ZAPYTANIE OFERTOWE nr P/01/POIG 8.2/2014 w związku z realizacją projektu Budowa systemu do automatycznego zarządzania projektami przez BPC - Online Sp. z o.o. W ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zapraszamy Państwa do udziału w konkursie ofert Rafał Forysiak Poznań, lipiec 2014 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 1
I. Informacje ogólne 1. Nazwa i adres Zamawiającego BPC Online Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Rubież 10 o 61-612 Poznań 2. Tryb udzielenia zapytania Niniejsze zapytanie nie jest składane w trybie Ustawy o Zamówieniach Publicznych. Firma, zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie na projekt pn. Budowa systemu do zarządzania projektami, stosując zasadę konkurencyjności, przedstawia niniejsze zapytania ofertowe. 3. Sposób uzyskania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia Zapytania do Zamawiającego, należy kierować drogą elektroniczną na adres mail: bpc-online@outlook.com, wpisując w tytule Zapytanie Ofertowe - Zarządzanie Projektami wraz z numerem. Zamawiający udzieli odpowiedzi niezwłocznie po otrzymaniu zapytania, jednak nie później niż w ciągu dwóch dni roboczych. II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest budowa systemu B2B, obejmującego w szczególności n/w procesy biznesowe: 1. Proces zarządzania zamówieniem, w tym proces zarządzania funkcjonalnościami systemu - dzięki utworzeniu przedmiotowego systemu, użytkownik będzie mógł skorzystać z modułu zamówienia, który to w sposób automatyczny pozwoli na skorzystanie z funkcjonalności tworzonego systemu B2B. Wdrożony system B2B, wprowadzi narzędzia optymalizacji czasu zarządzania zamówieniem i realizacją zamówionych funkcjonalności i usług. 2. Proces automatycznego rozliczania - z uwagi na wykorzystanie modułu umożliwiającego automatyzację procesu naliczania należności względem ilości przetwarzanych danych, stanowiącego integralną część - tworzonego w formule S-a-a-S - systemu B2B, pozwoli na przeprowadzenie rozliczenia z użytkownikiem w sposób automatyczny z wykorzystaniem, tzw. e-faktury. Dzięki zintegrowaniu poszczególnych elementów systemu w kompleksowy system świadczenia usług doradczych, w tym dokładne określenie statusu realizacji danego projektu, powstanie możliwość automatycznego rozliczenia oferowanej usługi. Tym samym możliwa będzie pełna automatyzacja procesu kalkulacji należności za przetworzone dane, a co za tym idzie wygenerowanie faktury za usługi podpisanej elektronicznie i dostarczonej kontrahentowi z pominięciem tradycyjnej formy papierowej. 3. Proces planowania i zarządzania harmonogramem realizacji projektów w chwili obecnej bardzo często proces planowania i zarządzania harmonogramem realizacji projektów prowadzony jest w oparciu o standardowe metody (Excel, e-mail, telefon). Z uwagi na bardzo dużą ilość projektów oraz skalę działań wymagających planowania 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 2
i koordynacji na linii zamawiający użytkownik (ustalenia dotyczące grafiku, ilość personelu potrzebnego do realizacji projektu, wymagania dotyczące kompetencji personelu udział nowych i doświadczonych audytorów, działania związane z raportowaniem i rozliczeniem projektu) wymagane jest zaangażowanie wielu pracowników. Planowanie i zarządzanie coraz większą ilością projektów jest czasochłonne i przerasta możliwości organizacyjne poszczególnych firm. W chwili obecnej nie ma systemów B2B skonstruowanych w celu zbliżenia osób zarządzających projektami, którzy z różnych względów (brak wiedzy, czasu, doświadczenia) potrzebują wsparcia, z ekspertami i teoretykami w dziedzinie zarządzania projektami, prowadzącymi badania nad różnymi metodologiami zarządzania projektami. Właściwe najważniejsze dane są gromadzone przy użyciu Excela i wymieniane drogą mailową pomiędzy konsultantami a kierownikami projektów. Efekt jest taki, że powstaje mnóstwo tabel i niezintegrowanych danych. W sytuacjach kiedy niezbędne jest korzystanie z informacji zawartych w różnych mailach/plikach, konsolidacja i przepływ danych są niedokładne, czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędów, chaosem organizacyjnym etc. 4. Proces zarządzania audytorami projektu - w chwili obecnej w większości przypadków to na barki firmy realizującej projekt spada proces rekrutacji, organizowanie oraz cała administracja kadrowo-płacowa związana z zatrudnianiem audytorów projektu. Obecnie na rynku nie ma tak zaawansowanych rozwiązań w zakresie automatyzacji procesów rekrutacji, delegowania właściwych osób do projektów. Rekrutacja prowadzana jest w sposób tradycyjny poprzez pracowników firm, co odbija się negatywnie na jakości i terminowości realizacji zamówień przez personel. Planowany do wdrożenia system B2B umożliwi automatyzację procesu rekrutacji, a ponadto będzie umożliwiał również skorzystanie z wiedzy eksperckiej, szkoleń online, czy też bazy najlepszych praktyk w zarządzaniu projektami, co przełoży się na wzrost efektywności i jakość realizowanych działań projektowych. W ramach budowy wyżej wymienionego systemu automatyzującego procesy biznesowe, Zamawiający wymaga wykonania poniższych usług. 2.1. Usługa ekspercka Tworzenie szkieletu systemu Usługa polegać będzie na analizie informatycznej, dziedzinowej oraz procesowej, w tym reinżynierii procesów biznesowych. Wymagane jest przeprowadzenie szczegółowej analizy pod kątem wszelkich skrajnych sytuacji mogących wystąpić w czasie działania systemu oraz podstawowych i prawidłowych ścieżek przebiegów procesów. 2.2. Budowa modułu komunikacji Usługa dotyczy przygotowania mechanizmów związanych z automatyczną komunikacją pomiędzy partnerem/odbiorcą, a ekspertem/audytorem projektu, mechanizmy umożliwiające udostępnianie informacji o szczegółach realizowanych projektów przypomnienie o zaakceptowaniu rozliczeń, podpisaniu umowy, informacje/alerty o stanie realizacji projektów. 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 3
2.3. Budowa modułu testowania wiedzy W ramach tej usługi, zakłada się budowę zaawansowanego narzędzia, umożliwiającego zarówno zdobycie, jak i sprawdzenie swojej wiedzy. Moduł ma zapewnić dostęp do opisów przypadków, czyli tzw. use case, gdzie prezentowane będą - w formie multimedialnej - szkolenia w zakresie optymalnego zarządzania projektem oraz gdzie do dyspozycji partnerów będą eksperci/audytorzy. Jednocześnie moduł powyższy ma umożliwić tworzenie ankiet i testów od szybkiego sprawdzenia wiedzy, do skomplikowanych testów z wagami pytań, pytaniami zależnymi, ograniczeniami czasowymi na różne typy pytań i pełnym raportowaniem pytań i odpowiedzi użytkowników. Dzięki takiej funkcjonalności użytkownik będzie mógł zweryfikować poziom swojej wiedzy i dokonać decyzji o ewentualnym skorzystaniu z kolejnych funkcjonalności systemu. Głównym zadaniem funkcjonalności ma być udostępnianie wiedzy, dobrych praktyk i kursów, w celu prawidłowego przeprowadzenia projektu. Moduł ma stanowić element rozbudowy funkcjonalności platformy e-learningowej opisanej w pkt 3.22 niniejszej specyfikacji. 2.4. Budowa modułu zarządzania projektami W ramach tej usługi zakłada się wykonanie modułu umożliwiającego kompleksowe zarządzanie projektami w zakresie planowania i zabezpieczenia obsługi projektów pod względem harmonogramu ich realizacji. Moduł musi być dostosowany do specyfiki realizacji projektów, a do jego kluczowych funkcjonalności ma należeć tworzenie harmonogramów (grafików) projektów poszczególnych użytkowników, możliwość definiowania szczegółowych wymagań i preferencji danego projektu, uzupełnianie informacji organizacyjnych dotyczących danego projektu tj. m.in. termin realizacji, zakres rzeczowy, zakres funkcjonalny. Użytkownicy systemu będą mogli być organizowani w grupy odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów projektów. Dzięki funkcjonalności pracy grupowej Moduł ma umożliwiać dostęp do danych wielu użytkownikom i współdzielenie workflow pomiędzy osobami zaangażowanymi w projekty ze strony Użytkowników i Zamawiającego. Moduł ma udostępnić dla użytkowników tzw. dashboardy (kokpity menedżerskie), które w czytelny sposób będą informowały o stanie zaawansowania realizacji projektów. Aplikacja ma objąć również alerty i powiadomienia o zbliżających się terminach oraz o punktach krytycznych realizacji poszczególnych projektów. Wymaga się, aby moduł posiadał możliwość integracji ETL (extract, transfer, load), a co za tym idzie umożliwiał: ładowanie danych do serwisu danych użytkowników w formacie csv, xls, MSSQL, XML, definiowanie automatycznego przesyłania danych z ładowaniem przyrostowym lub przeładowywanie danych, wskazanie danych do ekstrakcji i ładowania z danego źródła danych, operacje łączenia, warunkowego dzielenia czy wyliczania pobieranych danych oraz bezpiecznego transferowania danych poprzez mechanizm kontroli i weryfikowania przesyłanych paczek danych. 2.5. Wdrożenie modułu komunikacji W ramach tego etapu, przewiduje się implementowanie modułu wspierającego komunikację i dostosowania do wymagań Zamawiającego, celem udostępnienia go w formule licencjonowania SaaS. Etap konfiguracji systemu ma polegać na odzwierciedleniu procesów określonych podczas analizy informatycznej, dziedzinowej oraz procesowej przy pomocy standardowej funkcjonalności systemu. W etapie tym szczególny nacisk Zamawiający kładzie 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 4
na poprawność danych konfiguracyjnych. Elementy konfiguracji w różnych obszarach danych mogą być prowadzone równolegle. 2.6. Testowanie modułu komunikacji 2.7. Wdrożenie modułu zarządzania projektami Implementowanie modułu wspierającego zarządzanie projektami, celem udostępnienia go w formule licencjonowania SaaS. W ramach tego etapu, zakłada się wykonanie instalacji/wdrożenia Modułu i dostosowanie go do wymagań Zamawiającego. Wdrożenie ma polegać na odzwierciedleniu procesów określonych podczas analizy informatycznej, dziedzinowej oraz procesowej przy pomocy standardowej funkcjonalności systemu. W etapie tym, Zamawiający kładzie szczególny nacisk na poprawność danych konfiguracyjnych. Elementy konfiguracji w różnych obszarach danych mogą być prowadzone równolegle. 2.8. Testowanie modułu zarządzania projektami 2.9. Wdrożenie modułu testowania wiedzy Implementowanie modułu wspierającego testowanie/zdobywanie wiedzy, celem udostępnienia go w formule licencjonowania SaaS. W ramach tej części usługi, zakłada się wykonanie instalacji/wdrożenia Modułu i dostosowanie go do wymagań Zamawiającego. Etap konfiguracji systemu ma polegać na odzwierciedleniu procesów określonych podczas analizy informatycznej dziedzinowej oraz procesowej przy pomocy standardowej funkcjonalności systemu. Zamawiający kładzie szczególny nacisk na poprawność danych konfiguracyjnych. Elementy konfiguracji w różnych obszarach danych mogą być prowadzone równolegle. 2.10. Testowanie modułu do testowania wiedzy 2.11. Budowa modułu planowania zasobów Usługa ma polegać na budowie modułu przeznaczonego do automatyzacji procesów planowania zapotrzebowania na personel niezbędny do sfinalizowania projektu oraz usprawnienie koordynowania działań dotyczących właściwego zabezpieczenia obsługi projektów. Rozwiązanie ma dać możliwość - na podstawie harmonogramu podpisanych oraz planowanych przez użytkowników projektów - automatycznego obliczenia potrzeb użytkownika w zakresie personelu, a tym samym usprawnienia planowania działań w zakresie rekrutacji i budowania zespołów projektowych - zarówno po stronie konsultantów Zamawiającego, jak i po stronie użytkowników. Dokładność prognozy ma zostać zagwarantowana dzięki samouczącemu się algorytmowi prognozy. Wymaga się aby rozwiązanie zawierało również funkcjonalności w zakresie delegowania audytorów do poszczególnych projektów, w zakresie przeglądania i zarządzania listą audytorów 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 5
(możliwość blokowania, wykreślania niesolidnych osób), możliwość definiowania pracowników preferowanych do projektu wg określonych kryteriów, czy funkcjonalność automatycznej aktualizacji listy obecności. 2.12. Wdrożenie modułu planowania zasobów Implementowanie modułu wspierającego planowanie zasobów, celem udostępnienia go w formule licencjonowania SaaS. W ramach tego etapu zakłada się wykonanie instalacji/wdrożenia Modułu i dostosowanie go do wymagań Zamawiającego. Etap konfiguracji systemu ma polegać na odzwierciedleniu procesów określonych podczas analizy informatycznej dziedzinowej oraz procesowej przy pomocy standardowej funkcjonalności systemu. W etapie tym Zamawiający kładzie szczególny nacisk na poprawność danych konfiguracyjnych. Elementy konfiguracji w różnych obszarach danych mogą być prowadzone równolegle. 2.13. Testowanie modułu planowania zasobów 2.14. Budowa modułu audytorów Usługa obejmuje budowę modułu automatyzującego i - częściowo - zastępującego ekspertów Zamawiającego i kierowników projektów po stronie użytkownika w zakresie optymalnego doboru personelu, celem wdrożenia projektu. Wdrożenie modułu ma ułatwić i usprawnić: możliwość składania zamówień/zapotrzebowania na audytorów przez użytkownika oraz mechanizm zapisywania się audytorów na projekt lub/i rejestracji w bazie. Dostęp audytorów do Modułu ma być możliwy poprzez interaktywną mapę zawierającą listę użytkowników. Po kliknięciu na nazwę danej firmy, ma być rozwijana lista aktualnych projektów/użytkowników, co do których otwarty jest nabór na audytorów. Zarejestrowani w bazie audytorzy mają mieć możliwość dokonania zgłoszenia przez wpisanie się na listę danego projektu. Weryfikacja nowych kandydatów ma wyglądać następująco: będą musieli zarejestrować się najpierw w systemie przy użyciu formularza rejestracyjnego, przejść test weryfikacyjny, a następnie - po jego pozytywnym zaliczeniu - wypełnić kwestionariusz zgłoszeniowy, w którym dokonają zgłoszenia na pierwszy projekt. Mechanizm zapisywania się na projekt ma uwzględniać preferencje przypisane do projektu, np. ilość osób w danym projekcie z podziałem na nowych i doświadczonych pracowników, blokowanie możliwości zapisywania się na projekt, automatyczne zamykanie listy w momencie osiągnięcia 100% frekwencji. Budowa modułu ma umożliwić dostęp do wspólnej bazy danych audytorów dla każdego użytkownika projektu. Ideą budowy tego Modułu jest zautomatyzowanie procesów rekrutacji i delegowania personelu do projektów oraz usprawnienie wymiany informacji i danych na temat oceny pracy osób. Rekrutacja i rejestracja kandydatów do projektów ma być możliwa do przeprowadzenia w trybie on-line, tzn. w każdym miejscu w kraju z poziomu przeglądarki internetowej, również z poziomu urządzeń mobilnych. Dodatkowo system ma umożliwić również Użytkownikom zapisy u audytorów, w celu przeprowadzenia audytu lub konsultacji w realizowanym przez siebie projekcie. 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 6
2.15. Wdrożenie modułu audytorów Implementowanie modułu wspierającego rekrutację audytorów, celem udostępnienia go w formule licencjonowania SaaS. W ramach prac w tym etapie zakłada się wykonanie instalacji/wdrożenia Modułu i dostosowanie go do wymagań Zamawiającego. Etap konfiguracji systemu polega na odzwierciedleniu procesów określonych podczas analizy informatycznej dziedzinowej oraz procesowej przy pomocy standardowej funkcjonalności systemu. Zamawiający szczególny nacisk kładzie się na poprawność danych konfiguracyjnych. Elementy konfiguracji w różnych obszarach danych mogą być prowadzone równolegle. 2.16. Testowanie modułu audytorów 2.17. Implementacja systemu wsparcia technicznego W ramach tego etapu Zamawiający wymaga opracowania procedury wsparcia użytkowników systemu na etapie produkcyjnego działania systemu, np. procedura postępowania w przypadku awarii, stworzenie systemu pomocy, artykuły bazy wiedzy, FAQ itp. 2.18. Budowa modułu zarządzania portfolio projektów Usługa obejmuje budowę modułu, którego funkcjonalność polegać będzie na udostępnieniu kompletnego pakietu narzędzi wraz z zaimplementowanymi najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania projektami i portfolio projektów, m.in. przygotowane zaimplementowane elementy metodyki zarządzania projektami, szablony dokumentacji projektowej, harmonogramy itd. Dodatkowo tworzone rozwiązanie ma zapewnić prosty dostęp do wsparcia eksperckiego oraz szkoleń, które uzupełnią niezbędne wsparcie merytoryczne. Każdy z podsystemów informatycznych wchodzących w skład usługi zostanie zbudowany w formule modułowej, która zapewni możliwość korzystania z nich firmom różnej wielkości. Zamawiający wymaga, a by moduł był na tyle elastyczny, aby pozwolił w szybki sposób wybrać każdemu z użytkowników odpowiedni pakiet wsparcia oraz narzędzi, których potrzebuje w danym momencie. 2.19. Wdrożenie modułu zarządzania portfolio projektów Implementowanie modułu wspierającego zarządzanie portfolio projektów, celem udostępnienia go w formule licencjonowania SaaS. W ramach prac na tym etapie zakłada się wykonanie instalacji/wdrożenia modułu i dostosowanie go do wymagań Zamawiającego. Etap konfiguracji systemu polega na odzwierciedleniu procesów określonych podczas analizy informatycznej dziedzinowej oraz procesowej przy pomocy standardowej funkcjonalności systemu. W etapie tym Zamawiający kładzie szczególny nacisk na poprawność danych konfiguracyjnych. Elementy konfiguracji w różnych obszarach danych mogą być prowadzone równolegle. 2.20. Testowanie modułu zarządzania portfolio projektów 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 7
2.21. Budowa bazy najlepszych praktyk w zarządzaniu projektami (contentmultimedia) Etap ma na celu przygotowanie, opracowanie i import treści multimedialnych, opisów najlepszych metod i praktyk stosowanych w dziedzinie zarządzania projektami. Budowa powyższej bazy ma umożliwić zebranie kluczowej wiedzy o zarządzaniu projektami oraz metodykach projektowych, pozwolić na zrozumienie różnic pomiędzy metodykami w celu ich późniejszego, właściwego doboru oraz pozwolić na poznanie najlepszych technik i narzędzi projektowych, dobranych pod względem skuteczności zarządzania. Celem Zamawiającego jest stworzenie bazy wybranych technik zachowywania wiedzy projektowej i powtórnego jej wykorzystywania. Baza taka, po szerszym nakreśleniu problematyki zarządzania wiedzą projektową i wyzwań z niej wynikających ma dać możliwość przedstawienia wybranych przykładów dobrych praktyk zarządzania wiedzą w projektach. Ponadto ma dać możliwość zaprezentowania w sposób bardzo pragmatyczny najczęściej stosowanych technik przekazywania i zachowywania wiedzy projektowej. 2.22. Implementacja modułu LMS e-learning W ramach tej usługi zakłada się wykonanie instalacji/wdrożenia modułu i dostosowanie go do wymagań Zamawiającego. Etap konfiguracji systemu będzie polegał na odzwierciedleniu procesów określonych podczas analizy informatycznej dziedzinowej oraz procesowej przy pomocy standardowej funkcjonalności systemu. W etapie tym Zamawiający szczególny nacisk kładzie na poprawność danych konfiguracyjnych. Elementy konfiguracji w różnych obszarach danych mogą być prowadzone równolegle. Konieczne jest udostępnienie użytkownikom systemu szkoleniowego z zakresu technicznej obsługi systemu wspomagającego zarządzanie projektami oraz z zakresu merytorycznego zarządzania projektami. 2.23. Przygotowanie treści kursów W ramach tej usługi Zamawiający wymaga przygotowania treści kursów w ilości 5 sztuk. Schemat kursu powinien wyglądać następująco: tekst powinien być podzielony na części (rozdziały) stanowiące odrębną całość, przed przygotowaniem każdej części powinny być jasno określone cele, czyli jaką wiedzę i umiejętności powinien opanować kursant po przerobieniu danej części, w tekście powinny się znaleźć: opis danego zagadnienia, przykłady ilustrujące opis, studia przypadków i wciągające historie odnoszące się do środowiska pracy lub - - jeśli to niemożliwe - uniwersalne dotyczące każdego potencjalnego uczestnika kursu, tekst powinien być wynikiem wyboru takich informacji, które są potrzebne kursantowi do działania w rzeczywistym świecie, na danym stanowisku pracy, tekst może zawierać pytania jedno- i wielokrotnego wyboru, pytania do studiów przypadków, pytania, które zaangażują kursanta w problem. 2.24. Integracja wdrożonych systemów/aktualizacja systemu Etap ma na celu połączenie modułów w całość tak, aby oferowały spójny, jednolity i niezawodny system automatyzujący proces zarządzania zamówieniami, w tym proces 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 8
zarządzania funkcjonalnościami systemu, proces automatycznego rozliczania, proces planowania i zarządzania harmonogramem realizacji projektów oraz proces zarządzania audytorami projektu. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek błędów w działaniu systemu (po etapie integracji jego poszczególnych elementów) Zamawiający wymaga przeprowadzenia przez Wykonawcę odpowiednich aktualizacji, umożliwiających osiągnięcie pełni funkcjonalności planowanego do wdrożenia systemu. 2.25. Budowa modułu administrowania platformą Etap ma na celu budowę modułu dostępowego do systemu B2B, który pozwoli Administratorom na sprawne zarządzanie i parametryzację systemu, uzupełnianie słowników danych, definiowanie interfejsów oraz modelowanie procesów objętych systemem. Kolejną funkcjonalnością modułu ma być zarządzanie uprawnieniami użytkowników ustalanie uprawnień dla grup użytkowników oraz podłączenie wybranych użytkowników do wybranych grup np. grupa partnerów, grupa audytorów, grupa kandydatów na audytorów etc. Dzięki zastosowaniu różnych poziomów uprawnień do danych, pracownicy zajmujący dane stanowiska będą mieli dostęp wyłącznie do danych, do których będą mieli przyznane uprawnienia. Moduł będzie odpowiedzialny za zarządzanie - z poziomu platformy - zasobami danych, informacji i wiedzy przechowywanej w systemie Zamawiającego, dzięki czemu zautomatyzuje proces konfiguracji i utrzymania całości systemu. Ponadto w ramach powyższego modułu Zamawiający wymaga wdrożenia podpisu elektronicznego. W ramach budowy tego modułu należy zaimplementować funkcjonalności związane z automatyzacją procesów biznesowych opisanych na wstępie pkt II Opis Przedmiotu Zamówienia. 2.26. Wdrożenie modułu administrowania platformą Implementowanie modułu wspierającego administrowanie platformą, celem udostępnienia go w formule licencjonowania SaaS. W ramach tej usługi Zamawiający zakłada wykonanie instalacji/wdrożenia modułu i dostosowanie go do wymagań Zamawiającego. Etap konfiguracji systemu ma polegać na odzwierciedleniu procesów określonych podczas analizy informatycznej dziedzinowej oraz procesowej, przy pomocy standardowej funkcjonalności systemu. W etapie tym Zamawiający szczególny nacisk kładzie na poprawność danych konfiguracyjnych. Elementy konfiguracji w różnych obszarach danych mogą być prowadzone równolegle. 2.27. Testowanie modułu administrowania platformą 2.28. Integracja wdrożonych systemów/aktualizacja systemu Etap ma na celu połączenie modułów w całość tak, aby oferowały spójny, jednolity i niezawodny system automatyzujący proces zarządzania zamówieniami, w tym proces zarządzania funkcjonalnościami systemu, proces automatycznego rozliczania, proces planowania i zarządzania harmonogramem realizacji projektów oraz proces zarządzania audytorami projektu. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek błędów w działaniu systemu (po etapie integracji jego poszczególnych elementów) Zamawiający wymaga 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 9
przeprowadzenia przez Wykonawcę odpowiednich aktualizacji, umożliwiających osiągnięcie pełni funkcjonalności planowanego do wdrożenia systemu. 2.29. Szkolenie pracowników związanych z obsługą systemu B2B W ramach tego etapu Zamawiający wymaga przeprowadzenia cyklu szkoleń dla wszystkich użytkowników (wyłącznie ze strony Zamawiającego) systemu B2B w odniesieniu do wszystkich modułów funkcjonalnych systemu B2B. Szkolenie użytkowników w zakresie poszczególnych modułów systemu B2B ma na celu przekazanie wiedzy pozwalającej na samodzielną pracę w systemie B2B oraz przygotowanie materiałów, które wspierać będą codzienną pracę w oparciu o funkcjonalność systemu B2B. Zamawiający wymaga przeprowadzenia co najmniej 2 dniowego cyklu szkoleń oraz przygotowania materiałów w formie pisemnej dla każdego zgłoszonego uczestnika. III. Składanie ofert częściowych Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. IV. Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. V. Termin wykonania zamówienia Szczegółowe terminy realizacji dla poszczególnych usług, przedstawiono w poniższej Tabeli. Zamawiający podzielił terminy wykonania usług na etapy wg niżej zamieszczonej Tabeli. Lp. ETAP TERMIN WYKONANIA RODZAJ USŁUGI 1 I od daty podpisania umowy na wykonanie usług do 30.09.2014r. Usługa ekspercka - tworzenie szkieletu systemu 2 II 01.10.2014r. - 31.12.2014r. Budowa modułu komunikacji 3 II 01.10.2014r. - 31.12.2014r. Budowa modułu testowania wiedzy 4 II 01.10.2014r. - 31.12.2014r. Budowa modułu zarządzania projektami 5 II 01.10.2014r. - 31.12.2014r. Wdrożenie modułu komunikacji 6 II 01.10.2014r. - 31.12.2014r. Testowanie modułu komunikacji 7 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Wdrożenie modułu zarządzania projektami 8 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Testowanie modułu zarządzania projektami 9 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Wdrożenie modułu testowania wiedzy 10 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Testowanie modułu testowania wiedzy 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 10
11 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Budowa modułu planowania zasobów 12 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Wdrożenie modułu planowania zasobów 13 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Testowanie modułu planowania zasobów 14 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Budowa modułu audytorów 15 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Wdrożenie modułu audytorów 16 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Testowanie modułu audytorów 17 III 01.-01.2015-31.03.2015r. Implementacja systemu wsparcia technicznego 18 IV 01.04.2015 30.06.2015r. Budowa modułu zarządzania portfolio projektów 19 IV 01.04.2015 30.06.2015r Wdrożenie modułu zarządzania portfolio projektów 20 IV 01.04.2015 30.06.2015r Testowanie modułu zarządzania portfolio projektów 21 IV 01.04.2015 30.06.2015r Budowa bazy najlepszych praktyk w zarządzaniu projektami 22 V 01.07.2015 30.09.2015r. Implementacja modułu LMS e-learning 23 V 01.07.2015 30.09.2015r.. Przygotowanie treści kursów 24 V 01.07.2015 30.09.2015r. Integracja wdrożonych systemów/aktualizacja systemu 25 VI 01.10.2015 31.12.2015r. Budowa modułu administrowania platformą 26 VI 01.10.2015 31.12.2015r. Wdrożenie modułu administrowania platformą 27 VI 01.10.2015 31.12.2015r. Testowanie modułu administrowania platformą 28 VI 01.10.2015 31.12.2015r. Integracja wdrożonych systemów/aktualizacja systemu 29 VI 01.10.2015 31.12.2015r. Szkolenie pracowników związanych z obsługą systemu B2B VI. Warunki postępowania ofertowego 1. Kryteria wyboru dostawcy Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, wzięte zostaną pod uwagę następujące kryteria: a) Cena - 50 % 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 11
b) Okres gwarancji i wsparcia technicznego 35 % c) Doświadczenie w zakresie systemów B2B - 15 % Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, iż w ciągu ostatnich dwóch lat (jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) wykonał co najmniej dwie usługi zbliżone w zakresie do usługi opisanej w niniejszym zapytaniu ofertowym. W celu wykazania doświadczenia, należy dołączyć do oferty listy referencyjne, wskazujące na spełnienie warunku. Maksymalna łączna ocena: 100 % Sposób liczenia punktów: - kryterium cena : Zamawiający uzna cenę najniższą, jako najkorzystniejszą; - kryterium okres gwarancji i wsparcia technicznego : Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę z najdłuższym okresem gwarancji oraz wsparcia technicznego; - kryterium doświadczenie w zakresie B2B : Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę spełniającą wymagania zawarte w par. VI ust. 1 pkt c. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu), Oferenci zostaną powiadomieni poprzez umieszczenie wyników na stronie internetowej Zamawiającego http://bpc-online.pl/. Uwaga! Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem przez Oferenta zgody na wykorzystanie danych na potrzeby realizacji zapytania ofertowego. 2. Oczekiwania wobec przedstawianych ofert Oferta powinna zawierać: Nazwę, adres, dane osoby do kontaktu ze strony Oferenta, Zakres oferty, Kosztorys dostawy (kwota netto, kwota brutto) wraz z podaniem warunków gwarancji oraz wsparcia technicznego, Aktualny dokument rejestrowy zawierający dane zgodne ze stanem faktycznym. Podmioty zagraniczne mogą składać dokumenty równoważne. Zamawiający dopuszcza możliwość załączenia wydruku z elektronicznej bazy danych krs lub ceidg. Oświadczenie wykonawcy, iż spełnia następujące warunki: o posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie konieczne do wykonania Zamówienia, Zamawiający w trakcie postępowania ofertowego, może zwrócić się do Oferenta z prośbą o udokumentowanie posiadanych wiedzy oraz doświadczenia. o znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. Termin ważności ofert; Termin realizacji zamówienia 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 12
1) Dostawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2) Oferta musi być napisana czytelnie, w języku polskim (wskazane jest wypełnienie oferty na wzorze udostępnionym przez Zamawiającego na stronie internetowej ). 3) Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji wykonawcy określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej firmy dostawcy. 4) Każda strona oferty powinna być zaparafowana. 5) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. Formularz/wzór oferty wraz z kosztorysem dostawy oraz oświadczeniami, do wypełnienia przez Oferenta, można pobrać ze strony internetowej Zamawiającego (załączniki 2.1. 2.4.): http://bpc-online.pl/. 3. Przygotowanie, ważność i termin składania ofert Wszystkie ceny należy podawać jako wartości netto. Ceny powinny być wyrażone w złotych polskich. Przedłożona oferta powinna być ważna przez okres 14 dni od daty zamknięcia terminu składania ofert. Po wygaśnięciu oferty, Zamawiający może zwrócić się do Oferenta o przedłużenie ważności oferty o kolejne 14 dni. Odpowiedzi na zapytanie ofertowe można składać: - w formie elektronicznej na adres: bpc-online@outlook.com (skany dokumentów z podpisem i pieczęcią wg wymagań wyszczególnionych w pkt VI ust. 2 niniejszego zapytania) 4. Termin składania ofert: do 8 sierpnia 2014r., do godz. 15:00. 5. Warunki płatności Zamawiający dokona płatności za wykonaną usługę na konto Dostawcy, w ciągu 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. 6. Pozostałe informacje Wybór dostawców nastąpi w oparciu o najbardziej korzystne ekonomicznie oferty (zgodnie z kryteriami wymienionymi w punkcie VI ust. 1), z zachowaniem zasad jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Zapytanie ofertowe, zostało zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego: http://bpc-online.pl/. 61-612 Poznań INNOWACYJNOŚĆ str. 13