timetrack Przewodnik Użytkownika timetrack Najważniejsze Funkcje

Transkrypt

1 timetrack Przewodnik Użytkownika timetrack jest łatwą w obsłudze aplikacją, stworzoną do rejestracji czasu. Pozwala ona na zapisywanie czasu spędzonego z klientami oraz podczas pracy nad projektami i zadaniami bez względu na to, czy ma to miejsce w biurze, czy poza biurem. To funkcjonalne narzędzie jest adresowane do osób i firm, dla których rejestracja czasu pracy jest strategiczną częścią operacji biznesowych: dla prawników, księgowych, programistów, czy projektantów stron internetowych. timetrack Najważniejsze Funkcje Rejestracja czasu przy pomocy dwóch kliknięć Dostęp wszędzie dzięki aplikacjom na urządzenia stacjonarne i przenośne: Aplikacja dla systemów Windows, Mac oraz Linux: Rejestracja czasu przy połączeniu z Internetem i bez niego Przesyłanie zapisanych rekordów czasowych po dokonaniu synchronizacji Wiele szablonów oraz formatów raportów (doc, docx, xls, txt, pdf, csv, rtf, xlsx, odt) Aplikacja dla urządzeń przenośnych, działających na systemach Android, ios, BlackBerry, Symbian: Raporty tworzone w oparciu o wybrane kryteria i dostarczane automatycznie na wskazany adres owy w wyznaczonym terminie Możliwość dodawania szczegółowych komentarzy do zarejestrowanych rekordów czasowych: Zespół timetrack może udzielić pomocy przy zakładaniu i konfiguracji konta, a także przy instalacji aplikacji timetrack: support@timetrack.eu Telefon: Czat na żywo z konsultantem lub Skype na życzenie Oferujemy również możliwość płatnej prezentacji oraz instalacji aplikacji timetrack u Państwa w firmie. Strona 1/5

2 Instrukcja na temat korzystania z aplikacji timetrack Na początku pokażemy, jak założyć firmowe konto na stronie timetrack. Takie konto pozwoli na zdefiniowanie klientów kancelarii oraz na przypisanie prawników do poszczególnych z nich, dzięki czemu każdy prawnik będzie mógł rejestrować swój czas, spędzony nad określonymi zadaniami. Wszelkie zmiany wprowadzone na koncie głównym, będą widoczne na stronie internetowej poszczególnych użytkowników oraz na aplikacji każdego prawnika po dokonaniu synchronizacji aplikacji. Firmowe konto może zostać założone przez kierownika biura lub inną osobę, odpowiedzialną za kwestie administracyjne. Osoba ta będzie mogła nim zarządzać w przyszłości: wprowadzać informacje na temat nowych klientów oraz tworzyć raporty. Zakładanie konta kancelarii W celu założenia nowego konta wejdź na stronę Upewnij się, że w przypadku tworzenia firmowego konta wykorzystasz adres owy, który nie będzie w przyszłości używany przez inną osobę, zamierzającą rejestrować swój czas pracy. W pierwszej kolumnie wypełnij zielony formularz 'Załóż darmowe konto'. Wpisz preferowany kod użytkownika oraz ogólny adres owy kancelarii. Kliknij zielony przycisk 'rejestruj'. Na podany adres owy otrzymasz wiadomość z wygenerowanym hasłem. Zaloguj się na stronie timetrack przy użyciu wybranego kodu użytkownika lub adresu owego oraz wpisz hasło (wszelkie dane potrzebne do zalogowania przesyłane są w jednej wiadomości). Każda zmiana hasła do indywidualnego konta na stronie internetowej wymaga również zmiany haseł użytkownika na wszystkich aplikacjach, wykorzystywanych przez niego do rejestracji czasu pracy. Należy pamiętać, by przed zmianą hasła dokonać synchronizacji aplikacji w celu przesłania danych! Użytkowników, którzy logują się na stronie po raz pierwszy, automatycznie przywita 'Kreator konfiguracji konta'. Jest to prosty przewodnik, który pomoże zapoznać się z opcjami timetrack. Podążaj za wskazówkami, ale pamiętaj, by robić to w jak najprostszy sposób. Jeśli przez przypadek zamkniesz okno kreatora, możesz otworzyć je ponownie poprzez kliknięcie przycisku 'kreator', znajdującego się w pierwszej kolumnie 'Twoje konto'. Kreator 'Kreator' składa się z pięciu kroków. W tym miejscu przedstawiamy krótki opis każdego z nich. KROK 1: Jak masz na imię? Wpisz imię i nazwisko osoby, zarządzającej kontem, a następnie kilknij przycisk 'dalej'. Strona 2/5

3 KROK 2: Nazwij to, czego ma dotyczyć rejestracja czasu? Chcesz rejestrować czas, spędzony przy pracy dla poszczególnych klientów, dlatego w celach testowych zacznij od wprowadzenia trzech lub czterech nazw. Wpisz pierwszą z nich i kliknij 'dodaj więcej'. Za każdym razem pojawi się nowe pole tekstowe. Kiedy skończysz dodawać nazwy, kliknij przycisk 'dalej'. KROK 3: Czy chcesz zaprosić kogoś innego, kto przyłączy się do twojej pracy? W tym miejscu możesz wprowadzić dane osób, które będą mogły rejestrować swój czas pracy dla poszczególnych klientów oraz nad poszczególnymi zadaniami. Wprowadź nazwę użytkownika i jego adres owy. Kliknij 'dodaj użytkownika', by dodać kolejne osoby, ale dla celów testowych wystarczą trzy lub cztery. KROK 4: Jak często chcesz otrzymywać raport? Ten krok tworzy domyślny raport, który zostanie wyświetlony w kolumnie 'Raporty' pod nazwą 'Mój raport z kreatora'. Szczegółowe informacje na temat tworzenia raportów w oparciu o wybrane kryteria, przekazane zostaną później. Kliknij 'dalej'. KROK 5: Gdzie chcesz rejestrować czas? W tym miejscu można pobrać wybraną aplikację do rejestracji czasu. Ponieważ jednak konfigurujemy konto firmowe, nie musimy tego robić. Kliknij przycisk 'dalej', a później 'zamknij', by zakończyć konfigurację konta z kreatorem. Konto kancelarii jest przygotowane do dalszych działań. Rejestracja czasu pracy przez użytkowników Do wszystkich prawników, których nazwy i adresy owe wprowadzone zostały w trzecim kroku kreatora, wysłana została wiadomość. Zawiera ona kod użytkownika, hasło oraz prośbę o autoryzację. Autoryzacja Każdy prawnik, który otrzymał wiadomość z prośbą o autoryzację, powinien udzielić osobie, zarządzającej kontem głównym, zgody na możliwość przypisywania siebie do klientów oraz do tworzonych projektów. Dzięki takiej zgodzie prawnicy będą mogli później rejestrować swój czas pracy, spędzony nad poszczególnymi klientami, do których zostaną przypisani na głównym koncie kancelarii. By potwierdzić autoryzację, należy kliknąć w link, znajdujący się w wiadomości . Link poprowadzi do strony internetowej. By udzielić zgody na możliwość bycia przypisywanym do projektów, wystarczy kliknąć 'tak'. Strona 3/5

4 Od teraz nazwy klientów oraz projekty zdefiniowane na koncie głównym kancelarii, są widoczne i dostępne na każdym indywidualnym koncie użytkownika. Rejestracja czasu nad nimi może się rozpocząć. Rejestracja czasu pracy przy pomocy aplikacji timetrack By móc rejestrować swój czas pracy, każdy prawnik powinien pobrać odpowiednią aplikację do użycia na swoim komputerze i/lub na urządzeniach przenośnych. timetrack współpracuje z systemami Windows, Mac oraz Linux. W tej części opiszemy, w jaki sposób można pobrać i przygotować aplikację, by była gotowa do rejestracji czasu pracy. Wejdź na stronę internetową By móc korzystać z aplikacji timetrack, konieczne jest posiadanie aktualnej wersji oprogramowania Java. Do pobrania tutaj: KROK 1: Z kolumny 'Do pobrania' wybierz właściwy plik lub skopiuj jeden z poniższych linków i wklej w okno przeglądarki: Aplikacja dla użytkowników systemu Windows: Aplikacja dla użytkowników systemu Mac: Aplikacja dla użytkowników systemu Linux: KROK 2: Przenieś pobrany plik na pulpit i kliknij na niego dwa razy. Pojawi się okno aplikacji oraz okno konta użytkownika. KROK 3: Wypełnij pola według wskazówek, wpisując swój kod użytkownika oraz aktualne hasło, zgodne z hasłem wykorzystywanym na stronie internetowej. Kliknij 'Zapisz'. KROK 4: Kiedy aplikacja dokona synchronizacji (dwie zaokrąglone strzałki podświetlą się na zielono), lista aktywnych projektów/nazw klientów, do których użytkownik jest przypisany, będzie dostępna. Aplikacja jest gotowa do rejestracji czasu pracy. Strona 4/5

5 aplikacja timetrack Aplikacja timetrack do użycia na komputerze Kiedy wszystkie opisane wcześniej kroki zostaną wykonane poprawnie, aplikacja timetrack będzie gotowa do użycia na komputerze. Wygląda ona w ten sposób: Pamiętaj, że zapisane rekordy czasowe mogą być przesłane na stronę internetową tylko w przypadku połączenia z Internetem oraz po dokonaniu synchronizacji. By przesłać rejestracje czasu, kliknij na dwie zaokrąglone strzałki. Jeśli staną się zielone, dane zostały przesłane. By wybrać projekt, nad którym chcesz rejestrować swój czas pracy, kliknij najdłuższy przycisk. Wyświetli się lista przypisanych do Ciebie projektów/klientów. Kliknij na jedną z wybranych nazw. Od tego momentu rejestrujesz swój czas pracy. By zatrzymać i zapisać rejestrację czasu, naciśnij czerwone koło lub kliknij nazwę innego projektu lub klienta. Pobierz aplikację do użycia na urządzeniach przenośnych iphone / ipad Tablet / Systemy Android Strona 5/5