SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 3 Przedmiotem zamówienia w postępowaniu w trybie zapytania ofertowego jest usługa przygotowania, przeprowadzenia, organizacji i obsługi seminarium szkoleniowego połączonego z warsztatami dla kadr Centrum Obsługi Inwestora (COI), w ramach projektu Tworzenie i rozwój sieci współpracy Centrów Obsługi Inwestora współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2007-2013. Przedmiot zamówienia obejmuje: I. Zapewnienie transportu dla uczestników seminarium szkoleniowego z Lublina na miejsce szkolenia, w obie strony (bus/autokar); II. Zapewnienie zakwaterowania uczestników seminarium szkoleniowego oraz kadry trenerskiej w hotelu o standardzie min. czterogwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych (dwa noclegi); III. Zapewnienie sali szkoleniowej z wyposażeniem tj. rzutnik, projektor, flipchart; we wszystkich dniach szkolenia 10 godzin (w miejscu zakwaterowania uczestników); IV. Zapewnienie trenerów prowadzących poszczególne tematy seminarium szkoleniowego; V. Zapewnienie uczestnikom oraz kadrze trenerskiej poczęstunku kawowego (poczęstunek kawowy dostępny we wszystkich dniach szkolenia podczas którego serwowana będzie kawa herbata, zimne napoje dwa rodzaje 100% soków owocowych w dzbankach, śmietanka do kawy, cukier, cytryna, ciastka, kanapki typu tartinki, owoce) oraz obiadu (zupa, drugie danie, deser, napoje) podczas drugiego i trzeciego dnia szkolenia; VI. Organizacja pokazowej prezentacji terenów inwestycyjnych w ramach praktycznej części warsztatów szkoleniowych; VII. Zapewnienie uczestnikom oraz kadrze trenerskiej uroczystej kolacji podczas pierwszego i drugiego dnia szkolenia; VIII. Zapewnienie uczestnikom oraz kadrze trenerskiej śniadania podczas drugiego i trzeciego dnia warsztatów; IX. Opracowanie i zapewnienie materiałów szkoleniowych dla wszystkich uczestników seminarium oraz kadry trenerskiej max. 22 sztuk (wydruk materiałów 1
szkoleniowych, tj. merytorycznych treści wykładowych z przeprowadzonych warsztatów np. wydruk prezentacji, skryptu szkoleniowego); X. Wydrukowanie programu szkolenia oraz wykonanie materiałów szkoleniowych XI. w ilości max. 22 sztuk (teczka na wszystkie materiały szkoleniowe przystosowana do dokumentów w formacie A4, skrypt szkoleniowy lub książka w twardych okładkach, notes, długopis, ołówek, pendrive -min.8gb z wgranymi materiałami szkoleniowymi, ze wskazaniem na produkty z linii eko np. korek, drewno lub skórzane), wydruki materiałów w kolorze; Udokumentowanie fotograficzne przebiegu warsztatów szkoleniowych. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: Liczba uczestników: 18-22 osób; Miejsce wydarzenia: Województwo Lubelskie: powiat janowski lub zamojski. Hotel i sala konferencyjna, w której odbędzie się seminarium zostaną zapewnione przez Wykonawcę. Miejsce wydarzenia zostanie wyznaczone i zaakceptowane w porozumieniu z Zamawiającym. Rodzaj wydarzenia: seminarium szkoleniowe połączone z warsztatami. Termin: wrzesień 2014 r. Zamawiający, zastrzega możliwość zmiany terminu organizacji wydarzenia, z zastrzeżeniem, że dokładny termin seminarium zostanie wyznaczony przez Zamawiającego, w trakcie realizacji umowy w uzgodnieniu z Wykonawcą. ZADANIA WYKONAWCY: I. MIEJSCE (hotel, sala szkoleniowa, parking) 1. Hotel Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zakwaterowanie uczestników warsztatów oraz kadry trenerskiej w hotelu o standardzie min. czterogwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych z łazienką (dwa noclegi). Każdy z uczestników warsztatów wraz z noclegiem otrzyma śniadanie. Pokoje powinny być wyposażone m.in. w telewizję satelitarną, internet WiFi oraz biurko. Hotel w swojej ofercie powinien posiadać pomieszczenie sportowo-rekreacyjne oraz miejsce przeznaczone do wypoczynku i relaksu po odbytych warsztatach, które pomoże w wolnym czasie uczestnikom szkolenia na szybką regeneracje umysłu i poprawi ich ogólną kondycję ciała. 2
2. Sala szkoleniowa Wykonawca zapewni wynajęcie na dwa dni klimatyzowanej sali szkoleniowej dla 18-22 osób wraz z ekranem, projektorem, flipchartem, stołami i krzesłami z możliwością dowolnej aranżacji przestrzeni, w miejscu zakwaterowania uczestników. Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali szkoleniowej: 1) dostęp do Internetu bezprzewodowego WiFi; 2) nagłośnienie i sprzęty audio-video: projektor multimedialny wraz z pilotem multimedialnym i wskaźnikiem laserowym; ekran projekcyjny, laptop do prezentacji flipchart. Zamawiający zastrzega, iż zakwaterowanie, posiłki oraz seminarium szkoleniowe muszą odbywać się w jednym i tym samym obiekcie o standardzie potwierdzonym min. czterogwiazdkowym. 3. Parking Wykonawca na czas trwania wydarzenia zabezpieczy bezpłatny parking na min. 10 miejsc, zlokalizowanym bezpośrednio przy miejscu zakwaterowania uczestników wydarzenia. II. ORGANIZACJA PREZENTACJI TERENÓW INWESTYCYJNYCH W RAMACH PRAKTYCZNEJ CZĘŚCI WARSZTATÓW SZKOLENIOWYCH W drugim dniu seminarium wykonawca w ramach warsztatów szkoleniowych, zorganizuje prezentację terenów inwestycyjnych oraz transport uczestników szkolenia i kadry trenerskiej z miejsca zakwaterowania do miejsc docelowych związanych z przeprowadzeniem prezentacji. Wykonawca zapewni osoby odpowiedzialne za sprawne oraz merytoryczne przeprowadzenie prezentacji. Prezentacje terenów inwestycyjnych Wykonawca zorganizuje w powiecie janowskim lub zamojskim. Wykonawca będzie zobowiązany zorganizować: 1) Prezentacja co najmniej 1 obiektu typu hale magazynowe lub hale produkcyjne lub centra logistyczne lub strefy ekonomiczne, ukierunkowanych na rozwój gospodarczy regionu. 2) Prezentacja co najmniej 1 terenu przeznaczonego pod inwestycje przemysłowe. 3
Po przeprowadzeniu praktycznej części warsztatów szkoleniowych w formie prezentacji terenów inwestycyjnych, Wykonawca zapewni transport wszystkich uczestników do miejsca zakwaterowania. III. ZABEZPIECZENIE USŁUGI CATERINGOWEJ W TRAKCIE TRWANIA SEMINARIUM Wykonawca podczas trwania całego wydarzenia zabezpieczy usługi cateringowe dla nie mniej niż 18, a maksymalnie 22 uczestników seminarium oraz kadry trenerskiej. Śniadanie: Śniadania dla uczestników seminarium szkoleniowego oraz kadry trenerskiej odpowiadające co najmniej ofercie przygotowanej dla gości hotelowych. Śniadania w drugim i trzecim dniu szkolenia. Lunch: Zapewnienie posiłków obiadowych: 1 zupa, 2 dania główne do wyboru (w tym jedno danie mięsne 80%, 1 danie bezmięsne 20%), deser, kawa i herbata, soki, woda gazowana i niegazowana (napoje nielimitowane). Posiłki obiadowe zapewnione zostaną w drugim i trzecim dniu dla wszystkich uczestników szkolenia oraz kadry trenerskiej. Kolacja: Dwie uroczyste kolacje pierwszego i drugiego dnia seminarium szkoleniowego dla wszystkich uczestników szkolenia oraz kadry trenerskiej. Uroczyste kolacje składające się m.in. z 3 przystawek (zimnych), dwóch dań ciepłych (1 zupa, 1 danie główne do wyboru, w tym jedno danie mięsne 80%, 1 danie bezmięsne 20%), deseru, nielimitowane napoje: 100% soki owocowe w dzbankach, woda gazowana, niegazowana, kawa, herbata. Przynajmniej jedna kolacja powinna uwzględniać produkty regionalne, charakterystyczne dla regionu, które podnoszą jego atrakcyjność dla zagranicznych gości. Kolacja połączona z co najmniej 2 wydarzeniami mającymi na celu integrację oraz usprawnienie komunikacji Partnerów projektu tworzących Sieć Centrów Obsługi Inwestora na obszarze Polski Wschodniej wpisujące się w tematykę obszarów poruszanych w trakcie seminarium oraz warsztatów. Temat dwóch wydarzeń ściśle ustalone z Zamawiającym. Przerwy kawowe: Zapewnienie cateringu dla 18-22 osób oraz kadry trenerskiej podczas trwania seminarium w postaci przerw kawowych: - Jedna przerwa kawowa pierwszego dnia szkolenia, - Dwie przerwy kawowe, drugiego dnia szkolenia, - Jedna przerwa kawowa trzeciego dnia szkolenia, podczas których serwowana będzie kawa herbata, nielimitowane zimne napoje dwa rodzaje 100% soków owocowych w dzbankach, woda gazowana, niegazowana, śmietanka 4
do kawy, cukier, cytryna, ciastka, kanapki typu tartinki, owoce (co najmniej 100 gram ciastek na uczestnika podczas każdej przerwy). Ponadto Wykonawca w trakcie trwania seminarium zapewni na stolikach wodę mineralną w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie. Ponadto: wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne, z wyłączeniem plastiku, Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce, obrusy, stoły okrągłe lub prostokątne, Wykonawca zapewni obsługę kelnerską wszystkich posiłków. Szczegółowe menu na seminarium będzie ustalone z Zamawiającym najpóźniej na 5 dni przed dniem odbycia się seminarium szkoleniowego. IV. OBSŁUGA SEMINARIUM Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy organizacji seminarium szkoleniowego. Do zadań Wykonawcy należy: 1. Przygotowanie przez Wykonawcę, w porozumieniu z Zamawiającym: Wzoru i treści ramowego programu seminarium w terminie 10 dni, przed datą rozpoczęcia seminarium. Przykładowe tematy seminarium szkoleniowego połączonego z warsztatami: I. Jak rozmawiać na eventach biznesowych. Profesjonalne relacje nieformalne z uwzględnieniem specyfiki wybranych 2 rynków. 1. Organizacja sesji networkingowej. 2. Prezentacja oferty inwestycyjnej. 3. Budowanie sieci trwałych kontaktów biznesowych. II. Targi międzynarodowe święto branży jak skutecznie przygotować ofertę. Organizacja stoiska wystawienniczego i delegacji. 1. Targi międzynarodowe- pierwsze kroki na nowym rynku zadania oczekiwania 2. Dobór imprezy targowej 5
ranga targów Projekt Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora współfinansowany ze środków targi branżowe/wielobranżowe lub krajowe/zagraniczne termin targów ( planowanie rocznej strategii wystawienniczej, święta) 3. Przygotowanie stoiska stoisko inne niż wszystkie ( projekt, komfort, przejrzystość) położenie ( ciągi komunikacyjne, bezpośrednie sąsiedztwo, lokalizacja konkurencji) rozmiar i układ przestrzenny organizacja stoiska samodzielna czy przez firmę specjalistyczną wyjazdy na targi organizowane przez Urzędy lub instytucje 4. Delegacja dobór pracowników ze względu na kwalifikacje ( znajomość oferty i języków) wielkość stoiska, a ilość osób delegowanych wizy, bilety lotnicze- połączenia, hotele ( terminy) 5. Spotkania nieformalne afterparty kolacje biznesowe po targach negocjacje przy stole III. Specjalistyczna obsługa inwestora 1.Bezpośredni marketing inwestycyjny w odniesieniu do konkretnych typów inwestorów. 2.Informacja i promocja stosowana przez województwo w celu pozyskiwania inwestorów, formy stosowanych materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących miasta i ofert inwestycyjnych. 3.Metody zachęcenia partnerów gospodarczych do inwestowania na terenie danego województwa. 4.Zasady współpracy z instytucjami samorządowymi oraz organizacjami rządowymi w zakresie pozyskiwania i obsługi inwestora Wykonawca odpowiedzialny jest za przygotowanie i ostateczny wybór tematów seminarium szkoleniowego oraz ustalenie szczegółowego programu seminarium, przy ścisłej współpracy, kontakcie i ich akceptacji przez Zamawiającego (w terminie do 7 dni roboczych liczonych od dnia rozpoczęcia seminarium szkoleniowego). 2. Opracowanie i prowadzenie dokumentacji tj. dziennika zajęć, listy obecności, listy odbioru materiałów szkoleniowych, pre i post testy. Wykonawca jest odpowiedzialny za wystawienie uczestnikom zaświadczeń potwierdzających ich udział w seminarium szkoleniowym. 6
3. Udokumentowanie fotograficzne i podsumowanie seminarium. Wykonawca jest odpowiedzialny za udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym oraz przekazanie materiałów Zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 3 dni po zakończeniu seminarium. Wykonawca wykona co najmniej 30 zdjęć z przebiegu seminarium. Wykonawca przekaże Zamawiającemu listy uczestników z udziału w seminarium w przeciągu 3 dni po zakończeniu wydarzenia. Wykonawca opracuje pisemne podsumowanie seminarium, zawierające wnioski zebrane z poszczególnych paneli. Wykonawca, po akceptacji jego treści przez Zamawiającego prześle drogą elektroniczną do wszystkich uczestników w ciągu 7 dni od zakończenia seminarium. 4. Zapewnienie osoby do koordynacji zadań zleconych podczas seminarium (1 osoba). Zadaniem koordynatora seminarium będzie: - opieka nad uczestnikami przez cały czas trwania seminarium, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych, - dystrybucja materiałów konferencyjnych wśród uczestników, - sporządzenie listy obecności uczestników spotkania oraz listy potwierdzającej odbiór wszystkich materiałów reklamowych/szkoleniowych wraz z podpisami, lista powinna być oznakowana odpowiednimi logotypami, - bieżąca koordynacja i obsługa seminarium szkoleniowego przez cały czas jego trwania, - koordynacja działań podczas przeprowadzenia praktycznej części warsztatów szkoleniowych w formie prezentacji terenów inwestycyjnych. V. ZAPEWNIENIE TRENERÓW Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie merytorycznego opracowania ramowego programu seminarium. Zadaniem Wykonawcy będzie również zapewnienie trenerów poszczególnych bloków i części tematycznych, których doświadczenie zawodowe umożliwi należytą realizację ostatecznego programu seminarium. Trenerami seminarium będzie min. 2 ekspertów. Propozycje trenerów podlegają akceptacji przez Zamawiającego, który może również zgłaszać propozycje trenerów. Program seminarium będzie na bieżąco uzgadniany z Zamawiającym. Ostateczny szczegółowy program seminarium Zamawiający otrzyma nie później niż 7 dni przed terminem rozpoczęcia seminarium. Program będzie uwzględniał zakres tematyczny seminarium, dokładny termin i miejsce realizacji, nazwiska trenerów oraz tematykę poszczególnych paneli seminarium. VI. MATERIAŁY SZKOLENIOWE 7
Zapewnienie materiałów szkoleniowych przez Wykonawcę w ilości max. 22 sztuk. Opracowanie i zapewnienie materiałów warsztatowych (teczka na wszystkie materiały szkoleniowe przystosowana do dokumentów w formacie A4, skrypt szkoleniowy lub książka w twardych okładkach, notes, długopis, ołówek, pendrive -min.8gb z wgranymi materiałami szkoleniowymi, ze wskazaniem na produkty z linii eko np. korek, drewno lub skórzane ), wydruki materiałów w kolorze; Wszystkie materiały konferencyjne muszą być oznaczone (kolorowymi) logami wskazanymi przez Zamawiającego. 8