Pan RYSZARD TOMASZ NOWAKOWSKI Wójt Gminy Parzęczew

Transkrypt

1 Łódź, dnia 31 października 2014 roku Pan RYSZARD TOMASZ NOWAKOWSKI Wójt Gminy Parzęczew WK 602/48/2014 Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz.1113) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego, tj. Gminy Parzęczew 1. Czynności kontrolne prowadzone były według tematyki koordynowanej kontroli zadłużenia jednostek samorządu terytorialnego, przyjętej przez Krajową Radę Regionalnych Izb Obrachunkowych w czerwcu 2014 roku. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat oraz pierwszego półrocza 2014 roku, dotyczące przede wszystkim: [1] poziomu, dynamiki i struktury zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego; [2] przestrzegania regulacji prawnych obowiązujących w zakresie zaciągania i spłaty zobowiązań; [3] rzetelności danych prezentowanych przez jednostkę samorządu terytorialnego we zakresie zadłużenia; [4] terminowości regulowania zobowiązań, w tym z tytułu zaciągniętego długu; [5] przestrzegania w 2013 roku wskaźników zadłużenia wynikających z art. 169 i art. 170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz ze zm.); [6] przestrzegania wskaźnika spłaty zobowiązań określonego w art.243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) w zakresie wieloletniej prognozy finansowej, poczynając od 2014 roku; [7] rzetelności prognozowania podstawowych parametrów finansowych, w zakresie związanym z obowiązkiem wykazania zachowania wskaźnika spłaty zobowiązań określonego w art.243 ustawy o finansach publicznych; [8] przestrzegania 1 Czynności kontrolne prowadzone były w okresie 14 lipca 4 sierpnia 2014 roku. Protokół kontroli podpisano w dniu 4 września 2014 roku. 1

2 regulacji wynikającej z art.242 ustawy o finansach publicznych (równoważenie budżetu w części bieżącej oraz zakaz finansowania wydatków bieżących z dochodów majątkowych na etapie planowania i wykonania budżetu); [9] ustalania i zachowania standardów kontroli zarządczej w zakresie procesów zaciągania i spłaty zadłużenia. I. W wyniku kontroli nie stwierdzono naruszeń i nieprawidłowości mających wpływ na prowadzenie gospodarki finansowej, w szczególności [1] nie stwierdzono przypadków sfinansowania deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego z niedozwolonych przepisami źródeł; [2] kontrolowana jednostka zachowała ustawowo określony wskaźnik długu; [3] wszystkie analizowane zobowiązania zostały zaciągnięte w wysokości i na cel zgodny z uprzednio podjętymi w tej sprawie uchwałami Rady Gminy; [4] zaciągnięcie zobowiązań z tytułu pożyczek lub kredytów następowało z uwzględnieniem ograniczeń wskazanych w art.92 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Umowy o kredyt i pożyczkę nie zawierały zapisów o kapitalizacji odsetek. Organ wykonawczy zaciągał zobowiązania z tytułu kredytów i pożyczek z zachowaniem limitu zobowiązań wskazanego w uchwale budżetowej (art.212 ust.1 pkt 6 ustawy finansach publicznych), w ramach upoważnienia wynikającego z uchwały budżetowej lub w wykonaniu uchwały organu stanowiącego podjętej w sprawie zaciągnięcia zobowiązania (art. 212 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych). Stosownie do wymogów wynikających z art.91 ust.2 ww. ustawy, Wójt Gminy - w związku z zamiarem zaciągnięcia zobowiązania z tytułu pożyczki lub kredytu - każdorazowo zwracał się do RIO w Łodzi o wydanie opinii dotyczącej możliwości spłaty pożyczki lub kredytu. Przed zawarciem każdej umowy o udzielenie kredytu lub pożyczki, kontrolowana jednostka uzyskała pozytywną opinię Składu Orzekającego RIO w Łodzi dotyczącą możliwości zaciągnięcia takich zobowiązań; [5] w sprawozdaniach finansowych i budżetowych rzetelnie prezentowano dane dotyczące długu i jego spłaty; [6] rzetelnie planowano i prognozowano dane finansowe w zakresie związanym z obowiązkiem wykazania zachowania wskaźnika spłaty zobowiązań określonego w art.243 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzone natomiast w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów oraz naruszenia procedur kontroli wewnętrznej i dotyczyły w szczególności: 1. Dopuszczenia do wystąpienia zobowiązań wymagalnych. W 2014 roku stwierdzono naruszenie przez kontrolowaną jednostkę postanowień wynikających z art.44 ust.3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Stwierdzona nieprawidłowość dotyczyła przeterminowanej spłaty dwóch rat kredytu udzielonego przez ING Bank Śląski, na mocy umowy z dnia 18 lutego 2010 roku Nr 678/2010/ /00, których termin zapłaty upłynął w dniu 28 lutego 2014 roku 1.220,00 zł i w dniu 31 marca 2014 roku ,83 zł. Z uwagi na nieterminową płatność zobowiązania jednostka zobowiązana została do zapłaty odsetek w wysokości 89,83 zł. Odsetki dotyczyły raty kredytu w kwocie ,00 zł, przypadającej do spłaty na dzień 31 marca 2014 roku. Opóźnienie spłaty raty kredytu zdaniem Skarbnika Gminy nastąpiło w wyniku dezinformacji zaistniałej po zmianie harmonogramu płatności, bowiem bank kredytujący przestał przekazywać informacje o wysokości rat kapitałowo-odsetkowych, które do lutego 2

3 przesyłał pocztą elektroniczną. Spłaty przeterminowanego zobowiązania w łącznej kwocie ,00 zł oraz odsetek karnych w kwocie 89,83 zł, Urząd Gminy dokonał w dniu 8 kwietnia 2014 roku. Odsetki karne w kwocie 89,83 zł zostały zwrócone na rachunek bankowy jednostki przez pracowników Urzędu Gminy odpowiedzialnych za niedokonanie przelewów w terminie. Opisane powyżej przeterminowane raty kapitałowe w wysokości ,00 zł wykazano w pozycji E4.2 kwartalnego sprawozdania Rb-Z - o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do końca II kwartału 2014 roku (zobowiązania wymagalne), czym naruszono postanowienia 2 ust.1 pkt 4 Instrukcji sporządzania sprawozdań stanowiącej załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 43, poz. 247 ze zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem, w sprawozdaniu Rb-Z w układzie przedmiotowym prezentowane są zobowiązania wynikające z tytułów dłużnych: 1) papiery wartościowe, 2) kredyty i pożyczki, 3) przyjęte depozyty, 4) wymagalne zobowiązania - rozumiane jako wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Są to zobowiązania wynikające głównie z dostaw towarów i usług (np. faktur niezapłaconych w terminie), prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji. Kategoria ta nie obejmuje zobowiązań wymagalnych z tytułu papierów wartościowych, pożyczek i kredytów oraz przyjętych depozytów, a także odsetek za opóźnienie od wymagalnych zobowiązań. 2. W wyniku kontroli regulowania przez Gminę Parzęczew zobowiązań wobec kontrahentów z tytułu dostaw, robót i usług stwierdzono zaksięgowanie na koncie 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, polecenia wyjazdu służbowego Nr 331/2013, wystawionego w dniu 31 grudnia 2013 roku w celu odbycia podróży służbowej. Operację zaksięgowano na kontach: Wn 201/Ma Powyższy sposób ewidencji był sprzeczny z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz.289). Stosownie do postanowień wynikających z załącznika Nr 3 (plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych) cytowanego rozporządzenia - konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Zgodnie z ww. rozporządzeniem - koszty podróży powinny być zaksięgowane na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. W bilansie jednostki budżetowej sporządzonym na dzień 31 grudnia 2013 roku pod poz. C.II.1 zobowiązania z tytułu dostaw i usług wykazano kwotę ,63, na którą złożyły się wartości wynikające z salda Wn konta 201, w tym również błędnie zaksięgowana kwota 55,16 zł z tytułu rozliczenia kosztów podróży służbowej. 3. Zapisy zakładowego planu kont stanowiącego załącznik Nr 3 do zarządzenia Wójta Gminy Parzęczew Nr 192/2012 z dnia 31 sierpnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Parzęczewie - dotyczące analityki 3

4 prowadzonej do kont rozrachunkowych nie odnosiły się do ewidencji zobowiązań wymagalnych - nie opisano w nim ewentualnego rozszerzenia konta dla przedmiotowych zobowiązań. Zgodnie z art.8 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r. poz.330 ze zm.) określając zasady rachunkowości w jednostce należy zapewnić w niej możliwość wyodrębnienia wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. 4. Wprowadzone w jednostce wewnętrzne procedury, m.in. w zakresie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Parzęczewie i gminnych jednostkach organizacyjnych; ustalenia procedur kontroli wewnętrznej oraz wstępnej oceny gromadzenia środków, celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków nie obejmowały zasad i mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających terminową realizację zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek. II. Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne: 1. Zapewnić przestrzeganie art.44 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, poprzez terminowe regulowanie zaciągniętych zobowiązań. 2. Zobowiązać pracowników Referatu Finansów do przestrzegania reguł wynikających z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności poprzez ewidencjowanie operacji gospodarczych zgodnie z systematyką określoną w ww. rozporządzeniu. 3. W przyjętych zasadach rachunkowości opisać sposób wyodrębnienia w ewidencji księgowej ewentualnych zobowiązań wymagalnych, stosownie do art.8 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz 15 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 4. Zapewnić funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której mowa w art. 69 ustawy o finansach publicznych, w zakresie procesów związanych z zaciąganiem długu i jego spłatą. Opracować i wprowadzić w życie procedury i mechanizmy kontroli zarządczej zapewniających terminową realizację zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek. 4

5 Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w II części wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem. Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Gminy w Parzęczewie 2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Parzęczewie 3. aa. 5