Spis treści Część 2 Dla użytkownika... 3 Wprowadzenie. Czym jest Kleos... 4 Moduł Sprawy... 4 Moduł Kontakty... 8 Moduł Dokumenty... 9 Generowanie dokumentów... 12 Zarządzanie e-mailami... 13 Instalacja i konfiguracja dodatku do Outlooka... 15 Kalendarz i zadania... 15 Dalsza praca dla dokumentów... 17 Zadania terminowe... 19 Czynności... 20 Finanse... 22 Raporty... 26 Kleos Connect... 28 Wersja mobilna... 30 2
3
Część 2 Dla użytkownika Wprowadzenie. Czym jest Kleos Kleos jest oprogramowaniem do zarządzania pracą kancelarii prawnej lub działu prawnego. Został zaprojektowany do zarządzania dokumentacją związana z prowadzonymi sprawami, bazą kontaktów, a także możliwością zarządzania terminami, zadaniami oraz czynnościami i fakturami związanymi z prowadzanymi sprawami. Kleos przygotowany jest przez ekspertów Wolters Kluwer, europejskiego lidera posiadającego 30-letnie doświadczenie w tworzeniu oprogramowania prawniczego. To mobilne oprogramowanie opracowano tak, aby ułatwić funkcjonowanie wszystkim kancelariom prawniczym, niezależnie od ich wielkości i rodzaju. Kleos oferuje pełną i jedyną w swoim rodzaju gamę funkcji, łączącą zarządzanie sprawami z ewidencją czasu, fakturowaniem i raportowaniem. Nasz unikalny portal do udostępniania dokumentów oraz aplikacje mobilne pozwalają na pracę w dowolnym miejscu i w każdym momencie. Twoje dane są chronione i automatycznie zapisywane w całkowicie bezpiecznym Data Center w Monachium. Aby korzystać z Kleosa, potrzebujesz tylko dostępu do Internetu. Łatwy w nauce i prosty w obsłudze, pozwoli dokładnie śledzić przebieg spraw, terminy, faktury i wiele innych. Kleos daje Ci więcej czasu, aby skupić się na tym, co naprawdę ważne. Moduł Sprawy Kleos jest systemem do zarządzania sprawami. Wszystko w Kleosie jest więc zbudowane wokół spraw. W Kleosie sprawa jest wirtualnym folderem. W sprawie możesz umieścić wiele różnych informacji. Na przykład możesz umieszczać dokumenty oraz e-maile, notatki, dołączać strony sprawy, terminy, czynności i zadania. Kleos daje wiele sposobów na stworzenie nowej sprawy. Możliwe jest tworzenie nowej spraw za pomocą przycisku Nowa sprawa w menu szybkiego wprowadzania, przycisku +Nowy znajdującego się w menu modułu Sprawy i menu kontekstowego przy użyciu prawego przycisku myszy w oknie spraw. 4
Jedyne wymagane pole do utworzenia sprawy to nazwa sprawy, ale zdecydowanie sugerujemy umieszczenie pozostałych informacji takich jak strony sprawy, pracownicy czy opis. Dane te posłużą później do odnalezienia sprawy, używając np. jednej ze stron jako kryterium wyszukiwania. Okno sprawy zawiera wiele kart. Jeśli przyjrzysz się uważnie zauważysz, że istnieje podobieństwo pomiędzy kartami okna sprawy, a elementami menu głównego. Powodem tego jest fakt, że wszystko w Kleos jest zbudowane wokół spraw. Sprawa łączy w sobie dokumenty, zadania, czynności, terminy i finanse z nią związane. Sprawa zawiera również w karcie głównej informacje o stronach w niej zaangażowanych, a także o pracownikach kancelarii powiązanych z tą sprawą. Aby dodać stronę do sprawy, kliknij ikonę Dodaj stronę na głównej zakładce okna sprawy. Wybierz typ strony i kontakt. W domyślnej konfiguracji Kleosa są najczęstsze występujące typy stron dla spraw. W konfiguracji programu możesz łatwo zmieniać istniejące typy lub dodawać nowe (patrz str. 90). Kontakty należy zarejestrować w module Kontakty, aby używać ich jako typów stron, ale można zarejestrować także nowy kontakt w momencie dodawanie strony do sprawy, używając przycisku "Nowy kontakt". Niektóre strony mogą mieć kilka adresów. Możliwy jest wybór adresów w momencie angażowania kontaktu do sprawy: 5
Pole Numer porządkowy służy do opisania, w jaki sposób dana strona nawiązuje do tej konkretnej sprawy. Bardzo przydatne jest tu wpisanie np. sygnatury akt. Pole Powiązane kontakty pozwala wskazać relacje między różnymi stronami w sprawie, np. pełnomocnik pozwanego. Przejdź przez różne zakładki okna sprawy, aby zapoznać się z informacjami, które można zarejestrować w danej sprawie. Postępowanie jest sprawą związaną z inną sprawą. Podczas tworzenia postępowania Kleos utworzy sprawę z takimi samymi danymi w ogólnej zakładce sprawy, oraz umieści informację o ilości postepowań w oknie sprawy. 6
Pozostałe elementy sprawy głównej nie zostaną w postepowaniu ujęte, np. dokumenty czy terminy. Aby utworzyć postępowanie w wybranej sprawie, wybierz opcję Dodaj postępowanie dostępne spod przyciski Więcej w oknie ogólnym sprawy: Liczba postępowań podana w nawiasie obejmuje zarówno sprawę główną oraz wszystkie pozostałem postępowanie utworzenie z tej sprawy. Kliknij przycisk Postępowania, aby wyświetlić listę wszystkich postępowań. Przyciski Postępowania można znaleźć we wszystkich kartach okna sprawy, ale ich zachowanie różni się w każdej z kart. Na zakładce dokumentów przycisk postępowania wyświetli listę dokumentów ze wszystkich postępowań, a z zakładki zadania listę wszystkich zadań w tych postępowaniach. Dla spraw możliwe jest skonfigurowanie dodatkowych pól, aby móc w nich umieszczać informacje ogólnie nieuwzględnione w oknie spraw. Kleos umożliwia definiowanie dodatkowych pól dla wielu elementów w programie. Oprócz pól dodatkowych dla spraw, możliwe jest definiowanie pól dodatkowych konkretnych typów spraw, dla kontaktów, a także dla typów stron w sprawie. 7
Więcej o konfiguracji dodatkowych pól znajdziesz na str. 44. Moduł Kontakty Kontakty to lista wszystkich osób fizycznych i osób prawnych, które wchodzą w interakcje z Twoją kancelarią. Kontakty są używane do spraw, czynności, terminów, zadań, a także do wystawiania faktur. Okno kontaktów pokazuje pełną listę Twoich kontaktów. Najszybszym sposobem na wyszukanie kontaktu jest użycie pola Szybkiego wyszukiwania, znajdującego się w lewym górnym rogu okna kontaktów. W tym polu wystarczy wpisać minimum trzy litery występujące w imieniu lub nazwisku (nazwie) kontaktu, po czym program rozpocznie wyszukiwanie kontaktów. Innym sposobem na wyszukanie kontaktu jest użycie przycisku Wyszukiwanie zaawansowane lub poprzez naciśnięcie odpowiednich filtrów znajdujących się w nagłówkach kolumn (filtrowanie kolumn działa dla maksymalnie tysiąca rekordów). 8
Kleos pozwala wprowadzać wiele danych o kontakcie. Podstawowe informacje pokazywane są w zakładce Ogólne. Możesz rozszerzyć informacje o kontakcie poprzez pola dodatkowe. Patrz Konfiguracja > Ogólne > Dodatkowe pola. Dodatkowe pola są dostępne dla każdego wprowadzanego kontaktu do Kleosa. Dla każdego kontakt możliwe jest także przydzielanie profili, które są umożliwiają późniejsze wyszukiwanie kontaktów. Więcej na temat konfiguracji profili znajdziesz na str. 93. Kontakty powiązane służą do powiązania jednego lub kilku kontaktów z aktualnym kontaktem. Na przykład, możesz zdefiniować, że jeden kontakt jest pełnomocnikiem innego kontaktu. Możesz również zdefiniować dodatkowe podrzędne powiązanie dla powiązanego już kontaktu. Na przykład możesz powiązać kontakt opisany jako pełnomocnik, a powiązaniem podrzędnym będzie współpracownik. Moduł Dokumenty Baza dokumentów w Kleosie może posiadać nieograniczoną liczbę różnego typu plików. 9
Wewnętrzny edytor w Kleosie używany jest do edytowania i przeglądania notatek, raportów telefonicznych i e-maili w formatach eml oraz msg. Kleos umożliwia także podgląd plików pdf, jpg czy txt. Do edycji dokumentów takich jak doc czy docx, Kleos używa domyślnego edytora zainstalowanego na danym komputerze. Pełne wsparcie edycji dokumentów jest jednak realizowane tylko dla edytora MS Word. Wszystkie dokumenty zgromadzone w Kleosie są bezpiecznie zapisywane w centrum danych. Podczas pracy nad dokumentem, pracujesz na pliku tymczasowym. Aby przesłać plik do bazy w Kleos, najpierw musisz zamknąć i zapisać dokument. Po zamknięciu edytora tekstu, Kleos pokaże okno dokumentu ze wszystkimi informacjami powiązanymi z edytowanym dokumentem. Kliknij przycisk Zarejestruj, aby zaakceptować zmiany i przesłać plik do bazy, kliknij przycisk Cofnij zmiany, aby nie zapisywać wprowadzonych poprawek. Możesz także możesz wybrać opcje Edytuj i Zapisz jako nowy. Rekomendowanym sposobem importowania dokumentu do Kleosa jest użycie opcji Przeciągnij i Upuść. Po przeciągnięciu wybranego pliku w okno Kleosa, program wyświetli okno importu dokumentu do programu. 10
Obowiązkowym polem do wyboru podczas importu dokumentu do Kleosa jest okno sprawy. Kiedy przeciągniesz dokument do listy spraw lub do innego okna w Kleosie, okno sprawy będzie puste. Gdy przeciągasz dokument do otwartej sprawy, okno sprawy będzie wypełnione tą sprawą, do której chcesz dodać dokument. Możesz przeciągnąć kilka plików na raz, aby zarejestrować je wszystkie w wybranej sprawie lub sprawach. Istnieje także opcja zaimportowania w dysku Twojego komputera wielu folderów (z zachowaniem struktury folderów) wraz z plikami w nich zawartymi. Tak opcja jest możliwa jednak tylko przy imporcie z poziomu konkretnej sprawy, używając przycisku Importuj foldery w zakładce Dokumenty tej sprawy. Funkcji Przeciągnij i upuść można także użyć do importowania plików dołączonych do wiadomości e-mail w programie Outlook. Funkcja ta jest jako rekomendowana metoda do importowania plików do Kleosa. Możliwe jest jednak użycie przycisków importu dostępnych w każdej sprawie, a także w module dokumenty (rysunek powyżej). Przy imporcie dokumentu wypełnij podstawowe o nim informacje: tytuł, opis i sprawa. Możesz wyświetlić podgląd dokumentu w panelu Podgląd po prawej stronie okna importu. Jeśli wybierzesz opcję pokazuj zawsze, podgląd będzie generowany dla każdego importowanego dokumentu. W niektórych przypadkach może być konieczne zapisanie dokumentu z bazy, aby móc go używać na komputerze lokalnym. W tym celu możesz użyć funkcji skopiuj do. Funkcja "Kopiuj do" dostępnej na zakładce Dokumenty w danej sprawie, a także w module Dokumenty. 11
Możliwe jest skopiowanie pojedynczego dokumentu lub wielu dokumentów. Istnieje również możliwość skopiowanie oryginalnego dokumentu lub pozyskanie od razu jego wersji w formacie pdf. Kopiowanie może zająć trochę czasu, w zależności od rozmiaru wybranych dokumentów i szybkości połączenia z Internetem. Mimo tego dalej możesz pracować w Kleosie, a program po zakończeniu pobierania wyświetli stosowny komunikat z informacją o zakończonym procesie kopiowanie dokumentów. Generowanie dokumentów Generowanie dokumentów w Kleosie w głównej mierze opiera się na użyciu szablonów. Domyślna konfiguracja Kleosa zawiera szablony dla najczęściej używanych dokumentów. Możliwe jest dodanie własnych szablonów, oraz modyfikację istniejących, które będą możliwe do użycia w procesie tworzenie nowego dokumentu w programie. 12
Tworzenie nowych dokumentów jest bardzo proste. Wystarczy wybrać szablon, podać jego tytuł i kliknąć przycisk OK. Na podstawie szablonu zostanie utworzony dokument, który następnie zostanie otwarty przy użyciu domyślnego edytora tekstu. Więcej na temat konfiguracji szablonów znajdziesz na str. 47. Zarządzanie e-mailami Kleos zawiera podstawowe cechy standardowego klienta poczty e-mail. Możesz używać Kleosa do wysyłania i odbierania e-maili. Możliwe jest przygotowanie i wysłanie wiadomości e-mail przy użyciu przycisku Nowy e-mail z opcji dodawania nowego dokumentu z zakładki Dokumenty w oknie sprawy, a także z modułu Dokumenty oraz paska szybkiego wprowadzania. Kleos tak samo jak dla standardowych dokumentów umożliwia definiowanie szablonów wiadomości e-mail. 13
Przycisk Wyślij wysyła e-mail i przechowuje jego kopię wiadomości jako dokument w sprawie. Przycisk Zapisz pozwala zapisać wiadomość jako wersję roboczą, aby ją później wysłać. Aby skonfigurować konto e-mail, otwórz kartę Ogólne w module Konfiguracja. Następnie wybierz opcję Konta e-mail i dodaj nowe konto e-mail podając wszystkie informacje techniczne Twojego konta, jakie otrzymałeś od swojego dostawcy poczty e-mail. Po wprowadzaniu danych i ich zatwierdzeniu, nastąpi weryfikacja konfiguracji. Prawidłowa przeprowadzona konfiguracja wyśle na Twój adres wiadomość testową i będziesz mógł od tego momentu wysyłać i odbierać maile w Kleosie. Możesz mieć tyle kont e-mail, ile potrzebujesz, ale tylko jedno można zdefiniować jako konto domyślne. Więcej na temat konfiguracji kont email znajdziesz na str. 45. 14
Instalacja i konfiguracja dodatku do Outlooka Dodatek Kleosa do programu Outlook, jest dostępny na stronie pobierania: https://kleos.wolterskluwer.com/poland/ Aby zainstalować wtyczkę, pobierz ją, uruchom plik i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie. Po zainstalowaniu wtyczka pojawi się w Outlook i umożliwi pozwoli ona zautomatyzować połączenie danych między Kleosem i Outlookiem: Zapisz e-mail. Ta opcja umożliwia zapisanie wiadomości e-mail wraz z załącznikami do wybranej sprawy w Kleosie. Zapisz załącznik. Ta opcja umożliwia importowanie załączonych plików do wiadomości email jako dokumenty w Kleosie, bez importowania samej wiadomości e-mail. Wyślij e-mail. Funkcja ta umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail z programu Outlook i jednoczesne zapisanie takiego maila w folderze wybranej sprawy w Kleosie. Dodaj załącznik. Funkcja ta pozwala na załączanie do widomości email w Outlook plików znajdujących się w bazie Kleosa. Kalendarz i zadania Zarządzanie czasem w Kleosie opiera się na terminach i zadaniach w kalendarzu. Za pomocą modułu Kalendarz można zarządzać własnym planem terminów, a także planami terminów swoich współpracowników w ramach kancelarii. 15
Zadanie w Kleos jest konkretnym zadaniem, które powinno być wykonane przez kogoś przed daną datą. Terminy w kalendarzu i zadania mają pewne cechy charakterystyczne. Obydwa mogą być wykorzystywane do generowania czynności. Czynności są bardzo ważnym elementem w Kleosie, ponieważ rejestrują czas pracy, który potem jest rozliczany i wykorzystany do generowania faktur. Aby utworzyć nowy termin kliknij w przycisk +Nowy w oknie kalendarza. Zaleca się przypisywanie terminów do określonych spraw, ponieważ na ich podstawie możliwe jest późniejsze dodawanie czynności. Nie jest to jednak obowiązkowe. Termin zostanie wyświetlony w oknie kalendarza wszystkich pracowników, którzy zostali dodani to danego terminu jak wykonawca lub uczestnik. 16
Okno tworzenia nowego zadania jest bardzo podobne. Proces dodawania nowego zadania wykonujemy z analogicznej ikony +Nowy w oknie modułu Zadania, z okna sprawy lub z paska szybkiego wprowadzania. Podczas tworzenia nowego terminu lub zadania masz możliwość zdefiniowania następnych kroków. W tym celu rozwiń sekcję Dodatkowe pola i wybierz żądane kroki. Możesz zdefiniować tworzenie nowych zadań, terminów, czynności, dokumentów i wiadomości e-mail. Po kliknięciu przycisku OK zostaną wyświetlone kolejne okna dialogowe, aby utworzyć zaznaczone wcześniej elementy. Istnieje możliwość konfiguracji własnych typów terminów i zadań, oraz modyfikacji istniejących. Więcej na ten temat znajdziesz na str. 95. Dalsza praca dla dokumentów W programie jest możliwość przekazywania dokumentów do dalszej pracy wybranemu użytkownikowi programu. Po przypisaniu dokumentu, możesz poprosić wskazaną osobę, aby zrobiła coś konkretnego z dokumentem, wiadomością email, notatką lub raportem telefonicznym: oceń, dokończ, wydrukuj i inne. Okno Do dalszej pracy możesz mieć widoczne zawsze w oknie pulpitu Twojego Kleosa, w którym będziesz widział dokumenty przypisane przez Ciebie innym pracownikom, a także te przypisane Tobie. 17
Możliwe jest przekazywanie dokumentów, wiadomości e-mail, notatek oraz raportów telefonicznych do dalszej pracy. Aby utworzyć ten proces, zaznacz właściwy dokument na liście dokumentów w sprawie lub w module Dokumenty i wybierz opcję spod przycisku Więcej > Dalsza praca a w niej Dalsza praca edycja. Po tym pojawi się do wypełnienia okno przekazywania dokumentu do dalszej pracy: 18
Zadania terminowe Zadanie terminowe w Kleosie określają te zadania, dla których nieprzekraczalny jest termin ich realizacji. Po zdefiniowaniu takiego zadania będzie ono wyświetlane i w oknie kalendarza, oraz w oknie zadań oraz na liście Twoich zadań w oknie pulpitu. Zadania terminowe mają na celu jednoczesne utworzenie kliku zadań. Np. w przypadku określenia ostatecznego terminu złożenia pozwu, istotnym jest stworzenie zadania, w którym pracownik przeanalizuje dokumenty ze prawy oraz zbierze niezbędne informacje dla tego pozwu. Widok okna konfiguracyjnego zadania terminowego. Możliwe jest dodanie do zadania terminowego tak wielu zadań, jak jest to konieczne. Kolumna Dni przed wskazuje liczbę dni ile wcześniej powiązane zadania muszą być wykonane przed realizacją zadanie terminowego. Daty realizacji zadań powiązanych są wyliczane na podstawie terminu realizacji zadania głównego. 19
Koniecznym do spełnienia warunkiem przy tworzeniu zadania terminowego jest wybranie sprawy. Informacja o tym będzie aktywna w zadaniu do momentu przypisania zadania do sprawy (prawy górny róg zadania terminowego). Czynności Czynności w Kleosie służą do rejestrowania przepracowanego czasu oraz do rejestracji poniesionych kosztów w ramach obsługi klientów kancelarii. Stanowią one także podstawę do generowania faktur. Czynność może zawierać jedną lub wiele pozycji rozliczeniowych. Możliwe jest tworzenie czynności z różnych miejsc programu, podobnie jak terminy czy zadania. Na przykład z paska szybkiego wprowadzania: 20
Z przycisku +Nowy w zakładce Czynności w wybranej sprawie: A także z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) wywołanego w oknie sprawy lub w module Czynności: Jako kolejny krok podczas tworzenia terminu lub zadania: Po zatrzymaniu stopera: A także wiele czynności na raz używając Arkusza czynności: 21
Wszystkie czynności powinny być przypisane do sprawy, ale nie jest to opcja wymagana. Ułatwi jednak ona znacząco późniejsze wyszukanie czynności dla wybranego klienta i przygotowanie z nich raportu. Dla każdej czynności istnieje możliwość przypisania domyślnego zestawu pozycji rozliczeniowych. Więcej informacji na temat konfiguracji typów czynności znajdziesz na str. 98. Do czynności można dodawać wiele pozycji rozliczeniowych także tego samego rodzaju. Kliknij przycisk OK, aby zapisać czynność, lub przycisk OK > Nowy co spowoduje zapisanie obecnej czynności i od razu utworzenie okna z kolejną czynności do rejestracji w ramach tej samej sprawy. Finanse W Kleosie możesz tworzyć faktury na podstawie zarejestrowanych czynności. Najczęstszym sposobem na utworzenie faktury jest użycie przycisku +Nowy z niego Nowa faktura znajdującego się w zakładce Finanse w oknie sprawy. Możesz także skorzystać z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) wywołanego także w zakładce sprawy Finanse. 22
Widok pierwszego okna w procesie tworzenia faktury: Klient faktury musi być wcześniej dodany jako strona w sprawie, z poziomu której jest wystawiana faktura, w typie klient (domyślna konfiguracja programu możliwa do zmiany), lub jako klient rozliczany, w zakładce Finanse sprawy, w pod zakładce Klienci. 23
Kolejnym krokiem przy wystawianiu faktury jest wybranie pozycji rozliczeniowych, jakie mają zostać ujęte na fakturze. Po wybraniu pozycji rozliczeniowych w kolejnym oknie Kleos przedstawi podsumowanie faktury. 24
Faktury, faktury korygujące oraz zaliczkowe są przechowywane w Kleos jako dokumenty finansowe. Dokumenty takie mogą być zapisywane w wersji roboczej lub ostatecznej. Można je edytować i usuwać. Kiedy faktura zostanie zapisana jako ostateczna, Kleos przypisze jej kolejny numer. Nie można modyfikować faktur zapisanych jako ostateczne. Faktury można także wystawiać bezpośrednio z modułu Finanse. Kliknij +Nowy, a z wyświetlone menu Nowa faktura. Wszystkie faktury w Kleosie są zawsze powiązane z określoną sprawą. Faktury muszą być przypisane do ważnego roku podatkowego, który jest automatycznie uzupełniany w oknie faktury. Najprostszym sposobem skonfigurowania kolejnego roku podatkowego jest dodanie nowego roku rozrachunkowego w Konfiguracji. Przejdź do modułu Konfiguracja, zakładki Finanse, a w niej do pozycji Rozrachunek. Edytuj istniejący tam rozrachunek, dodaj nowy rok i ustaw go jako aktywny. 25
Raporty Kleos zawiera wiele różnych wstępnie zdefiniowanych raportów. Aby z nich skorzystać, użyj przycisku Raporty dostępnego w we wszystkich modułach programu. Możliwe jest także wydrukowanie listy interesujących Cię rekordów poprzez opcję Lista do druku. 26
W Kleosie masz do dyspozycji następujące raporty: Dla spraw: Lista spraw Lista spraw z podstawowymi danymi Eksport danych sprawy Ogólne informacje finansowe Brak aktywności w sprawach Dla sprawy: Sprawa + wszystkie strony Dla kontaktów: Pełna lista Podstawowa lista kontaktów Eksport kontaktów Eksportuj wraz z kontaktami powiązanymi Dla terminów: Lista terminów Lista terminów według lokalizacji Eksport terminów Dla zadań: Lista zadań Eksport zadań Dla dokumentów: Lista dokumentów Dla czynności: Lista czynności według spraw Czynności wg sprawy (pełny) Pełna lista czynności Raport dzienny Eksportowanie czynności 27
Eksportowanie czynności i pozycji rozliczeniowych Dla czynności w sprawie: Podsumowanie sprawy Podsumowanie sprawy (pełne) Eksportowanie czynności Eksportowanie czynności i pozycji rozliczeniowych Analiza sprawy Dla finansów: Sprawy do zafakturowania Dokumenty finansowe wersje robocze Dokumenty finansowe wersje ostateczne Czynności zafakturowane Czynności zafakturowane plus marża Czynności zafakturowane plus marża (eksportowanie) Płatności Podsumowanie spraw i finansów według osób odpowiedzialnych Dla finansów w sprawie: Sprawy do zafakturowania Dokumenty finansowe wersje robocze Dokumenty finansowe wersje ostateczne Czynności zafakturowane Czynności zafakturowane plus marża Czynności zafakturowane plus marża (eksportowanie) Finanse informacje ogólne o sprawie Kleos Connect Czym jest Kleos Connect Kleos Connect to bezpieczna platforma służąca do wymiany dokumentów między kancelarią, a jej klientami / kontrahentami. Umożliwia udostępnianie dokumentów bezpośrednio z prowadzonych spraw w Kleosie, eliminując ryzyko związane z wymianą poufnych dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zamiast wysyłać wiadomości e-mail z załącznikami o dużych rozmiarach, Twoi kontrahenci mogą pobierać udostępnione im dokumenty ze sprawy przez portal Kleos Connect. Dodatkowo przy każdym udostępnieniu otrzymają wiadomość e-mail z powiadomieniem. Jak aktywować Kleos Connect Po zalogowaniu się do Kleosa należy przejść do modułu Konfiguracja, kolejno do zakładki Kancelaria, a w niej do pola Kontrakt i uprawnienia. W tym miejscu włączamy okno Menedżera kontraktów, w którym na liście 28
modułów, jako ostania pozycja widnieje moduł Bezpieczne udostępnianie plików. Po zaznaczeniu tego modułu, na liście pracowników po prawej stronie wybieramy osoby, które mają mieć możliwość udostępniania plików. Bezpieczne udostępnianie dokumentów Opcja Udostępnianie w menu sprawy w zakładce Dokumenty pojawi się w menu po przydzieleniu dostępu pracownikowi do tego modułu. Wybierz dokument z listy dokumentów w sprawie i kliknij ikonę Udostępnianie. W oknie udostępniania dokumentu należy wskazać odbiorę pliku, wraz z jego prawidłowym adresem email, na który zostanie wysłany email powiadamiający o udostępnieniu. Adres email odbiorcy będzie jednocześnie loginem kontrahenta do portalu Kleos Connect. Odbiorca pliku musi zarejestrować się w portalu Kleos Connect (jest to bezpłatne) i za pomocą swojego adresu e-mail zalogować, aby móc pobrać plik udostępniony dokument. Kleos Connect rejestruje działania wykonane w procesie pracy z udostępnianym plikiem. Zapisywane są działania: udostępnianie, przesyłanie, pobieranie i komentowanie plików. Informacje te można znaleźć we właściwościach udostępnionego pliku: 29
Pełna instrukcja Kleos Connect jest do pobrania z tego miejsca. Wersja mobilna Kleos Mobile jest dostępny dla urządzeń z systemem ios i Androidem. Aplikacja jest dostępna do pobrania i zainstalowania z App Store i sklepu Google Play. Aby zalogować się do zainstalowane aplikacji Kleos na Twoim telefonie, wprowadź w oknie logowania nazwę kancelarii, poniżej wpisz nazwę użytkownika oraz hasło i wciśnij przycisk zaloguj. Na głównej stronie znajduje się 5 kafli: Ostatnie sprawy Dzisiejsze terminy 30
Zadania do wykonania Ostatnie czynności Moje dokumenty Wybierz jedną ze spraw z okna Ostatnie sprawy, aby od razu przejść do tej sprawy i uzyskać wszystkie o niej informacje. Możesz także wyświetlić pełną listę spraw, przechodząc do moduły Sprawy lub do listy Twoich ostatnio przeglądanych spraw, klikając w napis Ostatnie sprawy. Dokumenty przechowywane w Kleosie są dostępne w wersji mobilnej poprzez listę dokumentów danej sprawy i ogólną listę dokumentów w module Dokumenty. Wybierz dokument, aby go pobrać lub wyświetlić na swoim telefonie. Możesz także przesyłać dokumenty do Kleosa bezpośrednio z telefonu, używając plików na nim zapisanych lub przesyłając zdjęcie wykonane telefonem. Możesz skorzystać z Kleos Mobile, aby uzyskać dostęp do terminów w kalendarzu, zarejestrowanych zadań czy kontaktów zarejestrowanych w programie. Możliwe jest również tworzenie nowych terminów, zadań oraz czynności. Wszystkie informacje zapisane w bazie Kleos przy użyciu aplikacji mobilnej są natychmiast widoczne w wersji na komputer i odwrotnie. Pełna instrukcja na urządzenia mobilne z systemem Android jest do pobrania z tego miejsca. 31