Organizacja jednodniowej konferencji promującej rezultaty dla 300 osób w Warszawie

Transkrypt

1 Organizacja jednodniowej konferencji promującej rezultaty dla 300 osób w Warszawie Załącznik nr 1 Lp. Warunek Opis 1 Miejscowość Warszawa w promieniu do 5 km od Dworca Centralnego, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską. 2 Miejsce Hotel min. 3 gwiazdkowy lub centrum konferencyjne o standardzie hotelu trzygwiazdkowego. Obiekt wybudowany bądź gruntownie zmodernizowany po 2000 roku. Wszystkie sale, pokoje i miejsce podawania posiłków muszą znajdować się w jednym budynku. We wszystkich pomieszczeniach zagwarantowanie temperatury na poziomie C, w salach konferencyjnych możliwość regulacji temperatury. Wykonawca zapewni informację o konferencji przy wejściu do budynku oraz oznakowanie drogi do recepcji i sali, w której będzie odbywało się spotkanie. Oznaczenie sali w budynku oraz informacja o konferencji muszą zostać wykonane na papierze A4, wydruk w kolorze, wg projektu zaakceptowanego przez Zamawiającego. KOSZTY BEZWZGLĘDNE /będą poniesione niezależnie od faktycznej liczby uczestników/ 3 Sala/sale Jedna sala dla 300 osób (plenarna) ustawienie kinowe; wyposażona w: komputer (z zainstalowanym oprogramowaniem Windows XP, Vista lub Windows 7 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), pilot do zmiany slajdów w prezentacjach multimedialnych, wskaźnik laserowy, rzutnik multimedialny, ekran, sprzęt nagłaśniający, flipchart wraz z flamastrami, bezpłatny dostęp do Internetu bezprzewodowego, sprzęt umożliwiający odtworzenie filmu z nośnika CD/DVD. Możliwość zaciemnienia sali. Sala nie może sąsiadować z częścią kuchenną lub restauracyjną obiektu. Prowadzący (en face) i wyświetlana prezentacja muszą być widoczni z każdego punktu sali. 4 Recepcja 1. Przed salą plenarną miejsce dla recepcji z wyłożoną listą obecności i materiałami konferencyjnymi oraz drukami delegacji. 2. Do pracy w recepcji i obsługi okołoszkoleniowej, Wykonawca zatrudni 2 osoby. Do zadań tych osób będzie należało: rejestracja uczestników i wydawanie materiałów konferencyjnych, udzielanie informacji o miejscu wszystkich prowadzonych zajęć oraz haśle do Internetu bezprzewodowego. 5 Dostęp do ksero i drukarki Możliwość skopiowania i druku w pełnym kolorze łącznie do 900 stron.

2 6 Wykonanie oraz kompletowanie materiałów konferencyjnych Wykonawca przygotuje i skompletuje następujące materiały promocyjne dla wszystkich uczestników konferencji: 1. Szczegółowy ostateczny program konferencji zostanie przekazany przez Zamawiającego na 7 dni przed terminem konferencji w formie elektronicznej Wykonawca wydrukuje program, w kolorystyce 4/0, format A4, gramatura papieru min 80 g/m2 300 szt. 2. Przygotowanie projektu i wykonanie identyfikatora na smyczy 300 szt. Identyfikator na smyczy powinien składać się z następujących elementów: Smyczy z nadrukiem 3 logotypów: Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Unii Europejskiej, Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne sp. z o.o. Smycze muszą być wykonane w kolorze niebieskim. Przeźroczystej foliowej kieszonki umożliwiającej zawieszenie identyfikatora na smyczy. Wymiar ok. 91 mm x 51 mm Identyfikatora zawierającego 3 logotypy, imię oraz nazwisko uczestnika, informację o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Wydruk identyfikatora na papierze kredowym o gramaturze min 150 g/m2, kolorystyka 4/0. 3. Teczki kartonowe (300 szt.) przekazane przez zamawiającego na 7 dni przed konferencją. 4. Notesy (300 szt.) przekazane przez zamawiającego na 7 dni przed konferencją. 5. Publikacja GPKKK oraz książka opisująca realizację projektu (2*300 szt.) przekazane przez zamawiającego na 3 dni przed konferencją. 6. Długopisy (300 szt.) przekazane przez zamawiającego na 7 dni przed konferencją. Wykonawca przekaże każdemu uczestnikowi konferencji skompletowany zestaw materiałów promocyjnych składający się z:: programu konferencji, notesu, długopisu, identyfikatora na smyczy, teczki, publikacji i książki. Materiały konferencyjne będą przekazywane uczestnikom wyłącznie po podpisaniu listy obecności. Wszystkie niewykorzystane materiały Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego do 2 dni po zakończeniu ostatniego dnia konferencji

3 Wykonawca zapewni transport niezbędnych materiałów konferencyjnych z siedziby Zamawiającego do docelowego miejsca spotkania. W skład materiałów wchodzą m.in. bannery roll-up, długopisy, teczki papierowe, notesy, plakaty, książki i publikacje. Zamawiający przekaże materiały Wykonawcy na 7 dni przed terminem konferencji. 7 Miejsca parkingowe Wykonawca zapewni minimalnie 30, maksymalnie 50 miejsc parkingowych dla organizatorów i uczestników konferencji. Ostateczna liczba miejsc parkingowych uzależniona będzie od zapotrzebowania, które zgłoszą uczestnicy podczas rekrutacji. KOSZTY OSOBOWE /będą poniesione w zależności od faktycznej liczby uczestników/ 8 Planowana liczba uczestników Maksymalna liczba uczestników to 300 osób. Ostateczna liczba uczestników zostanie określona na 3 dni przed konferencją na podstawie otrzymanych zgłoszeń. 9. Wyżywienie Ostateczna liczba korzystających z wyżywienia zostanie określona na 3 dni przed konferencją na podstawie otrzymanych zgłoszeń. Całodniowy serwisy kawowe (dla 300 osób) nieograniczony dostęp podczas trwania konferencji uzupełniany na bieżąco. Obiad (dla max. 300 osób) w dniu konferencji. Obiad powinien być serwowany w osobnym pomieszczeniu (nie w salach w których prowadzone będą zajęcia) umożliwiającym zajęcie pozycji siedzącej przez wszystkich uczestników konferencji. Kolacja (dla 10 osób) na dzień przed i w dniu spotkania. Wymagania: miejsca podawania posiłku takie, jak w przypadku obiadów. Wymagania minimalne w stosunku do serwowanych posiłków: Serwisy kawowe powinny składać się z: kawy, herbaty, mleka do kawy, cukru, pokrojonych cytryn, 4 rodzajów 100% soków, wody mineralnej gazowanej oraz niegazowanej, 5 rodzajów ciasteczek koktajlowych, 3 rodzajów ciast, 5 rodzajów kanapek koktajlowych, owoców. 10 Ramowy program konferencji Obiady powinny składać się z: 3 rodzajów dań do wyboru (dwa mięsne oraz jedno bezmięsne), 3 rodzajów surówek, 3 rodzajów zup. W ramach obiadu podane zostaną również napoje: 3 rodzaje 100% soków, gazowana i niegazowana woda mineralna. Ponadto każdy z uczestników będzie miał możliwość wyboru z co najmniej 3 rodzajów deserów. Kolacja powinna składać się z: Minimum trzy dania ciepłe do wyboru (dwa mięsne i jedno bezmięsne), przekąski zimne (co najmniej 3 rodzaje przekąsek mięsnych oraz co najmniej 3 rodzaje przekąsek bezmięsnych), pieczywo: jasne, ciemne, napoje gorące (kawa i herbata), 3 rodzaje soków, owoce, 2 rodzaje ciasta. INNE Na 7 dni przed konferencją Zamawiający przekaże Wykonawcy ramowy harmonogram konferencji, na podstawie którego zostaną ustalone godziny posiłków, godziny trwania konferencji w poszczególnych salach oraz pozostałe kwestie organizacyjne w tym ostateczna liczba godzin zajęć dydaktycznych.

4 Organizacja dwudniowej konferencji zespołu autorskiego dla 30 osób w Warszawie w promieniu do 5 km od Dworca Centralnego Lp. Warunek Opis 1 Miejscowość Warszawa w promieniu do 5 km od Dworca Centralnego, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską. 2 Miejsce Lokalizacja ta sama co w przypadku Organizacji jednodniowej konferencji promującej rezultaty dla 300 osób w Warszawie" Hotel min. 3 gwiazdkowy lub centrum konferencyjne o standardzie hotelu trzygwiazdkowego. Obiekt wybudowany bądź gruntownie zmodernizowany po 2000 roku. Wszystkie sale, pokoje i miejsce podawania posiłków muszą znajdować się w jednym budynku.we wszystkich pomieszczeniach zagwarantowanie temperatury na poziomie C, w salach konferencyjnych możliwość regulacji temperatury. 3 Czas trwania 2 dni KOSZTY BEZWZGLĘDNE /będą poniesione niezależnie od faktycznej liczby uczestników/ 4 Sala/sale Sala konferencyjna przeznaczona dla 30 osób wykorzystywana w obu dniach trwania szkolenia od godz do 18.00: ustawienie krzeseł i stołów w podkowę z możliwością podziału na wyspy, stół prezydialny przeznaczony dla dwóch osób. Sala powinna posiadać dostęp do światła dziennego oraz możliwość regulacji oświetlenia sztucznego, a także możliwość zasłonienia okien. Wyposażenie sali: 2 tablice flipchart z papierem i pisakami, projektor multimedialny, ekran, komputer z pilotem do zmiany slajdów prezentacji, bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu. Komputer z zainstalowanym aktualnym oprogramowaniem Windows XP lub Windows Vista lub Windows 7, oraz oprogramowanie obsługujące MS Office 2007 i Adobe Reader. Wykonawca zapewni informację o spotkaniu przy wejściu do budynku oraz oznakowanie drogi do recepcji i sali, w której będzie odbywało się spotkanie. Oznaczenie sali w budynku oraz informacja o spotkaniu muszą zostać wykonane na papierze A4,wydruk w kolorze, wg projektu zaakceptowanego przez Zamawiającego. 5 Dostęp do ksero i drukarki Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość bezpłatnego skopiowania i druku łącznie do 200 stron w pełnym kolorze. 6 Recepcja 1. Przed salą plenarną miejsce dla recepcji z wyłożoną listą obecności

5 7 Miejsca parkingowe 8 Transport i kompletowanie materiałów promocyjnych 9 Planowana liczba uczestników i materiałami konferencyjnymi oraz drukami delegacji. 2. Do pracy w recepcji i obsługi okołoszkoleniowej, Wykonawca zatrudni 1 osobę pierwszego dnia i 1 osobę drugiego dnia. Miejsca parkingowe (minimalnie 5, maksymalnie 20) dla organizatorów i uczestników konferencji, liczba zostanie określona na 3 dni przed spotkaniem. Wykonawca zapewni transport niezbędnych materiałów konferencyjnych z siedziby Zamawiającego do docelowego miejsca spotkania. W skład materiałów wchodzą m.in. bannery roll-up, długopisy, teczki papierowe, notesy, plakaty, książki i publikacje. Zamawiający przekaże materiały Wykonawcy na trzy dni przed terminem konferencji. Z przekazanych materiałów Wykonawca skompletuje zestawy. Zestawy będą wręczane uczestnikom spotkania w zorganizowanej recepcji po podpisaniu listy obecności. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć z powrotem niezużyte materiały następnego dnia roboczego po zakończeniu spotkania do siedziby Zamawiającego. KOSZTY OSOBOWE /będą poniesione w zależności od faktycznej liczby uczestników/ Minimalna liczba to 30 osób. Zamawiający przekaże ostateczną liczbę uczestników najpóźniej na 3 dni przed terminem spotkania. 10 Wyżywienie Dzień 1: Całodniowy serwis kawowy (dla 30 osób): serwis kawowy powinien składać się z: kawy, 3 rodzajów herbaty w saszetkach, wrzątku, wody mineralnej, 3 rodzajów soków 100 %, śmietanki lub mleka do kawy, pokrojonych cytryn, cukru, pięciu rodzaju suchych ciastek, ciasta, kanapek koktajlowych oraz owoców. Obiad z deserem (dla 30 osób): w formie szwedzkiego stołu. Możliwość wyboru z co najmniej trzech dań (dwa rodzaje mięsa), w tym jedno bezmięsne, ziemniaki, ryż, warzywa gotowane, surówka. Możliwość wyboru z co najmniej dwóch rodzajów zup. W ramach obiadu powinny być również podane napoje: kawa, herbata, wrzątek, śmietanka lub mleko do kawy, 3 rodzaje soków 100% oraz woda mineralna. Możliwość wyboru z co najmniej 3 rodzajów deserów. Uroczysta kolacja (dla 30 osób): w formie szwedzkiego stołu. Minimum trzy dania ciepłe do wyboru( dwa mięsne i jedno bezmięsne), przekąski zimne(co najmniej 3 rodzaje przekąsek mięsnych oraz co najmniej 3 rodzaje przekąsek bezmięsnych), pieczywo jasne i ciemne, napoje gorące (kawa i herbata), 3 rodzaje soków 100%, owoce, 2 rodzaje ciasta.

6 Dzień 2: Śniadanie (dla 30 osób): w formie szwedzkiego stołu. Minimum dwa dania ciepłe do wyboru, przekąski zimne (co najmniej 3 rodzaje przekąsek mięsnych oraz co najmniej 3 rodzaje przekąsek bezmięsnych), mleko, płatki śniadaniowe pieczywo jasne i ciemne, kawa, herbata, śmietanka lub mleko do kawy, wrzątek, śmietanka lub mleko do kawy, 3 rodzaje 100% soków, owoce. Całodniowy serwis kawowy (dla 30 osób): serwis kawowy powinien składać się z: kawy, 3 rodzajów herbaty w saszetkach, wrzątku wody mineralnej, 3 rodzajów soków 100%, śmietanki lub mleka do kawy, pokrojonych cytryn, cukru, pięciu rodzaju suchych ciastek, ciasta, kanapek oraz owoców. Obiad z deserem (dla 30 osób): w formie szwedzkiego stołu Możliwość wyboru z co najmniej trzech dań (dwa rodzaje mięsa), w tym jedno bezmięsne, ziemniaki, ryż, warzywa gotowane, surówka. Możliwość wyboru z co najmniej dwóch rodzajów zup. W ramach obiadu powinny być również podane napoje: kawa, herbata, wrzątek, śmietanka lub mleko do kawy, 3 rodzaje soków 100% oraz woda mineralna. Możliwość wyboru z co najmniej 3 rodzajów deserów. Obiad z deserem powinien być serwowany w osobnym pomieszczeniu (nie w sali, w której będzie odbywać się spotkanie). Stoły bankietowe powinny być przykryte obrusem. 11 Nocleg Nocleg między pierwszym a drugim dniem spotkania: 10 pokoi jednoosobowych z łazienką, w pokojach dostęp do bezpłatnego Internetu. Lista osób korzystających z noclegu zostanie przekazana Zamawiającemu na 3 dni przed terminem spotkania. Inne 12 Ramowy program spotkania Na 3 dni robocze przed terminem spotkania Zamawiający przekaże Wykonawcy ramowy program spotkania, na podstawie którego określone zostaną godziny posiłków oraz pozostałe kwestie organizacyjne w tym ostateczna liczba godzin zajęć dydaktycznych.

7 Organizacja trzydniowego spotkania dla 30 osób w Trójmieście lub alternatywnej lokalizacji na północy Polski (z uzasadnieniem wyboru lokalizacji), Lp. Warunek Opis 1 Miejscowość Trójmiasto lub alternatywna lokalizacjana północy Polski (z uzasadnieniem wyboru lokalizacji), 2 Miejsce Hotel min. 3-gwiazdkowy lub centrum konferencyjne o standardzie porównywalnym z min. 3-gwiazdkowym hotelem, zmodernizowane lub wybudowane po 2000 roku. Wszystkie sale, pokoje i miejsce podawania posiłków muszą znajdować się w jednym budynku. We wszystkich pomieszczeniach zagwarantowana temperatura na poziomie od 21 0 C do 23 0 C. Możliwość regulacji temperatury w pomieszczeniach. 3 Czas trwania Trzy dni KOSZTY BEZWZGLĘDNE /będą poniesione niezależnie od faktycznej liczby uczestników/ 4 Sala/sale Jedna sala dla 30 osób przez cały czas trwania szkolenia z dostępem do Internetu bezprzewodowego, wyposażona w komputer (zainstalowanym aktualnym i aktywowanym systemem operacyjnym Windows XP, Windows Vista lub Windows 7 oraz oprogramowaniem obsługującym MS Office 2007 i Adobe Reader), rzutnik multimedialny, pilot do zmiany slajdów prezentacji, ekran, flipchart, ustawienie krzeseł i stołów w podkówkę. 5 Oznakowanie sal Wykonawca zapewni informację o spotkaniu przy wejściu do sali, w której będzie odbywało się spotkanie. 6 Dostęp do ksero i druku Możliwość skopiowania i druku w kolorze łącznie do 400 stron przez Zamawiającego. 7 Kompletowanie materiałów Wykonawca będzie kompletował materiały dla każdego uczestnika spotkania. Wykonawca przekaże każdemu z uczestników komplet materiałów składający się z: programu spotkania, wydrukowanych materiałów informacyjnych, notesu, długopisu, publikacji GPKKK oraz książki opisującej realizację projektu. Wykonawca przekaże komplet materiałów każdemu z uczestników po podpisaniu przez uczestnika listy obecności. Wszystkie niewykorzystane materiały Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego następnego dnia po zakończeniu ostatniego spotkania. 8 Miejsca parkingowe Miejsca parkingowe (5 miejsc) dla organizatorów i uczestników spotkania. Zamawiający poinformuje Wykonawcę via o ostatecznej liczbie miejsc parkingowych najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem spotkania. KOSZTY OSOBOWE /będą poniesione w zależności od faktycznej liczby uczestników/ 9 Planowana liczba uczestników 30 osób Zamawiający określi ostateczną liczbę uczestników via najpóźniej na

8 3 dni przed rozpoczęciem spotkania. 10 Nocleg Dwa noclegi ze śniadaniami dla 30 osób w pokojach jednoosobowych. Wszystkie pokoje z łazienkami i dostępem do bezprzewodowego Internetu. Najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem spotkania Zamawiający określi via ostateczną liczbę pokoi. Pokoje dostępne przez cały czas trwania spotkania, trzeciego dnia spotkania do 13: Wyżywienie Pierwszy dzień spotkania obiad dla 30 osób, kolacja dla 30 osób. Drugi dzień spotkania śniadanie, obiad i kolacja 30 osób. Trzeci dzień spotkania śniadanie i obiad dla 30 osób. Śniadanie - w formie szwedzkiego stołu. Minimum dwa dania ciepłe do wyboru, przekąski zimne (w co najmniej 3 rodzaje przekąsek mięsnych oraz co najmniej 3 rodzaje przekąsek bezmięsnych), mleko, płatki śniadaniowe, pieczywo: jasne, ciemne, kawa, herbata (min. 3 rodzaje czarna, zielona i owocowa), wrzątek, śmietanka lub mleko do kawy, 3 rodzaje soków 100%, owoce. Na stołach powinny leżeć czyste obrusy. Obiad z deserem - w formie szwedzkiego stołu. 3 rodzajów dań do wyboru (dwa mięsne oraz jedno bezmięsne), 3 rodzajów surówek, 3 rodzajów zup. W ramach obiadu podane zostaną również napoje: kawa, herbata (min. 3 rodzaje czarna, zielona i owocowa), wrzątek, śmietanka lub mleko do kawy, 3 rodzaje 100% soków, gazowana i niegazowana woda mineralna. Ponadto każdy z uczestników będzie miał możliwość wyboru z co najmniej 3 rodzajów deserów. Uroczysta kolacja zaproponowana przez Wykonawcę. Serwis kawowy: kawa, herbata w saszetkach - min. 3 rodzaje, wrzątek, woda mineralnej, 3 rodzaje soków 100%, śmietanka lub mleko do kawy, cytryny, cukier, pięć rodzajów suchych ciastek, kanapki koktajlowe oraz owoce. Serwis powinien być na bieżąco uzupełniany w godzinach wskazanych w harmonogramie spotkania jako godziny pracy.