Gniezno, dnia 12 maja 2014 roku. Ldz. PKS/11/556/2014

Transkrypt

1 P R Z E D S I Ę B I O R S T W O K O M U N I K A C J I S A M O C H O D O W E J w G n i e ź n i e s p ó ł k a z o g r a n i c z o n ą o d p o w i e d z i a l n o ś c i ą G n i e z n o, u l. K o l e j o w a 2 C e n t r a l a ( ) S e k r e t a r i a t ( ) F a x ( ) e - m a i l : s e k r e t a r i a p k s. g n i e z n o. p l, w w w. p k s. g n i e z n o. p l N I P , R E G O N S ą d R e j o n o w y P o z n a ń - N o w e M i a s t o i W i l d a w P o z n a n i u K R S , k a p i t a ł z a k ł a d o w y 1 m l n z ł Gniezno, dnia 12 maja 2014 roku Ldz. PKS/11/556/2014 dotyczy: przetargu na Dostawy oleju napędowego dla PKS w Gnieźnie sp. z o.o. Gniezno dworzec Autobusowy we Wrześni PKS w Gnieźnie w odpowiedzi na Państwa zapytania z dnia 07 maja 2014 roku, dotyczące toczącego się przetargu ofertowego na dostawy oleju napędowego dla PKS w Gnieźnie Dworzec Autobusowy we Wrześni wyjaśnia: Pytanie 1 Z treści wzoru umowy wynika, że Zamawiający akceptuje karty paliwowe czy w związku z tym Zamawiający doprecyzuje zapis rozdziału II Ogłoszenia? Osobami uprawnionymi do odbioru paliw są osoby posiadające ważne karty paliwowe służące do dokonywania transakcji bezgotówkowych w sieci stacji paliw Wykonawcy. Poprawnie wprowadzony PIN do karty będzie stanowił weryfikację zarówno karty jak i jej użytkownika. Jako potwierdzenie transakcji na stacji Zamawiający otrzyma kwit WZ. Zawarte są na nim następujące dane: adres stacji paliw na której odbyła się transakcja, data transakcji, numer karty, numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, stan licznika na życzenie klienta, rodzaj paliwa, ilość oraz wartość zakupów. Zamawiający może zobligować swoich pracowników by każdorazowo podpisywali wydany kwit WZ. Na podstawie elektronicznego rejestru transakcji Zamawiającego prowadzonego przez Wykonawcę, za dany okres zostanie Zamawiającemu przestawiona faktura VAT. Zamawiający na chwilę obecną nie dysponuje żadnymi kartami paliwowymi. Zamawiający oświadcza, iż dopuszcza możliwość dokonywania bezgotówkowych transakcji za pomocą kart paliwowych wyłącznie w sytuacji, gdy stosowanie takich kart nie będzie wiązało się z ponoszeniem kosztów finansowych, np. opłat za użytkowanie kart czy za wydanie kart. Zamawiający odstąpi wówczas od konieczności uzupełniania przez pracowników stacji druków AR oraz kart drogowych o ile Oferent będzie przedkładał Zamawiającemu inne zestawienia zawierające szczegółowe zestawienia poszczególnych tankowań, przede wszystkim datę każdego tankowania, ilość pobranego oleju napędowego, cenę jednostkową, wartość transakcji netto, numer rejestracyjny pojazdu, nazwisko i podpis kierowcy, tak aby mieć możliwość szczegółowego rozliczenia pojazdów i kierowców. Po rozstrzygnięciu przetargu i wygraniu go przez Wykonawcę, który stosuje bezgotówkowy sposób rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, Zamawiający zobowiązuje się zmienić zapisy 2 ust. 2 umowy dotyczące ewidencji zatankowanego oleju napędowego na drukach AR i

2 przystosować je do zapisów mówiących o kartach paliwowych, jednakże z uwzględnieniem w/w uwag Zamawiającego. Pytanie 2 Czy Zamawiający odstąpi od konieczności kwartalnego badania jakości paliwa, w przypadku Wykonawcy, który udostępni świadectwa jakości paliw tankowanych z bieżącej dostawy? Świadectwa jakości są dostępne na stacji do wglądu Zamawiającego, ponadto, w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego złej jakości paliwa Wykonawca zobowiązany jest przyjąć pisemną reklamację od Zamawiającego. Ponadto Zamawiający może pobierać próbki dostarczanego paliwa. Ważność próbki ustala się maksymalnie na 1 miesiąc od daty jej pobrania. Zamawiający będzie pobierał próbkę w obecności upoważnionego pracownika Wykonawcy w liczbie nie mniejszej niż 3 (trzy). Pobrane próbki muszą zostać oznakowane oraz zaplombowane. Co najmniej jedną z oznakowanych i zaplombowanych próbek będzie otrzymywał Wykonawca. Zamawiający sporządza protokół pobrania próbek zawierający: pieczęć Zamawiającego, numer dystrybutora, z którego pobrano próbki, datę pobrania próbek, szczegółowe opisanie sposobu pobierania próbek, imię, nazwisko pobierającego próbki, podpis przedstawiciela Zamawiającego oraz przedstawiciela Wykonawcy Protokół, o którym mowa powyżej, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden zatrzymuje Zamawiający, a drugi egzemplarz otrzymuje Wykonawca. Zamawiający dostarczy pobrane próbki do niezależnego, akredytowanego laboratorium, w warunkach uniemożliwiających zmianę jakości paliwa i jego cech charakterystycznych. Jedna z próbek dostarczonych do laboratorium stanowiła będzie próbkę kontrolną laboratorium, a pozostałe próbki przeznaczone są do badań. Wykonawca pokryje koszt wykonanych badań jedynie w przypadku, gdy jakość paliw nie będzie odpowiadała stosownym normom. W innych sytuacjach koszt badań pokrywa Zamawiający. W przypadku uznania reklamacji Wykonawca zobowiązuje się pokryć koszty naprawy pojazdu Zamawiającego udokumentowane odpowiednimi fakturami. Zamawiający oświadcza, iż nie odstąpi od żądania przedłożenia przez Wykonawcę oświadczenia, iż raz na kwartał będzie finansował badanie jakości paliwa. W calu zminimalizowania kosztów Zamawiający postawił warunek finansowania badania tylko jeden raz na kwartał, co łącznie daje 4 badania w roku. Przy zamówieniu ok. 260 tysięcy litrów paliwa rocznie, koszt badania jest niewielki. Podmiotem, który przeprowadzał będzie badanie jest na dzień dzisiejszy: ORLEN Laboratorium sp. z o.o., ul. Chemików 7, Płock. Parametry jakie będą poddawane badaniu to: zawartość zanieczyszczeń, zawartość siarki, temperatura zablokowania zimnego filtra, gęstość w temp. 15 ºC. Wykonawca ma prawo wkalkulować koszt badania w zaoferowaną cenę. Pytanie 3 Czy Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie sposobu obliczania ceny ogłoszenie oraz wzór umowy 3? Podstawą do określenia ceny, przy poszczególnych dostawach oleju napędowego będzie hurtowa cena brutto tego paliwa publikowana na stronach internetowych Polskiego Koncernu Naftowego PKN Orlen w dniu dokonania transakcji zwiększoną lub zmniejszona o stałą marżę brutto na jednym litrze oleju napędowego. Wykonawca w celu porównania ofert przygotuje ofertę skalkulowaną o sugestię Zamawiającego z punktu 14 rozdziału III Ogłoszenia. Przykład obliczenia: średnia cena 1 litra ON wg cennika PKN ORLEN z dnia ,30 zł/litr+23% VAT = 5,29

3 upust Wykonawcy 0,20 zł/litr brutto cena wykonawcy 5,09 zł/litr i analogicznie dla marży czy Zamawiający wyraża zgodę? (Zamawiający popełnił błąd w przykładzie wyliczenia, jako upust bądź marżę, wskazał 20 groszy w wyliczeniu jest natomiast 2 grosze). Zamawiający uważa, że zaproponowany przez niego sposób obliczania ceny jest na tyle przejrzysty i jasny oraz uwzględnia Wykonawców zakupujących olej napędowy od dwóch wiodących producentów, stąd też nie przewiduje możliwości zmiany zasad ustalania ceny. Zamawiający prostuje błąd w przykładzie obliczeń: Przykład obliczeń średnia cena 1 litra ON wg cennika PKN ORLEN i Grupy LOTOS z dnia r. 4,30 zł/litr + 23% VAT upust Oferenta 0,02 zł/litr cena Oferenta 4,28 zł/litr + 23% VAT lub średnia cena 1 litra ON wg cennika PKN ORLEN i Grupy LOTOS z dnia r. 4,30 zł/litr + 23% VAT marża Oferenta 0,02 zł/litr cena Oferenta 4,32 zł/litr + 23% VAT Pytanie 4 Czy Zamawiający zmieni treść wzoru umowy 2 ust. 2 i 3? Informuję, że w przypadku określonego Wykonawcy nie ma możliwości uzupełniania przez pracowników stacji kart drogowych, dlatego też proponuję zapis oraz rozwiązanie, które pozwoli Zamawiającemu w pełen sposób monitorować transakcje dokonane za pomocą kart. Jako potwierdzenie transakcji na stacji Zamawiający otrzyma kwit WZ. Zawarte są na nim następujące dane: adres stacji paliw na której odbyła się transakcja, data transakcji, numer karty, numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, stan licznika na życzenie klienta, rodzaj paliwa, ilość oraz wartość zakupów. Zamawiający może zobligować swoich pracowników by każdorazowo podpisywali wydany kwit WZ. Faktura zawiera szczegółowe zestawienie transakcji m.in.: numer karty, numer rejestracyjny samochodu (w przypadku karty wystawionej na numer rej. i karty imiennej), rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, miejsce dokonania transakcji, cenę jednostkową brutto, cenę jednostkową brutto po upuście, wartość netto i brutto oraz stawkę i kwotę VAT. Ponadto, Wykonawca do faktury zbiorczej będzie przesyłał Zamawiającemu elektroniczne zestawienie transakcji, zawierające co najmniej następujące informacje: datę i godzinę transakcji, rodzaj i ilość wydanego paliwa, nr karty paliwowej, nr rejestracyjny pojazdu, imię i nazwisko kierowcy, w przypadku karty wystawionej imiennie, rodzaj zakupionego produktu, ilość, wartość netto, brutto oraz cenę jednostkową brutto. Wykonawca przekaże bezpłatnie również dostęp do indywidualnie dedykowanego serwisu internetowego, na którym Zamawiający będzie mógł na bieżąco śledzić dokonane transakcje, jak również blokować karty bądź zamawiać nowe. Po rozstrzygnięciu przetargu i wygraniu go przez Wykonawcę, który stosuje bezgotówkowy sposób rozliczania transakcji za pomocą kart paliwowych, Zamawiający zobowiązuje się zmienić zapisy 2 ust. 2 i 3 umowy dotyczące ewidencji zatankowanego oleju napędowego na drukach AR i przystosować je do zapisów mówiących o kartach paliwowych, jednakże z uwzględnieniem uwag Zamawiającego zawartych w odpowiedzi na pytanie nr 1. Pytanie 5 Czy Zamawiający dopuści możliwość wydłużenia terminu przewidzianego na rozpatrzenie reklamacji z 24 godzin do 14 dni wzór umowy 4 ust. 2 i 3?

4 W przypadku reklamacji Zamawiającego dotyczącej jakości paliwa, Wykonawca nie ma technicznej możliwości odniesienia się do niej we wskazanym terminie. Wykonawca będzie opierał swoją decyzję o uznaniu bądź odrzuceniu reklamacji na wynikach badań laboratoryjnych, których nie uzyska w tak krótkim czasie. Bardzo proszę o wydłużenie terminu. Zapis 4 ust. 4 wskazuje termin 14 dniowy jednak jest on sprzeczny z ust. 2. Zamawiający w 4 ust. 5 jasno precyzuje, że przyjmie zasady reklamacyjne obowiązujące u Wykonawcy, o ile nie będą one sprzeczne z zapisami 4 ust. 2 i 3. Zamawiający wyjaśnia, iż termin 24 godzinny na zajęcie stanowiska wynika z konieczności zapewnienia ciągłości pracy Zamawiającego. Specyfika prowadzonej działalności przewozy pasażerskie w ramach rozkładu jazdy autobusów oraz przewozy umowne szkolne i pracownicze nie dopuszcza możliwości przestoju autobusów. Przez zajęcie stanowiska Zamawiający rozumie m.in. podjęcie przez Wykonawcę decyzji o niezwłocznym spuszczeniu paliwa z autobusu i przekazaniu go do analizy, ponownym zatankowaniu autobusu paliwem z innej dostawy czy innego zbiornika lub na innej stacji paliw bez konieczności ponoszenia w danym momencie jakichkolwiek kosztów przez Zamawiającego. Natomiast co do terminu rozpatrzenia reklamacji Zamawiający ustalił 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji. Pytanie 6 Czy Zamawiający doprecyzuje zapis 6 ust. 1 w przypadku wyboru Wykonawcy, który proponuje karty paliwowe? Płatność za faktycznie dostarczony produkt (olej napędowy) będzie dokonywana przez Zamawiającego w cyklach 7 dniowych (od poniedziałku do niedzieli włącznie, z wyjątkami: od pierwszego dnia miesiąca do pierwszej niedzieli włącznie oraz od ostatniego poniedziałku do ostatniego dnia miesiąca włącznie) na podstawie faktury VAT, wystawionej w oparciu o załączone do faktury VAT dowody AR na wydany olej napędowy zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy lub elektroniczne zestawienie transakcji. Zamawiający przychyla się do wniosku i wprowadza w 6 ust. 1 następujący zapis: Płatność za faktycznie dostarczony produkt (olej napędowy) będzie dokonywana przez Zamawiającego w cyklach 7 dniowych (od poniedziałku do niedzieli włącznie, z wyjątkami: od pierwszego dnia miesiąca do pierwszej niedzieli włącznie oraz od ostatniego poniedziałku do ostatniego dnia miesiąca włącznie) na podstawie faktury VAT, wystawionej w oparciu o załączone do faktury VAT dowody AR na wydany olej napędowy, zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy lub elektroniczne zestawienie transakcji. Pytanie 7 czy Zamawiający odstąpi od konieczności zapłaty kary umownej, o której mowa w 7 ust. 1c w przypadku, gdy za brak możliwości zatankowania nie odpowiada Wykonawca a np. siła wyższa? Zamawiający tylko w ostateczności gdy nie zostanie zrealizowane dane tankowanie - będzie korzystał ze stacji paliw innego Wykonawcy. Zamawiający nie może pozwolić sobie na opóźnienie w dostawie paliwa, gdyż wiąże się to z niebezpieczeństwem zagrożenia ciągłości jego pracy. O sile wyższej jest mowa w 7 ust.4, stąd też Zamawiający nie będzie dochodził zapłaty kary umownej w sytuacji, gdy niemożność zatankowania paliwa wynikła będzie z zaistnienia siły wyższej. Dodatkowo uwzględniając wątpliwości innego Wykonawcy zmienia treść 7 ust.1 pkt c na następujący: c. W przypadku braku możliwości zatankowania oleju napędowego z przyczyn leżących po stronie WYKONAWCY zapłaci on ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 5%

5 wartości oleju napędowego zatankowanego u innego Wykonawcy z wyłączeniem: awarii systemu obsługi do czasu jej usunięcia, jednak nie dłużej niż 6 godzin oraz przyjęcia paliwa na stację paliw. Z poważaniem Krzysztof Gnatowski Prezes Zarządu PKS w Gnieźnie sp. z o.o.