ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 27.02.2015r. ZO-2/2015/FWIS/POKL w ramach projektu Rady Pożytku do STANDARDowego użytku - PO KL 5.4.2_12, realizowanego w 4 województwach Polski i współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i Budżetu Państwa. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadą Konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wersja z dnia 02-04-2014., 3.1.3 Sekcja 3 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków. Postępowanie prowadzone jest przez: Fundację Wspierania Inicjatyw Społecznych Ul. Zacisze 17, 65-775 Zielona Góra tel. kom. 501 640 881 email: fundacjawis@gmail.com KRS: 0000377219-000027 NIP: 9730992390 REGON: 080501270 Osoba do kontaktów: Rafał Olczak, tel. 507-057-914, rafal.olczak@rpdsu.zgora.pl zwaną dalej Zamawiającym. I. Opis przedmiotu zamówienia: DOTYCZY CPV: Główny przedmiot 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Dodatkowe przedmioty: 55.10.00.00-1 Usługi hotelarskie 55.30.00.00-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55.11.00.00-4 Hotelarskie usługi noclegowe 55.13.00.00-0 Inne usługi hotelarskie Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarsko-restauracyjna, z dostępem do sali konferencyjnej dla 94 uczestników Konwentu NGO i ok. 6 Prelegentów/Prowadzących (razem ok. 100 osób) w terminie 24.04.2015r. - 26.04.2015r., na terenie miasta Kołobrzeg, województwo zachodniopomorskie. Faktura VAT za usługę hotelową i gastronomiczną będzie opłacona przez Zamawiającego. Usługa podczas Konwentu NGO obejmuje: *od 75 do maksymalnie 100 noclegów w pokojach dwuosobowych (z rozdzieleniem pokoi dla kobiet i mężczyzn, łazienką w każdym pokoju, i pojedynczymi łóżkami) oraz *pełne wyżywienie dla ok. 75-100 osób uwzględniające dania zarówno mięsne jak i wegetariańskie/wegańskie rozumiane, jako: - 1 dzień: susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas pierwszego panelu konferencyjnego Konwentu NGO,
kolacja (składająca się z co najmniej 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i napojów ciepłych/zimnych) - mile widzianym jest stół szwedzki. - 2 dzień: śniadanie (składające się z min. z 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i gorących/zimnych napoi) - mile widzianym jest kolacja (składająca się z co najmniej 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i napojów ciepłych/zimnych) - mile widzianym jest stół szwedzki. Susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas drugiego panelu konferencyjnego-warsztatowego Konwentu NGO; - 3 dzień: śniadanie (składające się z min. z 2 przystawek zimnych, 1 ciepłego dania i gorących/zimnych napoi) ) - mile widzianym jest susz konferencyjny w postaci: ciastek/ciasta i owoców, kawy/herbaty wraz z dodatkami i wody podczas ostatniego panelu konferencyjnego-warsztatowego Konwentu NGO. * wynajem sali konferencyjnej (dla ok. 75-100 osób) wyposażonej w: bezpłatny dostęp do Internetu, odpowiednie naświetlenie, drzwi zabezpieczające przed hałasem z zewnątrz, sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik multimedialny, ekran/ ściana, zestaw nagłaśniający w postaci min. 2 mikrofonów i głośników, miejsca siedzące dla wszystkich słuchaczy rozstawienie kinowe, miejsce dla prelegentów stół tzw. prezydialny dla min.2 osób, możliwość zaciemnienia pomieszczenia, miejsce na poczęstunek susz konferencyjny, i obsługę techniczną na terenie obiektu (np. elektryk na potrzeby Zamawiającego). Zamawiający zastrzegają sobie prawo do przekształcenia dużej Sali konferencyjnej w 2 lub 3 mniejsze do celów pracy warsztatowej w mniejszych podgrupach. *zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla transportu prywatnego uczestników Konwentu NGO. W pierwszy dzień przyjazdu tj. 24.04.2015r. - pokoje hotelowe powinny być dostępne dla uczestników Konwentu NGO od godziny 14.00, natomiast ostatniego dnia Konwentu tj. 26.04.2015r. zwolnione zostaną przez uczestników do godziny 13:00. Miejsca noclegowe oraz miejsce posiłków powinny znajdować się w jednym obiekcie. W ramach opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający dodatkowo zastrzegają sobie, iż: 1. Wykonawca powinien zapewnić zakwaterowanie dla maksymalnej liczby osób, wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia, przy czym liczba uczestników nie będzie mniejsza niż 60 uczestników. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników (ale nie mniej niż liczba minimalna) lub nieskorzystaniu niektórych osób z noclegu, jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny pobytu (noclegu i wyżywienia) w stosunku do ceny jednostkowej brutto w oparciu o faktyczną ilość uczestników Konwentu NGO, korzystających z noclegu i wyżywienia.
2. Zamawiający poinformuje w terminie 4 dni kalendarzowych przed organizacją Konwentu NGO o dokładnej ilości uczestników. 3. Dodatkowo Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby uczestników (+/- 5 os.), dokonanej na 2 dni przed organizacją Konwentu NGO. 4. Wykonawca zapewni, iż obiekt hotelowy/ośrodek będzie posiadał co najmniej 2 miejsca noclegowe w pokojach przystosowanymi dla osób niepełnosprawnych. 5. Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom Konwentu NGO, którzy nie zostaną zgłoszeni imiennymi listami do Hotelu/Ośrodka przez samego Zamawiającego. 6. Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane ani kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. 7. Wymienione wyżej koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. 8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych ani ofert częściowych. 9. Zamawiający nie dopuszczają możliwości powierzenia przez Wykonawcę realizacji zamówienia innym podwykonawcom. II. Inne istotne warunki zamówienia 1. Okres realizacji usługi: od 24.04.2015r. do 26.04.2015r. 2. Cena powinna obejmować wszystkie koszty oferenta związane z wykonaniem usługi. 3. Wykonawca zobowiązany jest do: a. świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy, jakości, produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych C. wykonania usługi z należytą starannością i dbałością o komfort podczas pobytu uczestników. 4. Rozliczenie finansowe z Wykonawcą będzie odbywało się na podstawie pisemnej umowy po wydaniu usługi oraz po wystawieniu faktury VAT przelewowych z 7-dniowym terminem płatności. 5. Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół odbiorczy z wykonanej usługi podpisany przez obie strony. 6. Zakres wykluczenia podmiotów z udziału w niniejszym zamówieniu Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane z osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osób wykonujących w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Brak podpisanego oświadczenia, dotyczącego niniejszego wykluczenia, stanowiącego integralną część oferty skutkuje odrzuceniem złożonej oferty.
III. Kryteria wyboru oferty: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, która będzie zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w formularzu ofertowym oraz: 1. Będzie zawierała najniższą cenę brutto pobytu (noclegu wyżywienia) dla 1 osoby 40% wartości oceny (40 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). Oferta z najniższą ceną brutto pobytu otrzyma 40 pkt. Pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg wzoru: Wartość punktowa = 40 x (Cmin/Cb), gdzie: Cmin - najniższa cena brutto spośród złożonych ofert, Cb - cena brutto oferty badanej. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 40 pkt. 2. Będzie zawierała najniższą cenę brutto za wynajem sali szkoleniowej/konferencyjnej (z możliwością przekształcenia na 3 mniejsze pomieszczenia w trakcie trwania części warsztatowych Konwentu NGO) 10% wartości oceny (10 pkt w ramach ogólnej liczby punktów). Oferta z najniższą ceną brutto za salę otrzyma 10 pkt Pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg wzoru: Wartość punktowa = 10 x (Cmin/Cb),gdzie: Cmin - najniższa cena brutto spośród złożonych ofert, Cb - cena brutto oferty badanej. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 10 pkt. 3. Dodatkowe warunki oferty 30% wartości oceny (30 pkt. w ramach ogólnej liczby punktów). Punkty za dodatkowe warunki oferty zostaną przyznane wg następującej skali punktowej: bezpłatny basen dla gości 6 pkt. możliwość bezpłatnego korzystania z innych atrakcji oferowanych przez hotelowych (np. sauna, jacuzzi, masaże) 6 pkt. Bilard / ping-pong / kręgielnia / rzutki 6 pkt. Połączenie komunikacyjne (dostępność połączeń PKP/PKS) z większymi miastami województwa 6 pkt. Śniadania / kolacje w formie bufetu szwedzkiego 6 pkt. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 30 pkt. 4. Będzie opisywała doświadczenie w organizacji szkoleń/konferencji 20% wartości oceny (20 pkt. w ramach ogólnej liczby punktów). Punkty za kryterium Doświadczenie zostaną przyznane wg następującej skali punktowej: Wykonawca nigdy nie organizował szkoleń/konferencji dla 100 uczestników 0 pkt. Wykonawca zorganizował do 5 szkoleń/konferencji dla 100 uczestników 5 pkt. Wykonawca zorganizował od 6-10 szkoleń/konferencji dla 100 uczestników 12 pkt. Wykonawca zorganizował ponad 11-20 szkoleń/konferencji dla 100 uczestników 20 pkt. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 20 pkt. IV. Warunki i termin składania ofert:
1. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie na załączonym formularzu ofertowym. Wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania ponoszą Wykonawcy. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Podpisane i opieczętowane skany Formularzy ofertowych wraz z Oświadczeniem o braku powiązań z Zamawiającymi, należy składać w wersji elektronicznej na adres mailowy P. Rafała Olczaka rafal.olczak@rpdsu.zgora.pl (występującego jako osoba do kontaktów w imieniu Zamawiającego) lub przesyłką kurierską / pocztową / osobiście na adres Zamawiającego. 2. Termin składania ofert ubiega z dniem 16 marca 2015r., do godz. 12.00. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane zostaną wykluczone z postępowania. 3. Termin związania pisemną umową z Wykonawcą wynosi do 5 dni licząc od dnia, w którym upłynął termin ich składania. 4.Oferenci, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z podaniem uzasadnienia drogą mailową. Informacja o wyborze oferty zostanie również zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego tj.: www.rpdsu.zgora.pl oraz na stronie www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl 5. W toku oceny oferty, Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. V. Unieważnienie postępowania: Zamawiający unieważnią postępowanie, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Zamawiający zastrzegają sobie prawo do bezpłatnego odwołania lub zmiany terminu realizacji Konwentu NGO w terminie do 5 dni przed dniem jej organizacji. Nie przewidziano procedury odwoławczej. Dodatkowych informacji udziela p. Rafał Olczak pod nr tel. 507 057 914 lub e-mailowo: rafal.olczak@rpdsu.zgora.pl