DOKUMENTOWANIE CZYNNOŚCI AUDYTORSKICH PROCEDURA P3

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do zarządzenia nr 2/11 Głównego Inspektora Pracy z dnia 14 stycznia 2011 r. DOKUMENTOWANIE CZYNNOŚCI AUDYTORSKICH PROCEDURA P3 SPIS TREŚCI 1. CEL 2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 3. SPOSÓB POSTĘPOWANIA 3.1. Tworzenie akt audytu Akta stałe Akta bieżące Zasady opisywania i sporządzania dokumentów roboczych 3.2. Cechy dobrej dokumentacji roboczej 4. DOKUMENTACJA 5. PROCEDURY POWIĄZANE 6. SŁOWNIK PODSTAWOWYCH TERMINÓW

2 1. CEL Celem procedury jest opisanie sposobu gromadzenia, opisywania i archiwizowania dokumentów dotyczących zadań audytowych. 2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Za prawidłowość dokumentowania czynności audytorskich odpowiedzialny jest Kierownik Sekcji Audytu Wewnętrznego. 3. SPOSÓB POSTĘPOWANIA Audytor Wewnętrzny realizując zadanie audytowe zbiera informacje i dane na temat Państwowej Inspekcji Pracy tj. Głównego Inspektoratu Pracy, 16 Okręgowych Inspektoratów Pracy i Ośrodka Szkolenia PIP, systemów istniejących w Państwowej Inspekcji Pracy, jak również dokumentuje istotne informacje dla poparcia wniosków oraz wyników prac audytorskich. Informacje zawarte w dokumentach powinny być: wystarczające, istotne i przydatne, jako rzetelna podstawa ustaleń i zaleceń audytu wewnętrznego Tworzenie akt audytu W Sekcji Audytu Wewnętrznego prowadzi się akta stałe i akta bieżące audytu wewnętrznego. Dokumenty akt audytu przechowuje się w formie papierowej oraz w formie elektronicznej tj. w Systemie informacji prawnej (akta stałe) oraz na wyodrębnionym dla Sekcji Audytu Wewnętrznego dysku sieciowym (akta stałe i akta bieżące). Dobór dokumentów umieszczanych w formie papierowej do akt stałych lub bieżących następuje na podstawie profesjonalnego osądu Audytora Wewnętrznego, stosownie do potrzeb audytu Akta stałe Akta stałe służą gromadzeniu informacji niezbędnych do identyfikacji obszarów ryzyka mogących stać się przedmiotem audytu wewnętrznego. Do akt stałych zalicza się: - podstawowe stosunkowo niezmienne akty normatywne oraz inne akty prawne związane z zakresem działania Państwowej Inspekcji Pracy, - dokumenty zawierające opis istniejących w Państwowej Inspekcji Pracy systemów/procedur zarządzania i kontroli, - przepisy i dokumenty związane z funkcjonowaniem i organizacją Sekcji Audytu Wewnętrznego, 2

3 - inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka. Pracownik pomocniczy Sekcji Audytu Wewnętrznego dokonuje bieżącej weryfikacji akt stałych prowadzonych w formie papierowej. Nieaktualne wersje dokumentów usuwa się i w miarę potrzeby zastępuje nowymi. Pracownik pomocniczy Sekcji Audytu Wewnętrznego zakłada teczki akt stałych dla: - Państwowej Inspekcji Pracy, - Sekcji Audytu Wewnętrznego, - planów rocznych audytu, - sprawozdań z wykonania planu audytu, - planów strategicznych audytu wewnętrznego. Akta stałe dla Państwowej Inspekcji Pracy zawierają m.in.: - ustawę o Państwowej Inspekcji Pracy, - statut Państwowej Inspekcji Pracy, - zarządzenie Marszałka Sejmu RP w sprawie ustalenia siedzib i zakresu właściwości terytorialnej Okręgowych Inspektoratów Pracy, - inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu wewnętrznego i analizę jego ryzyka. Akta stałe dla Sekcji Audytu Wewnętrznego zawierają m.in.: - regulamin organizacyjny Sekcji Audytu Wewnętrznego, - zakresy obowiązków pracowników Sekcji Audytu Wewnętrznego, - dokumenty dotyczące nadzoru i oceny jakości audytu, - Księgę procedur, - Kartę audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Komunikat Ministra Finansów), - Kodeks etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Komunikat Ministra Finansów), - Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego (Komunikat Ministra Finansów), - Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego, - wyciąg z Ustawy o finansach publicznych dotyczący audytu wewnętrznego. 3

4 Akta stałe dla planów rocznych zawierają roczne plany audytu wewnętrznego z kolejnych lat oraz dokumentację z przeprowadzonej analizy ryzyka i zasobów osobowych. Akta stałe dla sprawozdań rocznych zawierają: - sprawozdania z wykonania planu audytu w kolejnych latach, - roczne informacje o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego przekazywane do Ministerstwa Finansów, - dokumentację dotyczącą rozliczenia pracy Sekcji Audytu Wewnętrznego w kolejnych latach. Akta stałe dla planów strategicznych zawierają kolejne plany strategiczne. Każdą teczkę akt stałych ( S ) oraz dokumenty w niej zawarte pracownik pomocniczy opisuje w następujący sposób: nazwa teczki symbol teczki Państwowa Inspekcja Pracy S-PIP nazwa teczki symbol teczki Sekcja Audytu Wewnętrznego S-GAW nazwa teczki Plany roczne Sekcji Audytu Wewnętrznego symbol teczki S-PLAN symbol dokumentu S-PLAN/rok/Nr gdzie; Nr - oznacza kolejny dokument nazwa teczki Sprawozdania roczne Sekcji Audytu Wewnętrznego symbol teczki S-SPR symbol dokumentu S-SPR/rok/Nr gdzie; Nr - oznacza kolejny dokument nazwa teczki Plan strategiczny Sekcji Audytu Wewnętrznego symbol teczki S-PLAN/STR symbol dokumentu S-PLAN/STR/Nr gdzie; Nr - oznacza kolejny dokument Dla każdej teczki akt stałych pracownik pomocniczy sporządza wykaz dokumentów w niej zawartych. 4

5 Akta bieżące Akta bieżące jest to zbiór dokumentów informujących o przebiegu i wynikach konkretnego zadania audytowego. Audytor Wewnętrzny zakłada i prowadzi teczki akt bieżących. Akta bieżące zawierają następujące dokumenty: - imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego, - program zadania zapewniającego oraz dokumenty związane z jego przygotowaniem, w tym m.in. analizę ryzyka, harmonogram zadania audytowego, ścieżkę audytu, - dokumenty sporządzone oraz dokumenty otrzymane przez audytora wewnętrznego w trakcie przeprowadzania zadania zapewniającego, w tym m.in. protokoły z narady otwierającej i zamykającej, kwestionariusze, listy kontrolne, notatki służbowe, kopie dokumentów oraz oświadczenia dotyczące przedmiotu zadania zapewniającego złożone przez pracowników komórki audytowanej, - sprawozdanie z przeprowadzenia audytu, - dokumenty wytworzone lub otrzymane przez audytora wewnętrznego w związku z wykonywaniem czynności doradczych, - dokumentację dotyczącą przeprowadzonych czynności sprawdzających, w tym notatkę informacyjną z czynności sprawdzających, - inne. Każdą teczkę akt bieżących ( B ) oraz dokumenty w niej zawarte Audytor Wewnętrzny opisuje w następujący sposób: nazwa teczki temat zadania audytowego symbol teczki B-X/rok-D/Z gdzie: X - oznacza kolejny audyt w danym roku rok - oznacza rok, w którym przeprowadzono dany audyt Z - oznacza zadanie zapewniające D - oznacza czynności doradcze AZ - oznacza audyt zlecony symbol dokumentu B-X/rok/KA/Nr gdzie; X - oznacza kolejny audyt w danym roku rok - oznacza rok, w którym przeprowadzono dany audyt KA - oznacza nazwę komórki audytowanej 5

6 według symboli: PIP, GIP, OIP1-16 w kolejności alfabetycznej, OS PIP Nr - oznacza kolejny dokument Dla każdej teczki akt bieżących pracownik pomocniczy sporządza wykaz dokumentów w niej zawartych Zasady opisywania i sporządzania dokumentów roboczych Audytor Wewnętrzny opisując dokumenty robocze powinien pamiętać aby: - informacje w nagłówkach zawierały: numer zadania audytowego, nazwę komórki audytowanej, numer dokumentu, źródło informacji, datę sporządzenia/otrzymania dokumentu i podpis (inicjały) audytora oraz nazwę jednostki i komórki przeprowadzającej audyt. W celu ułatwienia pracy informacje te przedstawione są w formie dwóch pieczęci: pierwsza zawiera dane o komórce przeprowadzającej audyt, druga identyfikuje dokument przyjęty do konkretnego zadania audytowego. Wzory pieczęci przedstawione są poniżej. Pieczęć 1 Pieczęć 2 Państwowa Inspekcja Pracy Główny Inspektorat Pracy Warszawa ul. Krucza 38/42 Sekcja Audytu Wewnętrznego B -.../20.../.../... Źródło informacji... Data...Audytor... przykładowy sposób jej wypełnienia B / /..OIP6.../ Źródło informacji...np. Sekcja organizacji lub OIP6 Data Audytor Małgorzata Antoniak gdzie: B akta bieżące 1 jest to pierwsze zadanie audytowe w 2010r OIP6 OIP Kraków 01 pierwszy dokument Sporządzając dokumenty robocze należy pamiętać aby: 6

7 - oznaczniki użyte w danym dokumencie były w nim objaśnione, - odsyłacze do dokumentów roboczych były kompletne i dokładne, tak aby pozwoliły one bez przeszkód odnaleźć te dokumenty do których się odnoszą, - dokumenty robocze z poprzednich audytów wykorzystane do nowego zadania audytowego zostały zaktualizowane bieżącymi informacjami oraz na nowo ponumerowane i podpisane Cechy dobrej dokumentacji roboczej - kompletność - oznacza to, że dokumenty muszą pozwolić odpowiedzieć na wszystkie pytania, wyjaśnić wszelkie wątpliwości i umożliwić wyciągnięcie logicznych i przemyślanych wniosków w każdej części audytu, - zwięzłość dokumentację roboczą należy ograniczyć wyłącznie do tej, która służy użytecznemu celowi, - jednolitość dokumenty robocze powinny mieć ten sam format i wygląd, - ład na każde zestawienie należy przeznaczyć dość miejsca, aby odnośne informacje można było w nim zawrzeć w logiczny i systematyczny sposób. Należy uwzględniać tylko formularze i procedury istotne dla audytu lub jego zaleceń. Należy starać się unikać niepotrzebnych wykazów i zestawień. 4. DOKUMENTACJA Okres przechowywania akt bieżących, akt stałych dotyczących planów rocznych i sprawozdań rocznych wynosi 5 lat. Natomiast na bieżąco aktualizowane są akta stałe składające się z przepisów i informacji regulujących działanie i funkcjonowanie Państwowej Inspekcji Pracy oraz Sekcji Audytu Wewnętrznego, a także plan strategiczny audytu. 5. PROCEDURY POWIĄZANE Zasady ogólne. 6. SŁOWNIK PODSTAWOWYCH TERMINÓW Komórka audytowana jest to komórka organizacyjna objęta zadaniem audytowym, tj. Główny Inspektorat Pracy, Okręgowy Inspektorat Pracy, Ośrodek Szkolenia PIP Kierownik komórki audytowanej oznacza Głównego Inspektora Pracy, Okręgowego Inspektora Pracy, Dyrektora Ośrodka Szkolenia PIP Zadanie audytowe - jest to zadanie zapewniające lub czynności doradcze 7