Lublin, dn. 06 stycznia 2014 r. Miejscowość, data Zamawiający: Stowarzyszenie Równych Szans Bona Fides 20-080 Lublin, ul. Niecała 4/5A NIP : 946-238-79-14, Regon : 432663772 KRS 0000168509 e-mail: bonafides@op.pl Zapytanie ofertowe nr 01/Wspólnie/Bona Fides/2014 (dotyczy wyboru podmiotu świadczącego usługi hotelowe, cateringowe oraz wynajem sali szkoleniowej) Kod CPV: 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Kod CPV: 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne. Podstawa prawna: zasada konkurencyjności w ramach POKL Nr projektu: POKL.05.04.02-00-G41/13 Priorytet: V. Dobre rządzenie Działanie: 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora Poddziałanie: 5.4.2. Rozwój dialogu obywatelskiego I. ZAMAWIAJĄCY 1. Zamawiającym jest Stowarzyszenie Rówych Szans Bona Fides (ul. Niecała 4/5a, 20-080 Lublin). II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia w części A) jest organizacja noclegu, wyżywienia oraz wynajem sali szkoleniowej na potrzeby szkolenia 3 dniowego dla 2 grup 18 osobowych, łącznie 36 osób, natomiast w części B) jest zapewnienie i dostarczenie kateringu i serwisu kawowego podczas 7 spotkań dla maksymalnie 30 osób podczas każdego z nich, łącznie maksymalnie 210 osób, a w części C) zapewnienie lunchu i serwisu kawowego podczas 8 szkoleń 2 dniowych łącznie maksymalnie dla 320 osób, we wskazane przez Zamawiającego miejscu na potrzeby spotkań prowadzonych w ramach projektu Wspólnie na Zamojszczyźnie współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Fundusz Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
A) Lokalizacja: województwo lubelskie, Standard: hotel spełniający standardy, co najmniej kategorii trzygwiazdkowej Lp. Zakres usługi Liczba osób * Termin realizacji** 1. 2 noclegi, pokoje jednoosobowe z łazienką (min. 4 sztuk) 2. 2 noclegi, pokoje dwuosobowe z łazienką 3. Wyżywienie Pierwszy dzień pobytu kolacja; Drugi dzień pobytu pełne wyżywienie Trzeci dzień pobytu śniadanie, obiad Śniadanie szwedzki stół Obiad zupa, drugie danie, napój, deser. Kolacja sałatki, wędliny, jedno danie na ciepło. Możliwość wyboru opcji diety mięsnej i wegetariańskiej. 4. Wynajem sali szkoleniowej klimatyzowanej - łącznie 24 h rozłożonych średnio na 3 dni szkoleniowe***: Pierwszy dzień pobytu 4 h Drugi dzień pobytu 10 h Trzeci dzień pobytu 10 h 5. Przerwy kawowe: Pierwszy dzień pobytu jedna łączna stale uzupełniana (kawa, herbata, soki 100% min. 2 rodzaje, woda mineralna (gazowana i niegazowane), ciasta, owoce) Drugi dzień pobytu jedna łączna stale uzupełniana (kawa, herbata, soki 100% min. 2 rodzaje, woda mineralna (gazowana i niegazowane), ciasta, owoce) Trzeci dzień pobytu jedna łączna stale uzupełniana (kawa, herbata, soki 100% min. 2 rodzaje, woda mineralna (gazowana i niegazowane), ciasta, owoce) 2 grupy szkoleniowe x średnio 16 osób oraz 4 osoby (2 z ZZ oraz 2 trenerów) (łącznie max. 36 osób) I kwartał 2014 r.
B) Lokalizacja: województwo lubelskie, pow. zamojski Standard: lokal specjalizujący się w usługach gastronomiczno-cateringowych Lp. Zakres usługi Liczba osób* Termin realizacji ** 1. Katering obejmujący: 1. Przekąski (np. kanapki, koreczki, sałatki itp.) Przerwy kawowe: 1. jedna łączna stale uzupełniana (kawa, herbata, soki 100% min. 2 rodzaje, woda mineralna (gazowana i niegazowana), ciasta, owoce) 7 grup szkoleniowych x średnio 30 osób I kwartał 2014 r. C) Lokalizacja: województwo lubelskie, pow. zamojski Standard: lokal specjalizujący się w usługach gastronomiczno-cateringowych Lp. Zakres usługi Liczba osób* Termin realizacji ** 1. Lunch obejmujący: 1. zupa 2. drugie danie 3. sok w naczyniach jednorazowych, termicznych wraz z sztućcami jednorazowymi oraz serwetkami Przerwy kawowe: 1. jedna łączna stale uzupełniana (kawa, herbata, soki 100% min. 2 rodzaje, woda mineralna (gazowana i niegazowana), ciasta, owoce) 8 grup szkoleniowych x średnio 20 osób x 2 dni Łącznie maksymalnie 320 sztuk I - IV kwartał 2014 r. *Liczba uczestników będzie ustalana na bieżąco i może wahać się w przedziale od 30 do 36 osób, dlatego Wykonawca powinien podać kwotę przypadającą na jednego uczestnika. ** Terminy szkoleń będą ustalane przez zamawiającego z 5 dniowym wyprzedzeniem. *** Wnioskodawca zastrzega sobie prawo do zmiany rozłożenia godzinowego szkolenia. 2. Wymagania w stosunku do Wykonawcy: A) Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia. B) Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: 1. Personel odpowiedzialny za usługi gastronomiczne powinien posiadać aktualne książeczki zdrowia
2. Obiekt w przypadku A (Szczegółowy opis przedmiotu, zamówienia) musi spełniać warunki przewidziane dla hoteli trzygwiazdkowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. C) Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, pozwalającej na wykonanie zamówienia(zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełniania tego warunku). D) Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy powiązania kapitałowe lub osobowe Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. A) B) C) D) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania: aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 4.Oferty częściowe: istnieje możliwości składania ofert częściowych. 5. Płatności: Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane po wykonaniu usługi zgodnie z terminem określonym w umowie (pod warunkiem dostępności środków na koncie projektu). 6. Termin związania ofertą Oferent jest związany ofertą w terminie do 30 dni od dnia złożenia oferty. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 31.12.2014 r. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: bonafides@op.pl, przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres: Stowarzyszenie Równych Szans
Bona Fides ul. Niecała 4/5a, 20-080 Lublin do dnia 22 stycznia 2014 roku do godz. 08-ej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane e-mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub niespełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: W przypadku A opisanym w szczegółowym opisie zamówienia: A) Kryteria podstawowe: 1. Cena brutto ogółem (całkowity koszt) 80% Oferta z najniższą ceną (cena ogółem za wszystkie lata) uzyska 80 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. An= (a min/a n) 80 pkt. amin - cena minimalna wśród złożonych ofert an - cena zaproponowana przez oferenta n 1. Warunki pobytu (ze wskazaniem na ilość pokoi 1-osobowych, 2-osobowych z łazienką w standardzie, standard wyposażenia) - 5 % 2. Lokalizacja tereny wiejskie, w tym uzdrowiskowe/rekreacyjne 10% 3. Wyposażenie sali szkoleniowej (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, tablica flipchart, klimatyzacja, nagłośnienie) 5% Porównaniu podlegać będą Oferty pod względem ceny, warunków pobytu oraz wyposażenia sali szkoleniowej. Wybór najkorzystniejszej oferty odbywa się na posiedzeniu komisji powołanej Uchwałą Zarządu Stowarzyszenia. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z oferentem, którego oferta została wybrana. Po wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 14 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, Organizator może zawrzeć umowę z oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą. B) Kryteria dodatkowe (za spełnienie każdego z niżej wymienionych kryteriów Wykonawca otrzyma określoną liczbę dodatkowych punktów): 1. Posiadanie przez obiekt przystosowania dla osób niepełnosprawnych ruchowo 5 pkt. 2. Dodatkowe atrakcje w cenie pobytu dla uczestników szkolenia 10 pkt.
Porównaniu podlegać będą Oferty pod względem ceny, lokalizacji, warunków pobytu oraz dyspozycyjności. Wybór najkorzystniejszej oferty odbywa się na posiedzeniu komisji. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z oferentem, którego oferta została wybrana. Po wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 14 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, Organizator może zawrzeć umowę z oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą. Powyższe będzie zweryfikowane w oparciu zaświadczenia, rekomendacje lub umowy wskazujące na realizację działań. W przypadku B i C opisanym w szczegółowym opisie zamówienia: A) Kryteria podstawowe: 1. Cena brutto ogółem (całkowity koszt) 80% Oferta z najniższą ceną (cena ogółem za wszystkie lata) uzyska 80 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. An= (a min/a n) 80 pkt. amin - cena minimalna wśród złożonych ofert an - cena zaproponowana przez oferenta n 2. Propozycja menu (ze wskazaniem na ilość i różnorodność produktów, sposób podania) - 20 % Porównaniu podlegać będą Oferty pod względem ceny oraz proponowanego menu. Wybór najkorzystniejszej oferty odbywa się na posiedzeniu komisji. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z oferentem, którego oferta została wybrana. Po wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 14 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, Organizator może zawrzeć umowę z oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia kserokopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań koniecznych, kryteriów dodatkowych oceny. VIII. WYKLUCZENIE Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania: a) w przypadku niespełniania warunków udziału w postępowaniu; b) w przypadku niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem; c) w przypadku przedstawienie przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych d) w przypadku powiązania Wykonawcy z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. e) W przypadku gdy Wykonawca przedstawi rażąco niską cenę. Rażąco niska cena to cena nieadekwatnie zaniżona w stosunku do warunków rynkowych.
IX. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny X. ZAKRES WYKLUCZENIA Z ZAPYTANIA OFERTOWEGO Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskimi, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Osoby spełniające powyższe kryteria są wykluczone ze składania ofert. XI. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia kserokopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań koniecznych, kryteriów dodatkowych oceny oraz złożenia CV na wzorze dostarczonym przez Zamawiającego wraz z deklaracją uczestnictwa w projekcie. XII. INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM: a) Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności. b) Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Oferentem, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą w szczególności, jeśli wysokość oferty przekroczy kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. O terminie i miejscu przeprowadzenia negocjacji wybrany Oferent zostanie powiadomiony telefonicznie. c) Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań. d) Zamawiający nie odsyła nadesłanych ofert;
XIII. Zamówienie uzupełniające Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego do niniejszego maksymalnie do 50% wartości oferty (umowy). Zamówienie uzupełniające polegać będzie na realizacje tej samej usługi, jak opisano w niniejszym zapytaniu ofertowym, ale na zwiększonym nakładzie. Szczegóły tego zamówienia będą uregulowane aneksem lub odrębną umową. Wykonawcy nie przysługują roszczenia zlecenia mu zamówienia uzupełniającego. XIV. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pan Bartłomiej Martys pod numerem telefonu 535 000 523 oraz adresem e-mail: bmartys@stowarzyszeniebonafides.pl XV. ZAŁĄCZNIKI a) wzór formularza ofertowego, b) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z zapytania ofertowego. Iwona Przewor Prezes Stowarzyszenia Równych Szans Bona Fides