WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV.1611.4.2016 Łódź, 14 kwietnia 2017 r. Pan Michał Mostowski Łódzki Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Marcin Barański inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniący funkcję kierownika zespołu kontrolerów do dnia 17.01.2017 r., Izabela Klimont-Klimowicz specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów od dnia 26.01.2017 r., Urszula Dzika-Górnik starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolnego, stosownie do upoważnień Nr 22/1/2016, Nr 22/2/2017 z 14 grudnia 2016 r. oraz 1/1/2017 z 26 stycznia 2017 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi działającego z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Łodzi z siedzibą przy ul. Łagiewnickiej 54/56, 91-463 Łódź, w okresie od 16 grudnia 2016 r. do 27 marca 2017 r. kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 16 grudnia 2016 r., 30, 31 stycznia 2016 r., 2, 3, 10, 22 i 24 lutego 2017 r. 1 Ustawa z 15.07.2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) 2 Ustawa z 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2016 r. poz. 1870 z późn. zm.) ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) 664-13-64, +48 (42) 664-16-05, fax +48 (42) 664-10-78, www.lodzkie.eu

2 Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) przedmiot: przestrzeganie w toku wykonywania budżetu realizacji ogółu działań kontroli zarządczej podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań, w zakresie: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) zaciągania zobowiązań finansowych i ich zapłaty, c) dokonywania wydatków budżetowych z uwzględnieniem przepisów dotyczących zamówień publicznych, d) wiarygodności sprawozdań. 2) okres objęty kontrolą: od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. [dowód: akta kontroli, str. 1 24] Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Informacje Ogólne Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Łodzi, zwany dalej WITD w Łodzi, jest państwową jednostką budżetową wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej województwa łódzkiego jako wyodrębniona jednostka organizacyjna oraz jest jednostką pomocniczą Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego, zwanego dalej Wojewódzkim Inspektorem, służącą do wykonywania zadań w ramach kompetencji wynikających z przepisów wymienionych w 6 Regulaminu Organizacyjnego WITD w Łodzi, zatwierdzonego przez Wojewodę Łódzkiego 26 października 2011 r., oraz przepisów odrębnych. Wojewódzki Inspektor ma kompetencje do wykonywania zadań m.in. jako organ rządowej administracji zespolonej w województwie pod zwierzchnictwem Wojewody oraz jako dysponent III stopnia w ramach budżetu Wojewody. WITD w Łodzi ponosi wydatki w dziale 600 Transport i łączność w rozdziale 60055 Inspekcja transportu drogowego. Wydatki wykonane ogółem w roku 2015, według stanu na 31.12.2015 r., wyniosły 4 754 245,91 zł, co stanowiło 99,98 % planu rocznego wydatków (4 755 000 zł). II. Szczegółowy zakres kontroli. Kontroli poddano:

3 1. Dokumentację Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drodowego w Łodzi regulującą zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do zagadnień finansowych w zakresie jej zgodności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, w tym: 1) Zarządzenie Nr 29/2011 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego z 8 grudnia 2011 r. w sprawie ustalania zasad kontroli zarządczej, procedury zarządzania ryzykiem oraz polityki zarządzania ryzykiem wewnętrznym; 2) Zarządzenie Nr 18 Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Łodzi z dnia 26 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, które zawiera: Część I - Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, Część II - Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, Część III - Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: a) zakładowy plan kont i wykaz kont ksiąg pomocniczych, b) zasady ewidencji finansowo - księgowej, c) organizację i funkcjonowanie kontroli finansowej, d) organizację i funkcjonowania kontroli zarządczej; 3) Zarządzenie Nr 14/2014 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 17 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów księgowych); 4) Zarządzenie Nr 16/2014 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Łodzi z dnia 30 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro; 5) Zarządzenie Nr 20/2014 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Łodzi z dnia 30 czerwca 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość 30.000 euro. Zawarte w powyższych dokumentach zapisy pozwalają na realizację zadań jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie finansów publicznych. [dowód: akta kontroli, str. 41 200] 2. Prawidłowość przestrzegania procedur w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, w zakresie: 1) procesu planowania wydatków w oparciu o plan finansowy wydatków Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Łodzi, obowiązujący w jednostce w 2015 roku,

4 opracowany na podstawie decyzji Wojewody Łódzkiego Nr FN I.3113.1.2015 z 11 lutego 2015 r. W wyniku zmiany w planie finansowym, dokonanej w trakcie roku budżetowego na podstawie decyzji Wojewody Łódzkiego Nr FN - I.3111.2.337.2015 z 10 listopada 2015 r., zwiększono plan wydatków Inspektoratu o kwotę 110 000 zł. Ostateczny plan wydatków (po zmianach) wynosił 4 755 000 zł. Przeniesienia kwot wydatków pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej dokonane zostały w wyniku: 5 decyzji Wojewody Łódzkiego, na wnioski Wojewódzkiego Inspektora, 7 decyzji Wojewódzkiego Inspektora, działającego na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego (pismo Nr PNK-II.0030.38.2016 z dnia 24 lutego 2015 r.) do dokonywania w 2015 roku przeniesień w planie wydatków między paragrafami klasyfikacji budżetowej w części 85/10 Województwo łódzkie, w dziale 600 Transport i łączność, w obrębie rozdziału 60055 Inspekcja Transportu Drogowego, z wyłączeniem wydatków majątkowych, wydatków przyznanych decyzjami Ministra Finansów, wydatków przyznanych decyzjami Wojewody Łódzkiego z rezerwy utworzonej w części 85/10 - województwo łódzkie na podstawie art.140 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, wydatków na wynagrodzenia ze stosunku pracy ( 4010, 4020, 4040), wydatków na wynagrodzenia bezosobowe ( 4170). Wszystkie zmiany w planie finansowym WITD w Łodzi wynikające z decyzji Wojewody Łódzkiego oraz decyzji Wojewódzkiego Inspektora znalazły odzwierciedlenie w ewidencji księgowej jednostki do konta 980 1 Plan finansowy wydatków budżetowych. Uaktualniona na koniec każdego okresu sprawozdawczego wysokość planu wykazywana była w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa. [dowód: akta kontroli, str. 201 280] 2) stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych 3, zwanej dalej ustawą PZP, na podstawie analizy dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 10 ust. 1 i art. 39 ustawy PZP. Przedmiot danego zamówienia określono jako dostawę fabrycznie nowego samochodu specjalnego ze specjalistyczną zabudową biurową, na użytek Inspekcji Transportu Drogowego. W toku postępowania wpłynęła jedna oferta, którą przyjęto. 3 Ustawa z 29.01.2004 r. - Prawo zamówień publicznych - badane postępowanie przeprowadzono zgodnie z przepisami obowiązującymi na dzień wszczęcia, tj. 19.03.2015 r.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.; obecnie obowiązują zmienione przepisy - Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.

5 W dniu 1 kwietnia 2015 r. z wykonawcą podpisana została umowa Nr WITD.WSSAT.273/PN/1/15. Badane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzono według zasad określonych w ustawie PZP, z uwzględnieniem wymogów Zarządzenia Wojewódzkiego Inspektora z 30 czerwca 2014 r., Nr 20/2014, wprowadzającego regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość 30.000 euro. [dowód: akta kontroli str. 321-470] 3) ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich etapów poprzedzających poniesienie wydatków w oparciu o ewidencję księgową prowadzoną na kontach: zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia oraz kontach pozabilansowych: 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 4) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, w oparciu o dowody źródłowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego i inne) będące podstawą poniesienia wydatków bieżących i majątkowych oraz realizacji jej zadań statutowych w czerwcu 2015 r., na łączną kwotę 359 491,52 zł. Kontroli poddano 91 szt. (100%) dowodów źródłowych za czerwiec 2015 r. Sprawdzono 7,56 % wszystkich wydatków bieżących poniesionych przez WITD w Łodzi w okresie objętym kontrolą (4 754 245,91 zł). [dowód: akta kontroli: notatka z przebiegu i ustaleń kontroli z załącznikami] Wszystkie poddane kontroli wydatki poniesione przez WITD w Łodzi związane były z realizacją zadań statutowych jednostki. Wydatki budżetowe zostały zrealizowane zgodnie z przyjętym planem finansowym oraz ujmowane były w ewidencji księgowej w prawidłowych paragrafach klasyfikacji budżetowej wydatków. W żadnym z paragrafów klasyfikacji budżetowej nie przekroczono planu wydatków. Zobowiązania wynikające z poddanych kontroli faktur i rachunków były regulowane z zachowaniem terminów określonych przez wystawców lub wynikających z zawartych umów. 5) poprawności i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach będących podstawą dokonania wydatków w oparciu w wymienione w pkt 4) dowody, w tym wskazanie zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego, oraz dokonania

6 kontroli przez głównego księgowego, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, 6) prawidłowości ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki, 7) sposobu zaciągania zobowiązań i terminowości ich regulowania w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę zaciągnięcia zobowiązań wynikających z sald kont Zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia wg stanu na: a) 30.06.2015 r. w łącznej kwocie 121 369,80 zł, na które składały się: składki na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy ( 4010, 4020, 4110, 4120) w kwocie 82.706,12 zł, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych ( 4010, 4020 i 4170) w kwocie 16 659,00 zł, dostawy towarów i usług w łącznej kwocie 22 004,68 zł w tym: zakup umundurowania ( 3020) kwota 419,68 zł zakup materiałów i wyposażenia ( 4210) kwota 11 330,15 zł, zakup usług remontowych ( 4270) kwota 1 948,00 zł, zakup usług zdrowotnych ( 4280) kwota 22,00 zł, zakup usług pozostałych ( 4300) kwota 4 277,08 zł, opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych ( 4360) kwota 4 007,77 zł. [dowód: akta kontroli, str. 281-320 oraz 471-562] b) 31.12.2015 r. w łącznej kwocie 251 311,25 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne ( 4040) w kwocie 210 231,93 zł, składki na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy ( 4110, 4120) w kwocie 41 029,32 zł, zakup usług pozostałych ( 4300) w kwocie 50,00 zł. [dowód: akta kontroli, str. 563-612] Powstałe zobowiązania opisane powyżej nie stanowiły zobowiązań wymagalnych odpowiedno na 30.06.2015 r. oraz 31.12.2015 r. i zostały uregulowane terminowo. 3. Wiarygodność sprawozdań i ich zgodność z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 1) Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych sporządzonymi za miesiąc czerwiec 2015 i za rok 2015, porównano ze sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu

7 dochodów budżetowych oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 130 dochody (obroty Wn), wiersz Dochody przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 222 oraz 130 dochody (obroty Ma), wiersz Stan środków na rachunku bieżącym dochodów w NBP z saldem konta 130 dochody oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego w danym miesiącu, wiersz Środki otrzymane z Ministerstwa Finansów lub od dysponenta wyższego stopnia z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 223 oraz 130 wydatki (obroty Wn), wiersz Wydatki wykonane ze sprawozdaniem Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 130 wydatki (obroty Ma), wiersz Stan środków na rachunku bieżącym wydatków w NBP z saldem konta 130 wydatki oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego w danym miesiącu; 2) Rb 27 z wykonania planu dochodów budżetowych za miesiąc czerwiec 2015 r. i za rok 2015 porównano: kolumnę Dochody wykonane z ewidencją szczegółową prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130 Rachunek bieżący jednostki (dochody), kolumnę Należności z ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 221, kolumnę Należności do zapłaty z saldami Wn konta 221; 3) Rb 28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za miesiąc czerwiec 2015 r. i za rok 2015 porównano: kolumnę Wydatki wykonane z ewidencją szczegółową prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130 Rachunek bieżący jednostki (wydatki), kolumnę Zaangażowanie z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 998 według podziałek klasyfikacji budżetowej, kolumnę Plan z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 980, kolumnę Zobowiązania z ewidencją szczegółową dla kont zespołu 2 ; 4) Rb Z kwartalne o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji jednostki budżetowej wg stanu na koniec II i IV kwartału roku 2015 porównano ze zobowiązami wymagalnymi na koniec II i IV kwartału 2015 wykazanymi na kontach zespołu 2. Badanie kontrolne potwierdziło zgodność danych zawartych w ww. sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową. [dowód: akta kontroli, str. 471 612]

8 III. Ustalenia kontroli 1. Kontrolerzy nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości w zakresie będącym przedmiotem kontroli, tj.: 1) zgodności procedur wewnętrznych jednostki kontrolowanej z przepisami prawa powszechnie obowiązującego; 2) przestrzegania w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, procedur wynikających z przepisów, a w szczególności w zakresie: procesu planowania wydatków, dokonywania zmian w planie finansowym jednostki kontrolowanej w trakcie 2015 roku, przestrzegania zapisów ustawy PZP, dokonywania wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich etapów poprzedzających poniesienie wydatków w tym również zaangażowania wydatków budżetowych, prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę dokonywania wydatków, prawidłowości ujęcia dowodów źródłowych w księgach rachunkowych, sposobu zaciągania zobowiązań finansowych oraz terminów ich regulowania; 3) zgodności poniesionych wydatków z planowanym przeznaczeniem; 4) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych, 5) wiarygodności poddanych kontroli sprawozdań budżetowych, tj. zgodności danych w nich zawartych z ewidencją księgową. 2. Stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości: 1) W dniu 23 lutego 2016 r. zostało przesłane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w roku 2015 wypełnione jedynie w części IV Zamówienia klasyczne i zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy. Jednostka nie wypełnienia części II Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy powołanego sprawozdania.

9 Obowiązek sporządzania i przekazywania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy PZP, bez względu na tryb udzielenia zamówienia publicznego. Do wypełnienia części II Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy sprawozdania zobowiązany był każdy zamawiający, który udzielił zamówień w wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy PZP. Zakres sprawozdania określony został w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2013 r., poz. 1530). Rozporządzenie to utraciło moc z dniem 28 lipca 2016 r., na podstawie ustawy z 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r., poz. 1020, 1579, 1920) 4. 2) WITD w Łodzi nie prowadził w roku 2015 Rejestru zamówień publicznych do 30.000 euro, naruszając tym samym zapis 2 pkt 9 Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro będącego Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 16/2014 Wojewódzkiego Inspektora z 30 kwietnia 2014 r. Przyjęty w tym Zarządzeniu zapis mówi, że wszystkie usługi, dostawy i roboty budowlane rejestrowane są w rejestrze zamówień do 30.000 euro, którego wzór stanowił Załącznik Nr 3 do obowiązującego w jednostce Regulaminu udzielania zamówień publicznych. [dowód: akta kontroli, str. 321 332] Do otrzymanego 27 marca 2017 r. projektu wystąpienia pokontrolnego kierownik jednostki kontrolowanej nie złożył zastrzeżeń, o których poinformował Wydział Finansów i Budżetu w piśmie Nr WFK.1610.13.2017.3732 z 5 kwietnia 2017 r. Ponadto przy piśmie tym przekazał Rejestr zamówień publicznych do 30 000 Euro wraz z wyjaśnieniami w tym zakresie. W związku z ustaleniami opisanymi w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym proszę Pana Inspektora o podjęcie skutecznych działań mających na celu wykazywanie w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach łącznej wartości zamówień, bez podatku od towarów 4 z dniem 30.12.2016 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 15.12.2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r., poz. 2038)

10 i usług, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy zgodnie z postanowieniami 1 pkt 10 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. 5 w sprawie informacji zawartych w rocznych sprawozdaniach o udzielonych zamówieniach jego wzoru oraz sposobu przekazywania. O sposobie wykorzystania uwag i wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, a także podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia proszę powiadomić Wojewodę Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 6 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 5 rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038) 6 patrz przypis 1.