SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługę przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi jednodniowego seminarium pt. Lubelska Kraina Mechatroniki, realizowanego w ramach projektu Marketing Gospodarczy Województwa Lubelskiego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata oraz, dla nie mniej niż 190, a maksymalnie 210 osób. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem, 2) zapewnienie usługi cateringowej, 3) zapewnienie recepcji seminarium wraz z obsługą, 4) zapewnienie moderatorów oraz prelegentów, 5) wydrukowanie programu seminarium, wykonanie materiałów promocyjnych, 6) przygotowanie relacji prasowej i telewizyjnej z wydarzenia, 7) zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca seminarium. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1. Liczba uczestników: nie mniej niż 190, a maksymalnie 210 osób 2. Miejsce wydarzenia: Lublin. Salę, w której odbędzie się seminarium zapewnia Wykonawca. 3. Rodzaj wydarzenia: seminarium 4. Termin: Wykonawca zobowiązany jest wykonać zamówienie w terminie do 30 maja 2014 r. z zastrzeżeniem, że seminarium musi się odbyć dnia 21 maja 2014 r. Dokładny termin wykonania przedmiotu umowy zostanie określony przez Zamawiającego w trakcie jej realizacji. 5. Czas trwania: 1 dzień, max. 4 godziny uwzględniając poczęstunek kawowy na początku oraz lunch. 1

2 ZADANIA WYKONAWCY: I. MIEJSCE (hotel, sala konferencyjna, parking). 1. Zapewnienie Sali oraz wyposażenia sali: Miejsce: Nowoczesne centrum konferencyjne usytuowane w granicach miasta Lublina, wnętrza przystosowane do prowadzenia konferencji, wyposażone w profesjonalny sprzęt audio/wideo, wentylowane i klimatyzowane. Sala z przeznaczeniem dla min 210 osób, sala konferencyjna, ustawienie krzeseł teatralne, mównica, stół prezydialny oraz krzesła dla 5 6 osób (stół prostokątny osłonięty do podłogi) Wykonawca zapewni: nagłośnienie i sprzęty audio-video: 4 mikrofony przypinane do ubrania dla prowadzących + 3 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników konferencji; projektor multimedialny wraz z pilotem multimedialnym i wskaźnikiem laserowym; ekran o wymiarach minimalnych 3 m x 2 m; internet bezprzewodowy; laptop do prezentacji (wraz z dostępem do internetu). Ponadto Wykonawca zapewni: - zaplecze techniczne (miejsce do przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu), - sanitarne (toalety damskie i męskie oraz minimum jedna toaleta dostosowana dla potrzeb osób niepełnosprawnych), - szatnię dla nie mniej niż 190, a maksymalnie 210 osób wraz z obsługą. 2. Zapewnienie parkingu bezpłatnego: W odległości do 100 metrów od sali konferencyjnej powinien być zabezpieczony teren z co najmniej 50 miejscami parkingowymi. II. ZABEZPIECZENIE USŁUGI CATERINGOWEJ W TRAKCIE TRWANIA SEMINARIUM. Catering dla nie mniej niż 190, a maksymalnie 210 uczestników konferencji. 1. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić serwis napojów i przekąsek dostępny podczas trwania seminarium: 2

3 - kawa, herbata, dodatki: np. cukier, mleko, cytryna, 3 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka coctailowe, owoce, serwetki. 2. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić lunch w formie bufetowej dla uczestników seminarium. Ilość osób: nie mniej niż 190, a maksymalnie 210 osób. Menu: Lp. Nazwa artykułu Minimalna gramatura/pojemność (na 1 osobę) 1. Mix ciastek kruchych 60 g 2. Napój Kawa rozpuszczalna nielimitowana 3. Napój Herbata czarna nielimitowana 4. Sok owocowy 100 %, minimum 3 rodzaje 200 ml 5. Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l 0,5 l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Sałatki z dodatkami: Grecka, brokułowa, z kurczakiem, z polędwiczką lub równoważne danie firmowe Przekąski koktajlowe: Koreczki serowe z oliwką, kanapki bankietowe z wędzonym łososiem, kanapki wykwintne z wędliną, lub równoważne danie firmowe 0,5 l 100 g 1 sztuka 9. Zupa krem, np. z brokułów 200 ml Danie gorące do wyboru (50/50): 10. Dorsz w sosie 100 g g dodatków 11. Pieczony indyk 100 g g dodatków Owoce świeże: 12. jabłka, gruszki, śliwki, mandarynki itp 150 g 13. Mleko do kawy UHT 1,5% 15 ml 14. Cukier biały w kostkach 10 g 15. Cytryna plaster 3

4 Ponadto: Wykonawca zapewni na stolikach prelegentów wodę mineralną butelkowaną (butelka szklana) w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji. Ponadto: wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne, z wyłączeniem plastiku, Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce, obrusy, stoły okrągłe lub prostokątne oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji, Wykonawca zapewni obsługę kelnerską wszystkich posiłków. III. OBSŁUGA SEMINARIUM. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze seminarium. Do zadań Wykonawcy należy: 1. Rejestrację zgłoszeń: a) Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy najpóźniej 3 dni robocze od daty zawarcia umowy listy adresowej potencjalnych uczestników konferencji, b) Za przygotowanie oraz wysyłkę zaproszeń odpowiada Zamawiający c) Za rejestrację zgłoszeń odpowiada Wykonawca. d) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu raportu z procesu zapraszania uczestników (imię i nazwisko, instytucja, data kontaktu, uczestnictwo - TAK/NIE) w terminie 3 dni przed rozpoczęciem seminarium. 2. Zapewnienie recepcji seminarium: - 3 krzesła, - 2 stoły przykryte tkaniną, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja, - 2 tabliczki z nazwą seminarium (z logotypami wskazanymi przez Zamawiającego), - pojemnik szklany na wizytówki. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej w godz

5 W zakresie liczby osób obsługujących recepcje Wykonawca jest zobowiązany zapewnić 3 osoby (w tym min. 1 osobę posługującą się w stopniu komunikatywnym językiem angielskim). Zadaniem recepcji będzie: - obsługa uczestników przez cały czas trwania seminarium, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; - rejestracja uczestników, - dystrybucja materiałów wśród uczestników, - prowadzenie listy obecności uczestników spotkania wraz z podpisami, lista powinna być oznakowana logotypami, 3. Zapewnienie obsługi technicznej imprezy (serwis techniczny 1 osoba). Zadaniem obsługi technicznej będzie: - dbanie o sprawność wszystkich sprzętów wykorzystywanych w trakcie seminarium oraz ich złożenie i rozłożenie - przygotowanie i ustawienie wizytowników w sali konferencyjnej, - ustawienie i złożenie elementów wizualizacji spotkania (bannerów, roll-upow etc.) IV. ZAPEWNIENIE MODERATORA ORAZ PRELEGENTÓW Zadaniem Wykonawcy będzie zaproponowanie merytorycznego opracowania ramowego programu seminarium z uwzględnieniem trzech części: wprowadzające wystąpienia oraz dwa panele merytoryczne (1. Mechatronika w ujęciu dydaktycznym, 2. Mechatronika w ujęciu biznesowym/gospodarczym). Zadaniem Wykonawcy będzie również rekrutacja i zaproszenie moderatorów poszczególnych bloków i części tematycznych oraz prelegentów, których doświadczenie zawodowe umożliwi należytą realizację ostatecznego programu seminarium. Prelegentami seminarium będzie min. 4 ekspertów (min. 2 naukowców, w tym profesor, właściciel/prezes firmy zajmującej się produkcją maszyn i urządzeń w oparciu o mechatronikę, nauczyciel mechatroniki, specjaliści z zakresu mechatroniki). Moderatorem seminarium powinna być osoba zaznajomiona z tematyką gospodarczą i/lub dziedzina mechatroniki. Program seminarium będzie dopracowywany oraz uzgadniany w stałym kontakcie z Zamawiającym. Ostateczny program seminarium Zamawiający otrzyma nie później niż 7 dni przed terminem rozpoczęcia seminarium. Program będzie uwzględniał zakres tematyczny seminarium, dokładny termin i miejsce realizacji, nazwiska prelegentów i moderatora oraz tematykę poszczególnych wystąpień. Zamawiający zastrzega sobie prawo 5

6 do zmian prelegentów i moderatora na każdym etapie przygotowywania programu seminarium oraz zaproszenie minimum jednego uczestnika dyskusji. Wykonawca wyśle na adres elektroniczny każdego zarejestrowanego uczestnika ostatecznie uzgodniony z Zamawiającym program seminarium co najmniej na 2 dni robocze przed rozpoczęciem seminarium. V. MATERIAŁY PROMOCYJNE. Zapewnienie materiałów promocyjnych przez Wykonawcę: 1. Program konferencji. Wykonawca odpowiedzialny jest za wydrukowanie i dołączenie do materiałów promocyjnych programu seminarium zaakceptowanego przez Zamawiającego. Ilość: nie mniej niż 190, a maksymalnie 210 szt., Gramatura papieru: 80 g/m2 Kolor: pełno kolorowy Wszystkie materiały konferencyjne muszą być oznaczone (kolorowymi) logami wskazanymi przez Zamawiającego. VI. PRZYGOTOWANIE RELACJI PRASOWEJ I TELEWIZYJNEJ Z WYDARZENIA. 1. Udokumentowanie fotograficzne i podsumowanie seminarium. Wykonawca jest odpowiedzialny za udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym oraz przekazanie materiałów zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 2 dni robocze po zakończeniu seminarium. Wykonawca wykona co najmniej 50 dobrej jakości zdjęć z przebiegu seminarium. Wykonawca przekaże Zamawiającemu listy uczestników z udziału w seminarium 2 dni robocze po zakończeniu wydarzenia. Wykonawca opracuje pisemne podsumowanie seminarium, zawierające wnioski zebrane z poszczególnych paneli. Wykonawca, po akceptacji treści przez Zamawiającego prześle drogą elektroniczną do wszystkich uczestników w ciągu 7 dni od zakończenia seminarium. 6

7 Wykonawca w porozumieniu i zgodnie z wytycznymi z Zamawiającym przygotuje tekst oraz notatkę prasową z wydarzenia. Tekst nie krótszy niż 5000 znaków, notatka nie krótsza niż 1000 znaków, (znaki liczone ze spacjami). 2. Reportaż z konferencji, przystosowany do emisji w Internecie oraz telewizji. Materiał ma zawierać m.in. wypowiedzi uczestników seminarium, w tym przedstawicieli Zamawiającego i prelegentów. Wykonawca przygotuje film reportaż oraz jego skróconą wersję. Parametry techniczne: - czas trwania filmu: min. 10, max. 15 minut dla wersji długiej oraz min. 3, max. 4 min. Dla wersji skróconej, - film musi być wykonany w technologii Full High Definition, - wersja językowa: język polski Produkcja filmów powinna być przeznaczona do umieszczenia na stronach internetowych, emisji w telewizji, emisji podczas konferencji oraz dystrybucji bezpośredniej na nośnikach elektronicznych. Wykonawca zapewni użycie wyłącznie profesjonalnego sprzętu wymaganego do należytego wykonania filmu. Wykonawca przedstawi wstępny montaż do akceptacji. Materiał zostanie skierowany do dalszej obróbki po uwzględnieniu wszystkich uwag i poprawek wniesionych przez Zamawiającego. Dźwięk Dolby Digital. Zamawiający dokona odbioru filmów po wniesieniu ostatecznych uwag do wersji udźwiękowionej. Po dokonaniu akceptacji przedstawionego materiału zostanie podpisany protokół odbioru. Wykonawca zobowiązuje się na przeniesienie na Zamawiającego w całości praw majątkowych do wykonywanych projektów, obejmujących wszystkie pola eksploatacji od momentu zawarcia umowy. Wykonawca przekaże Zamawiającemu efekt pracy na nośniku elektronicznym typu CD/DVD w nieskompresowanych formatach MOV, DVD, MP4, AVI oraz MPEG-2 oraz w plikach umożliwiających odtwarzanie przez Internet. Filmy powinny być dostosowane technicznie do emisji zarówno w telewizji jak i w Internecie, gdyż emitowane będą na kanałach telewizyjnych nadawanych drogą naziemną i satelitarną, na stoiskach targowych podczas imprez wystawienniczych, w Internecie oraz wykorzystane będą do innych opracowań - prezentacji multimedialnych. 7

8 Wykonawca zadba o obecność na Wydarzeniu przedstawicieli mediów lokalnych (w tym telewizji oraz prasy) oraz branżowych. 3. Oznakowanie film promocyjno-informacyjnego Filmy promocyjno-informacyjne zostaną odpowiednio oznakowane poprzez umieszczenie w ostatnim kadrze filmów planszy zawierającej logotyp Województwa Lubelskiego Lubelskie Smakuj Życie oraz wszystkie niezbędne logotypy ukazujące źródła finansowania. Logotypy dostarczone zostaną przez Zamawiającego. W filmach promocyjno-informacyjnych powinna znaleźć się informacja o współfinansowaniu produkcji ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata ORAZ. 4. Prawa autorskie Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu dożywotnich praw autorskich do całego dzieła, a w tym do muzyki użytej w spocie, zdjęć, a także do zapewnienia lektora. VII. ZAPEWNIENIE OZNAKOWANIA WIZUALNEGO MIEJSCA KONFERENCJI: Na sali i przed salą mają być ustawione (wykonane według wskazania zamawiającego i dostarczone odpowiednio) na stelażach cztery (4) plakaty informacyjne o konferencji (z nazwą i programem w j. polskim). Odnośne cztery plakaty to w założeniu: format B2, druk solwentowy (4+0), kaszerowany na tekturze introligatorskiej o grubości nim. 3 mm z białą wyklejką spodu (2 układy tekstu). 8