Księga Jakości w postaci elektronicznej i papierowej

Transkrypt

1 Księga Jakości w postaci elektronicznej i papierowej Wrocław, 26 marca 2009

2 Dokumentacja SZJ 1.Tworzenie dokumentów Proces (projekt?) tworzenia dokumentów (uczestnicy, etapy, terminy ) Standardy, wzorce, szablony itp. Praca grupowa Wydruki Narzędzia do opracowywania dokumentów 2.Doskonalenie Gromadzenie uwag Raportowanie niezgodności Wprowadzanie zmian (ewidencja zmian, zarządzanie wersjami) Powiadomienia o zmianach 3.Nadzór nad dokumentacją 4.Dostęp do informacji

3 Dokumentacja SZJ 1.Tworzenie dokumentów 2.Doskonalenie 3.Nadzór nad dokumentacją Cykl życia dokumentu (kolejne etapy, archiwizacja) Identyfikacja (rejestry, numeracja) Nadzorowanie kopii Zestawienia Powiązania pomiędzy dokumentami Przeglądy 4.Dostęp do informacji Udostępnianie dokumentacji SZJ Wyszukiwanie potrzebnych informacji Aktywny udział w działaniach

4 Tworzenie dokumentacji - proces (projekt?) Praca grupowa Uzgodnienia, zatwierdzanie... Uczestnicy, terminy

5 Tworzenie dokumentacji - standaryzacja Standaryzacja wyglądu, nazewnictwa, numeracji... Szablony typowych dokumentów

6 Tworzenie dokumentacji - praca grupowa Praca grupowa - gdy jeden użytkownik edytuje dokument, system automatycznie blokuje jego edycję innym użytkownikom. Informacja o tym pojawia się również w zakładce Edycja.

7 Tworzenie dokumentacji - wydruki Kopia nienadzorowana dokumentu jest w widoczny sposób oznaczona Specjalne zasady tworzenia wydruków - strony tytułowe - stopki, nagłówki - użycie atrybutów (np.: nr dokumentu, nr wydania, stan, data wydania...)

8 Tworzenie dokumentacji - narzędzia Edytory tekstu (MS-Word, OO-Writer) Rysowanie grafów (MS-Visio, yed, BizAgi) Praca grupowa (poczta elektroniczna, Lotus-Notes, MS-Exchange, Group-Wise, Evolution) Zarządzanie projektami (MS-Project, GanttProject) Specjalizowane systemy do zarządzania obiegiem dokumentacji np. NauDoc

9 Doskonalenie - gromadzenie uwag Jak gromadzić bieżące uwagi do dokumentacji? Komentarze do dokumentu dodawane jak na portalach internetowych

10 Doskonalenie - raportowanie niezgodności Zadania dotyczące konkretnego dokumentu Można tworzyć różne typy zadań powiązanych z dokumentem

11 Doskonalenie - wprowadzanie zmian Nr wersji wraz z informacją, która wersja jest bieżącą, a która podstawową Data utworzenia oraz data ostatniej modyfikacji wersji Informacje o kolejnych wersjach dokumentu. Nazwa wersji, jej właściciel oraz jej stan.

12 Doskonalenie - powiadamianie o zmianach O aktualizacji można np. poinformować zadaniem Informacja, które otrzymają współpracownicy i czytelnicy dokumentu

13 Doskonalenie - powiadomienia na Powiadomienie w wersji minimum to z krótkim komentarzem i linkiem do dokumentu.

14 Nadzór nad dokumentacją Przykład cyklu życia pojedynczego dokumentu Zmiany stanu jednych dokumentów mają wpływ na inne. Jak nad tym zapanować?

15 Nadzór nad dokumentacją - kopie Kopię nadzorowaną może wydrukować tylko osoba odpowiedzialna za dokument Inf. o kopiach nadzorowanych numery kopii i gdzie się znajdują. Każdy wydruk odrębnie identyfikowany. Dodawanie zapisu o kopii nadzorowanej

16 Nadzór nad dokumentacją - rejestry Rejestr ewidencjonuje dokumenty określonego typu. Standardowo pokazane są podstawowe informacje o dokumencie.

17 Nadzór nad dokumentacją - rejestry Rejestracja dokumentu dokonuje się poprzez wykonanie akcji. Akcje można wywoływać ręcznie lub automatycznie.

18 Nadzór nad dokumentacją - zestawienia Zestawienie dokumentów SZJ pokazuje od kiedy dokument obowiązuje oraz jego nadzorowane kopie.

19 Nadzór nad dokumentacją - zestawienia Gdy użytkownik utworzy własne zestawienie to sam będzie mógł wybrać jakie atrybuty ono pokazuje.

20 Nadzór nad dokumentacją - powiązania Powiązania dokumentują formalne zależności między dokumentami

21 Dostęp do informacji Szybki dostęp do zadań otrzymanych, zleconych i nadzorowanych Ważne dokumenty zawsze pod ręką Podgląd na nowe dokumenty w systemie Dostęp do własnych dokumentów

22 Dostęp do informacji - uprawnienia Dostęp do atrybutu w dokumencie zależy od uprawnień do atrybutu Dostęp do dokumentu zależy od uprawnień do dokumentu

23 Dostęp do informacji - wyszukiwanie Wyszukiwanie pełnotekstowe Szukanie z dokładnością do rodzaju dokumentu i wartości jego cechy atrybutu Zapisane szablony - profile wyszukiwania

24 Dostęp do informacji - aktywny udział w działaniach Połączenie zasobów dokumentów, zarządzania zadaniami, obiegów formularzy itp. w jeden zintegrowany system

25 Jak przenieść istniejącą dokumentację SZJ do systemu NauDoc

26 Dokumentacja SZJ w NauDoc

27 Dokumentacja SZJ w NauDoc Tworzymy pierwszy dokument: wybieramy szablon proces, procedura, instrukcja nadajemy nazwę określamy jego cechy zapisujemy

28 Dokumentacja SZJ w NauDoc Opis procesu jako przykład wybrany szablon proces. Wypełniamy stopniowo komórki tabeli.

29 Dokumentacja SZJ w NauDoc

30 Dokumentacja SZJ w NauDoc Napisany dokument wysyłamy do uzgodnień z innymi pracownikami

31 Dokumentacja SZJ w NauDoc Wybieramy osoby, którym zostanie przesłany dokument do uzgodnień

32 Dokumentacja SZJ w NauDoc Dokument jest w uzgodnieniach

33 Dokumentacja SZJ w NauDoc Wybrani pracownicy otrzymali związane z dokumentem zadanie

34 Dokumentacja SZJ w NauDoc Tak wygląda cały cykl życia dokumentu

35 Dokumentacja SZJ w NauDoc Uzgodniony dokument przekazujemy do zatwierdzenia

36 Dokumentacja SZJ w NauDoc Zatwierdzony dokument oczekuje na publikację. W dniu, w którym ma stać się obowiązującym, system automatycznie zmieni stan dokumentu z Zatwierdzonego na Obowiązujący.

37 Dokumentacja SZJ w NauDoc Porządkujemy utworzone dokumenty

38 Dokumentacja SZJ w NauDoc Grupujemy dokumentację w teczkach wg procesów

39 Dokumentacja SZJ w NauDoc Tworzymy powiązania między dokumentami

40 Dokumentacja SZJ w NauDoc Dokument pojawi się w miejscu, w którym powinien się pojawić

41 Dokumentacja SZJ w NauDoc Tworzymy Księgę Jakości

42 Dokumentacja SZJ w NauDoc Następnie: wypełniamy szablon wiążemy dokumenty z księgą tworzymy mapę procesów

43 Dokumentacja SZJ w NauDoc Gotowa księga

44 Dziękuję za uwagę Jarosław Stefanowicz Tel