OPRACOWANIE ROCZNEGO PLANU AUDYTU ORAZ TRYB SPORZĄDZANIA SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA PLANU AUDYTU

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 48/09 Głównego Inspektora Pracy z dnia 21 lipca 2009 r. OPRACOWANIE ROCZNEGO PLANU AUDYTU ORAZ TRYB SPORZĄDZANIA SPRAWOZDANIA Z WYKONANIA PLANU AUDYTU PROCEDURA P1 SPIS TREŚCI 1. CEL 2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 3. SPOSÓB POSTĘPOWANIA 3.1. Roczny plan audytu Identyfikacja obszarów ryzyka Analiza obszarów ryzyka Sporządzenie planu audytu 3.2 Sprawozdanie z wykonania planu audytu 4 DOKUMENTACJA 5 PROCEDURY POWIĄZANE 6 SŁOWNIK PODSTAWOWYCH TERMINÓW 7 WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW do P1

2 1. CEL Celem niniejszej procedury jest opisanie procesu sporządzania rocznego planu audytu oraz trybu sporządzania sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni. Roczny plan audytu powinien przedstawiać program działania Sekcji Audytu Wewnętrznego Państwowej Inspekcji Pracy na dany rok. Sprawozdanie z wykonania planu audytu zawiera informacje dotyczące przeprowadzonych zadań audytowych w roku poprzednim. 2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Za opracowanie rocznego planu audytu oraz za sporządzenie sprawozdania z wykonania planu audytu odpowiedzialny jest Kierownik Sekcji Audytu Wewnętrznego. Roczny plan audytu opracowuje Kierownik Sekcji Audytu Wewnętrznego w oparciu o przedłożone przez Audytorów Wewnętrznych propozycje do w/w planu, przeprowadzoną ocenę ryzyka oraz uwzględniając oczekiwania Kierownictwa Państwowej Inspekcji Pracy. Terminy: Do końca października każdego roku Kierownik Sekcji Audytu Wewnętrznego przedkłada do akceptacji Głównemu Inspektorowi Pracy plan audytu na rok następny, a następnie przekazuje go Ministrowi Finansów. Do końca marca każdego roku - Kierownik Sekcji Audytu Wewnętrznego przedstawia Głównemu Inspektorowi Pracy i Ministrowi Finansów sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu za poprzedni rok. 3. SPOSÓB POSTĘPOWANIA 3.1 Roczny plan audytu Opracowanie rocznego planu audytu opiera się na przeprowadzonej ocenie ryzyka, tj. identyfikacji obszarów ryzyka i analizie obszarów ryzyka w zakresie działania Państwowej Inspekcji Pracy. Wzór formularza rocznego planu audytu stanowi Załącznik Nr 1 do procedury P Identyfikacja obszarów ryzyka Audytor Wewnętrzny identyfikuje obszary ryzyka występujące w działalności Państwowej Inspekcji Pracy według własnej zawodowej oceny. Ocenie mogą być poddane zagadnienia, projekty, a także komórki organizacyjne lub systemy, które można wyodrębnić w Państwowej Inspekcji Pracy. Zbierając informacje niezbędne do identyfikacji obszarów ryzyka Audytor Wewnętrzny bierze pod uwagę między innymi: 2

3 - cele i zadania postawione przed Państwową Inspekcją Pracy, - przepisy prawne dotyczące działania Państwowej Inspekcji Pracy (przewidywane zmiany), - wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli, - wyniki wcześniej dokonanej oceny: adekwatności, efektywności i skuteczności systemów zarządzania i kontroli, w tym kontroli finansowej, - wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizacje celów Państwowej Inspekcji Pracy, - sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu, - możliwość dysponowania przez PIP środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych z uwzględnieniem wymogów podmiotu przekazującego środki finansowe, - wyniki rozmów jakie przeprowadził audytor z Kierownictwem i pracownikami Państwowej Inspekcji Pracy, - informacje dotyczące Państwowej Inspekcji Pracy opublikowane w prasie, radiu, telewizji, na stronach internetowych czy listach dyskusyjnych itp. W proces weryfikacji i oceny ryzyka dla potrzeb rocznego planu audytu może być angażowane Kierownictwo Państwowej Inspekcji Pracy poprzez dokonywanie samooceny ryzyka, Audytor może zwrócić się do w/w osób o dokonanie przeglądu dotychczasowych i planowanych działań, przekazanie istotnych informacji oraz wskazanie zidentyfikowanych ryzyk. Analiza otrzymanych odpowiedzi stanowi dla Audytora Wewnętrznego uzupełnienie posiadanych informacji i wspomaga proces oceny ryzyka dla potrzeb planowania audytu Analiza obszarów ryzyka Analiza obszarów ryzyka służy uporządkowaniu zidentyfikowanych obszarów ryzyka pod względem ich ważności dla działania Państwowej Inspekcji Pracy. Zidentyfikowane obszary ryzyka należy przeanalizować biorąc pod uwagę wrażliwe punkty związane z działalnością Państwowej Inspekcji Pracy takie jak: - liczba, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, - wielkość majątku, którym dysponuje Państwowa Inspekcja Pracy, - sytuacja finansowa Państwowej Inspekcji Pracy, - możliwość dysponowania przez Państwową Inspekcję Pracy środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, - liczba i kwalifikacje pracowników Państwowej Inspekcji Pracy, - uwagi pracowników Państwowej Inspekcji Pracy, 3

4 - warunki pracy w Państwowej Inspekcji Pracy, - postawy etyczne pracowników, ich nastawienie i motywacja do realizacji zadań Państwowej Inspekcji Pracy, - zmiana zakresu rzeczowego lub terytorialnego działania Państwowej Inspekcji Pracy, - zmiany prawne w zakresie działania Państwowej Inspekcji Pracy, - zmiany sposobu działalności, zmiany personelu, struktury organizacyjnej, systemu informatycznego, - specyficzne ryzyka związane ze sprawami, którymi zajmuje się wybrany departament, sekcja itp., - jakość i bezpieczeństwo używanych systemów informatycznych; - jakość kierowania daną komórką doświadczenie, kwalifikacje ich kierowników, delegowanie kompetencji, - akceptacja ustaleń poprzedniego audytu lub kontroli w danej komórce organizacyjnej, podjęte działania naprawcze. W wyniku przeprowadzonej analizy Audytor wybiera obszary o największym ryzyku i ustala możliwe do wykonania w tych obszarach zadania audytowe. Następnie dokonuje ich oceny stosując matematyczną metodę analizy ryzyka opisaną w księdze procedur Zasady ogólne Rozdział II Metodyka pkt W procesie analizy obszarów ryzyka należy uwzględnić ewentualne obszary ryzyka zgłoszone przez Głównego Inspektora Pracy Sporządzenie planu audytu Kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu ustala się, biorąc pod uwagę wyniki analizy obszarów ryzyka oraz czynniki organizacyjne, w tym w szczególności: - czas niezbędny do przeprowadzenia zadań audytowych, - czas przeznaczony na szkolenie, - dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe, - rezerwę czasową na nieprzewidziane działania. Wyniki analizy obszarów ryzyka Audytor umieszcza w planie audytu. Obszary o największym ryzyku przyjmuje się do realizacji w roku, którego dotyczy roczny plan audytu, a pozostałe umieszcza się w nim jako obszary, które powinny zostać objęte audytem w kolejnych latach. Dla każdego zadania zapewniającego przyjętego do badania Kierownik Sekcji ustala: - temat zadania, - planowany czas przeprowadzenia zadania (liczba dni), - planowaną liczbę audytorów przeprowadzających zadanie, - ewentualną potrzebę powołania rzeczoznawcy, 4

5 W rocznym planie audytu należy określić również czas (liczba dni) i liczbę audytorów wewnętrznych niezbędnych do przeprowadzenia planowanych czynności doradczych oraz czynności sprawdzających. 3.2 Sprawozdanie z wykonania planu audytu Sprawozdanie z wykonania planu audytu sporządza się według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do procedury P1. 4. DOKUMENTACJA Roczne plany audytów i sprawozdania z wykonania planów audytu, dołączane są do akt stałych zgodnie z procedurą P3. Okres przechowywania dokumentów wynosi 5 lat. 5. PROCEDURY POWIĄZANE Zasady ogólne - Rozdział II Metodyka Procedura P3 - dokumentowanie czynności audytorskich 6. SŁOWNIK PODSTAWOWYCH TERMINÓW Analiza obszarów ryzyka - uporządkowanie zidentyfikowanych obszarów ryzyka pod względem ich ważności dla działania Państwowej Inspekcji Pracy. Obszar ryzyka - procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu. Ryzyko - możliwość wystąpienia zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki lub które przeszkodzi w osiągnięciu wyznaczonych jej celów i zadań. 7. ZAŁĄCZNIKI do P1 - Wzór formularza rocznego planu audytu - Załącznik Nr 1 do procedury P1. - Wzór formularza sprawozdania z wykonania planu audytu - Załącznik Nr 2 do procedury P1. 5

6 ... (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) Załącznik Nr 1 do P1 PLAN AUDYTU NA ROK Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1) Nazwa jednostki Wyniki analizy obszarów ryzyka obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Obszar działalności jednostki Poziom ryzyka w obszarze Nazwa obszaru (ze wskazaniem nazwy jednostki, jeżeli to konieczne) Typ obszaru działalności Obszar działalności związany z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy Opis obszaru działalności wspomagającej 4) Podstawowa/ Wspomagająca 2) Tak/Nie 3) Wysoki/Średni/Niski 3) 1) Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12 ustawy. 2) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką, zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 3) Niepotrzebne skreślić. 4) Kolumnę 5 należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 3: Działalność Wspomagająca. Wówczas należy wybrać odpowiednio: Gospodarka finansowa albo Zakupy, albo Zarządzenie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy informatyczne, albo Zarządzanie. 1

7 3. Planowane tematy audytu wewnętrznego 3.1 Planowane zadania zapewniające Temat zadania zapewniającego Nazwa obszaru (nazwa obszaru z kolumny 2 w tabeli 2) Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie Planowany czas przeprowadzenia zadania Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Tak/Nie 3) Uwagi 3.2 Planowane czynności doradcze Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych Uwagi Planowane czynności sprawdzające Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających Uwagi 2

8 5. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Nazwa obszaru (nazwa obszaru z kolumny 2 w tabeli 2) Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany organizacyjne)... (data). (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego/ koordynatora komórki audytu wewnętrznego) (data). (pieczątka i podpis kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny ) 3

9 Załącznik Nr 2 do P1... (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1) Nazwa jednostki SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego Imię i nazwisko 2) Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy Kwalifikacje zawodowe 3) Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? Tak/Nie 4) 1) Należy wpisać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny oraz wszystkie jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12 ustawy. 2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stanu na 31 grudnia roku sprawozdawczego. 3) Kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 58 pkt 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych oraz art. 23 ustawy z dnia 8 grudnia 2006 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 249, poz. 1832). Należy wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku ww. kwalifikacji zawodowych należy wpisać. 4) Niepotrzebne skreślić. 1

10 3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym Temat zadania audytowego 5) Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) Audyt wewnętrzn y zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe Obszar działalności związany dysponowaniem z środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie audytowe Plan 8) Wykonani e Czas przeprowadzenia zadania audytowego Plan 8) Wykonani e Powołanie rzeczozna wcy Podstawowa/ Z/D 4) Tak/Nie4) Wspomagająca 6) Tak/Nie4) Tak/Nie 4) 4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) Zadanie zapewniając e (Z) albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski Z/D 4) 5) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego. 6) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 7) Kolumnę należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: Gospodarka finansowa albo Zakupy, albo Zarządzanie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy informatyczne, albo Zarządzanie. 8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego, należy wpisać -. 9) Należy wybrać odpowiednio: Zapewnienie o prawidłowości działania albo Wzrost efektywności i skuteczności działania, albo Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów, albo Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem, albo Identyfikacja znacznego ryzyka, albo Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej, albo Wykrycie znacznej nieprawidłowości. 2

11 5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe Temat zadania zapewniającego lub przedmiot Zadanie zapewniające (Z) Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej czynności doradczej albo czynność doradcza (D) Z/D 4) 7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym 10) (data). (podpis i pieczęć audytora wewnętrznego/koordynatora komórki audytu wewnętrznego) 10) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego. 3