EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE KAPITAŁEM INFORMACYJNYM PRZEDSIĘBIORSTWA www.altar.com.pl ZYSKUJ NA POTENCJALE BIZNESOWYM UKRYTYM W INFORMACJACH Wartościowe informacje są istotnym czynnikiem determinującym działania biznesowe organizacji. Pozwalają szybciej podejmować trafne decyzje, dostrzegać nowe szanse na rozwój, czy skuteczniej zarządzać ryzykiem inicjatyw biznesowych. Wyodrębnienie takich informacji z treści, zwłaszcza tych nieustrukturyzowanych (e-mail, dokument, obraz czy nawet przekaz wideo), które docierają ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa i jego otoczenia, jest dla firm dużym wyzwaniem. Aby nie utknąć w pułapce chaosu informacyjnego i zapanować nad kapitałem firmy zgromadzonym w różnego rodzaju dokumentach, projektach, sprawach, warto sięgnąć po narzędzie klasy ( ).
ZARZĄDZANIE Przewidywane ROI System Altar jest szczególnie polecany firmom, które chcą w krótkim czasie osiągnąć wymierne korzyści biznesowe. Czas zwrotu z inwestycji w rozwiązania klasy jest bardzo krótki i zazwyczaj nie przekracza roku. 2 PRZECHWYTYWANIE GROMADZENIE DOSTARCZANE 1 3 System Altar pozwala na: ARCHIWIZACJA Przechwytywanie treści Informacje, które trafiają do przedsiębiorstwa z różnych źródeł w postaci np. faktur zakupowych, kosztowych, korekt, not korygujących, dokumentów, umów, aneksów do umów, e-maili, wersji papierowych, tradycyjnej korespondencji pocztowej są automatycznie wprowadzane do systemu i indeksowane. Obsługę dokumentów w wersji papierowej wspiera mechanizm OCR. Rejestrowanie Projektów, spraw oraz dokumentów i treści kontekstowo z nimi powiązanych 4 Gromadzenie treści Dane są umieszczane i przechowywane w repozytorium systemowym, które stanowi centralną bazę informacji. Zarządzanie informacją, dokumentami i związanymi z nimi zadaniami System udostępnia informacje osobom uprawnionym do ich otrzymania, pozwala śledzić na bieżąco status sprawy lub projektu, tworzyć i kontrolować obiegi dokumentów w ramach zdefiniowanych procesów biznesowych (za pomocą intuicyjnego Konfiguratora Graficznego), buduje poziomy akceptacji i mechanizmy kontroli, udostępnia podgląd zmian i kolejnych wersji poszczególnych dokumentów. Udostępnianie dokumentów w formie elektronicznej Zgodnie z przyznanymi uprawnieniami i strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa. Możliwość pracy na dokumentach niezależnie od lokalizacji. Unifikację informacji W kontekście sprawy, projektu, dokumentów i zdarzeń z nimi powiązanych. Bezpieczne archiwizowanie Zgodnie z wymogami prawa (dzięki szyfrowaniu). 2
CM CM CM Altar Enterprise Content Altar Korzyści Podniesienie efektywności pracy i procesów: automatyzacja czynności i redukcja kosztów związanych z wprowadzaniem dokumentów do systemów IT. redukcja błędów i eliminacja wykonywania dublujących się zadań czy podejmowanych inicjatyw biznesowych. redukcja kosztów związanych z obiegiem dokumentów w formie papierowej. uporządkowanie chaosu informacyjnego dezorganizującego działanie przedsiębiorstwa. skrócenie czasu procesowania spraw i dokumentów w ramach zdefiniowanych procesów biznesowych. skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów (także dzięki pełnokontekstowej wyszukiwarce) i ograniczenie ryzyka ich zagubienia lub utraty danych. lepszy dostęp do spójnych informacji i dokumentów (bez względu na lokalizację i zgodnie z przyznanymi uprawnieniami). większa przejrzystość procesów biznesowych dzięki określonym procedurom postępowania. większa efektywność działań dzięki przydzielonym zadaniom i mechanizmom kontroli ich wykonywania. Skuteczniejsze mechanizmy kontroli: kosztów (przed ich powstaniem i po), dzięki akceptacji zamówień, zgodnie z przyznanymi uprawnieniami i możliwości wglądu, np. w faktury zarejestrowane w systemie. potencjalnych nadużyć finansowych pracowników, dzięki limitom zakupowym, kosztowym. Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność za generowane koszty, z których każdy jest powiązany ze sprawą, projektem, umową i pracownikiem. pracy, zadań realizowanych przez pracowników, delegacji, spotkań (wspólny terminarz). odpowiedzialności pracowników za zadania i terminy ich realizacji, eliminacja tzw. odpowiedzialności grupowej (system definiuje, kto realizuje dane zadanie, monitoruje terminy jego wykonania i odpowiedzialność na poszczególnych etapach realizacji, wyświetla historię modyfikacji dokumentów przez poszczególnych pracowników). bezpieczeństwa informacji (przyznane uprawnienia minimalizują ryzyko wycieku informacji chronionych w przedsiębiorstwie). 3
Efektywne zarządzanie ryzykiem biznesowym: Poprawa relacji z klientami, kontrahentami, partnerami: szybki dostęp do zunifikowanej informacji, w tym: faktur zakupowych, kosztowych, dokumentów, historii korespondencji (niezależnie od miejsca) wspiera poprawną analitykę biznesową i pozwala na szybkie podejmowanie trafnych decyzji. szybszy i sprawniejszy obieg faktur zakupowych i dokumentów. łatwy dostęp do historycznych danych i dokumentów powiązanych z klientem. efektywniejsza obsługa klientów przez BOK. budowanie wizerunku partnera godnego zaufania poprzez dobrą organizację pracy. Chcesz wiedzieć więcej? Cechy i funkcjonalności systemu: Automatyzacja obsługi dokumentów wejściowych (faktury, pisma, maile, e-formularze, faksy itd.) Automatyzacja skanowania i OCR-owania tradycyjnych pism wejściowych (faktury, rachunki, korespondencja i dokumenty w formie papierowej). Tworzenie dedykowanych skrzynek mailowych z funkcją automatycznej dekretacji korespondencji czy pism, które do nich trafiają. Automatyczne rozpoznawanie nadawcy maila i przypisanie dokumentu do klienta. Generowanie kodów kreskowych dla dokumentów (indeksacja), aby automatycznie powiązać je ze sprawą, zamówieniem lub projektem. Zautomatyzowane wczytywanie i masowe przetwarzanie faktur zakupowych od wielu dostawców. Definiowanie i obsługa e-formularzy wejściowych (np. zamówień, zapytań, ofert pracy) udostępnionych na stronie internetowej firmy. Integracja z systemami wymiany danych, np. EDI. Efektywne wspomaganie komunikacji pomiędzy firmą a jej klientami Spójna i jednolita obsługa zgłoszeń klientów w centralnym Menadżerze Zgłoszeń. Przyjazny interfejs klienta umożliwiający kompleksową obsługę zgłoszenia (m.in. uszczegółowienie zgłoszenia, nadzorowanie go oraz akceptacja zaproponowanego rozwiązania). Automatyczne informowanie klienta za pomocą maila lub sms o aktualnym stanie realizacji zgłoszenia. Gromadzenie całościowej korespondencji wewnętrznej w kontekście zgłoszenia klienta. Przyjmowanie zgłoszeń w ramach awarii masowych i grupowe informowanie o rozwiązaniu problemu. Udostępnianie e-formularzy zgłoszeń (opcjonalnie z autoryzacją) na stronach www przedsiębiorstwa. Przechwytywanie informacji zwrotnej od klienta (np. po lub w trakcie realizacji zgłoszenia), a także komunikacji prowadzonej w kontekście danego zgłoszenia. Katalog zgłoszeń łatwy w konfigurowaniu, zarządzaniu oraz administrowaniu, zgodnie z umowami SLA. Kompletna i usystematyzowana ewidencja obiektów i zjawisk biznesowych organizacji Jednoznaczne ewidencjonowanie obiektów biznesowych (projektów, zamówień, przetargów, spraw, dokumentów, zdarzeń, zgłoszeń). Zakładanie spraw przez pracowników zgodnie z uprawnieniami; przejrzysta prezentacja spraw wg ich rodzajów. Gromadzenie dokumentów w teczkach o predefiniowanej strukturze katalogowej wynikającej z rodzaju sprawy. 4
Chronologiczne grupowanie widoków dokumentów wejściowych i wyjściowych z możliwością ograniczenia do wybranych klientów. Proste strukturyzowanie rodzajów spraw obejmujących 100% działań organizacji. Przyjazny panel sprawy z dostępem do teczki dokumentów, strukturą zadań i ewidencją kosztów. Tematyczna klasyfikacja dokumentów. Zintegrowany rejestr kontaktów z klientami (dokumenty, kontakty telefoniczne, mailowe, zgłoszenia). Pełnotekstowe wyszukiwanie spraw, dokumentów, zdarzeń, itp. w Repozytorium systemu. Szybkie udostępnianie dokumentów i spraw w kontekście klienta. Centralny terminarz zdarzeń w podziale na sprawy, klientów, pracowników. Centralny menadżer zgłoszeń, reklamacji i zamówień klientów. Możliwość integracji z innymi systemami przez API. Optymalizacja przepływu informacji i delegowania zadań w organizacji Tworzenie dokumentów wyjściowych i wewnętrznych we właściwym kontekście sprawy, klienta, rejestru już na początkowym etapie. Automatyczne powiadomienie mailowe pracowników powiązanych z daną sprawą (a nie wszystkich) o nowym dokumencie, który jej dotyczy. Tworzenie dokumentów wyjściowych na podstawie pozytywnie zaopiniowanych dokumentów wewnętrznych. Zautomatyzowane generowanie grupowych odpowiedzi dla wybranych kategorii spraw. Procesowa obsługa wszystkich lub wybranych spraw i dokumentów. Kompleksowa obsługa zastępstw i wsparcia przełożonego w realizacji zadań procesowych. Definiowanie reguł eskalacji obejmujących terminy, ścieżki eskalacji i powiadomienia. Ustalanie priorytetów dla przydzielonych zadań i zakresów odpowiedzialności pracownika. Automatycznie wyliczanie oczekiwanych terminów granicznych dla wszystkich zadań związanych z obsługą spraw i zgłoszeń klientów. Elastyczne zarządzanie grupami i wersjami definicji procesów. Organizacja procesów niezależnie od zdefiniowanej struktury służbowej lub terytorialnej. Równomierne obciążenie pracą, dzięki automatycznym regułom wyboru pracownika. Możliwość ręcznego wprowadzenia zmiany polegającej na przypisaniu odpowiedzialności za projekt, zadanie, dokument, zgłoszone w dowolnym momencie przez przełożonego. Automatyzacja przygotowania odpowiedzi dla klienta; pracownik decyduje jedynie o wyborze szablonu i formie odpowiedzi (mail, pismo, sms, polecony, za potwierdzeniem odbioru). Zarządzanie zgłoszeniami pracowników i procesami administracyjnymi Kompleksowa obsługa korespondencji wyjściowej oraz dystrybucja dokumentów wewnątrz organizacji Standaryzacja wysyłki dokumentów (np. faktur, ponagleń) generowanych z różnych systemów (np. ERP). Zautomatyzowane tworzenie odpowiedzi dla wybranych reguł dekretacji. Automatyczna dystrybucja dokumentów wejściowych wewnątrz organizacji do systemów: ERP, FK i CRM. Integracja z procedurą obsługi dokumentów elektronicznych przez e-nadawcę (Poczta Polska) lub tradycyjna książka nadawcza. Obsługa zwrotów (pisma niedostarczone) oraz potwierdzeń nadania (pisma za potwierdzeniem odbioru). Wsparcie kompleksowego zarządzania kosztami Rejestracja pojedynczego kosztu czasu pracy bezpośrednio przy zadaniach, zdarzeniach, projektach, sprawach, przetargach. Kompleksowe uwzględnienie nieobecności (urlopów, zwolnień) w rozliczeniu czasu pracy. Rozliczenie czasu delegacji w podziale na poszczególne sprawy/wizyty z uwzględnieniem pozostałych składowych czasu delegacji. Agregacja kosztów w podziale na rodzaje: spraw, sprawy, działy, procesy, zadania oraz klientów. Wielopoziomowa i wieloprzekrojowa analiza kosztów na poziomie procesu, zadania, sprawy. Ewidencja wszystkich kosztów pracy poszczególnych pracowników (z opcją automatycznego dopełnienia brakujących kosztów). 5
Kim jesteśmy? Altar Sp. z o.o. jest od ponad 20-tu lat dostawcą autorskich systemów informatycznych oraz nowoczesnych rozwiązań dla firm. Specjalizujemy się w innowacyjnych projektach informatycznych i teleinformatycznych związanych z profesjonalną obsługą klienta masowego. Naszą ofertę tworzą systemy dla call/contact center, do obsługi rozliczeń klientów masowych oraz zarządzania procesami biznesowymi, jak np. Altar. Do grona klientów Altar należą m.in.: Bank Pocztowy, Orange (dawna TP S.A.), BIK, Exatel, Multimedia Polska, WSiP, nc+, Empik, a także firmy produkcyjne. Altar Sp. z o.o., ul. Różana 5, 25-729 Kielce, Poland +48 41 368 35 65 info@altar.com.pl www.altar.com.pl