WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 NAJWYŻSZA IZBA KONTROLI Delegatura w Szczecinie LSZ /2014 P/14/001 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/14 /001 - Wykonanie budżetu państwa w 2013 r. Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontrolerzy Jednostka kontrolowana Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie 1. Jarosław Pułka, specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 27 stycznia 2014 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) 2. Artur Matejko, starszy inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 8794 z dnia 17 lutego 2014 r. (dowód: akta kontroli str. 3-4) Sąd Rejonowy Szczecin Prawobrzeże i Zachód (dalej Sąd ), pl. Żołnierza Polskiego 16, Szczecin Kierownik jednostki kontrolowanej Jakub Lewandowski, Dyrektor Sądu. (dowód: akta kontroli str.5-6) Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej II. Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie 1 wykonanie przez Sąd w 2013 r. planu finansowego w ramach wykonania budżetu państwa w 2013 roku (w części nr 15/12 Sąd Apelacyjny w Szczecinie). Powyższą ocenę uzasadnia w szczególności: - rzetelne zaplanowanie oraz realizacja wydatków budżetowych w łącznej wysokości ,3 tys. zł (99,9% planu po zmianach) z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi, określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, - ocena pozytywna wiarygodności ksiąg rachunkowych w odniesieniu do rocznych sprawozdań budżetowych i w odniesieniu do bieżących sprawozdań w zakresie operacji finansowych, zgodności ksiąg rachunkowych z zasadami rachunkowości i skuteczności funkcjonowania systemu rachunkowości, a także mechanizmów kontroli zarządczej, dotyczących operacji finansowych i gospodarczych, - ocena pozytywna rocznych sprawozdań budżetowych i kwartalnych sprawozdań w zakresie operacji finansowych oraz zgodność kwot wydatków ujętych w sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetu państwa w układzie zadaniowym z ewidencją księgową. III. Wyniki kontroli 1. Dochody budżetowe Zgodnie z założeniami przyjętymi do kontroli wykonania budżetu państwa w 2013 r., kontrola dochodów budżetowych zrealizowanych przez Sąd została ograniczona do przeprowadzenia analizy porównawczej danych o wykonaniu dochodów budżetowych i należności z danymi za 2012 r. 1 W kontroli wykonania w 2013 r. budżetu państwa Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych, negatywna. 2 Dz.U. z 2013 r., poz. 885 ze zm. 1

3 Ustalone Ustalone Sąd w 2013 r. zrealizował dochody w wysokości ,8 tys. zł, tj. 94,6% kwoty planowanej, głównie z tytułu wpływów z różnych opłat ( ,5 tys. zł), m.in. takich jak: opłaty wieczysto-księgowe, opłaty i koszty cywilne, karne i rodzinne. Wykonanie dochodów za 2013 r. w stosunku do 2012 r. było wyższe o 3,1%. (dowód: akta kontroli str. 7-8) Na koniec 2013 r. w Sądzie wystąpiły należności pozostałe do zapłaty w kwocie 9.890,7 tys. zł, w tym zaległości stanowiły tys. zł. W porównaniu do 2012 r. należności ogółem były niższe o 1.472,7 tys. zł, a zaległości niższe o 1.542,7 tys. zł. Zmniejszenie kwoty zaległości było efektem poprawy działań windykacyjnych. (dowód: akta kontroli, str.: 12-14, 62) W działalności Sądu dotyczącej dochodów budżetowych nie stwierdzono. 2. Wydatki budżetowe 2.1. Planowanie wydatków budżetowych Wydatki Sądu w 2013 r. zaplanowano w wysokości tys. zł. Głównym czynnikiem mającym wpływ na rzetelność wykazanych w projekcie planu finansowego kwot wydatków były informacje z lat ubiegłych oraz reguła wydatkowa określona w art. 112a ustawy o finansach publicznych. (dowód akta kontroli str , 27-42) W trakcie roku Dyrektor Sądu Apelacyjnego w Szczecinie 60 decyzjami dokonał zmian w planie finansowym Sądu, wskutek czego plan wydatków zmniejszono do wysokości ,6 tys. zł, per saldo o kwotę 188,4 tys. zł. Zmniejszenia dotyczyły wydatków rzeczowych Sądu. Zmiany w planie wydatków (przeniesienia pomiędzy poszczególnymi paragrafami klasyfikacji budżetowej 11 decyzjami) były dokonywane przez Dyrektora Sądu zgodnie z uprawnieniami wynikającymi z upoważnienia (z r.) udzielonego przez Dyrektora Sądu Apelacyjnego oraz przepisami 10 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej i działalności inwestycyjnej sądów powszechnych 3. Wprowadzone zmiany w planie wydatków w układzie tradycyjnym zostały jednocześnie wprowadzone do planu wydatków Sądu w układzie zadaniowym. (dowód akta kontroli str ) Sprawdzono zmiany dokonane w planie wydatków Sądu o wartości przekraczającej 100 tys. zł w paragrafach płacowych. Decyzją Dyrektora Sądu Apelacyjnego zwiększono plan wydatków w 4010 na łączną kwotę 180 tys. zł (wynagrodzenia: referendarzy tys. zł oraz kuratorów - 30 tys. zł). Zmiana ta wynikała z faktycznych potrzeb Sądu. (dowód: akta kontroli str. 43, 45) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono Realizacja wydatków budżetowych Zrealizowane przez Sąd wydatki ogółem wynosiły ,3 tys. zł (w dziale 753, rozdziale ,9 tys. zł i w dziale 755, rozdziale ,3 tys. zł), tj. 99,9% planu po zmianach. W porównaniu do 2012 r. były one niższe o 856,2 tys. zł, tj. o 2,7%. Najwyższe wydatki dotyczyły: 1) wynagrodzeń i pochodnych tys. zł (67,1% wydatków ogółem), 2) wynagrodzeń bezosobowych 1.310,7 tys. zł (4,2%), 3) zakupu materiałów i usług 4.617,7 tys. zł (14,9%), 4) kosztów postępowania sądowego i prokuratorskiego 1.473,39 tys. zł (4,8%), 5) świadczeń na rzecz osób fizycznych 876,8 tys. zł (2,8%). (dowód: akta kontroli str. 42, 46) 3 Dz.U z 2012 r., poz Uposażenia sędziów w stanie spoczynku oraz uposażenia rodzinne. 2

4 Ustalone Badaniem objęto wydatki na łączną kwotę 2.568,3 tys. zł, tj. 8,3% ogółem wydatków Sądu. W ocenie Najwyższej Izby Kontroli Sąd dokonywał wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami, oszczędnie gospodarując przyznanymi środkami, które zostały przeznaczone na bieżące funkcjonowanie Sądu. (dowód: akta kontroli str. 47) Kontrolą objęto 5 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na kwotę 1.315,2 tys. zł, z czego 3 w trybie zapytania o cenę 5 i 2 w trybie zamówienia z wolnej ręki 6. Wydatki poniesione w 2013 r. na realizację ww. 5 umów zawartych w wyniku prowadzonych postępowań wyniosły 347,4 tys. zł (26,4% łącznej kwoty wynikającej ze zbadanych 5 umów). W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej zbadanych postępowań stwierdzono, że zostały one przeprowadzone zgodnie z procedurami określonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 7. Rzetelnie prowadzono dokumentację postępowań, a rozliczenia finansowe prawidłowo ujęto w księgach rachunkowych. (dowód: akta kontroli str ) W ramach kontroli sprawdzono stan zatrudnienia i realizację wydatków na wynagrodzenia. Przeciętne zatrudnienie 8 w 2013 r. w Sądzie wyniosło 303 osób i zmniejszyło się, w porównaniu do 2012 r. o 8 osób. Powodem zmniejszenia zatrudnienia było: przejście 3 sędziów w stan spoczynku, awans 3 sędziów do Sądu Okręgowego, przeniesienie 1 sędziego do innego Sądu Rejonowego oraz zgon 1 sędziego. Wydatki na wynagrodzenia 9 wyniosły w 2013 r ,4 tys. zł. i wzrosły w porównaniu do roku poprzedniego o 305 tys. zł. Wzrost wynagrodzeń w 2013 r. spowodowany był głównie wzrostem wynagrodzeń w grupach zawodowych objętych mnożnikowym systemem wynagradzania: 09-sędziowie i prokuratorzy (o 86,7 tys. zł) i 16-referendarze sądowi (o 208,4 tys. zł). Według danych wykazanych w rocznym sprawozdaniu budżetowym Rb-28 z wykonania planu wydatków, w Sądzie nie został przekroczony plan wydatków na wynagrodzenia. Przeciętne wynagrodzenie w 2013 r. wynosiło zł i w porównaniu do 2012 r. było wyższe o 225 zł, tj. o 4,3%. Najwyższy wzrost odnotowano w grupach zawodowych: 09- sędziowie i prokuratorzy (o zł) i 16-referendarze sądowi (o 850 zł). (dowód akta kontroli str , 61) W badanym okresie w Sądzie nie dokonywano wydatków majątkowych. (dowód akta kontroli str. 87) Zobowiązania Sądu na koniec 2013 r. wyniosły 1.658,3 tys. zł i były niższe niż kwota zobowiązań na koniec 2012 r. łącznie o 18,3 tys. zł. Główną pozycję stanowiły zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego i pochodnych na kwotę 1.571,1 tys. zł (94,7% ogółu zobowiązań), a także: zakupu energii ( 4260) - 38,4 tys. zł, zakupu usług pozostałych ( 4300) - 27,8 tys. zł, kosztów postępowania sądowego i prokuratorskiego ( 4610) - 7,8 tys. zł. Na koniec 2012 r. i 2013 r. Sąd nie posiadał zobowiązań wymagalnych. (dowód akta kontroli str ) W działalności Sądu w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono. 3. Realizacja wydatków budżetu środków europejskich W 2013 r. Sąd nie realizował projektów z udziałem budżetu środków europejskich. (dowód: akta kontroli, str ) 5 W tym jedno postepowanie przeprowadzone w 2012 r. skutkujące wydatkami w 2013 r. 6 Obydwa postępowania przeprowadzone w 2012 r. i skutkujące wydatkami w 2013 r. 7 Dz.U. z 2013 r., poz. 907 ze zm. 8 W przeliczeniu na pełne etaty. 9 Wykazane w sprawozdaniu Rb-70. 3

5 4. Księgi rachunkowe Ustalone Przyjęta w Sądzie dokumentacja opisująca zasady rachunkowości spełniała warunki określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 10 (uor). Określono w niej stosownie do standardów rachunkowości - stanowiska i zakresy obowiązków osób odpowiedzialnych za wykonywanie poszczególnych czynności w ramach systemu rachunkowości, w tym kontroli funkcjonalnej. (dowód: akta kontroli, str ) Od dnia r. w Sądzie funkcjonował, zatwierdzony do stosowania przez Dyrektora system księgowości komputerowej pn. FK Księgowość. 11 Zasady ochrony danych, w tym metody zabezpieczenia dostępu do danych oraz systemu ich przetwarzania określone zostały w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. System księgowości komputerowej spełniał wymagania określone w uor, tj. zapewniał: ciągłość numeracji zapisów w dzienniku (lub dziennikach częściowych) oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art. 14 ust. 4 uor), kontrolę kompletności i poprawności zapisów, w tym poprawności sekwencji dat: operacji gospodarczej, dowodu i zapisu księgowego (art. 23 ust. 2 uor), trwałość zapisów i brak możliwości ich modyfikacji (art. 23 ust. 1 uor). (dowód: akta kontroli, str ) W toku kontroli przeprowadzono badanie w zakresie poprawności formalnej dowodów i zapisów księgowych (testy kontroli) oraz wiarygodności zapisów księgowych pod kątem prawidłowości wartości transakcji (zgodność z fakturą oraz zgodność faktury z umową, zamówieniem), okresu księgowania, ujęcia na kontach syntetycznych i analitycznych (a w konsekwencji ujęcia w sprawozdaniach budżetowych). Badaniem objęto próbę dowodów i odpowiadających im zapisów księgowych statystyczną metodą monetarną 13 na kwotę zł, przy założonym 5% ryzyku statystycznym badania i progu istotności 1,5%. Niezależnie badaniu poddano także 270 dowodów księgowych na łączną kwotę zł, dobranych w sposób celowy. Z uwagi na fakt, że w badanym okresie Sąd nie realizował projektów z udziałem środków europejskich oraz wydatków majątkowych, w badanej próbie nie wystąpiły dokumenty potwierdzające takie wydatki. W zakresie spełnienia wymogów formalnych dotyczących poprawności dowodu, kontroli bieżącej i dekretacji dowodu oraz poprawności zapisu dowodu w księgach rachunkowych kontrolą objęto próbę łącznie 371 dowodów i odpowiadających im zapisów księgowych o wartości zł (wydatki objęte badaniem stanowiły 8,3% wydatków zrealizowanych przez Sądzie w 2013 r.). W wyniku przeprowadzonego badania stwierdzono, że dowody i odpowiadające im zapisy księgowe zostały sporządzone poprawnie pod względem formalnym. Operacje gospodarcze potwierdzone badanymi dowodami księgowymi spełniały kryteria legalności, gospodarności i celowości. (dowód: akta kontroli, str. 47, ) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono. 10 Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z zm. 11 Wersja programu autorstwa firmy Albit Usługi Informatyczne z Kielc. 12 Próbę do badania wyznaczono ze zbioru dowodów księgowych i stanowiących podstawę płatności w 2013 r. oraz odpowiadających tym dokumentom zapisów księgowych. W celu wyznaczenia tego zbioru dokonano analizy, przedstawionych do kontroli w formie elektronicznej, wszystkich pozycji operacji księgowych wykazanych w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. (wg daty księgowania) na kontach zespołu 4). Populację ocenianą stanowiły wydatki poniesione przez Sąd z wyłączeniem wynagrodzeń osobowych wynikających ze stosunku pracy i pochodnych od wynagrodzeń. Wyłączono z wydatków ogółem ( zł ) kwotę wydatków ujętych w paragrafach: , , i 444, tj zł. 13 Metoda statystyczna uwzględniająca prawdopodobieństwo wyboru proporcjonalnie do wartości transakcji (MUS). 4

6 5. Roczne sprawozdania budżetowe oraz kwartalne sprawozdania w zakresie operacji finansowych Badaniem objęto sprawozdania roczne: Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych za 2013 r., Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa w 2013 r., Rb-BZ1 z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym, a także sprawozdania za IV kwartał 2013 r.: Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji oraz Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych. Sprawozdania sporządzono w terminach określonych w rozporządzeniach Ministra Finansów z dnia: 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej 14 oraz z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych 15. Sprawozdania przekazywały prawdziwy obraz zrealizowanych dochodów, wydatków, a także stanu należności i zobowiązań Sądu na koniec w 2013 r. Zostały sporządzone rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Dane wykazane w rocznym sprawozdaniu Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych, w wierszu dochody wykonane w kwocie zł były zgodne z zapisem na koncie 130-Rachunek bieżący jednostki strona Dt, natomiast w wierszu dochody przekazane w okresie sprawozdawczym w kwocie zł zgodne z zapisami konta 222-Rozliczenie dochodów budżetowych strona Dt i strona Ct konta 130. Wykazany w tym sprawozdaniu zerowy stan środków na rachunku bieżącym został potwierdzony przez Oddział Okręgowy NBP w Szczecinie r. (dowód: akta kontroli str ) Przedstawiona w rocznym sprawozdaniu Rb-27 kwota dochodów wykonanych była zgodna z ewidencją księgową, tj. z zapisami na koncie 130-Rachunek dochodów budżetowych i wynosiła zł. Analityczna ewidencja zrealizowanych dochodów budżetowych, prowadzona w systemie finansowo-księgowym do konta 130, uwzględniała podziałki klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf). Dane zawarte w kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych Rb-N za 4 kwartał 2013 r. oraz w rocznym sprawozdaniu Rb-27 za 2013 r. wykazały, że należności wymagalne Sądu na koniec 2013 r. wyniosły zł i były zgodne z prowadzoną ewidencją księgową. (dowód: akta kontroli str ) Dane wykazane w rocznym sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa w kwocie zł, w kolumnie wykonanie, były zgodne z wielkością wykazaną na koncie 130 (subkonto wydatków) strona Ct. Analityczna ewidencja zrealizowanych wydatków budżetowych prowadzona do konta 130 uwzględniała podziałki klasyfikacji budżetowej. Wykazane łączne zobowiązania niewymagalne na koniec okresu sprawozdawczego wyniosły zł. (dowód: akta kontroli str , ) Do okresów sprawozdawczych w 2013 r. miały zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym 16. Zgodnie z założeniami przyjętymi do kontroli wykonania budżetu państwa w 2013 r. badanie rocznego sprawozdania z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym (Rb-BZ1) zostało ograniczone do sprawdzenia zgodności kwot wydatków ujętych w tych sprawozdaniach z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz terminowości ich sporządzania. Stwierdzono, że kwoty wydatków wykazane w rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym 14.Dz.U. Nr 20, poz Dz.U. Nr 43, poz. 247 ze zm. 16 Dz.U. Nr 298, poz

7 Ustalone Wnioski pokontrolne (Rb BZ1) były zgodne z obrotami po stronie Dt konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych (w układzie zadaniowym). Sprawozdanie zostało sporządzone w terminie określonym w ww. rozporządzeniu. (dowód: akta kontroli str ) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono. IV. Wnioski Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 17, odstępuje od sformułowania wniosków. V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Zgodnie z art. 54 ust. 1 i 2 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do Dyrektora Delegatury NIK w Szczecinie. Szczecin, dnia marca 2014 r. Kontroler Jarosław Pułka specjalista kontroli państwowej Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie podpis podpis 17 Dz.U. z 2012 r., poz. 82 j.t. ze zm. 6