PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzenie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 01/2013 z dnia 27.03.2013r. Zakres kontroli: Kontrola ponoszonych przez Ośrodek kosztów na wynagrodzenia z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 03.04.2013r. do dnia 17.04.2013r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach ul. Parkowa 11, 44-172 Poniszowice. Okres objęty kontrolą: 2012r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1/ Ustawa z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( Dz. U. Nr 13 poz. 123 z 2001r. z późniejszymi zmianami ). 2/ Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami ). 3/ Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późniejszymi zmianami ). 4/ Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami ). 5/ Uchwała Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Danuta Czok Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury w Rudzińcu, Pani xxxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Gminnego Ośrodka Kultury w Rudzińcu. Kontrola została przeprowadzona w zakresie: 1. Kontrola dokumentacji organizacyjnej. 2. Kontrola ponoszonych przez Ośrodek kosztów na wynagrodzenia z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło 3. Realizacja kontroli zarządczej. 4. Realizacja zaleceń pokontrolnych. 1Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 1
USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY 1. Kontrola dokumentacji organizacyjnej Gminny Ośrodek Kultury Rudziniec zwany w dalszej części protokołu Ośrodek jest samorządową instytucją kultury, której organizatorem jest Gmina Rudziniec, utworzoną na mocy uchwały nr XXVII/318/01 Rady Gminy Rudziniec z dnia 19 grudnia 2001r. w sprawie utworzenia instytucji kultury pod nazwą Gminny Ośrodek Kultury w Rudzińcu z siedzibą w Poniszowicach. Podstawowym zadaniem Ośrodka jest prowadzenie działalności w zakresie upowszechniania i promocji kultury poprzez zaspokajanie potrzeb kultury środowiska oraz rozwijanie różnych dziedzin kultury amatorskiej i profesjonalnej. Jednostka działa w oparciu o przepisy prawne: ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990r., ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991r. oraz Statut Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach nadany Uchwałą Rady Gminy nr XVI/169/08 z dnia 4 lutego 2008r. wraz ze zmianą na podstawie Uchwały Nr XVII/199/2012 z dnia 29 lutego 2012r. w sprawie dokonania zmian w statucie Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach tekst jednolity ogłoszono w dniu 28 lutego 2013r. - Uchwała Nr XXVIII/377/2013 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 lutego 2013r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego Uchwały Nr XVI/169/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 4 lutego 2008r. w sprawie: uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach. Ośrodek został wpisany do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonej przez organizatora pod nr Kl/4011/2/2002 w dniu 2 stycznia 2002r. uzyskując osobowość prawną, posiada także numer identyfikacyjny REGON: 270194029 oraz Numer Identyfikacji Podatkowej: 9690671253. Działalność kulturalna prowadzona jest przez Ośrodek w następujących placówkach: siedziba Gminnego Ośrodka, S.P. Rudno, świetlica Rzeczyce, ZSP w Rudzińcu, świetlica w Łanach, S.P. Kleszczów, S.P. Bycina, S.P. Pławniowice, świetlica w Łączy, świetlica w Bojszowie. Dodatkowo oprócz zajęć cyklicznych odbywają się zajęcia okazjonalne w większości miejscowości Gminy Rudziniec w świetlicach lub OSP. Organem zarządzającym Ośrodkiem jest Dyrektor Ośrodka - Pani Danuta Czok, powołana na stanowisko Dyrektora od dnia 1 listopada 2006r. do nadal. Stanowisko Głównego Księgowego zajmowała od 02.03.2011r. do 31.10.2012r. pani xxxxxxxxxx 2 zatrudniona w Ośrodku w okresie od 01.09.2010r. do 31.10.2012r. Od 01.11.2012r. stanowisko Głównego Księgowego zajmuje pani xxxxxxxxx³ zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas 2 i 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2
określony do 31.10.2013r. Dyrektor Ośrodka powierzył obowiązki z zakresu gospodarki finansowej ww osobie w drodze Zarządzenia Nr 13/2012 z dnia 31 października 2012r. Dyrektora GOK w Rudzińcu z siedzibą w Poniszowicach. W okresie objętym kontrolą w Ośrodku zatrudnione były 6 osób z tytułu umowy o pracę. Wykaz osób zatrudnionych w Ośrodku w 2012r. stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. W 2012 roku Ośrodek organizował imprezy kulturalne, konkursy, warsztaty oraz prowadził zajęcia cykliczne wykaz imprez, konkursów, warsztatów, festiwali, koncertów oraz prowadzonych zajęć cyklicznych zorganizowanych przez Ośrodek stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Działalność Ośrodka oparta jest na poniższych przepisach, regulaminach: 1. Statut Ośrodka Statut Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach nadany Uchwałą Rady Gminy nr XVI/169/08 z dnia 4 lutego 2008r. wraz ze zmianą na podstawie Uchwały Nr XVII/199/2012 z dnia 29 lutego 2012r. w sprawie dokonania zmian w statucie Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach tekst jednolity ogłoszono w dniu 28 lutego 2013r. - Uchwała Nr XXVIII/377/2013 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 lutego 2013r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego Uchwały Nr XVI/169/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 4 lutego 2008r. w sprawie: uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach Statut określa m. in. cele i zakres działania Ośrodka, zarządzanie i organizację oraz sposób prowadzenia gospodarki finansowej. 2. Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Kultury w Rudzińcu z siedzibą w Poniszowicach wszedł w życie z dniem 01.01.2005r. wraz ze zmianami: a) Zarządzenie nr 1/2006 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 28 kwietnia 2006r., b) Zarządzenie nr 6/2006 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 29 września 2006r., c) Zarządzenie Nr 7/2006 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 29 grudnia 2006r., d) Zarządzenie Nr 1/2008 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 1 grudnia 2008r., e) Zarządzenie Nr 5/2010 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 1 lutego 2010r. f) Zarządzenie Nr 15/2012 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 30 listopada 2012 roku. 3
Regulamin określa m.in.: strukturę organizacyjną Ośrodka, zasady podziału zadań i kompetencji w Ośrodku. 3. Zarządzenie Nr 2/2006 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 8 maja 2006r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej dla Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec. 4. Zarządzenie Nr 3/2006 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 8 maja 2006 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji dotyczącej zasad i trybu przeprowadzania inwentaryzacji w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec. 5. Zarządzenie Nr 4/2006 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 1 września 2006r. w sprawie wprowadzenia standardów kontroli finansowej oraz procedury kontroli gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec. 6. Zarządzenie Nr 5/2006 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 1 września 2006r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec. 7. Zarządzenie Nr 1/2007 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 10 stycznia 2007r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu wynagradzania oraz pozostałych świadczeń pracowniczych w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec wraz ze zmianą na podstawie Zarządzenia Nr 12/2012 z dnia 09.10.2012r. Dyrektora GOK w Rudzińcu z siedzibą w Poniszowicach. 8. Zarządzenie Nr 1/09 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury z dnia 2 stycznia 2009r. w sprawie prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych. 9. Zarządzenie Nr 2/2009 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 2 stycznia 2009r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie podróży służbowych na obszarze kraju pracowników Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec 10. Zarządzenie Nr 2/2010 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 06.01.2010r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec. 11. Zarządzenie Nr 3/2010 Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 6 stycznia 2010r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etyki pracowników Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec. 12. Zarządzenie Nr 4/2010 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 6 stycznia 2010r. w sprawie wdrożenia regulaminu kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach. 4
13. Zarządzenie Nr 4/2012 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach z dnia 3 stycznia 2012 w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach określania mierników ich realizacji, zasad monitorowania ich osiągnięcia oraz w sprawie zarządzania ryzykiem. 14. Zarządzenie Nr 6/2011 z dnia 01.09.2011r. Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Rudzińcu z siedzibą w Poniszowicach w sprawie przyjęcia tabeli opłat za zajęcia prowadzone w GOK Rudziniec wraz ze zmianami na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 oraz 2/2012 z dnia 02.01.2012r. 15. Zarządzenie Nr 10/2012 z dnia 27.09.2012r. Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec. 2. Kontrola ponoszonych kosztów na wynagrodzenia z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło. Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Ośrodku jest kierownik jednostki - Dyrektor zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury zgodnie z art. 27 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991r. jest plan działalności zatwierdzony przez Dyrektora. Pierwotny plan finansowy Ośrodka na 2012r. przewidywał po stronie przychodów 390 700,00 zł. i wydatków kwotę 412 000,00 zł. - został przyjęty przez Dyrektora Ośrodka na podstawie Zarządzenia nr 3/2012 z dnia 3 stycznia 2012r. Główną część przychodów stanowi dotacja otrzymywana z budżetu Gminy. W trakcie realizacji plan finansowy siedmiokrotnie uległ zmianie. Zmieniono także nazwę w planie finansowym pozycja wydatki działalności ogółem została zmieniona na koszty działalności ogółem - na podstawie Zarządzenia Nr 11/2012 z dnia 27 września 2012r. Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach. Łącznie po zmianach plan finansowy na 2012 r. wykazywał po stronie przychodów kwotę 458 500,00 zł., po stronie kosztów kwotę 473 600,00 zł. W 2012r. Gminny Ośrodek Kultury otrzymał dotację podmiotową - Dział 921 - Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, Rozdział 92109 - Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby, 2480 Dotacja podmiotowa z budżetu dla samorządowej instytucji kultury. Kwota dotacji w 2012r. dla Gminnego Ośrodka Kultury wynosiła 360 000,00 zł. zgodnie z Uchwałą XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok. Plan wydatków budżetowych na 2012 rok Gminy Rudziniec w zakresie dotacji podmiotowej dla Gminnego Ośrodka Kultury w trakcie 2012 roku był dwukrotnie zmieniany tj. 5
a) zwiększono kwotę dotacji o 11 000,00 zł. na podstawie Uchwały Rady Gminy Rudziniec Nr XXI/249/2012 z dnia 28.06.2012r. w sprawie zmian w budżecie gminy Rudziniec na rok 2012. b) zwiększono kwotę dotacji o 2 500,00 zł. na podstawie Uchwały Rady Gminy Rudziniec Nr XXII/265/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 30 sierpnia 2012r.w sprawie zmian w budżecie Gminy Rudziniec na rok 2012 Po zmianach dotacja wyniosła łącznie 373 500,00 zł. Jak wynika z powyższego dotacja stanowiła w 2012r. 81,46 % wszystkich przychodów Ośrodka. Kwoty oraz terminy przekazania dotacji dla Ośrodka przedstawia poniższa tabela: Przychody i koszty działalności Ośrodka kształtowały się następująco: a) przychody 455 587,38 zł. na powyższą kwotę składały się następujące kwoty przychodów: l.p. Kwota przekazana Data przekazania 1 30 000,00 zł. 9 styczeń 2012r. 2 30 000,00 zł. 1 luty 2012r. 3 30 000,00 zł. 1 marzec 2012r. 4 30 000,00 zł. 2 kwiecień 2012r. 5 90 000,00 zł. 7 maj 2012r. 6 11 000,00 zł. 2 lipiec 2012r. 7 30 000,00 zł. 1 sierpień 2012r. 8 32 500,00 zł. 4 wrzesień 2012r. 9 30 000,00 zł. 2 październik 2012r. 10 30 000,00 zł. 2 listopad 2012r. 11 30 000,00 zł. 4 grudzień 2012r. 12 Razem: 373 500,00 zł. - 373 500,00 zł. - dotacja podmiotowa otrzymana z budżetu Gminy, - 57 087,38 zł. - przychody własne, - 25 000,00 zł. - dotacja z Urzędu Marszałkowskiego b) Koszty - 470 812,15 zł Koszty poniesione przez Ośrodek w 2012r. przedstawia poniższa tabela: Określenie kosztów Kwota w złotych Udział we wszystkich kosztach Ośrodka 1 Wynagrodzenia wraz z pochodnymi 264 357,25 zł. 56,15 % 2 Materiały i usługi 190 343,31 zł. 40,43 % 3 Świadczenia urlopowe 3 008,31 zł. 0,64 % 4 Podróże służbowe krajowe 2 183,71 zł. 0,46 % 5 Podatki i opłaty 1 736,00 zł. 0,37 % 6 Pozostałe świadczenia dla pracowników 2 595,28 zł. 0,55 % 7 Pozostałe koszty rodzajowe 4 205,81 zł. 0,89 % 8 Pozostałe koszty operacyjne 60,03 zł. 0,01 % 9 Amortyzacja 2 322,45 zł. 0,50 % RAZEM: 470 812,15 zł. 100,00 % 6
Kontrolą objęto dowody księgowe dokumentujące ponoszone przez Ośrodek koszty wynagrodzeń z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło i stwierdzono, że: - wszystkie rachunki są wystawiane na podstawie zawieranych umów zlecenia lub o dzieło wykaz zawartych umów zlecenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu, rejestr zawartych umów o dzieło stanowi załącznik nr 4 do niniejszego protokołu. - wszystkie koszty są dokumentowane dowodami księgowymi umowy, rachunki, - realizacja następuje w formie przelewu na konto wskazane przez zleceniobiorców oraz osoby z którymi zawarto umowy o dzieło. - Dyrektor Ośrodka zawierał w 2012r. umowy zlecenia i umowy o dzieło w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Ośrodka oraz realizacji zajęć przewidzianych programem. Łącznie w 2012r. Dyrektor zawarł 13 umów - zleceń z tytułu których Ośrodek poniósł w 2012r. koszty w wysokości 32 670,00 zł. oraz 92 umowy o dzieło z tytułu których Ośrodek poniósł w 2012r. koszty w wysokości 52 789,90 zł. Łączna kwota poniesionych kosztów w związku z zawartymi umowami wyniosła w 2012r. 85 459,90 zł. i stanowiła 18,15 % wszystkich kosztów poniesionych przez Ośrodek w 2012 roku. Wątpliwości kontrolującego budzi fakt zawarcia umów o dzieło: a) Nr 4/08/2012 w dniu 09.08.2012r. z panią xxxxxxxxxx 4 na przygotowanie sprawozdania z działalności Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec za I półrocze 2012r. z wynagrodzeniem 350,00 zł. brutto, b) Nr 1/09/2012 w dniu 18.09.2012r. z panią xxxxxxxxxx 5 na opracowanie dokumentów regulujących organizację rachunkowości polityki rachunkowości, w tym planu kont oraz wykonanie projektu planu finansowego na 2013 rok z wynagrodzeniem 655,00 zł. brutto, c) Nr 2/10/2012 z dnia 04.10.2012r. z panią xxxxxxxxx 6 na opisanie i zaksięgowanie dowodów księgowych wydanych od 01.07.2012r., wykonanie sprawozdań Rb-n, Rb-z za III kwartał 2012r., bieżące księgowanie dowodów księgowych, dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji, z wynagrodzeniem 1310,00 zł. brutto. Wszystkie zlecone powyżej czynności będące przedmiotem zawartych umów mieszczą się w zakresie obowiązków Głównego Księgowego Ośrodka, który był zatrudniony w Ośrodku na umowę o pracę do dnia 31.10.2012r. i w zakresie obowiązków z dnia 02.03.2011r. są wskazane powyższe czynności, na które zostały sporządzone wyżej 4Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 5 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 6 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 7
wymienione umowy o dzieło. W dniu 17.04.2013r. w celu wyjaśnienia celowości zawierania ww umów zwrócono się do Dyrektora Ośrodka protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień z dnia 17.04.2013r. stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. Kontrolą objęto rachunki wystawiane przez zleceniobiorców i osoby z którymi zawarto umowy o dzieło i stwierdzono, że kwoty w wystawianych rachunkach są zgodne z ustalonymi w zawartych umowach, a w przypadku umów zleceń gdzie określono stawki godzinowe, że rachunki wystawiane w okresach miesięcznych odzwierciedlają faktycznie odbyte zajęcia z uwzględnieniem stawek godzinowych zgodnych z umownymi wyj. stanowiły umowy: a) wykazana w pkt 1, załącznika nr 3 do niniejszego protokołu kontroli w przypadku których zleceniobiorca wystawił rachunek w kwocie niezgodnej z zawartą umową tj. rachunek za luty 2012r. wystawiono na kwotę 105,00 zł., a z dziennika zajęć wynikało, że w lutym odbyły się 4 zajęcia tj. do wypłaty zgodnie z umową powinno być 140,00 zł. gdyż wynagrodzenie w umowie określono na 35,00 zł. za 1 godzinę zajęć, a naliczono i wypłacono 105,00 zł. - różnica wynosi 35,00 zł. rachunek za kwiecień i maj 2012r. wystawiono na kwotę 280,00 zł. a z dziennika zajęć wynikało, że w kwietniu i maju było 7 zajęć x 35,00 zł. tj. 245,00 zł. powinno być naliczone i wypłacone, a naliczono i wypłacono 280,00 zł. tj. o 35,00 zł. więcej Z wyjaśnień uzyskanych od Dyrektora wynika, że wypłata za kwiecień i maj 2012r. w kwocie wyższej miała miejsce w celu zapłaty godziny zajęć nie ujętej, a zrealizowanej przez zleceniobiorcę w miesiącu lutym 2012r. b) wykazana w pkt 5, załącznika nr 3 do niniejszego protokołu kontroli w przypadku których zleceniobiorca wystawił rachunek w kwocie niezgodnej z zawartą umową tj. rachunek za styczeń 2012r. wystawiono na kwotę 945,00 zł., a z dziennika zajęć wynikało, że w styczniu zleceniobiorca zrealizował 26 godzin zajęć tj. do wypłaty zgodnie z umową powinno być 910,00 zł. gdyż wynagrodzenie w umowie określono na 35,00 zł. za 1 godzinę zajęć, a naliczono i wypłacono 945,00 zł. - różnica wynosi 35,00 zł. rachunek za luty 2012r. wystawiono na kwotę 875,00 zł. a z dziennika zajęć wynikało, że w lutym zleceniobiorca zrealizował 26 godzin zajęć tj. do wypłaty zgodnie z umową powinno być 910,00 zł., a naliczono i wypłacono 875,00 zł. tj. o 35,00 zł. mniej. Z wyjaśnień uzyskanych od Dyrektora wynika, że wypłata za luty 2012r. w kwocie wyższej miała miejsce w celu zapłaty godziny zajęć nie ujętej, a zrealizowanej przez zleceniobiorcę w miesiącu styczniu 2012r. 8
3. Realizacja kontroli zarządczej Dyrektor Ośrodka Zarządzeniem Nr 4/2010 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z dnia 6 stycznia 2010r. w sprawie wdrożenia regulaminu kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach wdrożył procedury kontroli zarządczej w Ośrodku. Regulamin kontroli zarządczej określa m.in. środowisko wewnętrzne, zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja oraz monitorowanie i ocena. Zgodnie z 29 pkt 1 i 2 regulaminu kontroli zarządczej wszyscy pracownicy są obowiązani do monitorowania skuteczności realizacji zarządzenia dot. regulaminu kontroli zarządczej oraz przeprowadzania co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej w zakresie dotyczącym ich działalności. Sprawozdanie z dokonanej raz w roku samooceny przestrzegania procedur określonych w zarządzeniu należy sporządzić najpóźniej do 31 grudnia każdego roku i przedłożyć Dyrektorowi Ośrodka. Stwierdzono, że wszyscy pracownicy dokonali samooceny systemu kontroli zarządczej - sporządzili arkusz samooceny na druku stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 4/2010 z dnia 06.01.2010r. W dniu 14.01.2013r. Dyrektor sporządził oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury Rudziniec za 2012 rok, z którego wynika m.in., że w Ośrodku w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza kopia oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. Dyrektor Ośrodka wprowadził Zarządzeniem Nr 4/2021 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach z dnia 3 stycznia 2012r. zasady i tryb wyznaczania celów Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec z siedzibą w Poniszowicach określania mierników ich realizacji, zasady monitorowania ich osiągnięcia oraz zarządzania ryzykiem. Z powyższego zarządzenia wynika m.in. że Dyrektor Ośrodka w terminie do 30 stycznia zatwierdza plan realizacji zadań i celów na kolejny rok budżetowy wg wzoru stanowiącego załącznik do Zarządzenia stwierdzono, że Dyrektor Ośrodka w dniu 03.01.2012r. ustalił plan finansowy Ośrodka na rok 2012r. tj. zgodnie z terminem określonym w ww Zarządzeniu. Ponadto w ww zarządzeniu określono również, że w celu identyfikowania, analizowania różnych rodzajów ryzyka oraz wskazań dotyczących reagowania na nie, wykorzystuje się raport, którego wzór stanowi załącznik do zarządzenia. Raport sporządza się raz w roku do 28 lutego następującego po roku budżetowym - stwierdzono, że w dniu 14.01.2013r. Dyrektor Ośrodka sporządził raport identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko kopia ww raportu stanowi załącznik nr 7 do niniejszego protokołu. 9
4. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od 28.12.2011r. do 08.03.2012r. przeprowadzona została w Ośrodku kontrola wykorzystania dotacji udzielonej z budżetu Gminy w 2011r. zakończona protokołem z dnia 14.03.2012r. W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień skierowano do Dyrektora Ośrodka zalecenia pokontrolne. W dniu 04.04.2012r. Dyrektor Ośrodka złożył w Urzędzie Gminy odpowiedź na zalecenia pokontrolne. Kontrolą objęto realizację zaleceń pokontrolnych i stwierdzono, że: 1. Kontrolą objęto listy płac w zakresie wynagrodzenia Głównego Księgowego w 2012r. i stwierdzono, że w Ośrodku zaprzestano wypłacania premii Głównemu Księgowemu. 2. Stwierdzono, że w dniu 27.03.2012r. wypłacono kwotę 50,00 zł. tytułem należności za okres od stycznia do marca 2011r. z tytułu zrealizowanej umowy zlecenie Nr 06/01/Z/2011 zawartej w dniu 03.01.2011r., której przedmiotem była nauka gry na keyboardzie. 3. Kontrolą objęto faktury płatne przelewem w okresie od 01.07.2012r. do 31.12.2012r. i stwierdzono, że były regulowane terminowo tj. w terminach zgodnych z określonymi przez wystawców. 4. Kontrolą objęto terminowość przekazania deklaracji rozliczeniowych ( ZUS P DRA ) do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za okres od 01.07.2012r. do 31.12.2012r. i stwierdzono, że deklaracje do ZUS były przekazywane w powyższym okresie terminowo tj. w terminie do 15 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI: 1. Zawarcie w imieniu Ośrodka z p. Lidia Kukowka trzech umów o dzieło: Nr 4/08/2012 w dniu 09.08.2012r., Nr 1/09/2012 w dniu 18.09.2012r. oraz Nr 2/10/2012 w dniu 04.10.2012r. na wykonanie czynności księgowych, będących w zakresie obowiązków Głównego Księgowego zatrudnionego w Ośrodku na umowę o pracę do dnia 31.10.2012r. Łączna kwota wynagrodzenia z tyt. wyżej zawartych umów to 2 315,00 zł. Zaistnienie powyższego jest niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, który stanowi, że: Wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Ośrodka, który przyznał zawarł w imieniu Ośrodka wyżej wymienione umowy o dzieło. 2. Wypłata czterech rachunków z tytułu zrealizowanych godzin w ramach zawartych w 2012 roku umów zleceń w kwotach niezgodnych z zawartymi umowami poprzez zapłatę 10
za zajęcia w liczbie niezgodnej z wykazanymi w dziennikach zajęć. Powyższe dotyczyło umów: a) wykazana w pkt 1, załącznika nr 3 do niniejszego protokołu kontroli w przypadku których zleceniobiorca wystawił rachunek w kwocie niezgodnej z zawartą umową tj. - rachunek za luty 2012r. wystawiono na kwotę 105,00 zł., a z dziennika zajęć wynikało, że w lutym odbyły się 4 zajęcia tj. do wypłaty zgodnie z umową powinno być 140,00 zł. gdyż wynagrodzenie w umowie określono na 35,00 zł. za 1 godzinę zajęć, a naliczono i wypłacono 105,00 zł. - różnica wynosi 35,00 zł. - rachunek za kwiecień i maj 2012r. wystawiono na kwotę 280,00 zł. a z dziennika zajęć wynikało, że w kwietniu i maju było 7 zajęć x 35,00 zł. tj. 245,00 zł. powinno być naliczone i wypłacone, a naliczono i wypłacono 280,00 zł. tj. o 35,00 zł. więcej. b) wykazana w pkt 5, załącznika nr 3 do niniejszego protokołu kontroli w przypadku których zleceniobiorca wystawił rachunek w kwocie niezgodnej z zawartą umową tj. - rachunek za styczeń 2012r. wystawiono na kwotę 945,00 zł., a z dziennika zajęć wynikało, że w styczniu zleceniobiorca zrealizował 26 godzin zajęć tj. do wypłaty zgodnie z umową powinno być 910,00 zł. gdyż wynagrodzenie w umowie określono na 35,00 zł. za 1 godzinę zajęć, a naliczono i wypłacono 945,00 zł. - różnica wynosi 35,00 zł. - rachunek za luty 2012r. wystawiono na kwotę 875,00 zł. a z dziennika zajęć wynikało, że w lutym zleceniobiorca zrealizował 26 godzin zajęć tj. do wypłaty zgodnie z umową powinno być 910,00 zł., a naliczono i wypłacono 875,00 zł. tj. o 35,00 zł. mniej. Kopie ww umów zleceń oraz rachunków stanowią załącznik nr 8 do niniejszego protokołu. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Ośrodka, który zatwierdza do wypłaty rachunki do umowy zlecenia oraz dokonuje kontroli realizacji zadań w dziennikach zajęć prowadzonych przez zleceniobiorców ZALECENIA POKONTROLNE 1. Wydatki Ośrodka ponosić zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych tj. w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Nie dopuszczać do sytuacji, w której będzie wypłacane wynagrodzenie dla dwóch osób za wykonywanie tych samych czynności. W przypadku niewywiązywania się pracownika Ośrodka ze swoich obowiązków doprowadzić do wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Ośrodka. 11
2. Zobowiązuję Dyrektora Ośrodka do bieżącego sprawdzania zgodności ilości odbywanych zajęć z ilością wykazywaną na rachunkach wystawianych przez zleceniobiorców i opłacanych przez Ośrodek. Nie dopuszczać do sytuacji w której kwota w wystawianych rachunkach jest niezgodna z liczbą godzin wynikającą z prowadzonych dzienników zajęć. Powyższe zalecenia pokontrolne kieruję do Dyrektora Ośrodka, zobowiązując jednocześnie do odpowiedzi na piśmie w terminie 30 dni od podpisania niniejszego protokołu, z realizacji wykonania zaleceń pokontrolnych. Wykaz załączników do niniejszego protokołu. 1. Wykaz osób zatrudnionych w Ośrodku w 2012r. 2. Wykaz imprez, konkursów, warsztatów, festiwali i koncertów oraz prowadzonych zajęć cyklicznych zorganizowanych przez Ośrodek w 2012r. 3. Wykaz umów zlecenia zawartych w 2012 roku. 4. Rejestr umów o dzieło zawartych w 2012 roku. 5. Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień od Dyrektora Ośrodka. 6. Kopia oświadczenia Dyrektora Ośrodka o stanie kontroli zarządczej. 7. Kopia raportu identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko. 8. Kopia umowy zlecenia Nr 01/01/Z/2012 z dnia 02.01.2012r. oraz Nr 05/01/Z/2012 z dnia 02.01.2012r. oraz rachunków do ww umów. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Ośrodka pani Danuta Czok został poinformowany o przysługującym, na podstawie obowiązującego w Urzędzie Gminy w Rudzińcu regulaminu kontroli wewnętrznej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, pozostawiono w kontrolowanej jednostce. z których jeden Protokół podpisano bez zastrzeżeń. 12
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 01/2013 Poniszowice, 24.04.2013r. Gminny Ośrodek Kultury Rudziniec 44-172 Poniszowice, ul. Parkowa 11 tel. 032 230-31-05, NIP 969-06-71-253 (pieczątka kontrolowanej jednostki) Główny Księgowy DYREKTOR Gminnego Ośrodka Kultury Rudziniec Grzegorz Nowak xxxxxxxxxxxx 7 mgr Danuta Czok ( podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego Gminnego ( podpis Dyrektora Gminnego Ośrodka Ośrodka Kultury Rudziniec ) Kultury Rudziniec ) 7 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 13