System imed24 Instrukcja Moduł Finanse

System imed24 Instrukcja Moduł Finanse Instrukcja obowiązująca do wersji 1.8.0

Spis treści 1. Moduł Finanse... 4 1. Menu górne modułu Finanse... 4 1.1.1. Słownik towarów i usług... 4 1.1.1.1. Tworzenie i edycja towarów i usług... 5 1.1.1.2. Wyszukiwarka towarów i usług... 6 1.1.2. Słownik kontrahentów... 7 1.1.2.1. Tworzenie i edycja kontrahentów... 8 1.1.2.2. Wyszukiwarka kontrahentów... 9 1.1.3. Drukarka Paragonów fiskalnych... 9 2. Dodanie, edycja oraz wydruk faktury pierwotnej... 10 2.1.1. Informacje podstawowe... 10 2.1.2. Dane faktury... 11 2.1.3. Odbiorca... 11 2.1.4. Lista pozycji... 12 2.1.5. Podsumowanie... 13 2.1.6. Zakończenie pracy nad dokumentem pierwotnym... 13 2.1.6.1. Zapisz... 13 2.1.6.2. Zatwierdź... 13 2.1.6.3. Zatwierdź i drukuj... 14 2.1.6.4. Anuluj... 14 3. Dodanie, edycja oraz wydruk paragonu... 14 3.1.1. Zakończenie pracy nad paragonem... 14 3.1.1.1. Zapisz... 14 3.1.1.2. Zatwierdź i drukuj... 15 3.1.1.3. Anuluj... 15 4. Dodanie, edycja oraz wydruk faktury korygującej... 15 4.1.1. Informacje podstawowe... 15 4.1.2. Dane faktury... 16 4.1.3. Odbiorca... 17 4.1.4. Lista pozycji... 17 4.1.5. Podsumowanie... 18 4.1.6. Zakończenie pracy nad dokumentem korygującym... 18 5. Wyświetlanie dokumentów powiązanych... 18 2

6. Edycja i wydruk zapisanych dokumentów... 19 6.1.1. Edycja faktur lub paragonów... 19 6.1.2. Wydruk faktur... 19 6.1.3. Wydruk paragonów... 20 7. Wyszukiwarka faktur... 20 3

1. Moduł Finanse Dostęp do modułu Finanse jest możliwy po zalogowaniu się do systemu imed24 oraz po przydzieleniu zalogowanemu użytkownikowi odpowiednich uprawnień do uruchomienia i wykorzystania modułu Finanse. W momencie spełnienia tych warunków, kliknięcie w głównym oknie aplikacji imed24 przycisku Finanse przenosi użytkownika do tego modułu. Poniższy rysunek przedstawia przycisk logowania do modułu Finanse. Rysunek 1. Przycisk logowania do modułu Finanse. Ekran główny systemu imed24. Moduł Finanse umożliwia tworzenie, edycję oraz wydruk faktur (pierwotnej lub korygującej) dla wybranego odbiorcy (pacjent lub kontrahent) z wybranymi usługami, jak również tworzenie, edycję i wydruk paragonów. System imed24 umożliwia na etapie tworzenia struktury administracyjnej określenie osobnych danych do faktury oraz dokumentacji medycznej. 1. Menu górne modułu Finanse Menu górne modułu Finanse zawiera cztery opcje: Słownik towarów i usług, Słownik kontrahentów, Drukarka paragonów fiskalnych, Zamknij (zamyka moduł). 1.1.1. Słownik towarów i usług Słownik usług pozwala utworzyć, zmodyfikować, aktywować lub dezaktywować towary i usługi, które później mogą znaleźć się wśród pozycji na fakturze. 4

1.1.1.1. Tworzenie i edycja towarów i usług Tworzenie nowej usługi rozpoczyna się kliknięciem w przycisk Słownik towarów i usług a następnie w otwartym oknie Słownik towarów i usług w przycisk Dodaj. Po wybraniu powyższego przycisku otwiera się okno Dodaj towar lub usługę, w którym uzupełnia się dane nowego towaru lub usługi. Rysunek 2. Tworzenie nowej usługi. Moduł Finanse, Słownik usług. Tworząc nową usługę istnieje możliwość podania następujących danych: Kod numer identyfikujący towar lub usługę; Nazwa dowolna nazwa usługi wybrana przez użytkownika; Stawka VAT wybór odpowiedniej stawki z listy definiowanej w module Administracja; Jedn. miary jednostka miary, podana przez użytkownika; Cena cena usługi; Rodzaj ceny netto lub brutto (wybór z listy); PKWiU numer zgodny z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług; Aktywny automatycznie zaznaczony (istnieje możliwość zmiany); Rodzaj istnieje możliwość definiowania dwóch rodzajów kategorii: towaru lub usługi; Uwagi uwagi do usługi podane przez użytkownika. Do utworzenia usługi konieczne jest uzupełnienie kodu, nazwy i jednostki miary usługi. Edycja utworzonych wcześniej usług (przycisk Edytuj) umożliwia dokonanie zmian danych, w tym zmianę zaznaczenia pola Aktywny (usługa aktywna może znaleźć się na fakturze). Jednakże edytować można jedynie te usługi, które zostały dodane w module Finanse. 5

Usługi widoczne w module Finanse mogą zostać utworzone także jako świadczenia i zawierające je pakiety w module Cenniki i pakiety i tak: pakiety, które zostały dodane do kontraktu są widoczne w module Finanse razem z zawierającymi je świadczeniami jako osobne usługi; pakiety lub same świadczenia dodane do cennika lub promocji są widoczne w module Finanse razem z zawierającymi je świadczeniami jako osobne usługi. Tak utworzone usługi nie są jednak edytowalne z poziomu modułu Finanse. 1.1.1.2. Wyszukiwarka towarów i usług Okno główne Słownika usług zawiera m.in. wyszukiwarkę usług. Wyszukiwarka usług pozwala wyszukać utworzone usługi względem zadanych kryteriów (przycisk Szukaj) i wyświetlić listę wyników w tabeli znajdującej się pod Kryteriami wyszukiwania. Poniższy rysunek przedstawia Kryteria wyszukiwania usług w Słowniku usług. Rysunek 3. Wyszukiwarka usług. Moduł Finanse, Słownik usług. Wyszukiwarka usług oferuje wyszukiwanie usług według następujących kryteriów, analogicznych do danych koniecznych w trakcie tworzenia usług: Kod - wyszukiwanie po pierwszych cyfrach kodu, Nazwa wyszukiwanie po fragmencie nazwy usługi, PKWiU wyszukiwanie po kodzie PKWiU, Cena od/cena do wyszukiwanie od minimalnej i maksymalnej ceny, Stawka VAT wyszukiwanie usług z wybraną stawką VAT, Status możliwość zawężenia wyszukiwanych usług do aktywnych lub nieaktywnych, Jedn. miary wyszukiwanie względem jednostki miary, Szukaj rozpoczyna proces wyszukiwania z wybranymi kryteriami, Rodzaj- ustawia wyszukiwarkę w trybie wyszukiwania towaru lub usługi, Wyczyść usuwa wartości z pól w Kryteriach wyszukiwania. System umożliwia korzystanie z kilku kryteriów wyszukiwania równocześnie. 6

1.1.2. Słownik kontrahentów Słownik kontrahentów pozwala utworzyć, zmodyfikować, aktywować lub dezaktywować kontrahentów, którzy później mogą znaleźć się jako odbiorcy na fakturze. Rysunek 4. Słownik kontrahentów. Moduł Finanse. 7

1.1.2.1. Tworzenie i edycja kontrahentów Tworzenie nowego kontrahenta rozpoczyna się kliknięciem w przycisk Dodaj znajdującego się na dole okna Słownik kontrahentów. Poniższy rysunek przedstawia formatkę, w której uzupełnia się dane nowego kontrahenta. Rysunek 5. Tworzenie nowego kontrahenta. Moduł Finanse, Słownik kontrahentów. Tworząc nowego kontrahenta istnieje możliwość podania następujących danych: Nazwa kontrahenta pełna nazwa kontrahenta, Skrót krótka nazwa kontrahenta, NIP Numer Identyfikacji Podatkowej, Adres kontrahent może posiadać do trzech adresów (kolejne zakładki), jeden z adresów musi zostać zaznaczony jako Adres główny, minimalny zakres danych adresowych koniecznych do stworzenia kontrahenta to: kod pocztowy, miejscowość, numer budynku, Uwagi uwagi do kontrahenta podane przez użytkownika. Do utworzenia kontrahenta oprócz danych adresowych konieczne jest uzupełnienie nazwy kontrahenta, skrótu oraz numeru NIP. Kontrahent jest tworzony ze statusem Aktywny. Edycja utworzonych wcześniej kontrahentów (przycisk Edytuj) umożliwia dokonanie zmian danych, w tym zmianę zaznaczenia pola Aktywny (wyłącznie aktywni kontrahenci mogą znaleźć się na fakturze jako odbiorcy). 8

1.1.2.2. Wyszukiwarka kontrahentów Okno główne Słownika kontrahentów zawiera m.in. wyszukiwarkę kontrahentów. Wyszukiwarka kontrahentów pozwala wyszukać utworzonych kontrahentów względem zadanych kryteriów (przycisk Szukaj) i wyświetlić listę wyników w tabeli pod Kryteriami wyszukiwania. Poniższy rysunek przedstawia Kryteria wyszukiwania kontrahentów w Słowniku kontrahentów. Rysunek 6. Wyszukiwarka kontrahentów. Moduł Finanse, Słownik kontrahentów. Wyszukiwarka kontrahentów oferuje wyszukiwanie kontrahentów po następujących kryteriach, analogicznych do danych koniecznych by utworzyć kontrahenta: Skrót wyszukiwanie po krótkiej nazwie kontrahenta, Nazwa kontrahenta wyszukiwanie po pełnej nazwie kontrahenta, NIP wyszukiwanie po Numerze Identyfikacji Podatkowej, wyszukiwanie po danych adresowych i kontaktowych, Status - możliwość zawężenia wyszukiwanych kontrahentów do aktywnych lub nieaktywnych, Szukaj rozpoczyna proces wyszukiwania z wybranymi kryteriami, Wyczyść usuwa wartości z pól w Kryteriach wyszukiwania. System umożliwia korzystanie z kilku kryteriów wyszukiwania równocześnie. 1.1.3. Drukarka Paragonów fiskalnych Po zainstalowaniu systemu i wybraniu przycisku Drukarka paragonów fiskalnych zostanie wyświetlony komunikat Bieżące stanowisko nie ma aktywnej drukarki fiskalnej. Aby aktywować drukarkę trzeba zdefiniować szczegóły stanowiska w module Administracja. W rezultacie, po kliknięciu przycisku, wyświetlane jest okno Drukarka paragonów fiskalnych. 9

Rysunek 7. Drukarka paragonów fiskalnych. Moduł Finanse. Okno Drukarka paragonów fiskalnych oferuje następujące funkcjonalności: Sprawdź połączenie sprawdza czy połączenie z drukarką została zainicjalizowane poprawnie, Wydrukuj raport dobowy drukuje raport z transakcji przeprowadzonych w dniu bieżącym, Wydrukuj raport okresowy drukuje raport z transakcji przeprowadzonych w okresie podanym przez użytkownika. 2. Dodanie, edycja oraz wydruk faktury pierwotnej 2.1.1. Informacje podstawowe Najważniejsze informacje, o których należy pamiętać przed utworzeniem faktury pierwotnej oraz zawartość okna Faktura VAT: tworzenie nowej faktury rozpoczyna się kliknięciem w przycisk Dodaj; po kliknięciu przycisku Dodaj rozwija się lista uprzednio utworzonych, aktywnych dokumentów pierwotnych; do utworzenia faktury konieczne jest przynajmniej uzupełnienie wszystkich wymaganych danych; sekcja - Dane faktury; sekcja Odbiorca; lista pozycji; sekcja Podsumowanie; Przyciski. 10

Poniższy rysunek przedstawia formatkę, w której uzupełnia się dane nowej faktury. Rysunek 8. Tworzenie faktury pierwotnej. Moduł Finanse. 2.1.2. Dane faktury Sekcja Dane faktury zostaje automatycznie uzupełniona aktualnymi, domyślnymi wartościami oraz imieniem i nazwiskiem zalogowanego użytkownika, przy czym istnieje możliwość ich zmiany. Na dane faktury składają się: Faktura VAT oznacza, iż jest to dokument typu pierwotny, a brak wartości oznacza, iż numer faktury nie został jeszcze nadany, Data wystawienia domyślnie data dzisiejsza, Data sprzedaży domyślnie data dzisiejsza, Wystawił domyślnie użytkownik aktualnie zalogowany, Termin płatności domyślnie data dzisiejsza, Forma płatności domyślnie Gotówka (możliwe: Gotówka, Przelew, Czek, Inna). 2.1.3. Odbiorca Odbiorcą może być pacjent lub kontrahent. Pola w tym oknie do momentu wybrania jednego z nich są nieaktywne. 11

Wybór pacjenta odbywa się kliknięciem w przycisk Wybierz pacjenta. Wyświetlona formatka pozwala wyszukać istniejącego pacjenta lub utworzyć nowego. Wybór kontrahenta odbywa się kliknięciem przycisku Wybierz kontrahenta. Wyświetlona formatka pozwala wyszukać istniejącego kontrahenta lub utworzyć nowego (więcej o tworzeniu i wyszukiwaniu kontrahentów w rozdziale 1.1.2.2). Po wybraniu pacjenta lub kontrahenta dane odbiorcy zostają uzupełnione odpowiednimi wartościami. Istnieje możliwość edycji wpisanych danych. W przypadku, gdy wybrany zostaje pacjent, pole Odebrał zostaje automatycznie uzupełnione imieniem i nazwiskiem pacjenta. W przypadku wybrania kontrahenta pole Odebrał pozostaje puste. Wypełnienie pola Odebrał nie jest wymagane dla poprawnego zapisania/zatwierdzenia faktury. 2.1.4. Lista pozycji Wybór pozycji odbywa się kliknięciem w przycisk Dodaj. Wyświetlona formatka pozwala wyszukać istniejące usługi oraz towary lub utworzyć nowe (więcej o tworzeniu i wyszukiwaniu usług i towarów w rozdziale 1.1.1). Działania opisane poniżej zilustrowane są na przykładzie usług, w przypadku towarów wszystko odbywa się w analogiczny. Wyszukaną usługę zatwierdza się kliknięciem w przycisk Wybierz, a następnie określa się dane wybranej usługi. Poniższy rysunek przedstawia formatkę Dane wybranej usługi. Rysunek 9. Dane wybranej usługi na fakturze pierwotnej. Moduł Finanse. Formatka zawiera dane usługi: Nazwa usługi, Ilość, Rodzaj ceny, Cena, Rabat (%), Stawka VAT. Są one uzupełnione domyślnymi wartościami (podanymi w trakcie tworzenia usługi). Istnieje możliwość zmiany wszystkich danych prócz nazwy usługi oraz stawki VAT. Przycisk Zapisz powoduje dodanie usługi z podanymi danymi na fakturę. Proces dodawania usług można powtarzać wielokrotnie. Istnieje możliwość wielokrotnego dodawania tej samej usługi (towaru) na jednej fakturze. 12

2.1.5. Podsumowanie Podsumowanie zawiera tabelę sumującą aktualne wartości na fakturze (Wartość netto, Kwota VAT, Wartość brutto) w rozbiciu na stawki VAT wybranych usług. Poniższy rysunek przedstawia przykładowe Podsumowanie. Rysunek 10. Podsumowanie na fakturze pierwotnej. Moduł Finanse. 2.1.6. Zakończenie pracy nad dokumentem pierwotnym Ostatnim krokiem w procesie tworzenia nowego dokumentu jest zapisanie stanu pracy przy wykorzystaniu przycisków w dolnej części formatki. Działanie przycisków jest następujące: 2.1.6.1. Zapisz Zapisuje aktualny stan pracy nad dokumentem oraz zmienia status dokumentu na status Niezatwierdzony. W sekcji Odbiorca okno Odebrał domyślnie jest uzupełniane imieniem oraz nazwiskiem pacjenta gdy odbiorcą faktury jest pacjent, jednak możliwa jest jego zmiana, gdy odbiorcą faktury jest inna osoba. W przypadku, gdy odbiorcą jest kontrahent, okno Odebrał domyślnie pozostaje puste. Powrót do pracy nad fakturą jest możliwy przy wykorzystaniu przycisku Edytuj po wyszukaniu określonej faktury w oknie głównym modułu Finanse (więcej w rozdziale 6). Istnieje możliwość usunięcia faktury przy wykorzystaniu przycisku Usuń po wyszukaniu określonej faktury w oknie głównym modułu Finanse (więcej w rozdziale 6). 2.1.6.2. Zatwierdź Zmienia status dokumentu na Zatwierdzony. W sekcji Odbiorca okno Odebrał domyślnie jest uzupełniane imieniem oraz nazwiskiem pacjenta, gdy odbiorcą faktury jest pacjent, jednak możliwa jest jego zmiana gdy odbiorcą faktury jest inna osoba. W przypadku gdy odbiorcą jest kontrahent, okno Odebrał domyślnie pozostaje puste. Fakturze zostaje nadany numer zgodnie z ustaloną numeracją typu dokumentu; 13

Brak możliwości edycji zatwierdzonej faktury. Istnieje możliwość wyświetlenia faktury przy wykorzystaniu przycisku Podgląd po wyszukaniu określonej faktury w oknie głównym modułu Finanse lub po dwukrotnym kliknięciu w wybraną fakturę. Brak możliwości usunięcia zatwierdzonej faktury. Istnieje możliwość wydruku faktury (Oryginał, Kopia, Oryginał i kopia, Duplikat oryginału, Duplikat kopii) przy wykorzystaniu przycisku Drukuj po wyszukaniu określonej faktury w oknie głównym modułu Finanse (więcej w rozdziale 6). 2.1.6.3. Zatwierdź i drukuj Niesie za sobą wszystkie konsekwencje zatwierdzenia faktury z punku 2.1.6.2. Równocześnie dokonywany jest wydruk faktury w opcji wybranej przez użytkownika z listy (Oryginał, Kopia, Oryginał i kopia, Duplikat oryginału, Duplikat kopii). 2.1.6.4. Anuluj Przerywa pracę nad dokumentem na dowolnym etapie. Nie zapisuje zmian (nie tworzy nowego dokumentu). 3. Dodanie, edycja oraz wydruk paragonu Tworzenia paragonów przebiega identycznie jak tworzenie faktur (patrz podrozdziały 1.2.1-1.2.5). Jedyne różnice występują na etapie zapisu, zatwierdzania oraz wydruku paragonu. 3.1.1. Zakończenie pracy nad paragonem Ostatnim krokiem w procesie tworzenia nowego paragonu jest zapisanie stanu pracy przy wykorzystaniu przycisków w dolnej części formatki. Działanie przycisków zostało opisane dokładnie poniżej. 3.1.1.1. Zapisz Zapisuje aktualny stan pracy nad dokumentem oraz zmienia status dokumentu na status Niezatwierdzony. W sekcji Odbiorca okno Odebrał domyślnie jest uzupełniane imieniem oraz nazwiskiem pacjenta, gdy odbiorcą jest pacjent, jednak możliwa jest jego zmiana, gdy odbiorcą paragonu jest inna osoba. W przypadku, gdy odbiorcą jest kontrahent, okno Odebrał domyślnie pozostaje puste. Powrót do pracy nad paragonem jest możliwy przy wykorzystaniu przycisku Edytuj po wyszukaniu określonego paragonu w oknie głównym modułu Finanse. Istnieje możliwość usunięcia paragonu przy wykorzystaniu przycisku Usuń po wyszukaniu określonego paragonu w oknie głównym modułu Finanse. 14

3.1.1.2. Zatwierdź i drukuj Zmienia status dokumentu na Zatwierdzony. W sekcji Odbiorca okno Odebrał domyślnie jest uzupełniane imieniem oraz nazwiskiem pacjenta, gdy odbiorcą jest pacjent, jednak możliwa jest jego zmiana, gdy odbiorcą paragonu jest inna osoba. W przypadku, gdy odbiorcą jest kontrahent, okno Odebrał domyślnie pozostaje puste. Konieczne jest uzupełnienie danych przynajmniej jednej pozycji na paragonie. Paragonowi zostaje nadany numer zgodnie z ustaloną numeracją typu dokumentu. Brak możliwości edycji zatwierdzonego paragonu. Istnieje możliwość wyświetlenia paragonu przez wykorzystanie przycisku Podgląd po wyszukaniu określonego paragonu w oknie głównym modułu Finanse lub po dwukrotnym kliknięciu w wybraną fakturę. Brak możliwości usunięcia zatwierdzonego paragonu. Wydruk paragonu następuje automatycznie po zatwierdzeniu paragonu. Gdy drukarka zgłosi błąd np. drukarka nie będzie zainicjalizowana wtedy paragon nie zostanie wydrukowany jednak sam przycisk Zatwierdź będzie nadal aktywny (paragon nie zostanie zatwierdzony). Z chwilą gdy błąd zostanie usunięty (np. drukarka paragonów fiskalnych zostanie zainicjalizowana) należy ponownie wcisnąć przycisk Zatwierdź co spowoduje wydruk paragonu. 3.1.1.3. Anuluj Przerywa pracę nad dokumentem na dowolnym etapie. Nie zapisuje zmian (nie tworzy nowego dokumentu). 4. Dodanie, edycja oraz wydruk faktury korygującej 4.1.1. Informacje podstawowe Najważniejsze informacje, o których należy pamiętać przed utworzeniem faktury korygującej: utworzenie faktury korygującej możliwe jest jedynie dla dokumentu ze statusem Zatwierdzony; istnieje możliwość utworzenie faktury korygującej dla dokumentów typu: pierwotny lub korygujący; dla danego, zatwierdzonego dokumentu, można utworzyć faktury korygujące dla każdej pozycji tylko jeden raz (np. jedną fakturę korygującą na wszystkie pozycje lub kilka faktur korygujących na kolejne pozycje). Po skorygowaniu wszystkich pozycji w fakturze przycisk koryguj ulega wyszarzeniu. Kolejna korekta jest możliwa, ale dla dokumentu już skorygowanego; tworzenie faktury korygującej rozpoczyna się kliknięciem w przycisk Koryguj; po kliknięciu przycisku Koryguj rozwija się lista uprzednio utworzonych aktywnych dokumentów korygujących; 15

do utworzenia faktury korygującej konieczne jest przynajmniej uzupełnienie wszystkich wymaganych danych. Poniższy rysunek przedstawia formatkę, w której uzupełnia się dane faktury korygującej. Analogicznie do procesu tworzenia faktury pierwotnej, jej najważniejszych elementy to: Sekcja - Dane faktury, Sekcja Odbiorca, Lista pozycji. Sekcja Podsumowanie, Przyciski. Rysunek 11. Tworzenie faktury korygującej. Moduł Finanse. 4.1.2. Dane faktury Analogicznie do procesu tworzenia faktury pierwotnej, Dane faktury zostają automatycznie uzupełnione aktualnymi, domyślnymi wartościami, przy czym istnieje możliwość ich zmiany. W górnej części okna znajdują się informacje, iż jest to dokument typu korygujący oraz do jakiej faktury się odnosi. 16

4.1.3. Odbiorca Dane odbiorcy zostają uzupełnione danymi kontrahenta/pacjenta wybranego podczas tworzenia faktury pierwotnej. Istnieje możliwość edycji wszystkich danych adresowych oraz kontaktowych. Nie ma możliwości ponownego wybrania kontrahenta/pacjenta. Pole danych odbiorcy wygląda analogicznie do okna w procesie tworzenia faktury pierwotnej, przy czym konieczne jest uzupełnienie danych w nowym polu Uwagi do korekty. Poniższy rysunek przedstawia pole Odbiorca. Rysunek 12. Dane Odbiorcy. Tworzenie faktury korygującej. Moduł Finanse. 4.1.4. Lista pozycji Lista pozycji na fakturze korygującej jest identyczna jak na fakturze pierwotnej, do której korekta się odnosi. Nie ma możliwości dodania nowych pozycji na fakturze korygującej. Istnieje możliwość zmiany danych każdej z pozycji przy wykorzystaniu przycisku Edytuj. Poniższy rysunek przedstawia formatkę Korekta pozycji, w której dokonuje się zmian pozycji. Rysunek 13. Korekta pozycji. Tworzenie faktury korygującej. Moduł Finanse. Korekty pozycji dokonuje się poprzez wpisanie nowych wartości w polach Wartości po zmianie i potwierdzenie ich kliknięciem przycisku Zapisz. W celu poprawnego zapisania korekty należy zmienić co najmniej jedną z wartości. W przypadku korekty kilku pozycji na fakturze - konieczna jest osobna edycja danych dla każdej pozycji korygowanej. Powrót do wartości sprzed korekty dla danej pozycji (wartość z faktury pierwotnej) odbywa się poprzez przycisk Cofnij korektę. 17

4.1.5. Podsumowanie Podsumowanie na fakturze korygującej zawiera trzy tabele (Przed korektą, Po korekcie, Różnica). Sumują one wartości (Wartość netto, Kwotę VAT, Wartość brutto) w rozbiciu na stawki VAT wybranych usług w porównaniu z fakturą pierwotną, do której się odnosi. Poniższy rysunek przedstawia przykładowe Podsumowanie dla faktury korygującej. Rysunek 14. Podsumowanie na fakturze korygującej. Moduł Finanse. 4.1.6. Zakończenie pracy nad dokumentem korygującym Ostatnim krokiem w procesie tworzenia nowego dokumentu korygującego jest zapisanie stanu pracy przy wykorzystaniu przycisków w dolnej części formatki. Działanie przycisków jest analogiczne do procesu tworzenia dokumentu pierwotnego (więcej w rozdziale 2.1.6). Przy czym aby dokument korygujący został zatwierdzony oraz wydrukowany wymagana jest zmiana przynajmniej jednej pozycji w fakturze, która jest korygowana. 5. Wyświetlanie dokumentów powiązanych System umożliwia wyświetlenie listy dokumentów powiązanych do danego dokumentu (dokument korygujący oraz następne dokumenty korygujące odnoszące się do poprzednich). Podstawowymi założeniami są: dokument ma status Zatwierdzony; dla dokumentu został stworzony dokument korygujący (niezależnie od statusu). W celu wyświetlenia listy dokumentów powiązanych najpierw w oknie głównym modułu Finanse należy wybrać dokument ze statusem Zatwierdzony a następnie dwukrotnie kliknąć w wybrany dokument co spowoduje otwarcie okna Faktury VAT lub Faktury korygującej. Lista dokumentów powiązanych zostanie wyświetlona przy użyciu przycisku Dokumenty powiązane znajdującego się na dole otwartego okna. Poniższy rysunek przedstawia przykładową listę dokumentów powiązanych. 18

Rysunek 15. Lista dokumentów powiązanych. Moduł Finanse. Formatka umożliwia otworzenie powiązanych dokumentów poprzez wykorzystanie przycisku Otwórz. 6. Edycja i wydruk zapisanych dokumentów 6.1.1. Edycja faktur lub paragonów Odbywa się przy wykorzystaniu przycisku Edytuj po wyszukaniu określonej faktury lub paragonu w oknie głównym modułu Finanse. Edycja faktury lub paragonu jest możliwa jedynie w przypadku, gdy dokument nie został zatwierdzony (w liście wyników wyszukiwania widnieje ze statusem: Niezatwierdzony). Odbywa się w sposób analogicznym do tworzenia faktury lub paragonu oknie. Umożliwia zmianę uzupełnionych wcześniej danych we wszystkich elementach faktury lub paragonu. Umożliwia usunięcie faktury lub paragonu przy wykorzystaniu przycisku Usuń (usunięcie faktury lub paragonu jest również możliwe przy wykorzystaniu przycisku Usuń po wyszukaniu określonej faktury w oknie głównym modułu Finanse). Dodatkowo w przypadku edycji Zatwierdzonego paragonu możliwe jest jedynie jego anulowanie poprzez zaznaczenie pola wyboru Anulowany znajdującego się u góry okna paragon. 6.1.2. Wydruk faktur Wydruk faktury jest możliwy jedynie w przypadku, gdy dokument został zatwierdzony (w liście wyników wyszukiwania widnieje ze statusem: Zatwierdzony). Odbywa się przy wykorzystaniu przycisku Drukuj po wyszukaniu określonej faktury w oknie głównym modułu Finanse. Możliwe opcje wydruku (Oryginał, Kopia, Oryginał i kopia, Duplikat oryginału, Duplikat kopii) są aktywne do wyboru z listy rozwijanej po kliknięciu przycisku Drukuj. 19

6.1.3. Wydruk paragonów Wydruk paragonu jest możliwy jedynie w przypadku, gdy dokument został zatwierdzony (w liście wyników wyszukiwania widnieje ze statusem: Zatwierdzony). Odbywa się przy wykorzystaniu przycisku Zatwierdzony po wyszukaniu określonego paragonu w oknie głównym modułu Finanse. 7. Wyszukiwarka faktur Okno główne modułu Finanse zawiera m.in. wyszukiwarkę faktur. Wyszukiwarka pozwala wyszukać utworzone faktury względem zadanych kryteriów (przycisk Szukaj) i wyświetlić listę wyników w tabeli pod Kryteriami wyszukiwania. Poniższy rysunek przedstawia Kryteria wyszukiwania faktur w module Finanse. Rysunek 16. Wyszukiwarka faktur. Moduł Finanse. Wyszukiwarka faktur oferuje wyszukiwanie faktur według następujących kryteriów, analogicznych do danych koniecznych w trakcie tworzenia dokumentów: Numer dokumentu wyszukiwanie względem numeru faktury (numer faktury jest nadawany w momencie jej zatwierdzenia); Typ dokumentu wyszukiwanie względem typów dokumentów utworzonych przez użytkownika; Stan dokumentu wyszukiwanie dokumentów zatwierdzonych lub niezatwierdzonych; wyszukiwanie po danych odbiorcy (adresowych, PESEL, NIP); Data utworzenia od/data utworzenia do wyszukiwanie względem daty utworzenia; Data sprzedaży od/data sprzedaży do wyszukiwanie względem daty sprzedaży; Rodzaj dokumentu wyszukiwanie dokumentów typu faktura, faktura korygująca, paragon; Szukaj rozpoczyna proces wyszukiwania z wybranymi kryteriami; Wyczyść usuwa wartości z pól w Kryteriach wyszukiwania. System umożliwia korzystanie z kilku kryteriów wyszukiwania równocześnie. 20