OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. warstwa prezentacji, obejmująca interfejsy użytkownika klienta WWW, warstwa danych, zawierająca serwer bazy danych.

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik Nr 7 do siwz 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu EZD w Urzędzie Gminy w Stężycy 2. Zamówienie obejmie w szczególności: 1) Wdrożenie systemu, 2) Integrację systemu EZD z platformą usług publicznych epuap, 3) Integrację systemu EZD z serwisem BIP urzędu, 4) Opiekę serwisową oraz wsparcie techniczne. 3. Opis funkcjonalności, które ma posiadać wdrożony system: Cechy podstawowe: 1). Interfejs: prosty, polskojęzyczny, graficzny. 2). Wgląd do poszczególnych etapów obiegu dokumentów. 3). System umożliwi wprowadzenie struktury organizacyjnej urzędu. 4).Architektura trójwarstwowa: warstwa prezentacji, obejmująca interfejsy użytkownika klienta WWW, warstwa aplikacji, obejmującą serwer Systemu, warstwa danych, zawierająca serwer bazy danych. 5). System zapewni pracę na bezpłatnej bazie danych. 6). Baza danych będzie oddzielona od bazy dokumentów. 7). Rejestracja w rejestrze korespondencji przychodzącej przesyłek wpływających przez: ; na nośniku elektronicznym; na nośniku papierowym; 8). Obsługa doręczeń wykonywanych przez gońców. 9). Zapewnione będzie rejestrowanie formy elektronicznej dokumentów (skanowanie) oraz rejestrowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej Urzędu (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi). 10). System będzie posiadał bazę interesantów. 11). System zapewni wielopoziomową dekretację wpływającej korespondencji 12). Każda czynność związana z poszczególnym dokumentem, będzie rejestrowana (historia). 13). System umożliwi nadanie poleceń i terminów realizacji związanych z korespondencją oraz ich kontrolę. 14). System zapewni możliwość przydzielania zadań samemu sobie oraz innym użytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz nadzorowanie terminu i sposobu realizacji. 15). Możliwość przekazywania dokumentów, które wymagają wykonania odwzorowania cyfrowego do innego pracownika. 16). Możliwość jednoznacznego przypisania odpowiedzialności za każdy z dokumentów. 17). System zapewni ewidencjonowanie i nadzór dokumentów wewnętrznych jednostki. Strona 1 z 5

2 18). Obsługa korespondencji wychodzącej będzie wyposażona w możliwość wykorzystania szablonów ułatwiających przygotowanie dokumentów. Szablony będzie mógł definiować samodzielnie pracownik, ich obsługa będzie prosta. 19). System umożliwi prowadzenie metryki sprawy zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy. 20). System umożliwi prowadzenie rejestru faktur, wyposażonego w opcję wielopoziomowego zatwierdzania faktury i potwierdzania płatności faktury przez uprawnionych użytkowników 21). System umożliwi rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami związanymi. Stan sprawy oraz terminy jej realizacji będą mogły być kontrolowane, a opóźnienia sygnalizowane. Sprawy będą gromadzone w teczkach i podteczkach wg Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt i udostępniane zgodnie z uprawnieniami. Możliwe będzie przekazywanie prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia. 22). Poszczególne listy dokumentów i spraw będą posiadać wyszukiwarki pozwalające na precyzyjne odnajdywanie szukanych dokumentów i spraw. 23). Instrukcja obsługi będzie polskojęzyczna, przechowywane dane będą również polskojęzyczne. Wbudowany moduł bezpieczeństwa będzie zarządzać dostępem użytkowników zarówno do odpowiedniego typu dokumentów (grup dokumentów, teczek), jak i funkcji systemu. 24). System wyposażony będzie w mechanizmy dokonujące eksportu wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi standardami formatu danych oraz zapewni otwarty interfejs integracji z dowolnym Systemem BIP. Interfejs zapewni dostęp do informacji o sprawach i dokumentach wyznaczonych do publikowania w BIP. System może informować o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o sprawach w BIP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów. 25). System będzie posiadać funkcję definiowania dowolnego rejestru poprzez definicję pól i typów pól dokumentów wchodzących w skład rejestru, definicję pól wchodzących w skład wydruku rejestru, możliwość definiowania masek wprowadzanego tekstu w polach rejestru. 26). System będzie posiadał wbudowany edytor WYSYWIG (edytor tekstowy) do tworzenia pism z poziomu obiegu dokumentów. 27). Logowanie użytkownika będzie następowało przy pomocy indywidualnego loginu i hasła. 28). Będzie istniał mechanizm wymuszania na użytkowniku okresowej zmiany hasła z określonym stopniem złożoności hasła. 29). Możliwość zastępowania użytkownika bez konieczności ujawniania hasła dostępu. 30). Logowanie się do Systemu pracownika w zastępstwie innego z uprawnieniami pracownika zastępowanego. 31). Hasła użytkowników przechowywane będą w bazie w formie zaszyfrowanej. 32). Sygnalizowanie zdarzeń takich jak: termin sprawy, komunikat od Użytkownika czy wiadomość . 33). Użytkownik, oraz kierownictwo będą informowani o zdarzeniach i terminach wynikających z prowadzonych spraw, dokumentów i wykonywanych zadań. 34). Sygnalizowane będą przeterminowane dokumenty i sprawy, poprzez ich kolorowanie na generowanych wykazach. Wykazy te ponadto mogą być generowane z zadanym wyprzedzeniem. 35). System będzie posiadał wbudowany moduł elektronicznego archiwum, który umożliwia: przejmowanie nadzoru nad dokumentacją spraw zakończonych po upływie dwóch lat; udostępnianie dokumentacji archiwalnej; brakowanie dokumentów; obsługę informatycznych nośników danych; Strona 2 z 5

3 wycofywanie dokumentacji. 4. W szczególności system powinien posiadać: Integrację z epuap 1. Automatyczne przypinanie UPO do odebranych/wysłanych dokumentów bez rejestracji w RKP 2. Możliwość automatycznej wysyłki pism na epuap 3. Przekazanie dokumentów do wysyłki przez epuap wymaga podpisania ich wcześniej podpisem elektronicznym. 4. Podpisywanie i parafowanie dokumentów profilem zaufanym. 5. Weryfikacja podpisu / profilu zaufanego za pomocą usługi epuap oraz prezentacja danych zawartych w podpisie. 6. Automatyczne dodawanie interesanta z pisma epuap do rejestru interesantów, lub scalanie go z istniejącym jeżeli taki istnieje. 7. Możliwość logowania do EZD za pomocą konta epuap. Rozbudowany Moduł Workflow 1. Możliwość wersjonowania ścieżek przepływu pracy. 2. Możliwość definiowana ścieżek przepływu pracy w oparciu o strukturę organizacyjną JST 3. System będzie umożliwiał procedowanie i dekretację spraw oraz pism z wykorzystaniem mechanizmu procedowania według definiowalnych ścieżek (mechanizm przepływu pracy - workflow) w pełni zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 4. Możliwość wpinania w ścieżki przepływu pracy zewnętrznych interfejsów integracyjnych (usług sieciowych). 5. Możliwość definiowania tzw. mapper ów, które umożliwiają modyfikowanie danych pomiędzy kolejnymi zadaniami przepływu pracy Grupowa akceptacja pism z podpisem elektronicznym 1. Możliwość grupowej akceptacji pism wraz z ze złożeniem podpisu elektronicznego na każdym załączniku pisma, z wykorzystaniem mechanizmu zapamiętywania PIN 2. Możliwość grupowej akceptacji pism, bez złożenia podpisu 3. Możliwość grupowego odrzucania pism Zaawansowana Obsługa Dokumentów (Korespondencja Seryjna i integracja z MS Office od 2003 Zakres funkcjonalny 1. Szablony dokumentów w EZD wersja podstawowa na bazie wbudowanego edytora tekstu WYSWIG a. Możliwość zdefiniowania szablonu dokumentu lokalnego i globalnego (wspólnego) b. Będzie istniało repozytorium szablonów, które umożliwi zarządzanie szablonami (dodaj, usuń) c. Możliwość ograniczania wyświetlania szablonów do kategorii JRWA, właściciela, komórki organizacyjnej, d. Możliwość wstawiania znaczników do szablonu. Minimalny zakres znaczników: i. Dane nadawcy ii. Dane adresata (imię, nazwisko, adres, nazwa instytucji) iii. Kod kreskowy iv. Pełne dane pracownika prowadzącego sprawę v. Znak pisma/sprawy vi. Adresaci pisma vii. Data pisma viii. Każdy z osobna element metryki dokumentu tworzonego z wykorzystaniem szablonu ix. Każdy z osobna elementy metryki sprawy w ramach której wystawiany jest dokument z wykorzystaniem szablonu. x. Lista stron sprawy e. Elementy pozwalające na sterowaniem zawartością f. Możliwość podglądu pisma przed wysłaniem g. Możliwość generowania korespondencji seryjnej 2. Integracja z pakietem MS Office 2003 (w górę): a. Możliwość edycji dokumentów wychodzących (pisma, arkusze) dołączanych przez użytkowników do spraw bezpośrednio w pakiecie MS Office b. Możliwość edycji szablonów z poziomu repozytorium szablonów bezpośrednio w MS Office c. Możliwość dodawania dokumentów do spraw za pośrednictwem pakietu MS Office 3. Szablony dokumentów w EZD wersja rozbudowana w oparciu o pakiet MS Office 2003 zadania jak w pkt 1. Plus: Strona 3 z 5

4 a. Możliwość pobrania listy znaczników obsługiwanych w aplikacji (do celów korespondencji seryjnej w MS Word) b. Możliwość umieszczenia szablonu w aplikacji bez konieczności logowania do systemu (webdav) c. Możliwość edycji szablonów oraz usuwania bez konieczności logowania do systemu (webdav) i. dokumenty np. znacznik nowej strony. d. Możliwość wykorzystania zdefiniowanego szablonu przy tworzeniu pism wychodzących z autouzupełnianiem zawartości w/w znaczników. Urlopy 1. Przypisywanie pracownikom dni urlopowych, naliczanie urlopu miesięczne lub roczne, przenoszenie niewykorzystanych dni urlopowych na kolejny rok 2. Obsługa wniosków urlopowych: złożenie przez pracownika, akceptacja przez kierownika, zatwierdzenie ostateczne przez kadrową 3. Możliwość ustawiania zastępstw (przelogowań na czas urlopów) 4. Integracja urlopów z kalendarzem: pracownik widzi własne, kierownik widzi własne lub swojego działu, kadrowa widzi wszystkie 5. Wyświetlanie powiadomienia o nieobecności pracownika podczas dekretacji na osobą przebywającą na urlopie. Powiadomienia systemowe (komunikaty) 1. W zakładce Strona główna wyświetlane powinny być powiadomienia o istotnych zdarzeniach systemowych. Licznik powiadomień powinna wskazywać listę nieprzeczytanych wiadomości. Każde powiadomienie powinno zawierać link do sprawy lub dokumentu, dzięki czemu w prosty sposób można się do niej dostać. Lista powiadomień: a. Przekazanie dokumentu b. Przekazanie dokumentu do akceptacji c. Zaakceptowanie dokumentu d. Dekretacja dokumentu e. Przekazanie dokumentu f. Wysłanie dokumentu g. Udostępnienie sprawy 2. Rozbudowa komunikatora o wyświetlanie wyżej wymienionych komunikatów w oknie komunikatora. 3. Wyświetlanie wyżej wymienionych komunikatów w postaci czarnego lightboxa w prawym dolnym rogu ekranu powiadomienia w czasie rzeczywistym. Integracja z EWOPIS 1. Po wskazaniu adresu bazy danych EWOPIS, w systemie EZD będzie można powiązać działki z daną sprawą. Działki wyświetlane będą w formie listy. Wspólny rejestr faktur i przesyłek przychodzących 1. Możliwość konfiguracji rejestru faktur w taki sposób aby numeracja kolejnych faktur była ciągła z RKP (Rejestr Korespondencji Przychodzącej) 2. Możliwość wyświetlenia na jednej liście rejestru przesyłek wpływających oraz rejestru faktur 3. Możliwość wydruku na jednej liście rejestru przesyłek wpływających oraz rejestru faktur 4. Filtrowanie wyników z dwóch rejestrów na jednej liście 5. Możliwość zawężania listy wpisów we wspólnym rejestrze, rejestrze faktur oraz w rejestrze przesyłek wychodzących do roku roboczego 5. Wdrożony system musi posiadać interfejsy komunikacyjne umożliwiające obustronną wymianę danych pomiędzy EZD a Modułem Regionalnej Elektronicznej Skrzynki Podawczej (RESP) wdrażanej w ramach projektu,,wrota Lubelszczyzny Informatyzacja Administracji, na której partner projektu (Gmina Stężyca) posiada dedykowane konto urzędowe. Strona 4 z 5

5 Strona 5 z 5