Instrukcja obsługi systemu Exchange. Funkcja - Kalendarze

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Instrukcja obsługi systemu Exchange. Funkcja - Kalendarze"

Adam Kołodziejczyk
8 lat temu
Przeglądów:

1 Instrukcja obsługi systemu Exchange Funkcja - Kalendarze Spis treści a. Tworzenie kalendarzy... 2 b. Dodawanie terminów spotkań, wydarzenia cykliczne... 3 c. Organizowanie spotkań z innymi użytkownikami... 4 d. Udostępnianie Kalendarzy... 5 e. Dodawanie kalendarza udostępnionego do własnej listy kalendarzy... 6 f. Uprawnienia do Kalendarzy... 6 g. Możliwość synchronizacji z urządzeniami mobilnymi Outlook vs Server... 7 h. Prywatne terminy w kalendarzu... 7 i. Ćwiczenie do samodzielnego wykonania... 7

Udostępnianie Kalendarzy... 5 e. Dodawanie kalendarza udostępnionego do własnej listy kalendarzy... 6 f.

2 Kalendarz programu Microsoft Outlook pełni funkcję kalendarza i harmonogramu. Jest w pełni zintegrowany z pocztą elektroniczną, kontaktami i innymi funkcjami. Pozwala przeglądać jednocześnie dni, tygodnie i miesiące. Umożliwia między innymi tworzenie terminów spotkań i wydarzeń, organizowanie spotkań, wyświetlanie harmonogramów grup, wyświetlanie kalendarzy obok siebie, zarządzanie kalendarzem innego użytkownika. a. Tworzenie kalendarzy Nowy kalendarz tworzony jest poprzez wybranie z menu programu opcji Nowy -> Kalendarz. W polu Nazwa należy podać nazwę tworzonego kalendarza i zaznaczyć przycisk OK. Rys Tworzenie nowego kalendarza. Nowo utworzony kalendarz pojawi się w oknie Moje kalendarze, obok dostępnego standardowo kalendarza o nazwie Kalendarz, na lewej belce programu MS Outlook (patrz rysunek poniżej). Rys Moje kalendarze. 2

Umożliwia między innymi tworzenie terminów spotkań i wydarzeń, organizowanie spotkań, wyświetlanie harmonogramów grup, wyświetlanie kalendarzy obok siebie, zarządzanie kalendarzem innego użytkownika.

3 b. Dodawanie terminów spotkań, wydarzenia cykliczne W celu dodania nowego terminu spotkanie należy wybrać dzień tygodnia, a następnie kliknąć podwójnie w wybraną godzinę rozpoczęcia spotkania. Wyświetlone zostanie okno dialogowe, umożliwiające zapisanie szczegółów spotkania. Rys Okno dialogowe dodefiniowania spotkania. Wyświetlone okno umożliwia wprowadzenie tematu spotkania, jego lokalizacji, czasu rozpoczęcia i zakończenia. Zaznaczenie opcji Wydarzenie całodzienne dodaje wpis informujący o rezerwacji całego dnia. Użytkownik może również ustawić cykl wprowadzanego terminu wybierając ikonę Cykl. Rys Definiowanie cyklu terminu. Ustawienia przedstawione na powyższym rysunku zapewnią, że termin będzie powtarzany w cyklu tygodniowym, bez daty końcowej. 3

Wyświetlone okno umożliwia wprowadzenie tematu spotkania, jego lokalizacji, czasu rozpoczęcia i zakończenia.

4 c. Organizowanie spotkań z innymi użytkownikami W celu zorganizowania spotkania należy wybrać datę i godzinę w Kalendarzu, utworzyć termin i zaznaczyć zapraszane osoby, wybierając w tym celu ikonę Zaproś uczestników. Zostanie wyświetlone okno dialogowe pokazane na rysunku 2.4. Wybranie przycisku Do... spowoduje otwarcie kolejnego okna dialogowego, które zapewnia wyszukanie uczestników spotkania (patrz rysunek 2.5.). Rys Dodawanie uczestników spotkania. Rys Wyszukiwanie uczestników. Po wskazaniu uczestników spotkania należy wybrać przycisk Wyślij co spowoduje, że zostaną wysłane wiadomości z powiadomieniem o spotkaniu. Wiadomości trafią do Skrzynki odbiorczej każdej z osób. Gdy skrzynka ta zostanie otwarta, program Outlook powiadomi o ewentualnych konfliktach planowanego spotkania z innymi elementami w ich Kalendarzach, a następnie osoba zaproszona, klikając jeden przycisk, będzie mogła zaakceptować, wstępnie zaakceptować lub odrzucić spotkanie. Jeśli organizator spotkania (osoba proponująca je) zezwoli, osoby zapraszane będą mogły zgłosić kontrpropozycję terminu spotkania. Wizualnie zostało to przedstawione na rysunku

.. spowoduje otwarcie kolejnego okna dialogowego, które zapewnia wyszukanie uczestników spotkania (patrz rysunek 2.5.). Rys. 1.4. Dodawanie uczestników spotkania. Rys. 1.5. Wyszukiwanie uczestników.

5 Rys Decyzja odnośnie spotkania. Otwierając spotkanie, jego organizator może sprawdzić, kto zaakceptował spotkanie, kto je odrzucił, a kto zgłosił kontrpropozycję terminu. d. Udostępnianie Kalendarzy MS Exchange posiada funkcję udzielania pełnomocnictwa. Dana osoba może stosować swoją kopię programu Microsoft Office Outlook do zarządzania Kalendarzem innej osoby. Na przykład sekretarka może zarządzać Kalendarzem Kierownika Katedry. Gdy Kierownik Katedry wyznaczy sekretarkę na pełnomocnika, może ona w jego imieniu, tworzyć, przenosić i usuwać terminy oraz organizować spotkania. Informacje z kalendarza można udostępniać innym osobom za pomocą programu na wiele sposobów. Rys Dostępne ustawienia Kalendarzy. W celu udostępnienia swojego kalendarza innej osobie należy znaczyć Kalendarz, a następnie wybrać opcję Udostępnij Mój kalendarz (patrz rys. 2.7.). W oknie, które się wyświetli, w polu Do należy podać konto osoby, której chcemy udostępnić Kalendarz, a następnie wybrać przycisk Wyślij. Aby osoba, której udostępniamy nasz kalendarz miała możliwość edycji i usuwania elementów, należy zaznaczyć opcję Adresat może dodawać, edytować i usuwać elementy w tym obiekcie kalendarz. Jeśli opcja ta nie zostanie wybrana, adresat będzie miał wyłącznie uprawnienia do przeglądania Kalendarza. 5

Na przykład sekretarka może zarządzać Kalendarzem Kierownika Katedry.

6 e. Dodawanie kalendarza udostępnionego do własnej listy kalendarzy W celu dodania do własnej listy kalendarza udostępnionego przez inna osobę, należy wybrać opcję Otwórz kalendarz udostępniony. Następnie w dostępnym polu należy podać nazwisko osoby, której kalendarz chcemy dodać do własnej listy. Po wybraniu przycisku OK kalendarz zostanie dopisany do naszej listy. Należy pamiętać, że w ten sposób można dodać wyłącznie główny kalendarz użytkownika. Inne kalendarze (patrz punkt 2a) są możliwe do dodania wyłącznie przez wysłanie przez osobę udostępniającą informacji o kalendarzu do adresata. Patrz punkt 2d. f. Uprawnienia do Kalendarzy Uprawnienia do udostępnionego kalendarza można modyfikować klikając prawym przyciskiem myszy na wybrany kalendarz, a następnie wybierając opcję Właściwości oraz zakładkę Uprawnienia. Rys Modyfikacja uprawnień. W kartotece Poziom uprawnień zapisane są predefiniowane typy uprawnień. Podstawowe z nich wymieniono poniżej: Właściciel posiada wszystkie uprawnienia. 6

Należy pamiętać, że w ten sposób można dodać wyłącznie główny kalendarz użytkownika.

7 Redaktor ma możliwość odczytu, tworzenia i usuwania elementów. Autor ma możliwość odczytu wszystkich informacji w kalendarzu, ale może edytować i usuwać wyłącznie swoje wpisy. Przeglądający ma możliwość wyłącznie przeglądania wpisów w kalendarzu. g. Możliwość synchronizacji z urządzeniami mobilnymi Outlook vs Server Urządzenia takie jak smartfony, tablety itp. mogą być synchronizowane albo z programem Outlook zainstalowanym na lokalnym komputerze (najczęściej za pomocą kabla USB), lub bezpośrednio z serwerem Exchange jeżeli administrator udostępnił taką możliwość. Synchronizacja z serwerem najczęściej odbywa się bezprzewodowo (WiFi lub łącze komórkowe). Ze względu na ogromną różnorodność tego typu urządzeń nie jest możliwe w tym miejscu omówienie wszystkich możliwości synchronizacji, wspomnieć należy głównie o synchronizacji maila, kalendarza i książki adresowej. Osoby zainteresowane powinny zgłosić się do Zespołu Pomocy Użytkownikom. h. Prywatne terminy w kalendarzu W celu dodania terminu prywatnego należy zaznaczyć opcję Prywatne (rys. 2.3), która znajduje się w oknie dialogowym służącym do wprowadzania nowego terminu do Kalendarza. Wybranie tej opcji spowoduje, że zapisany termin będzie oznaczony jako Termin prywatny, a osoby którym udostępniamy Kalendarz nie będą miały możliwości podglądu zawartości (rys. 2.9.). Rys Fragment widoku Kalendarza z dodanym terminem prywatnym. i. Ćwiczenie do samodzielnego wykonania Proszę utworzyć nowy Kalendarz o nazwie Mój nowy kalendarz. Kalendarz proszę udostępnić przyznając uprawnienia typu Redaktor wybranej osobie. Proszę zaplanować spotkanie. 7

mogą być synchronizowane albo z programem Outlook zainstalowanym na lokalnym komputerze (najczęściej za pomocą kabla USB), lub bezpośrednio z serwerem Exchange jeżeli administrator udostępnił taką

Podobne dokumenty

Instrukcja obsługi systemu exchange: Funkcja Kalendarze (MS Outloock)

Instrukcja obsługi systemu exchange: Funkcja Kalendarze (MS Outloock) Spis treści 1. Tworzenie kalendarzy... 1 2. Organizacja terminów z innymi użytkownikami.... 2 3. Tworzenie spotkań, cyklicznych wydarzeń....