Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Rejestr zamówień publicznych Instrukcja użytkownika
EG_LOG Rejestr zamówień publicznych Instrukcja Użytkownika. 2
Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE... 4 1. Podstawowa nawigacja po systemie... 4 2. Wyszukiwanie w listach wyboru.... 6 3. Tryb wyszukiwania.... 7 OPERACJE... 11 4. Uruchomienie formularza Rejestr zamówień publicznych w module Zakupy.... 11 5. Wprowadzenie nowego wpisu w rejestrze zamówień publicznych.... 13 6. Wprowadzenie nowej pozycji dla zarejestrowanego postępowania w rejestrze zamówień publicznych.... 18 7. Dodanie kodów CPV do pozycji postępowania.... 20 8. Rejestracja ofert do danej pozycji postępowania.... 23 9. Modyfikacja istniejącego wpisu w rejestrze... 25
Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy - można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] - Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] - Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe - - - - [Home]/[End] - - Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. 4/27
Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy. Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu. Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Ostatni rekord Edytor tekstu Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te operacje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku. Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Raporty użytkownika Pomoc [F1] Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu, jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. 5/27
2. Wyszukiwanie w listach wyboru. Lista Czynności: 1. Uruchomienie listy W niektórych polach dostępne są listy wyboru. Listy uruchamiane są poprzez dwuklik myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. 2. Filtrowanie listy Przeważnie w otwieranych listach w dolnej części okna znajdują się pola służące filtrowaniu. W zależności od kolumny, którą chcemy przefiltrować w odpowiednim polu wpisujemy szukany tekst. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zamówień Publicznych po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ublicz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ublicz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 6/27
3. Zatwierdzenie wyboru Poszukiwana wartość powinna być oznaczona na żółto na liście. Po czym wybór zatwierdzamy przyciskiem [Wybierz]. 3. Tryb wyszukiwania. W systemowych formularzach możliwe jest wyszukiwanie wcześniej zarejestrowanych danych. Wyszukiwanie jest możliwe w tzw. trybie wyszukiwania oznaczonym kolorem niebieskim. Tryb wyszukiwania wprowadzamy przyciskiem lub klawiszem F7. W przypadku niektórych formularzy ich otwarcie automatycznie powoduje wprowadzenie trybu zapytania. W uruchomionym trybie zapytania można w danym polu wpisać szukaną wartość. Po wpisaniu poszukiwanych wartości należy wybrać przycisk lub klawisz F8. 7/27
UWAGA: W trybie wyszukiwania (kolor niebieski) można szukać po wielu polach w ramach tego samego bloku danych. Należy zwracać uwagę na wielkość wpisywanych znaków, gdyż w niektórych formularzach ma ona znaczenie. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zamówień publicznych po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ublicz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ublicz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. Jeżeli podczas wykonywania zapytania nie znika kolor niebieski oznacza to, że brak jest odpowiadających danych do podanego zapytania. Wprowadzenie trybu wyszukiwania poprzez podwójny wybór przycisku lub klawisza F7 powoduje podpowiedź ostatniego zapytania. Poniżej przedstawiono przykład wyszukania wniosku po miesiącu wystawienia i realizatorze do, którego skierowano wniosek. Lista Czynności: 1. Wprowadzenie trybu zapytania W formularzu do obsługi wniosku wprowadzamy tryb zapytania wybierając przycisk lub klawisz F7. 2. Wprowadzenie wyszukiwanych wartości Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zamówień Publicznych po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście amów oraz ublicz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %amów%ublicz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. W przypadku daty aby wyszukać wnioski z danego miesiąca należy podać zapis np. %02-2013. UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 8/27
3. Wykonanie zapytania Po wprowadzeniu filtru wyszukiwania należy wybrać przycisk lub klawisz F7. System wyszuka pasujące do zapytania rekordy danych. 9/27
10/27
Operacje 4. Uruchomienie formularza Rejestr zamówień publicznych w module Zakupy. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Rejestr zamówień publicznych w module Zakupy Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. Z menu aplikacji wybieramy: Zamówienia publiczne \ Rejestr zamówień publicznych. 11/27
Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. 12/27
5. Wprowadzenie nowego wpisu w rejestrze zamówień publicznych. UWAGA: Wpis w rejestrze będzie tworzony automatycznie po wprowadzeniu statusu Uruchomione postępowanie dla wniosku o uruchomienie postępowania. Podczas generacji wpisu uzupełniane są dane podstawowe takie jak: Temat postępowania na podstawie pola przedmiot z wniosku Rodzaj postępowania na podstawie rodzaju podanego na wniosku Data rozpoczęcia jaka data wystawienia wniosku Jednostka jako jednostka wnioskodawcy z wniosku Numer pozycji planu na podstawie numeru pozycji podanej na wniosku Kwota szacunkowa jako kwota netto wniosku. Pozostałe dane będą konieczne do uzupełnienia przez operatora posiadającego uprawnienia do rejestru zamówień publicznych. Wpis w rejestrze może również zostać dodany manualnie co zostało opisane w niniejszym rozdziale. 13/27
Lista Czynności: 1. Dodanie nowego rekordu postępowania Nowy rekord dodajemy wciskając klawisz F6 lub ikonę. Nowy rekord będzie podświetlony na żółto. Pola: Nr wew. numer wewnętrzny (systemowy) postępowania Numer rejestru numer wg ustalonego wzorca numeracji należy pozostawić puste a system uzupełni je sam po zapisaniu zmian klawiszem F10 lub ikoną Uzupełnić można następujące pola. UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wartości po dwukliku lewym przyciskiem myszy w dane pole w takim przypadku należy podać w polu wartość za pomocą listy wartości. W dalszej części opisano, w którym polu kryje się lista. Sposób przeszukiwania list opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Temat postępowania wpisujemy dany przedmiot postępowania pole wymagane. 14/27
Rodzaj postępowania klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy określony rodzaj postępowania pole wymagane. Tryb postępowania klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy określony tryb postępowania pole wymagane. Data rozp. data rozpoczęcia postępowania na podstawie roku podanej daty nadawany jest numer postepowania pole obowiązkowe. Data zakoń. data zakończenia postępowania pole nie obowiązkowe. Data otwarcia data otwarcia ofert pole nie obowiązkowe. Plano. data rozpoczęcia planowana data rozpoczęcia pole nie obowiązkowe. Plano. data zakończenia planowana data zakończenia pole nie obowiązkowe. Jednostka klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy jednostkę organizacyjną dla której przeprowadzane jest postępowanie pole nie wymagane. Data przeka. do zatw data przekazania protokołu do zatwierdzenia pole nie obowiązkowe. Data zatwierdzenia data zatwierdzenia protokołu pole nie obowiązkowe. Krajowe / unijne klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy opcję: BZP ogłoszenie krajowe w Biuletynie Zamówień Publicznych UE ogłoszenie unijne pole nie wymagane. Numer ogłoszenia - numer ogłoszenia pole nie wymagane. Nr prac. klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania pole nie wymagane. Opis zamówienia możemy wpisać dodatkowy opis dotyczący zamówienia. W ramce Pozycja planu polu Lp. klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy pozycję planu zamówień publicznych, która dotyczy rejestrowanego postępowania. 15/27
W polu Kategoria usług w bloku Informacje dodatkowe możliwe jest podanie kategorii usług za pomocą listy wielokrotnego wyboru. Klikamy w pole dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) nastąpi otwarcie listy wyboru: 16/27
Na liście oznaczamy pozycje, które chcemy wybrać poprzez oznaczenie pozycji checkboxami po lewej stronie kolumn (patrz obraz powyżej). Po oznaczeniu pozycji wybieramy przycisk [Wybierz]. Do pola zostaną wstawione kody kategorii oddzielone przecinkiem. Dane postępowania zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną. 17/27
6. Wprowadzenie nowej pozycji dla zarejestrowanego postępowania w rejestrze zamówień publicznych. Lista Czynności: 1. Rejestracja pozycji dla postępowania Po zarejestrowaniu rekordu postępowania przechodzimy na zakładkę Pozycje. Nowy rekord dodajemy wciskając klawisz F6 lub ikonę. Nowy rekord będzie podświetlony na żółto. Uzupełnić można następujące pola. UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wartości po dwukliku lewym przyciskiem myszy w dane pole w takim przypadku należy podać w polu wartość za pomocą listy wartości. W dalszej części opisano, w którym polu kryje się lista. Sposób przeszukiwania list opisano w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. Lp. numer pozycji pole wymagane. 18/27
Wartość szacunkowa kwota szacunkowa pozycji postepowania pole wymagane. Wadium kwota wadium pole nie wymagane. Ilość of. ilość złożonych ofert pole nie wymagane. Oferta minimalna cena oferty minimalnej pole nie wymagane. Oferta wygrywająca numer oferty wygrywającej pole nie wymagane. Cena of. wygrywającej - cena oferty wygrywającej pole nie wymagane. Kod wyk. kod wykonawcy, który wygrał postępowanie pole nie wymagane - klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy kontrahenta pole nie wymagane. W przypadku braku kontrahenta na liście wyboru należy dodać kontrahenta do bazy za pomocą przycisku [Wprowadź], który uruchomi operację dodania kontrahenta, którą przeprowadza się zgodnie z instrukcją wprowadzania kontrahenta. Numer umowy numer umowy podpisanej z wykonawcą, który wygrał postępowanie pole nie wymagane - klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy umowę pole nie wymagane. Umowę można wybrać tylko z umów zarejestrowanych z rejestrze umów patrz instrukcja dotycząca umów. Jeżeli wybrano wcześniej wykonawcę w polu Kod wyk. to lista umów zostanie zawężona do umów wykonawcy. Jeżeli nie wybrano wcześniej wykonawcy lista zwraca wszystkie umowy zakupowe a po wybraniu umowy następuje uzupełnienie pola Kod wyk. na podstawie danych umowy. w ramce Zadanie wniosku polu Nazwa klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy zadanie wniosku, z którym chcemy powiązać pozycję postępwania. w ramce Zlecenie polu Numer klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy numer zlecenie z modułu ROT, z którym chcemy powiązać pozycję postępowania. Dane pozycji postępowania zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną. 19/27
7. Dodanie kodów CPV do pozycji postępowania. Lista Czynności: 1. Rejestracja kodów CPV do pozycji Po zarejestrowaniu rekordu pozycji postępowania możliwe jest zarejestrowanie kodów CPV, które powiązane z daną pozycją. Należy zaznaczyć daną pozycję postępowania a następnie wybrać przycisk [Kody CPV]. 20/27
W oknie Kody CPV pozycji zamówienia publicznego wybieramy przycisk [Dodaj] aby dodać kod. Następnie z listy wyboru wybieramy kod CPV, który chcemy dodać. Wybór z lsity dokonujemy zgodnie z ogólnym opisem podanym w rozdziale 2 Wyszukiwanie w listach wyboru. 21/27
Wybór potwierdzamy przyciskiem [Wybierz]. Jeżeli chcemy usunąć kod CPV to w oknie Kody CPV pozycji zamówienia publicznego wybieramy przycisk [Usuń] po zaznaczeniu danego kodu. 22/27
8. Rejestracja ofert do danej pozycji postępowania. Lista Czynności: 1. Rejestracja ofert do pozycji Po zarejestrowaniu rekordu pozycji postępowania możliwe jest zarejestrowanie ofert do danej pozycji postępowania. Należy zaznaczyć daną pozycję postępowania a następnie wybrać przycisk [Oferty]. W oknie Oferty nowy rekord dodajemy wciskając klawisz F6 lub ikonę podświetlony na żółto.. Nowy rekord będzie 23/27
24/27
Uzupełnić można następujące pola. Numer. - numer oferty pole wymagane. Kod wyk. kod wykonawcy, który składa ofertę pole nie wymagane - klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (lub ustawiamy kursor w polu i wybieramy klawisz F9) i z rozwiniętej listy wybieramy kontrahenta pole nie wymagane. W przypadku braku kontrahenta na liście wyboru należy dodać kontrahenta do bazy za pomocą przycisku [Wprowadź], który uruchomi operację dodania kontrahenta, którą przeprowadza się zgodnie z instrukcją wprowadzania kontrahenta. Wartość cena oferty pole nie wymagane. Ocena ilość przyznanych punktów w ocenie ofert pole nie wymagane. Wynik wynik dla danej oferty w ramach wykonanej oceny ofert pole nie wymagane. Wadium kwota wpłaconego wadium przez wykonawcę wybór z listy pole nie wymagane Forma wpłaty wadium forma wpłaty wadium wybór z listy pole nie wymagane Dane ofert zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną. Z okna wychodzimy przyciskiem [Zamknij]. 9. Modyfikacja istniejącego wpisu w rejestrze. Lista Czynności: 1. Odszukanie rekordu do modyfikacji Modyfikacji możemy użyć np. w przypadku, kiedy na etapie rejestracji zamówienia nie było jeszcze umowy z wykonawcą a została ona zarejestrowana później. Po zarejestrowaniu umowy w systemie, przechodzimy do formatki Rejestr zamówień publicznych. Na liście wprowadzonych zamówień publicznych szukamy tego zamówienia, które chcemy zmodyfikować. W tym celu uruchamiamy tryb wyszukiwania poprzez wciśniecie przycisku F7 lub ikony. O tym że uruchomiony jest tryb wyszukiwania świadczy niebieski kolor pół zawierających dane zamówienia. Danego zamówienia (rekordu) możemy szukać według wszystkich pól mających kolor niebieski, wpisujących w nich odpowiednie dane. 25/27
Np. zamówienia możemy szukać według numeru rejestru. W tym celu, będąc w trybie wyszukiwania w polu Numer rejestru wpisujemy numer rejestru zamówienia, które zostało wcześniej zarejestrowane w systemie a które chcemy zmodyfikować. Ogólna zasada wyszukiwania została opisana w rozdziale 3 Tryb wyszukiwania. Następnie uruchamiamy szukanie poprzez wciśnięcie przycisku F8 lub ikony zamówienie, które w polu Numer rejestru ma wpisany podany numer.. System wyszuka 26/27
2. Poprawa wartości Po odszukaniu danego postępowania możemy poprawić wszystkie pola na zakładce Pozycje, które zostały wcześniej uzupełnione, czyli m.in. Wartość szac., Opis pozycji, Nazwa w bloku Zadanie wniosku realizatora jak i pola na pierwszej zakładce Zamówienia czyli m.in. Numer rejestru, Temat postępowania, Rodzaj postępowania, Tryb postępowania, Opis zamówienia. Ustawiamy się w polu, którego wartość chcemy poprawić i wprowadzamy nową wartość. Nowe wartości wprowadzamy tak samo jak wartości wcześniej wprowadzone, czyli tam gdzie wprowadzaliśmy ręcznie, nowe wartości wprowadzamy ręcznie. Natomiast tam gdzie wybieraliśmy z rozwijanej listy, nowe wartości wprowadzamy również z rozwijanej listy. Po wprowadzeniu nowych danych, zmiany zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną. 27/27