczeniach zamkniętych lub na wydzielonym terenie jednostki. Za stan, ilość zapasów magazynowych, jego ewidencję oraz rozliczenie jest odpowiedzialny pracownik, któremu powierzono obowiązki magazyniera. 2. Magazyn powinien być zlokalizowany w wydzielonych do tego celu pomieszczeniach, w miejscach łatwo dostępnych jednocześnie do przyjmowania i wydawania materiałów. 3. Klucze do magazynu może posiadać tylko magazynier, a w magazynie nie mogą przebywać inne osoby pod nieobecność magazyniera. 4. Pomieszczenia magazynowe należy wyposażyć w sprzęt zapewniający właściwy sposób i warunki przechowywania materiałów, jednocześnie zapewniający ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. I. Gospodarka materiałowa w jednostce polega na: 1. Zorganizowaniu prawidłowej gospodarki magazynowej zapewniającej przechowywanie materiałów i towarów w okresie między ich otrzymaniem a zużyciem lub wydaniem w sposób zabezpieczający przed zniszczeniem lub kradzieżą takich jak artykuły chemiczne, odzież ochronna i środków czystości. 2. Zorganizowaniu prawidłowej ewidencji pozamagazynowej dla towarów nie przechowywanych w okresie pomiędzy zakupem i wydaniem takich jak artykuły biurowe, art. żywnościowe. 2

3 3. Prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji i ewidencji przychodów i rozchodów materiałów i towarów magazynowych i pozamagazynowych w sposób zapewniający możliwość rozliczenia osób materialnie za nie odpowiedzialnych. II. Gospodarka materiałami i towarami nie przyjmowanymi na stan magazynowy: 1. Gospodarka artykułami biurowymi polega na rozdysponowaniu tych artykułów w dniu ich zakupu pomiędzy pracowników biurowych i opis na odwrocie faktury lub podłączenie pod fakturę VAT załącznika potwierdzającego bezpośredni odbiór zakupionego towaru. 2. Gospodarka artykułami żywnościowymi przeznaczonymi na codzienne dożywianie dzieci polega na: - codziennym przyjęciu obiadów od firmy cateringowej co potwierdzone jest protokołami przyjęcia i wydaniem ich bezpośrednio dożywianym dzieciom. - w miarę posiadanych środków kupowane są słodycze i w dniu zakupu wydawane dzieciom jako deser. - potwierdzeniem odbioru obiadów i deserów są listy miesięczne, na listach tych znajduje się zapis, w których dniach dzieci odebrały obiad lub obiad i deser. - pod fakturami za obiady i słodycze wymaganym załącznikiem jest jadłospis, który musi być zgodny z fakturą pod względem ilościowym ponieważ jest on potwierdzeniem wydania towaru bezpośrednio po zakupie co upoważnia do braku wymogu wprowadzenia go na stan magazynu. III. Gospodarka materiałami i towarami, które wymagają przyjęcia na stan magazynowy: 1. Przychód materiałów i towarów może pochodzić: - z zakupu - z darowizn Wszystkie przychody materiałów i towarów powinny być odebrane, czyli sprawdzone pod względem ilości i jakości. Materiały i towary nie przyjęte przez jednostkę należy traktować jako depozyt dostawcy. Do czasu wyjaśnienia sprawy jednostka odpowiada za wartość i właściwe przechowywanie tych materiałów i towarów. 3

4 Materiały i towary mogą znajdować się w odbiorze lub w magazynie. W każdej fazie obrotu materiałami i towarami odpowiedzialność za nie ponosi określona osoba. Dlatego zmiana odpowiedzialności z jednej osoby na drugą musi być właściwie udokumentowana. Osobą materialnie odpowiedzialną za materiały i towary w magazynie jest pracownik, któremu powierzono prowadzenie magazynu, zwany dalej magazynierem. 2. Do obowiązków magazyniera należy: - przyjmowanie materiałów i towarów - wydawanie materiałów i towarów - kontrola ilościowa i jakościowa stanu zapasów materiałów i towarów - prowadzenie ewidencji ilościowej materiałów i towarów Podstawę przyjęcia materiałów i towarów z zakupu stanowi faktura lub rachunek oraz dołączone do niej dowody wysyłkowe. Podstawę przyjęcia materiałów i towarów nie pochodzących z zakupu, a np. z darowizny stanowią odpowiednie protokoły, w których powinna być ustalona ilość i jakość przyjmowanych materiałów i towarów oraz ich wartość. 3. Dowodami przychodów materiałów i towarów są: - MP magazyn przyjmie Dokumenty te wystawia magazynier. Jeden egzemplarz dokumentów przyjęcia pozostawia u siebie, a jeden dołącza do faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę przyjęcia materiałów i towarów oraz przekazuje je pracownikom księgowości ZEASiP. 4. Dowodami rozchodów materiałów i towarów są: - MW magazyn wyda - Protokoły kradzieży i zniszczenia Rozchodowy dowód magazynowy powinien być akceptowany przez dyrektora jednostki lub zastępującą go osobę oraz podpisany przez magazyniera na dowód wydania oraz osobę pobierającą materiały i towary. W dowodzie powinien być określony cel pobrania materiałów w sposób 4

5 umożliwiający pracownikom księgowości zakwalifikowanie zużycia materiałów i towarów na właściwe konta. 5. Ewidencja materiałów i towarów w magazynie obejmuje: - ewidencję ilościową - ewidencję ilościowo- wartościową Ewidencję ilościowo-wartościową prowadzi magazynier na kartach ilościowo-wartościowych odrębnie dla każdego asortymentu materiałów i towarów. Księgowania przychodów i rozchodów materiałów i towarów na kartach ilościowo - wartościowych dokonywane są na bieżąco na podstawie magazynowych dowodów przychodowych i rozchodowych. Ewidencję wartościową prowadzi się w księgowości ZEASiP, na kontach wartościowych, w ujęciu wartościowym. Saldo konta wartościowego 310 wykazuje wartość poszczególnych materiałów i towarów, które powinny być zgodne ze stanem materiałów i towarów w magazynie oraz stanem kartoteki ilościowo wartościowej. Zapisy są na podstawie dowodów dotyczących zakupu lub darowizny tj: faktur lub protokołów i dołączonych oryginałów magazynowych dowodów przychodowych. Natomiast zapisy w zakresie rozchodów dokonywane są okresowo na podstawie zestawienia oryginałów magazynowych dowodów rozchodowych, protokołów kradzieży lub zniszczenia. Dane ewidencji ilościowo wartościowej powinny być uzgadniane okresowo. Uzgodnienie takie powinno nastąpić nie rzadziej niż na dzień inwentaryzacji i na koniec roku. Ewidencja wartościowa prowadzona jest przez pracowników księgowości na koncie syntetycznym i kontach analitycznych podzielonych ze względu na rodzaj towarów i materiałów. Saldo konta syntetycznego wynikające z odjęcia od ogólnej wartości przychodów materiałów i towarów, ogólnej wartości rozchodów materiałów wyraża ogólną wartość materiałów i towarów, które znajdują się w magazynach. Saldo to powinno być zgodne z ogólną wartością materiałów i towarów wynikających z podsumowania wszystkich kartotek ilościowo-wartościowych. Dane ewidencji ilościowo wartościowej powinny być okresowo uzgadniane w zakresie wartości materiałów i towarów z danymi ewidencji wartościowej. 5

6 6. Inwentaryzacja materiałów i towarów w jednostce ma na celu: - ustalenie rzeczywistego stanu ilościowego materiałów i towarów w drodze spisu z natury - wycenę ustalonego stanu ilościowego i określenie wartości posiadanych przez jednostkę materiałów i towarów - porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z danymi wynikającymi z dokonanego i wycenionego spisu z natury i ustalenie na tym tle różnic inwentaryzacyjnych ilościowych i wartościowych oraz ujęcie ich w księgach rachunkowych. - ustalenie przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych w celu rozliczenia osób majątkowo odpowiedzialnych za materiały i towary. Inwentaryzacja polega na przeprowadzeniu spisu z natury materiałów i towarów, ich wycenie i ustaleniu wartości spisanych z natury materiałów i towarów. Szczegółowe terminy i częstotliwość inwentaryzacji określona została w Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie 7. Postanowienia końcowe Wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją, a wynikłe z działalności jednostki związanej z funkcjonowaniem jej magazynu, regulowane są na bieżąco przez kierownika jednostki. 6

7 Załącznik nr 1 do Instrukcji w sprawie gospodarki magazynowej Wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów magazynowych Lp. Imię i Nazwisko Stanowisko Podpis 1. Renata Oleszczuk Dyrektor 2. Maria Kowalczyk w zastępstwie dyrektora Starszy Księgowy Wzór podpisu magazyniera Lp. Imię i Nazwisko Stanowisko Podpis 1. Edyta Kucner Intendentka 7

8 Załącznik nr 2 do instrukcji w sprawie gospodarki magazynowej Oświadczenie magazyniera W związku z powierzeniem mi obowiązków magazyniera przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi towary i materiały. Oświadczam, że zapoznałam się z obowiązującym regulaminem i przepisami prawa. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia gospodarki magazynowej i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie.... data i podpis 8

9 Załącznik nr 3 do instrukcji w sprawie gospodarki magazynowej Wykaz stanowisk organizacyjnych którzy zapoznali się z Instrukcją Lp. Imię i Nazwisko Stanowisko Podpis 1. Marta Zielińska Główny Księgowy 2. Maria Kowalczyk Starszy Księgowy 3. Zofia Kowalczyk Starszy Księgowy 4. Karolina Becelewska Księgowa 5. Urszula Piątkowska Referent 6. Edyta Kucner Intendentka 9