Informacje o rozwiązaniach branżowych. Produkty farmaceutyczne i parafarmaceutyczne

Informacje o rozwiązaniach branżowych Produkty farmaceutyczne i parafarmaceutyczne

Production and design: Global Sales and Marketing department IBS, ASW and IBS VIRTUAL ENTERPRISE are registered trademarks of IBS AB, in the European Union and in other countries. IBM, AS/400, iseries, Lotus Notes, and WebSphere are registered trademarks of International Business Machines Corporation. All other trademarks or registered trademarks mentioned herein are the property of their respective holders. The information contained in this document is summary in nature, subject to change and intended for general information only. The details pertaining to functionality and routines are based on IBS software, post release 5.50. For updates of this information, please contact your local IBS representative. Copyright IBS 2005.

Spis treści Wprowadzenie Sytuacja i trendy rynkowe 4 Presja na całkowite marże dystrybutorów Kanały rynku masowego dla produktów sprzedawanych bez recepty i produktów wellness Rozwój sieci aptek Silniejsza pozycja przetargowa aptekarzy Konsolidacja pionowa i pozioma Zyski z leków generycznych Zarządzanie łańcuchem dostaw Skutki dla dystrybucji farmaceutycznej Oprogramowanie IBS droga do przewagi konkurencyjnej 8 Przystosowanie do branży farmaceutycznej 10 Wprowadzenie Branża dystrybucji farmaceutycznej wygenerowała w roku 2002 sprzedaż o wartości ponad 400 miliardów dolarów w skali globalnej. Dystrybutorzy hurtowi zajmują istotne miejsce w farmaceutycznym łańcuchu dostaw. Około 2000 firm opracowuje, sprzedaje i rozprowadza dziesiątki tysięcy różnych produktów farmaceutycznych do szpitali, aptek i innych placówek ochrony zdrowia. Hurtownicy farmaceutyczni tworzą krwiobieg przemysłu farmaceutycznego, zapewniając ciągłość dostaw i bazę magazynową. Oferują oni także wiele usług dodatkowych, jak dostęp do systemów informatycznych i powiadamianie o wycofanych produktach. Usługi te stanowią istotną część całego pakietu ochrony zdrowia. Wszystkie te firmy i instytucje działają w środowisku, w którym szybkość i efektywność mogą stanowić różnicę między życiem i śmiercią. 3

Presja na: Wysoki poziom obsługi klienta Udostępnienie informacji o produktach i cenach Utrzymywanie niskich cen i stałej dostępności Obsługę zadań produkcyjnych Zarządzanie magazynem dostawcy Zapewnienie krótkich czasów dystrybucji Zapewnienie stałych informacji dotyczących sprzedaży Utrzymanie kosztów leków w zalecanych granicach Zarządzanie zapasami awaryjnymi Dostosowanie do nowych przepisów na rynku Wyprzedzenie konkurentów Sytuacja i trendy rynkowe Branża dystrybucji farmaceutycznej wygenerowała w roku 2002 sprzedaż o wartości ponad 400 miliardów dolarów w skali globalnej. Dystrybutorzy hurtowi zajmują istotne miejsce w farmaceutycznym łańcuchu dostaw. Około 2000 firm opracowuje, sprzedaje i rozprowadza dziesiątki tysięcy różnych produktów farmaceutycznych do szpitali, aptek i innych placówek ochrony zdrowia. Hurtownicy farmaceutyczni tworzą krwiobieg przemysłu farmaceutycznego, zapewniając ciągłość dostaw i bazę magazynową. Oferują oni także wiele usług dodatkowych, jak dostęp do systemów informatycznych i powiadamianie o wycofanych produktach. Usługi te stanowią istotną część całego pakietu ochrony zdrowia. Wszystkie te firmy i instytucje działają w środowisku, w którym szybkość i efektywność mogą stanowić różnicę między życiem i śmiercią. Presja na całkowite marże dystrybutorów Klienci wymagają doskonałej obsługi w każdym czasie i miejscu. Oczekują, że informacje o produktach, cenach i ofertach specjalnych będą udostępniane przez najwyższej jakości serwisy informacyjne. Stała dostępność produktów, niskie ceny, usługi dodatkowe i częste dostawy są uważane za rzecz oczywistą. Dystrybutorzy farmaceutyczni, którzy chcą osiągnąć sukces, muszą zapewnić wyjątkowo wysoki poziom obsługi klienta. Dostawcy żądają doskonałej obsługi swoich produktów. Obsługa ta może polegać na przejmowaniu zadań produkcyjnych, marketingu i zadań związanych z uzyskaniem dopuszczenia produktów do sprzedaży na rynkach krajowych oraz na obsłudze bezpośrednich zamówień do dostawców, etykietowaniu i magazynowaniu produktów oraz dostarczaniu ich do odbiorców końcowych. Podstawowe znaczenie ma przepływ informacji i dostawcy oczekują, że dzienne wartości sprzedaży produktów oraz ich stany magazynowe będą dostępne w trybie online. Placówki opieki medycznej stale są pod presją konieczności redukowania kosztów, aby zmieścić się w ramach przydzielonego budżetu. Pragną, aby dystrybutorzy farmaceutyczni pomogli im w zminimalizowaniu łącznych kosztów zaopatrzenia oraz utrzymywali awaryjne zapasy artykułów medycznych i szczepionek, które mogą być potrzebne w nagłych wypadkach. Jednocześnie od dystrybutorów oczekuje się, że będą przestrzegać rygorystycznych i ciągle zmieniających się przepisów dotyczących przechowywania produktów oraz kontroli partii w łańcuchu dostaw oraz dostosowywać się do nowych przepisów rynkowych (np. regulujących działalność aptek internetowych). Firmy ciągle mają nowe pomysły na wyprzedzenie swoich konkurentów na rynku. Zrobią wszystko, co tylko możliwe, aby przyciągnąć nowych klientów i utrzymać wyłączne prawo do dystrybucji lub umowy cenowe z dostawcami. Usługi można rozszerzać, aby uwzględnić nowe linie produktów, a jednocześnie wdrażać nowe schematy wyceny lub nawet oferować klientom większe zachęty finansowe (np. rozszerzony kredyt). Dystrybutorzy farmaceutyczni muszą być czujni, aby zapobiegać spadkowi marży i utracie udziałów rynkowych. 4

Kanały rynku masowego dla produktów sprzedawanych bez recepty i produktów wellness W tradycyjnej opiece zdrowotnej główną siła napędową sprzedaży leków byli lekarze. Obecnie gwałtownie wzrasta sprzedaż alternatywnych środków medycznych, takich jak produkty naturalne, zdrowa żywność i suplementy witaminowe. W powiązaniu z powstaniem aptek internetowych, reklamami skierowanymi bezpośrednio do konsumentów oraz dostępnością leków sprzedawanych bez recepty (OTC) spowodowało to, że teraz konsumenci odgrywają większą rolę w decyzjach dotyczących własnego zdrowia. Skutkiem tego jest coraz bardziej prężny rynek parafarmaceutyków, w którym konsument zajmuje centralną pozycję. Trend ten doprowadził niektórych sprzedawców detalicznych do utworzenia centrów wellness, których celem jest pomoc konsumentom w utrzymaniu dobrej jakości życia. Wskutek tego od hurtowników i dystrybutorów farmaceutycznych oczekuje się dostarczania jeszcze szerszego zakresu produktów obejmującego witaminy i produkty naturalne. Poziomy zapasów wzrastają, a odchudzone już wcześniej marże są obecnie zagrożone. Aby firma pozostała rentowna, konieczne jest dobre oprogramowanie logistyczne do zarządzania wzrastającymi zapasami. Funkcjonalność zapewniająca: Zarządzanie rosnącym asortymentem produktów Spełnienie coraz bardziej skomplikowanych wymagań w zakresie pakowania Zapobieganie spadkowi marż dystrybutorów Umożliwienie komunikacji systemu back office z wieloma firmami Obsługę kontroli kredytu Obsługę refundacji Obsługę różnych modeli wyceny Rozwój sieci aptek Na wielu rynkach występuje trend do tworzenia dużych sieci aptek. Wiele sieci detalicznych sprzedaje produkty oznaczone własną marką farmaceutyczną. Produkty te trzeba dostarczać w określonych z góry pakietach i z własnymi etykietami. Ponieważ sieci te są duże i działają na dużych obszarach geograficznych, mogą żądać stosowania ściśle określonych praktyk i niższych cen. Hurtownicy i dystrybutorzy spotykają się ze wzrostem wymagań dotyczących wartości dodatkowej i koniecznością dalszego redukowania niskich już marż. Aby zapobiec drastycznemu spadkowi marż hurtownicy zaczynają wykupywać sieci aptek. Rodzi to potrzebę zastosowania systemu back office, który będzie w stanie obsługiwać kontakty z każdą z aptek w ramach sieci. Silniejsza pozycja przetargowa aptekarzy Klienci dystrybutorów w branży farmaceutycznej to lekarze prowadzący prywatne praktyki, duże szpitale miejskie i placówki opieki długoterminowej. Ich budżety operacyjne są zwykle napięte i w związku z tym instytucje opieki medycznej bardzo dbają o zmniejszenie kosztów. Jednocześnie rządy są stale naciskane, aby poprawiać publiczną opiekę zdrowotną bez podnoszenia podatków. Wszyscy oni oczekują, że dystrybutorzy farmaceutyczni pomogą im w zredukowaniu całkowitych kosztów zaopatrzenia, chociaż ich marże już wcześniej zostały zmniejszone. Cena leków i artykułów medycznych w branży farmaceutycznej jest bezpośrednio powiązana z wielkością zamówienia. Przy większych zakupach stosowane są niższe ceny. Ze względu na ten fakt małe niezależne apteki łączą się w grupy, a szpitale łączą swoją siłę nabywczą za pomocą organizacji zakupów grupowych (GPO), aby korzystać z rabatów hurtowych. Wzrost liczby GPO sprawia, że zarządzanie kontraktami, rabatami i refundacjami stało się coraz bardziej skomplikowane. Niezbędny staje się wgląd i możliwość śledzenia cen w całym łańcuchu dostaw. Dlatego dystrybutorzy mają pewne bardzo specyficzne potrzeby dotyczące systemu IT, który powinien umożliwiać dokładną kontrolę kredytu klientów indywidualnych i obsługiwać refundacje między producentami i kupującymi w celu utrzymania niskich marż. Kluczowe znaczenie ma możliwość obsługi różnych modeli wyceny, takich jak wycena kontraktowa, wiele cenników, promocje sprzedaży, rabaty roczne i upusty. 5

Zyski z leków generycznych: Bliskie wygaśnięcie patentów Większe marże zysku na lekach generycznych Zyski z leków generycznych Lek generyczny jest chemicznie równoważną, tańszą wersją leku markowego. Wersja generyczna staje się dostępna po wygaśnięciu ochrony patentowej leku markowego. Leki generyczne zawierają taką samą substancję czynną, podlegają tym samym rygorystycznym zasadom produkcji i nadzorowi nad bezpieczeństwem produktów leczniczych (pharmacovigilance), mają taką samą jakość i skuteczność oraz są tak samo bezpieczne, jak oryginalne leki markowe. Ponieważ wytwarzanie i sprzedaż leków generycznych są tańsze, te oszczędności przekładają się na niższe ceny. W przeciwieństwie do producentów leków markowych, wytwórcy leków generycznych nie muszą ponosić dużych wydatków na prace badawczo-rozwojowe, marketing i reklamę. W większości krajów cena leków generycznych wynosi 30-80 procent ceny leku oryginalnego. Powoduje to gwałtowny wzrost rynku leków generycznych i walkę o udziały w rynku, prowadzącą do obniżenia cen oryginalnych marek. Ponieważ w ciągu najbliższych kilku lat wygaśnie znaczna liczba patentów, coraz więcej firm będzie starało się skorzystać z tego trendu. Jest to dobra wiadomość dla hurtowników i dystrybutorów. Na sprzedaży leków generycznych mogą oni osiągnąć większe zyski, niż na sprzedaży leków markowych, nawet oferując ceny znacznie niższe od cen leków markowych. Czynniki krytyczne obejmują: Zapewnienie zgodności z przepisami prawa Minimalizację błędów Ściśle określone warunki magazynowania Wielkie ilości transakcji Ograniczenia czasowe Konsolidacja pionowa i pozioma Zmniejszenie czasu wprowadzania nowych produktów i usług na rynek ma w branży farmaceutycznej krytyczne znaczenie. Przedsiębiorstwa tworzą globalne stowarzyszenia z firmami badawczo-rozwojowymi i rozrastają się przez fuzje i przejęcia. Ma to na celu skrócenie cykli opracowywania produktów. W latach 90. ubiegłego stulecia 10 największych firm farmaceutycznych świata miało 28% udziałów w rynku globalnym. Zaledwie 10 lat później mamy do czynienia z branżą, która jest silnie skonsolidowana, zarówno w poziomie, jak i w pionie, a dziesięć największych firm posiada już 55-60 procent rynku. Warunki te stanowią dla firm wyzwanie, aby tworzyć szybsze i tańsze sposoby globalnego transferu wiedzy przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z ciągle zmieniającymi się przepisami. Ogromny koszt związany z badaniami i opracowywaniem nowych leków i metod leczenia powoduje powstawanie wielu skomplikowanych układów biznesowych i partnerstwa wirtualnego. Inne czynniki krytyczne to minimalizacja błędów (wad), ściśle określone warunki składowania oraz dodatkowe wyzwanie wynikające z niezwykle dużej liczby transakcji, które muszą być zrealizowane w ścisłych ramach czasowych. 6

Zarządzanie łańcuchem dostaw Ciągłość dostaw i gwarantowana dostępność leków mają kluczowe znaczenie dla unikalnej dynamiki rynku farmaceutycznego. Klasyczne zasady podaży i popytu w przypadku leków stosowane są tylko w niewielkim zakresie, ponieważ decydujący wpływ na popyt mają lekarze przepisujący odpowiednie lekarstwa. Co więcej, w branży farmaceutycznej nie ma zastosowania klasyczny model łańcucha dostaw. Lekarze mogą zaopatrywać się w aptekach, u hurtowników lub u dostawców, co prowadzi do powstania skomplikowanego modelu łańcucha dostaw. Dystrybutorzy muszą: Utrzymywać krótkie terminy realizacji zamówień i terminy dostaw Zapewnić zgodność z przepisami prawa Szybko reagować na sytuacje wyjątkowe Szeroko stosowane w innych branżach korzystanie z usług wyspecjalizowanych operatorów logistycznych w zakresie dystrybucji i śledzenia produktów, w branży farmaceutycznej jest stosunkowo nowym trendem. Oferuje firmom atrakcyjny sposób zredukowania kosztów łańcucha dostaw, dając możliwość skupienia się na zasadniczej działalności. Operatorzy logistyczni pomagają hurtownikom zredukować wydatki kapitałowe przez wyeliminowanie takich środków trwałych, jak magazyny i samochody dostawcze, zredukować kapitał związany w zapasach, zaoszczędzić na kosztach zatrudnienia i zachować zgodność z przepisami. Operatorzy logistyczni także zwykle przejmują własność zapasów, co umożliwia lepsze finansowanie działalności ich klientów. Znaczenie szybkiej dostępności leków i artykułów medycznych jest jeszcze większe w dzisiejszym świecie, gdy trzeba szybko reagować na wydarzenia takie, jak klęski żywiołowe, ataki bioterrorystyczne lub nagłe wybuchy epidemii wirusowych. Firmy farmaceutyczne muszą utrzymywać zapasy, aby utrzymać czasy realizacji zamówienia i terminy dostaw na jak najniższym poziomie. Co więcej, krótkie terminy realizacji mogą pomóc w zwiększeniu sprzedaży, ponieważ dzięki nim producenci są w stanie szybciej reagować na trendy rynkowe i w ten sposób redukować koszty braków w zapasach. Usługi takie wymagają wykorzystania zaawansowanych systemów informacyjnych w celu optymalizacji planowania i przepływu informacji w łańcuchu dostaw. Dzięki wysoko wydajnemu oprogramowaniu oraz specyficznym dla naszej branży kompetencjom firmy IBS widzimy szansę uzyskania przewagi nad konkurencją. Roger Cavillier Dyrektor generalny, Alloga 7

Skutki dla dystrybucji farmaceutycznej Rynek farmaceutyczny podlega ciągłym zmianom i powoduje to niespotykaną w innych branżach konieczność ciągłego adaptowania rozbudowanych systemów wsparcia. Ponieważ firmy rosną przez fuzje, przejęcia i tworzenie stowarzyszeń, coraz ważniejsze staje się posiadanie systemu, który będzie łatwy do utrzymania i integracji w wielu różnych obiektach, lokalizacjach, regionach i językach oraz na różnych platformach. Dystrybucja farmaceutyczna stwarza duże obciążenie operacyjnych i logistycznych zasobów każdej firmy. Uregulowania branżowe oraz wymagania instytucjonalne, a także prognozowanie, zaopatrzenie, obsługa klienta, pobieranie, wysyłki i inwentaryzacja to zagadnienia, które w tej branży wymagają specjalistycznego potraktowania. Co więcej, stosowane oprogramowanie musi być także niezwykle wydajne, aby mogło obsługiwać ogromne ilości transakcji tworzonych podczas codziennej pracy firmy. Firma farmaceutyczna podczas szukania rozwiązania informatycznego, które zapewni jej przewagę nad konkurencją, powinna rozważyć wszystkie te czynniki. Rozwiązanie to powinno umożliwiać spełnienie oczekiwań indywidualnych klientów i zapewnienie odpowiedniego poziomu obsługi przy jednoczesnej ochronie i optymalizacji zysków. Spodziewamy się, że system IBS wygeneruje bardzo istotne oszczędności w skali roku. Jest to sytuacja, w której wszyscy wygrywają. Wysoko sobie cenimy współpracę IBS i Galeniki przed rozpoczęciem, w czasie oraz po zakończeniu projektu. Jest doskonała. Phillippe Milliet Członek zarządu, Galenica AG Wielu dystrybutorów hurtowych przeżywa trudne czasy ze względu na niskie marże zysku, wzrastające wymagania przepisów prawnych, naciski na zmniejszanie cen i ostrą konkurencję. Wzrastające zastosowanie Internetu do kontaktowania się z nowymi i dotychczasowymi partnerami oraz zmiany sposobu nabywania produktów farmaceutycznych sprawiają, że branża ta jest w stanie permanentnych zmian. Konieczna jest zmiana podejścia do obsługi dystrybucji produktów farmaceuty-cznych. Oprogramowanie IBS droga do przewagi konkurencyjne Branża farmaceutyczna jest dla firmy IBS jednym z priorytetowych rynków docelowych. IBS współpracuje z ważnymi firmami farmaceutycznymi, które zajmują się dystrybucją substancji kontrolowanych najściślej na świecie. Rozwiązanie IBS Pharma, utworzone na bazie zintegrowanego oprogramowania biznesowego ASW, zostało zaprojektowane w celu spełnienia krytycznych wymagań dystrybucji farmaceutycznej. Rozwiązanie to obsługuje śledzenie i dystrybucję substancji o działaniu narkotycznym, produktów biotechnologicznych, artykułów medycznych i materiałów wyjątkowo niebezpiecznych. Bezwzględnie wymagana kontrola partii i kontrola jakości sprawiają, że model procesów w branży farmaceutycznej jest jednym z najbardziej skomplikowanych w dziedzinie dystrybucji i zarządzania łańcuchem dostaw. 8

ASW należy do najlepszych na świecie pakietów oprogramowania biznesowego do zarządzania dystrybucją i łańcuchem dostaw. Został on zaprojektowany, aby spełnić wymagania światowego handlu typu business to business. Zgodnie z badaniami prowadzonymi przez firmy AMR Research oraz Frost & Sullivan w 2001 r. IBS jest liderem rynkowych wśród dostawców oprogramowania wspierającego wykonanie łańcucha dostaw. IBS jest wymieniany także w gronie trzech największych światowych dostawców rozwiązań SCM (systemów zarządzania łańcuchem dostaw). Ukierunkowanie na branżę stawia oprogramowanie IBS na czołowej pozycji wśród w pełni zintegrowanych produktów, które są dostosowane do potrzeb konkretnej branży aplikacje farmaceutyczne zaprojektowano w celu rozwiązania najważniejszych problemów i zapewnienia najwyższej efektywności przedsiębiorstwa. Oprogramowanie IBS Pharma umożliwia dystrybutorom: Obsługę wielkiej liczby zamówień w godzinach szczytu Uzyskanie lepszej kontroli nad zapasami Przestrzeganie reguł i przepisów związanych z dystrybucją farmaceutyków Osiągnięcie wymaganego poziomu obsługi Osiągnięcie wymaganego poziomu jakości Zwiększenie marż zysku Rozwiązanie IBS dla dystrybutorów farmaceutycznych Rozwiązanie: Oprogramowanie: ASW 5.00+ Moduły: ASW Zarządzanie zgłoszeniami ASW Dystrybucja ASW Sterowanie zapasami ASW Centrum dystrybucji wielozakładowej ASW NetStore ASW Zarządzanie Sprzęt: Serwery IBM iseries eservers IBM eserver i5 Firma IBS dostarcza sektorowi dystrybucji farmaceutycznej kompletne rozwiązanie obejmujące sprzęt, oprogramowanie i serwis. Jako dostawca kompleksowy (typu one-stop-shop ), firma może ponieść pełną odpowiedzialność za całą instalację u klienta. Nasze systemy i usługi mają wysoki poziom bezpieczeństwa i są wyjątkowo niezawodne. Oprogramowanie ASW zostało zaprojektowane z myślą o zwiększeniu zwrotu z inwestycji, efektywności, rentowności i produktywności, przy jednoczesnej redukcji wydatków. Jednocześnie oprogramowanie to udoskonala obsługę klienta i zapewnia wzrost. Eksperci branżowi firmy IBS oraz Globalne Centrum Kompetencji w Niemczech zapewniają niespotykany dotąd poziom kompetencji dla branży dystrybucji farmaceutycznej. Nasi eksperci ściśle współpracują z klientami, aby w pełni zrozumieć ich procesy biznesowe, przewidzieć przyszłe potrzeby i skonfigurować najlepsze rozwiązanie. Pakiet usług IBS obejmuje szeroki zakres usług profesjonalnych (m.in. odwzorowanie procesów biznesowych, specjalistyczna wiedza techniczna oraz zarządzanie wdrożeniem, szkoleniem i projektami oraz doradztwo biznesowe). Usługi te cechuje wysoka jakość i fachowość. Konsultanci IBS mają gruntowną wiedzę o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa klienta i zapewniają stałe wsparcie po wdrożeniu. To długoterminowe partnerstwo zapewnia naszym klientom znaczne korzyści pod względem czasu i pieniędzy. Jest to jeden z czynników zapewniających firmie IBS stale wysokie oceny w badaniach zadowolenia klientów. 9

Przystosowanie do branży farmaceutycznej IBS PHARMA zintegrowane rozwiązanie informatyczne firmy IBS jest przystosowane do branży farmaceutycznej i zaspokojenia potrzeb hurtowników, przedhurtowników, producentów oraz firm zajmujących się logistyką i magazynowaniem. IBS PHARMA jest pod względem funkcjonalnym dopasowane do potrzeb branży dystrybucji farmaceutycznej w ponad 90 procentach. Rozwiązanie jest ukierunkowane na wszystkie obszary o kluczowym znaczeniu dla dystrybucji farmaceutycznej: zarządzanie zamówieniami, handel elektroniczny, sterowanie zapasami, zaopatrzenie, magazynowanie, logistyka, finanse oraz business intelligence i kontrola. Zintegrowane narzędzia do analiz biznesowych umożliwiają maksymalizację zysków i kontrolę krytycznych czynników sukcesu, takich jak: Naszym celem jest oparcie naszych procesów dystrybucji pomiędzy producentem i sprzedawcami detalicznymi, na najbardziej wiarygodnym z możliwych fundamentów Prof. Michel Troyon, Dyrektor ds. informatycznych i członek zarządu, Galenica AG Okresowy wzrost kluczowych wskaźników wydajności (KPI), a wskutek tego wzrost ROI Wskaźniki realizacji zamówień i dostawy na czas Przeglądy wydajności partnerów handlowych oparte na rentowności produktów i klientów Koszty operacyjne Zaopatrzenie Zoptymalizowane łańcuchy dostaw i współpraca Zautomatyzowane procesy biznesowe Zautomatyzowane wsparcie procesów decyzyjnych Rozwiązanie informatyczne łączy wykorzystanie bezpiecznych, niezawodnych serwerów, modeli operacyjnych oraz programów stosowanych w farmacji. IBS Pharma pozwala wyświetlać stany wszystkich procesów w łańcuchu dostaw z dokładnością do minut, przetwarzając przy tym ponad 2 miliony linii zamówień w ciągu godziny, z czasem odpowiedzi na zapytania wynoszącym 0,04 sekundy. Dzięki zaawansowanym funkcjom umożliwiającym polepszenie obsługi klienta ukierunkowanym na wydajność i usługi, oprogramowanie IBS Pharma jest stworzone w celu zaspokojenia Twoich potrzeb. Rozwiązanie to zostało zaprojektowane w celu rozwiązania wielu problemów wynikających z bardzo specyficznych potrzeb branży dystrybucji farmaceutycznej i w pełni obsługuje następujące funkcje: 10

Ulepszone funkcje zaopatrzenia Tworzenie zlecenia zakupu automatyczna obsługa zaopatrzenia jest niezwykle istotna ze względu na samą liczbę produktów przechowywanych w wielu centrach dystrybucyjnych oraz potrzebę zapewnienia wysokiego poziomu obsługi klienta. Rozwiązanie IBS udostępnia kilka opcji upraszczających procedurę tworzenia zleceń. Pomagają one w zredukowaniu liczby błędów związanych z wprowadzaniem danych i w skróceniu czasu dostawy. Są to następujące funkcje: Ręczne wprowadzanie zlecenia zakupu Kopiowanie istniejącego zlecenia zakupu Tworzenie zlecenia zakupu na podstawie zapotrzebowania Tworzenie zlecenia zakupu na podstawie oferty dostawcy Tworzenie zlecenia zakupu na podstawie propozycji zakupu Automatyczne tworzenie zlecenia zakupu na podstawie zlecenia sprzedaży (zlecenia bezpośrednie) Zaopatrzenie awaryjne kiedy system wykryje nagłą zmianę wzorców zakupów klientów, zostanie utworzona awaryjna propozycja zaopatrzenia poza zwykłymi planami zakupów. Zmniejsza to ryzyko niespodziewanego braku zapasów w magazynie. 11

Ulepszone funkcje logistyki i dystrybucji Konsolidacja pobierania i wysyłek pobieranie w magazynie musi być szybkie i sprawne i bardzo ważne jest skonsolidowanie porannych zleceń. W praktyce oznacza to, że zbiór pojedynczych dokumentów WZ jest grupowany pod jednym numerem łączonego dokumentu WZ. W przypadku wielu zleceń od jednego klienta stosuje się łączone pobranie wszystkich produktów za jednym razem. Aby ułatwić załadunek samochodów dostawczych, w systemie IBS Pharma na dokumencie WZ umieszczane są informacje o całkowitej wadze i objętości towaru, trasie dostawy oraz preferowanym rodzaju pojazdu. Interfejs do systemów automatyki magazynowej magazyny są zwykle bardzo duże i mogą zawierać ponad 100 000 różnych produktów. Większość dużych centrów dystrybucyjnych będzie musiała stosować zautomatyzowane systemy pobierania, takie jak Peem lub Knapp, aby poradzić sobie z ogromnymi ilościami zamówień i szerokim asortymentem produktów. Nasz system współpracuje z tymi systemami automatyzacji magazynu i obsługuje funkcje takie jak routing kontenera, wysyłanie instrukcji pobrania i potwierdzenie przyjęcia pobrania. Współpraca ta pozwala zapewnić krótsze czasy uzyskania, mniej błędów przy dostawie i w rezultacie zwiększyć zadowolenie klientów. Stwierdziliśmy, że IBS jest najlepszym partnerem we wspieraniu i rozwoju naszej działalności. IBS zapewnia nam bezpieczeństwo, zaangażowanie, bogatą funkcjonalność oraz niższe koszty. Celso Pereira Dyrektor finansowy, Audifar Kontrola narkotyków w większości krajów obowiązują prawne ograniczenia handlu substancjami o działaniu narkotycznym. Konieczne jest przekazywanie odpowiednim władzom informacji o przechowywaniu, przesuwaniu, transporcie, zakupie i sprzedaży tych substancji. Oprogramowanie IBS Pharma tworzy wszystkie potrzebne raporty w formacie wymaganym przez lokalne władze. Dzięki temu można więcej czasu poświęcić na swoją zasadniczą działalność. Planowanie tras trasę definiuje się tak, aby obsłużyć wielu klientów w określonym regionie, w którym należy dostarczyć towary. Planowanie tras usprawnia proces dostawy i skraca jej czas, prowadząc do zwiększenia zadowolenia klientów. Ponadto wszystkie aplikacje są wielojęzyczne, wielowalutowe, mogą obsługiwać wiele firm i są dostosowane do obsługi wszystkich najważniejszych międzynarodowych i lokalnych przepisów dotyczących VAT, podatków i sprawozdawczości. Są to niezwykle istotne funkcje dla każdej firmy działającej w branży dystrybucji farmaceutycznej. 12

Ulepszone funkcje sprzedaży Plany telefonów i kontaktów plany telefonów określają dzienne harmonogramy pracy sprzedawców i zawierają informacje takie jak: godzina rozmowy telefonicznej, informacje o kliencie, imiona, nazwiska i numery telefonów osób kontaktowych. Zlecenia sprzedaży można tworzyć bezpośrednio z planu kontaktów. Umożliwia to uzyskanie jedynej w swoim rodzaju przewagi nad konkurencją. Elektroniczne wprowadzanie zamówień aby firma mogła przetwarzać ogromne ilości zamówień dziennie, konieczne może być ich elektroniczne przyjmowanie. System IBS Pharma umożliwia składanie zamówień przez EDI, XML, serwisy internetowe, bezpośrednie linie komunikacyjne oraz komputery osobiste lub kieszonkowe. Automatycznie wykonywane jest sprawdzenie dostępności zapasu i natychmiast zwracana jest informacja o dostępności oraz szczegóły i czas wysyłki. Komunikacja elektroniczna może skrócić czasy uzyskania i zwiększyć zadowolenie klientów, ponieważ minimalizuje liczbę błędów. Zastrzeżenia sprzedaży zgodnie z ciągle zmieniającymi się przepisami, może nie być dozwolone sprzedawanie wszystkich produktów wszystkim klientom. Konieczna jest możliwość ograniczenia sprzedaży pewnych produktów, na przykład narkotyków, tylko do określonych grup klientów. Ponadto wymagane są funkcje obsługi towarów niebezpiecznych oraz możliwość przechowywania produktów wyjątkowych. Zapewnia to bezpieczeństwo i dokładność w łańcuchu dostaw. Dostępne funkcje obejmują także obsługę towarów niebezpiecznych i przechowywanie produktów wyjątkowych. Wycena linii zamówienia funkcja wyceny w branży farmaceutycznej musi być elastyczna i umożliwiać zastosowanie różnych modeli wyceny. Oprogramowanie musi mieć możliwość obsługi cen kontraktowych, wielu cenników, promocji sprzedaży, rabatów i upustów. Automatyczna wycena linii zamówienia daje w efekcie szybsze fakturowanie, lepszą dokładność i mniej dni opóźnień. 13

Wyszukiwanie fonetyczne w wyniku błędnej wymowy i błędnej pisowni terminów farmakologicznych, nazw produktów i wyrażeń medycznych mogą wystąpić bardzo kosztowne błędy. Korekta fonetyczna pozwala łatwo odszukać poprawną nazwę produktu. Na przykład: jeśli wpisze się literę F, system automatycznie uwzględni w funkcji wyszukiwania także znaki PH i poprawi pisownię nazwy i opisu produktu w linii zamówienia. To przybliżone dopasowywanie redukuje liczbę ludzkich błędów i oszczędza cenny czas. Obsługa zwrotów zwroty trzeba obsługiwać szybko i sprawnie. Można skonfigurować wiele kodów zwrotów, co pozwoli uwzględnić każdy scenariusz: od błędnej dostawy po uszkodzenia towaru. System IBS Pharma ma opcję pracy z obowiązkowymi kodami przyczyn zwrotu na poziomie linii zamówienia, co usprawnia proces kontroli jakości i pozwala uniknąć ponownego wystąpienia tych samych błędów. Wezwania przypominające klientom trzeba czasem przypomnieć, że trzeba już złożyć zamówienia, aby otrzymać dostawę po południu. IBS Pharma może zainicjować automatyczne wezwanie przypominające klientom o złożeniu zamówień przed rozpoczęciem planowania tras. Może to doprowadzić do większego zadowolenia klientów i skrócenia czasów dostawy. Funkcja alertów IBS Pharma pozwala skonfigurować dowolnie wiele zdarzeń, na podstawie nieskończonej liczby kombinacji parametrów, aby automatycznie monitorować cały system i tworzyć alerty powiadamiające o niesprzyjających okolicznościach. Zgłoszenia od partnerów handlowych można monitorować za pomocą systemowych narzędzi do zarządzania alertami, tak aby w przypadku zdarzeń wyjątkowych pracownicy otrzymywali natychmiastowe powiadomienie. Jeśli do systemu dotrze informacja o zmianie zamówienia, możliwe jest wygenerowanie natychmiastowego powiadomienia w postaci wiadomości e-mail, komunikatu systemowego, SMS-a itp. Jest to pomocne w przypadku opóźnionych zamówień, różnic ilościowych, powiadomień o zmianie planu lub jakichkolwiek innych czynników wpływających na zamówienie klienta. Można spać spokojnie, mając pewność, że procesy zawsze przebiegają z optymalną wydajnością i że w przypadku opóźnień lub błędów będzie można zareagować w odpowiednim momencie. 14

Rozwiązanie złożone z modułów Z szerokiego zakresu w pełni zintegrowanych opcji można wybrać potrzebne komponenty oprogramowania. Oprogramowanie IBS jest zaprojektowane tak, aby wykonywanie aktualizacji wersji i dołączanie ulepszeń funkcjonalnych miało jak najmniejszy wpływ na czas operacyjny i koszty. Dzięki niemu do nowych możliwości tkwiących w handlu elektronicznym i w łańcuchu dostaw można podejść w tempie odpowiednim dla danego przedsiębiorstwa. Elastyczność i łatwość konfiguracji systemu ASW pozwala na uwzględnianie nowych modeli biznesowych w miarę ich powstawania. Ta łatwość konfiguracji zapewnia szybkie i pomyślne wdrożenie. Firma bardzo szybko może zacząć optymalnie funkcjonować. Dzięki oprogramowaniu IBS Pharma przeznaczonemu specjalnie dla rynku dystrybucji farmaceutycznej, firma IBS zajmuje teraz szczególną pozycję i będzie kontynuować prace badawczo rozwojowe, aby pozostać na czele konkurencji. Firma IBS oferuje przez globalną sieć przedstawicielstw i partnerów biznesowych (oprogramowanie i usługi są dostępne w językach lokalnych) szybkie, łatwe w obsłudze i ekonomiczne systemy, które pomagają osiągnąć sukces na rynku farmaceutycznym podlegającym gwałtownym zmianom. Firma IBS dzięki doświadczeniom z klientami na całym świecie może zaoferować takie oprogramowanie, jakiego potrzebujesz. Czy chcesz wiedzieć więcej? Już dziś skontaktuj się z firmą IBS pod adresem ibs@ibs.com.pl lub odwiedź stronę www.ibs.com.pl 15

Firma IBS jest jednym z czołowych dostawców rozwiązań zarządzania łańcuchem dostaw w zakresie dystrybucji, produkcji sterowanej popytem, finansów i inteligentnej analizy danych. IBS daje swoim klientom wymierną wartość biznesową poprzez rozwiązania w dziedzinie oprogramowania i sprzętu, usługi, outsorcing i finansowanie. IBS oferuje rozwiązania branżowe dla dystrybutorów produktów farmaceutycznych i parafarmaceutycznych oraz wyposażenia medycznego. Wśród jej 5000 klientów w 40 krajach są między innymi: Alloga, Amerisource Bergen, Clarins, Galexis i Oriola. IBS Polska: +48-71-79 11 500 ibs@ibs.com.pl www.ibs.com.pl