Zapytanie ofertowe nr 1/POIG 8.2/2013

Transkrypt

1 TECH-SERWIS Rafał Zajączkowski Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe MTC Ul. Czarnieckiego 9a Poznań Poznań, dnia r TEL FAX tech@techserwis.pl NIP: REGON: Zapytanie ofertowe nr 1/POIG 8.2/2013 W związku z realizacją projektu pn. Wdrożenie innowacyjnej platformy B2B celem automatyzacji procesów biznesowych pomiędzy Tech-serwis, a jego partnerami biznesowymi w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2, firma TECH-SERWIS Rafał Zajączkowski zaprasza do składania ofert na następujące zadania, związane z realizacją projektu: Opis projektu Projekt polega na wdrożeniu nowej platformy B2B co umożliwi partnerom dokonywanie elektronicznej wymiany danych w standardzie EDI XML i zautomatyzuje procesy biznesowe realizowane z nimi. System B2B będzie innowacyjnym rozwiązaniem, umożliwiającym Zamawiającemu oraz jego partnerom dostęp do platformy. Następstwem będzie zautomatyzowanie procesów biznesowych dzięki wdrożeniu modułów komunikacji, zamówień, magazynu, zakupów, rozliczeń i raportowania. Przedmiot zapytania ofertowego Etap I ( r r.) Analiza przedwdrożeniowa 1szt., pozwalająca na: na analizę procesów, analizę technologiczną oraz biznesową dla potrzeb planowanych rozwiązań. Identyfikację obecnej sytuacji firmy w zakresie organizacji i zarządzania oraz przebiegu głównych procesów Określenie słabych stron działalności Zdefiniowanie koncepcji zmian w zakresie procesów biznesowych i innych elementów systemu zarządzania Moduł zamówień 1 szt. Dzięki modułowi zamówień użytkownicy mają mieć dostęp do formularza, który w połączeniu z modułem magazynu pozwoli na zoptymalizowanie składanych zamówień dzięki

2 informacjom na temat aktualnych stanów magazynowych. W module udostępniona zostanie wyszukiwarka, która w łatwy sposób pozwoli Partnerom powiązać pasujące do siebie towary bez potrzeby konsultacji telefonicznych. Partnerzy będą również uzyskiwali informacje zwrotne na temat niedostępności towarów i ich planowanych dostawach. Uzyskane informacje będą dostarczane za pomocą modułu komunikacji. Moduł komunikacji 1szt. Dzięki zaprojektowanym możliwościom pozwoli na łatwe gromadzenie, przetwarzanie i szybki dostęp do informacji o klientach. Moduł zamówień wesprze szeroko pojęte działania handlowe i marketingowe, a dzięki pozostałym modułom zapewni komfort i ergonomię pracy na platformie B2B. Moduł magazyn 1szt. Jest elementem spajającym wszelkie informacje w procesie zamawiania. Dzięki monitorowaniu stanów magazynowych Partnerzy będą posiadali do aktualnych informacji na temat dostępności poszczególnych produktów. Moduł pozwoli na efektywną ocenę i zarządzanie stanami magazynowymi. Brak modułu magazynu uniemożliwiłby prawidłowe funkcjonowanie i wykluczyłby automatyzację procesów logistycznych w naszej firmie. Konfiguracja, instalacja i testy modułu zamówień 1 szt. Konfiguracja, instalacja i testy modułu komunikacji 1 szt. Konfiguracja, instalacja i testy modułu magazynu 1 szt. Po dokonaniu zakupu wskazanych wyżej wartości niematerialnych i prawnych nastąpi konfiguracja, instalacja i testy poszczególnych modułów. W tym celu jest konieczne dokonanie zakupu specjalistycznych usług doradczych o charakterze technicznym i wdrożeniowym wymienionych powyżej modułów mających na celu identyfikację źródeł danych i wymogów technicznych systemów partnerów. Nastąpi tworzenie wymagań funkcjonalnych, sposobu i rodzaju prezentacji informacji, danych oraz zidentyfikowanie i określenie wszystkich źródeł danych prezentowanych w modułach. Konieczna będzie konfiguracja stanowisk roboczych oraz testowanie całego systemu. Usługi informatyczne w tym zakresie mają na celu przygotowanie Wnioskodawcy do eksploatacji systemu, mają pomóc w odpowiednim zorganizowaniu procesu wymiany danych oraz zadbać o prawidłowe uruchomienie całego procesu, mają też pomóc w zaplanowaniu optymalnego wykorzystania przygotowanych rozwiązań. Na tym etapie nastąpi również opracowanie ewentualnych modyfikacji, co spowoduje, że wdrożony system będzie w pełni dostosowany do przebiegu procesów realizowanych przez moduł w ramach procesów biznesowych zachodzących u Wnioskodawcy i partnerów. Zakończony proces konfiguracji i instalacji danego elementu systemu będzie wymagał dokładnego przetestowania powstałego rozwiązania zgodnie z opracowanymi testami akceptacyjnymi. Testy te powinny potwierdzić zgodność powstałego oprogramowania z założeniami i wymaganiami zawartymi w koncepcji oraz potwierdzić, że fizycznie element realizuje wszystkie wymagane funkcjonalności.

3 Etap II ( r r.) Moduł zakupów 1 szt. moduł ten ma odpowiadać przede wszystkim za: - rejestrowanie FV, - dokonywania zakupów - kontrolowanie i wysyłania cenników. Dzięki tak uzyskanym danym otrzymamy możliwość optymalnego planowania zamówień do Partnerów Dostawców. Moduł rozliczeń 1 szt. Moduł ma samoistnie pobierać dane z wygenerowanego przez partnera zamówienia, a dane z niego przetwarzał na dokument handlowy z uwzględnieniem wszystkich posiadanych przez partnera warunków płacowych (w tym o posiadanych rabatach stałych, okresowych). Moduł rozliczeń pozwoli również na ewidencjonowanie nierozliczonych należności oraz przegląd historii windykacji Partnera. Moduł raportowania 1 szt. Moduł ma być narzędziem do opracowywania procesów związanych z planowaniem współpracy między naszą firmą a firmami partnerskimi. Dzięki niemu możliwe będzie wygenerowanie raportu na podstawie danych zawartych w platformie B2B. Raporty te pozwolą na analizę danych w tym zestawienia na temat zamówień, ich wartości oraz rozliczeń z partnerami. Moduł pozwoli na zapewnienie osiągnięcia założonego rezultatu we wskazanym projekcie. Konfiguracja, instalacja i testy modułu zakupów 1 szt. Konfiguracja, instalacja i testy modułu rozliczeń 1 szt. Konfiguracja, instalacja i testy modułu raportowania 1 szt. Po dokonaniu zakupu wskazanych wyżej wartości niematerialnych i prawnych nastąpi konfiguracja, instalacja i testy poszczególnych modułów. W tym celu Wnioskodawca dokona zakupu specjalistycznych usług doradczych o charakterze technicznym i wdrożeniowym wymienionych powyżej modułów mających na celu identyfikację źródeł danych i wymogów technicznych systemów partnerów. Nastąpi tworzenie wymagań funkcjonalnych, sposobu i rodzaju prezentacji informacji, danych oraz zidentyfikowanie i określenie wszystkich źródeł danych prezentowanych w modułach. Konieczna będzie konfiguracja stanowisk roboczych oraz testowanie całego systemu. Usługi informatyczne w tym zakresie mają na celu przygotowanie Wnioskodawcy do eksploatacji systemu, mają pomóc w odpowiednim zorganizowaniu procesu wymiany danych oraz zadbać o prawidłowe uruchomienie całego procesu, mają też pomóc w zaplanowaniu optymalnego wykorzystania przygotowanych rozwiązań.

4 Na tym etapie nastąpi również opracowanie ewentualnych modyfikacji, co spowoduje, że wdrożony system będzie w pełni dostosowany do przebiegu procesów realizowanych przez moduł w ramach procesów biznesowych zachodzących u Wnioskodawcy i partnerów. Zakończony proces konfiguracji i instalacji danego elementu systemu będzie wymagał dokładnego przetestowania powstałego rozwiązania zgodnie z opracowanymi testami akceptacyjnymi. Testy te powinny potwierdzić zgodność powstałego oprogramowania z założeniami i wymaganiami zawartymi w koncepcji oraz potwierdzić, że fizycznie element realizuje wszystkie wymagane funkcjonalności Instalacja platformy B2B 1 szt. Instalacja systemu jest jednym z kluczowych elementów, bez których projekt nie może być zrealizowany. Instalacja pozwoli połączyć wszystkie moduły i uruchomić system B2B. Jednocześnie będą wykonywane testy sprawdzające, na każdym etapie podłączania kolejnych elementów. Wydatek jest konieczny, ze względu na wysoką komplikacje technologiczną instalacji systemu B2B na serwerach Wnioskodawcy i uruchomienie systemu w sieci. Ostatnim elementem realizacji projektu będzie przeprowadzenie szkoleń specjalistycznych z użytkowania nowo wdrożonego systemu B2B. Szkolenia te zostaną poprowadzone dla pracowników, którzy będą obsługiwać system, jak i kadry zarządzającej firmą. Szkolenie będzie zorientowane na konkretne zadania oraz procesy, które są realizowane przez Wnioskodawcę i będą prowadzone m.in. w formie analizy studium konkretnego przypadku, typowego dla działalności firmy jednocześnie podlegającego automatyzacji w ramach realizacji projektu z danym partnerem. Specjalistyczne szkolenie w zakresie obsługi innowacyjnej platformy B2B 1 szt. Zasadniczymi elementami szkolenia maja być: współdziałanie poszczególnych modułów w ramach poszczególnych systemów, wyjaśnienie zasad działania poszczególnych sekcji, sposobu obsługi i charakterystyki danych, obsługą procesów realizowanych we współpracy z partnerami i podlegających automatyzacji. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych - rozpatrywane będą tylko oferty kompletne. Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji poszczególnych zadań w ramach oddzielnych umów. Kryteria wyboru obligatoryjne: 1. Wypełnienie załącznika nr 1 do zapytania ofertowego, który jednocześnie stanowi formularz ofertowy 2. Gotowość wykonania zadań we wskazanych wyżej terminach

5 Kryteria wyboru punktowe: Kryteria wyboru Znaczenie Sumaryczna cena netto 80% Gwarancja 20% Sposób oceny oferty w poszczególnych kryteriach: a) Punkty w ramach kryterium ceny będą przyznawane wg następującej formuły: C min A n = x 80% x 100 C r C min cena minimalna w zbiorze C r cena oferty rozpatrywanej A n ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. b) Punkty w ramach kryterium gwarancji przyznawane będą wg następującej formuły: Go Kg= x 20% x 100 Gn Kg-liczba punktów przyznana w danej ofercie w kryterium Gwarancja Gn-najdłuższy zaproponowany okres gwarancji Go-okres gwarancji zaproponowany w ofercie Przez gwarancję należy rozumieć czas wyrażony w miesiącach po wykonaniu usługi, w którym wykonawca deklaruje gotowość do bezpłatnego usunięcia usterek systemu. Miejsce składania ofert: Ul. Czarnieckiego 9a Poznań Lub adres mailowy tech@techserwis.pl Termin dostarczania ofert upływa w dniu: r. Osoba do kontaktu: Rafał Zajączkowski Złożona oferta powinna zawierać co najmniej: nazwę i adres oferenta, datę i miejsce wystawienia oferty, kosztorys ofertowy w PLN, z podziałem na zadania i etapy czas gwarancji,

6 termin ważności oferty (minimum 30 dni), imię i nazwisko wystawcy oferty Zastrzeżenia 1. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje firmy TECH-SERWIS Rafał Zajączkowski Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe MTC do żadnego określonego działania. 2. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje firmy TECH-SERWIS Rafał Zajączkowski Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe MTC do akceptacji oferty, w całości lub części i nie zobowiązuje firmy TECH-SERWIS Rafał Zajączkowski Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe MTC do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. 3. Firma TECH-SERWIS Rafał Zajączkowski Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe MTC nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 4. TECH-SERWIS Rafał Zajączkowski Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe MTC zastrzega sobie prawo w każdej chwili do zmian całości lub części zapytania ofertowego.

7 SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 1/POIG 8.2/2013: Etap I ( r r.) Analiza przedwdrożeniowa - 1szt., przewidywany czas realizacji 300 roboczogodzin Moduł zamówień - 1 szt., przewidywany czas realizacji 185 roboczogodzin, licencja Moduł komunikacji - 1szt., przewidywany czas realizacji 240 roboczogodzin, licencja Moduł magazyn - 1szt., przewidywany czas realizacji 205 roboczogodzin, licencja Konfiguracja, instalacja i testy modułu zamówień - 1 szt., przewidywany czas realizacji roboczogodzin pracy zespołu konsultantów wdrożeniowych Konfiguracja, instalacja i testy modułu komunikacji - 1 szt., przewidywany czas realizacji - 90 roboczogodzin pracy zespołu konsultantów wdrożeniowych Konfiguracja, instalacja i testy modułu magazynu - 1 szt., przewidywany czas realizacji 55 roboczogodzin pracy zespołu konsultantów wdrożeniowych Etap II ( r r.) Moduł zakupów 1 szt., przewidywany czas realizacji roboczogodzin, licencja Moduł rozliczeń 1 szt., przewidywany czas realizacji roboczogodzin, licencja Moduł raportowania 1 szt., przewidywany czas realizacji roboczogodzin, licencja Konfiguracja, instalacja i testy modułu zakupów - 1 szt., przewidywany czas realizacji roboczogodzin pracy zespołu konsultantów wdrożeniowych Konfiguracja, instalacja i testy modułu rozliczeń - 1 szt., przewidywany czas realizacji - 70 roboczogodzin pracy zespołu konsultantów wdrożeniowych Konfiguracja, instalacja i testy modułu raportowania - 1 szt., przewidywany czas realizacji - 90 roboczogodzin pracy zespołu konsultantów wdrożeniowych Instalacja platformy B2B - 1 szt., przewidywany czas realizacji - 90 roboczogodzin Specjalistyczne szkolenie w zakresie obsługi innowacyjnej platformy B2B - 1 szt., szkolenie dla pracowników oraz kadry zarządzającej, przewidziane dla 5 osób, przewidywany czas realizacji 100 roboczogodzin

8 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego/formularz ofertowy..., dn.... Miejscowość i data* Nazwa firmy i dane teleadresowe* Oferta dla firmy: TECH-SERWIS Rafał Zajączkowski Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe MTC Ul. Czarnieckiego 9a Poznań W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące wdrożeniu nowej platformy B2B umożliwiającej partnerom dokonanie elektronicznej wymiany danych w standardzie EDI XML i zautomatyzowanie procesów biznesowych realizowanych z partnerami, przedkładam ofertę cenową na zakup następujących elementów projektu: LP Wyszczególnienie działań w ramach etapu I Okres realizacji Wynagrodze nie netto w PLN* 1 Analiza przedwdrożeniowa 1szt. 2 Moduł zamówień 1 szt. 3 Moduł komunikacji 1szt. 4 Moduł magazyn 1szt. 5 Konfiguracja, instalacja i testy modułu zamówień 1 szt r r. 6 Konfiguracja, instalacja i testy modułu komunikacji 1 szt. 7 Konfiguracja, instalacja i testy modułu magazynu 1 szt. RAZEM netto w PLN * LP Wyszczególnienie działań w ramach etapu II Okres realizacji Wynagrodze nie netto w

9 PLN* 1 Moduł zakupów 1 szt. 2 Moduł rozliczeń 1 szt. 3 Moduł raportowania 1 szt. 4 Konfiguracja, instalacja i testy modułu zakupów 1 szt r r. 5 Konfiguracja, instalacja i testy modułu rozliczeń 1 szt. 6 Konfiguracja, instalacja i testy modułu raportowania 1 szt. 7 Instalacja platformy B2B 1 szt. 8 Specjalistyczne szkolenie w zakresie obsługi innowacyjnej platformy B2B 1 szt. RAZEM netto w PLN * ŁĄCZNA CENA USŁUG ZE WSZYSTKICH ETAPÓW*: GWARANCJA*: miesięcy. Potwierdzam gotowość wykonania poszczególnych działań we wskazanym terminie.* Oferta jest ważna do...* Inne informacje (opcjonalnie): Imię i nazwisko wystawcy oferty*

10 *informacje obligatoryjne